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manual para implantação 10 S's

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  1. 1. Manual de Orientação Programa 10 S
  2. 2. 2 Sumário Apresentação................................................................................................................................3 Objetivo.........................................................................................................................................3 Datas.............................................................................................................................................4 A lógica do trabalho......................................................................................................................4 Senso de Utilização - Seiri............................................................................................................5 Como proceder .....................................................................................................................5 Vale a reflexão! .....................................................................................................................6 Benefícios .............................................................................................................................6 Senso de Organização - Seiton....................................................................................................7 Como proceder .....................................................................................................................7 Vale a reflexão! .....................................................................................................................8 Benefícios .............................................................................................................................8 Senso de Limpeza - Seiso............................................................................................................9 Como proceder .....................................................................................................................9 Vale a reflexão! .....................................................................................................................9 Benefícios ...........................................................................................................................10 Senso de Padronização - Seiketsu ............................................................................................11 Como proceder ...................................................................................................................11 Vale a reflexão! ...................................................................................................................12 Benefícios ...........................................................................................................................12 Senso de Disciplina - Shitsuke...................................................................................................13 Como proceder ...................................................................................................................13 Vale a reflexão! ...................................................................................................................14 Benefícios ...........................................................................................................................14 Senso de Determinação e União - Shikari Yaro.........................................................................15 Como proceder ...................................................................................................................15 Vale a reflexão! ...................................................................................................................15 Benefícios ...........................................................................................................................16 Senso de Treinamento - Shido...................................................................................................17 Como proceder ...................................................................................................................17 Vale a reflexão! ...................................................................................................................17 Benefícios ...........................................................................................................................18 Senso de Economia e Combate aos Desperdícios - Setsuyaku................................................19 Como proceder ...................................................................................................................19 Vale a reflexão! ...................................................................................................................19 Benefícios ...........................................................................................................................20 Senso dos Princípios Morais e Éticos - Shisei Rinri...................................................................21 Como proceder ...................................................................................................................21 Vale a reflexão! ...................................................................................................................21 Benefícios ...........................................................................................................................22 Senso de Responsabilidade Social - Sekinin Shakai.................................................................23 Como proceder ...................................................................................................................23 Vale a reflexão! ...................................................................................................................23 Benefícios ...........................................................................................................................24 Resumo dos Fundamentos ........................................................................................................25 Foco nos seus objetivos e expectativas.....................................................................................26
  3. 3. 3 Apresentação O Programa 10 S faz parte de uma proposta da nova gestão administrativa municipal. Este conceito resulta de uma evolução de seu par 5 S, que foi concebido no Japão, na década de 50, com o intuito de servir de aparato para a reconstrução industrial japonesa, então assolada pela Segunda Guerra Mundial. O programa 5 S foi uma das primeiras ferramentas utilizadas para a melhoria de gestão em indústrias, sendo rapidamente adotado pela iniciativa pública. Este é um conjunto de técnicas que resulta em um bem organizado e completo local de trabalho, com controle visual e organizado. Ou seja, um ambiente que contenha um lugar para cada coisa e cada coisa em seu devido lugar, quando dela se necessitar. Objetivo O objetivo do programa 10 S é tornar o nosso local de trabalho mais limpo, organizado e seguro, em que o servidor sinta-se confortável consigo e com os demais, respeitando-se a lógica de trabalho de cada um. Tudo isso, além de prover um atendimento diferenciado ao contribuinte. Contudo, para que tal ocorra é necessária uma mudança comportamental, envolvendo nossos hábitos e atitudes. A execução do programa é simples, mas exige o envolvimento de todos, em um aperfeiçoamento contínuo das rotinas de trabalho e da manutenção dos novos hábitos. Para que consigamos atingir estes objetivos, precisamos que você observe como vem executando suas atribuições. Existe desperdício de material em seu setor? Desorganização? Sujeira? Ou mesmo outros fatores que possam acarretar ou acarretam conflitos ou risco a sua saúde?
  4. 4. 4 Datas As datas para a realização das atividades serão informadas pela Secretaria de Comunicação Social, que anunciará o dia “D” para o inicio do processo de realização das etapas do Programa 10 S em sua secretaria. A lógica do trabalho Para o significado ser bem entendido e não se perder o conceito dos “S” criado no Japão, emprega-se a palavra Senso no início de cada tradução para o português. Nossas atividades dentro dos sensos S serão estabelecidas, avaliando cada uma de nossas rotinas pela ótica do senso em questão.
  5. 5. 5 Senso de Utilização - Seiri No que se refere ao primeiro senso, é importante saber o que é essencial estar presente no ambiente de trabalho e o engajamento de toda a equipe, independente da posição hierárquica. Como proceder • Promover uma faxina geral inicial, aproveitando para listar os equipamentos e materiais que precisarão ser removidos ou consertados; • Solicitar junto ao secretário a necessidade de materiais de segurança como: luvas, máscaras e óculos de proteção (quando aplicáveis); • Eliminar tudo que não agrega valor, identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados desnecessários, descartando ou dando a devida destinação àquilo que não seja essencial à execução das atividades; • Quanto aos objetos desnecessários no trabalho, verificar: sem uso potencial (dispor definitivamente), potencialmente úteis ou valiosos (transferir para onde forem úteis); • Analisar a documentação que deve ser guardada e eliminada; • Documentar e divulgar os resultados obtidos com a mobilização.
  6. 6. 6 Guardar faz parte do instinto natural de todos nós. Também temos o hábito de atribuir valor sentimental aos objetos. Daí a nossa dificuldade em dispensar alguns materiais, mas é preciso termos bom senso e identificar a causa e o porquê do acúmulo de objetos, papéis e outros itens. Vale a reflexão! 1. Olhe ao seu redor, você realmente precisa de todas as coisas que estão em sua mesa? Existem coisas que poderiam ser descartadas (ex: calendários, etc.)? 2. Você está guardando objetos ou papéis desnecessários? 3. Alguns desses objetos podem voltar para sua gaveta/armário ou todos precisam continuar aí onde estão? 4. Olhe em sua mesa, esse objeto que você não usa mais? Há alguém precisando dele! 5. Em seu computador, todos seus arquivos nas pastas são extremamente necessários? Percebeu que a sua área de trabalho está precisando da aplicação desse senso? Benefícios • Definir melhor os espaços; • Melhor visualização do local de trabalho; • Eliminar móveis, materiais em excesso; • Diminuir o risco de acidentes; • Redução do tempo de procura; • Eliminar itens que não serão mais utilizados e os que estão sucateados.
  7. 7. 7 Senso de Organização - Seiton Uma vez realizado o senso de utilização, partimos para o segundo senso que é de organizar as coisas. Este nada mais é que estabelecer os locais apropriados e critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados, com o objetivo de facilitar o uso dos mesmos. É importante, por sua vez, identificar armários, setores, compartimentos, equipamento e outros. Essa identificação deve ser trabalhada neste senso, devendo atentar-se para evitar a poluição visual do ambiente. O Seiton favorece a eficiência, pois coloca tudo o que você precisa ao alcance de suas mãos. Como proceder • Dispor os itens de acordo com a freqüência de uso, (a mão, na gaveta, armário ou almoxarifado); • Melhorar o layout de forma a facilitar o fluxo das atividades e pessoas; • Identificar todos os recursos de forma bem visível; • Usar rótulos e cores vivas para identificar os itens; • Cuidar para que a comunicação seja fácil e rápida; • Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar.
  8. 8. 8 O primeiro senso caminha em paralelo ao segundo e a um certo ponto do desenvolvimento do trabalho estes se sobrepõem. Dado que o descarte gera o aumento da área física disponível propícia a uma melhor alocação dos objetos. Vale a reflexão! 1. Como podemos identificar nossos objetos? Existe algum padrão de etiquetas e placas como forma de identificação favorecendo a agilidade (economia de tempo) na busca de materiais por pessoas internas e externas aos setores? R: A prefeitura estará disponibilizando através da Secretaria de Comunicação Social o padrão de etiquetas e placas, para a conformidade dos padrões. 2. Os objetos e/ou dados estão armazenados em locais apropriados? 3. Quantas vezes ao dia eu uso as coisas que estão sobre minha mesa? Benefícios • Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos; • Economia de tempo; • Controle de uso de equipamentos e documentos necessários; • Estímulo à atividade; • Diminuição de acidentes.
  9. 9. 9 "Limpeza não pressagia civilização. Decorre dela." Alexandre Dumas "Cada um que varra a sua porta e, se o mundo não ficar limpo, ficará menos sujo." Otto Lara Resende Senso de Limpeza - Seiso Este senso representa zelar pela sua área de trabalho, tirar o pó e manter o ambiente sempre limpo. Cada um é responsável por manter sua área de trabalho organizada e limpa e conscientizar o grupo a não sujar. Este objetivo só será alcançado com o envolvimento de todos. A meta aqui é manter o ambiente físico agradável. Como proceder • Fazer uma faxina geral, limpando pisos, paredes, armários, mesas, arquivos, máquinas e equipamentos; • Acionar regularmente, ou sempre que necessário, o pessoal encarregado da limpeza e de manutenção; • Estabelecer horários para que todos façam sua limpeza; • Estabelecer procedimentos para não sujar; • Treinar o servidor para não sujar. Vale a reflexão! 1. Estamos limpando nossas mesas ao final do expediente? 2. Nossas coisas estão colocadas nos devidos lugares?
  10. 10. 10 Benefícios • Equilíbrio mental e físico; • Melhoria do ambiente de trabalho; • Melhoria das áreas comuns; • Maior facilidade para encontrar equipamentos; • Melhoria nas condições de segurança.
  11. 11. 11 Nossa condição humana, nos leva a uma tendência a personalizar as coisas que usamos. Quando nós mudamos estas para um enquadramento baseado em uma necessidade, solicitação ou determinação, a principio sofremos uma resistência interna a esta mudança. Superada esta fase, adquirimos o hábito resultante desta adequação e o tomamos como nosso no dia-a-dia. Senso de Padronização - Seiketsu Uma vez trabalhada a parte estrutural das instalações da prefeitura, vamos às pessoas. O Senso de Padronização busca a normatização do ambiente trabalhando muito mais o lado psicológico dos servidores para manter o ambiente de trabalho funcional, o que, por sua vez, resultará em melhoria na qualidade de vida de todos. Este senso busca garantir um ambiente de trabalho não agressivo, livre de agentes poluentes e que obstruam seu trabalho, com boas condições sanitárias nas áreas comuns e cuidando para que as informações e comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão. Por isso, a procura pela padronização. Como proceder • Definir padrões de processos quanto ao fluxo de trabalho diário; • Levar ao conhecimento de todos, as rotinas coletivas da divisão; • Eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios de produtos perigosos; • Harmonizar o local de trabalho numa convivência harmônica; • Respeitar o cumprimento de horários, • Entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil;
  12. 12. 12 • Colocar avisos e/ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho, bem como designações, avisos e identificação dos equipamentos (recursos visuais); • Não fumar em locais impróprios. Vale a reflexão! 1. Como estamos levando a realização dos outros S’s? 2. Estamos padronizando nossos documentos? 3. O quadro de avisos de área está em destaque e ao acesso de todos? 4. Estamos seguindo um padrão sem ser extremamente burocrático? Benefícios • Melhor imagem da prefeitura interna e externamente; • Melhoria no desempenho do pessoal; • Melhoria do ambiente de trabalho; • Mais equilíbrio e entendimento entre as divisões da secretaria; • Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho; • Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente; • Melhoria das áreas comuns nas condições de segurança.
  13. 13. 13 É fácil pensar que disciplina significa seguir regras apenas e que uso do seu intelecto é dispensável. Em fato, disciplina é pensar sobre todas suas ações a medida que as executa. O pensamento disciplinado inclui acompanhar um problema e elaborar uma analise de causas, identificar as raízes do problema e elencar potenciais soluções. Senso de Disciplina - Shitsuke O Senso de Auto-Disciplina, torna-se necessário não só como senso de manutenção dos outros sensos, mas também como hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos e atender às especificações. Vale destacar que o cumprimento deste Senso não é uma imposição, mas sim, um reconhecimento individual da necessidade de seu engajamento no processo. A idéia aqui discutida é promover a substituição gradual de hábitos inadequados, por outros que se enquadrem na nova gestão e para que ocorra a manutenção de uma filosofia de trabalho, que busque a melhoria contínua. Como proceder • Entendimento por todos servidores do plano de metas de sua secretaria e o seu papel para que estas sejam alcançadas; • Fomentar a criatividade do servidor para a solução de problemas típicos e atípicos; • Melhorar as comunicações em geral; • Atribuir responsabilidades e delegar autoridade; • Criar um clima de confiança e incentivar a solidariedade entre os servidores.
  14. 14. 14 Vale a reflexão! 1. Como está a comunicação com nossos pares? 2. Estamos levando a cultura dos 10 S para o nosso dia-a- dia? 3. Alguma de nossas rotinas de trabalho esta (ão) interferindo na execução da rotina de nossos colegas? Estas poderiam ser melhoradas? 4. Você tem dedicado tempo suficiente para a manutenção dos S? 5. Segundo Richard S. Taylor a pessoa disciplinada é aquela que tem: “Perseverança, Diligência e Temperança, ou seja, a habilidade de continuar fazendo algo, mesmo com oposição a esta realização persistência e cuidado no trabalho e autocontrole e moderação na conduta”. Benefícios • Cultivo de bons hábitos; • Valorização do servidor; • Cumprimento natural dos procedimentos operacionais e administrativos; • Melhoria na qualidade de vida. • Maior segurança e desempenho do pessoal, bem como redução de acidentes; • Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho.
  15. 15. 15 "A determinação é o caminho do êxito." Charlie Chaplin “Solidários, seremos união. Separados uns dos outros seremos pontos de vista. Juntos, alcançaremos a realização de nossos propósitos.” Bezerra de Menezes Senso de Determinação e União - Shikari Yaro Este senso envolve o prefeito e secretariado em um trabalho de integração com as áreas de atuação da prefeitura, em uma coordenação participativa. O objetivo é propor uma maior interação entre as áreas e quebrar barreiras da estrutura da prefeitura. São elementos fundamentais neste senso a: liderança, a motivação, a comunicação e a interação. Como proceder • Observar as sugestões dos colegas de trabalho e expectativas destes com o seu trabalho; • Implantar caixa de sugestões e banco de idéias; • Ter uma atitude pró-ativa e criativa para as atividades do setor ou mesmo da prefeitura como um todo; • Promover ações de sensibilização. Vale a reflexão! 1. Estou buscando uma melhor interação com os outros membros de minha equipe? Como poderia melhorar isto? 2. Estou zelando para um ambiente livre de intrigas e boatos?
  16. 16. 16 3. Nosso grupo tem agido de forma coesa? Se não como poderia contribuir para uma melhoria? Benefícios • Melhoria nas relações interpessoais; • Maior proximidade do prefeito e secretários com os servidores; • Maior compromisso dos servidores visando os resultados desejados; • Aumento da confiança dos servidores.
  17. 17. 17 Vale o velho ditado: “Dê um peixe a alguém e este terá alimento por um dia. Ensine-o a pescar e este terá alimento por toda a vida”. Senso de Treinamento - Shido Aperfeiçoamento dos servidores públicos municipais, esta é uma das metas do prefeito. Isso será possível por meio de capacitações (treinamento e formação) buscando cada vez mais servidores melhor qualificados para a execução de suas funções, contribuindo não só para seu engrandecendo profissional, mas também humano. Como proceder • Identificação das necessidades de capacitações; • Treinar os servidores em cursos específicos; • Buscar informações junto a seu secretário sobre a disponibilidade de cursos que atendam a sua demanda. Vale a reflexão! 1. Existe algum curso que você vê como fundamental para a execução de suas tarefas de forma otimizada? 2. Você tem buscado novas práticas que poderiam se adequar a sua rotina? 3. Você sabia que existe uma divisão dentro da Secretaria de Gestão Administrativa que trabalha executando o levantamento das necessidades de treinamentos dos servidores?
  18. 18. 18 Benefícios • Maior campo de atuação futuro; • Maior facilidade para a adoção de novas tecnologias e métodos; • Aumento da satisfação e motivação do servidor com o trabalho; • Desenvolvimento de talentos não identificados; • Mitigação de insatisfações funcionais e rotatividade de servidores de carreira dentro da prefeitura; • Aumento da produtividade com resultados financeiros reais.
  19. 19. 19 A reciclagem de papel proporciona a redução do consumo de energia de 71%, da poluição do ar em 74%, e da poluição da água em 35%. Para a produção de uma tonelada de papel alvejado são necessários 100 mil litros de água, enquanto que para reciclar esta mesma quantidade de papel são necessários 2 mil litros. Para cada tonelada de papel reciclado de 10 a 20 árvores deixam de ser cortadas. Senso de Economia e Combate aos Desperdícios - Setsuyaku Este senso contribuirá para a mitigação do desperdício, reduzindo custos e aumentando a produtividade. Cabe aqui a consciência de todos em criar novas alternativas de redução de perdas de materiais e serviços, dando-lhes noções da realização de seu trabalho com qualidade, contribuindo com a prática da reciclagem e de preservação ambiental. Como proceder • Estabelecer metas de redução de material de escritório; • Definir 1 ou 2 responsáveis por área (de acordo com o tamanho e abrangência da área); • Identificar os pontos de desperdício; • Instruir os servidores a boas práticas; • Monitorar ou avaliar os resultados. Vale a reflexão! 1. Estamos economizando a devida quantidade de recurso estabelecida em nossa meta? 2. Os outros servidores estão realizando a manutenção deste S? Estou fazendo algo para alertá- los?
  20. 20. 20 Benefícios • Redução do impacto ambiental, diminuindo a quantidade de detritos e do uso de recursos não renováveis. • Economia de materiais.
  21. 21. 21 “A moral, propriamente dita, não é a doutrina que nos ensina como sermos felizes, mas como devemos tornar-nos dignos da felicidade.” Immanuel Kant “O mundo não poderá tomar um novo caminho se não conseguir uma união íntima da técnica e da moral.” Theodor Plievier Senso dos Princípios Morais e Éticos - Shisei Rinri Agir de forma ética é ser capaz de direcionar esforços para os nobres princípios do serviço público. Sabemos o que é certo e errado à esta altura de nossas vidas, contudo vale o questionamento: Estamos tendo uma postura pró-ativa, não restrita só às nossas tarefas? Como proceder • Internalizar a todos os servidores sobre o plano de governo proposto pelo prefeito Junior Marão. • Agindo de igual forma em relação ao plano de metas proposto pelas secretarias para os 4 (quatro) anos; Vale a reflexão! 1. Estamos tendo uma atitude pró- ativa, junto a outras divisões? 2. Estamos cientes das metas e do plano de governo da administração municipal?
  22. 22. 22 Benefícios • Servidores mais comprometidos com os resultados da prefeitura, procurando atender a integralidade do plano de governo proposto pela nova gestão administrativa, junto a fornecedores e contribuintes.
  23. 23. 23 Ciro Torres vê a responsabilidade social como a preocupação e a responsabilidade de instituições com seus empregados, com o meio ambiente, com a comunidade a sua volta, com a sociedade em geral e em relação aos seus consumidores. "Mas quando olhamos para alguns casos, não encontramos responsabilidade social, mas, sim, ação social privada, filantropia, caridade doações, coisa que já fazem há muito tempo". Senso de Responsabilidade Social - Sekinin Shakai Este senso, por mais nebuloso que pareça, pode ser quantificado através do envolvimento do servidor com a realização de atividades sociais do município, sejam elas de conscientização ou de apoio voluntário, por meio das instituições de apoio do município. Como proceder • Definir uma política de responsabilidade social e estabelecer objetivo e metas da secretaria; • Implantar, a partir das ações passíveis de serem realizadas, um plano de ação, estimulando a participação das pessoas. Vale a reflexão! 1. Estou engajado em algum serviço voluntário em Votuporanga? 2. O que eu poderia fazer para melhorar a situação do meu bairro?
  24. 24. 24 Benefícios • Participação no crescimento sócio-econômico da população; • Melhoria da imagem institucional da prefeitura; • Maior produtividade dos servidores.
  25. 25. 25 Resumo dos Fundamentos 1. Buscar manter o estritamente necessário; 2. Estabelecer um local para cada objeto; 3. Manutenção da organização; 4. Manutenção da limpeza e em condições de uso; 5. Combate às causas de sujeiras e de não-conformidades; 6. Identificar situações de risco; 7. Trabalhar com segurança; 8. Buscar compreender todos os “S’s”; 9. Procurar formas de melhorar o trabalho; 10.Cumprir os compromissos firmados.
  26. 26. 26 Foco nos seus objetivos e expectativas Firme aqui os seus compromissos pessoais com o programa 10 S: O que você espera de resultado com o programa 10 S? R: Eu almejo: Qual é a sua contribuição pessoal para o programa 10 S? R: Eu vou: Qual é o seu plano de metas? R: Meu plano de metas:

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