Tiga kalimat ringkasan dokumen tersebut adalah: Dokumen tersebut membahas tentang teknik penilaian kinerja karyawan yang meliputi prinsip-prinsip, kriteria penilaian, metode penilaian, dan tahapan pelaksanaan penilaian kinerja mulai dari perencanaan, pembahasan, hingga tindak lanjutnya.

1. PERFORMANCE APPRAISAL
( Teknik Penilaian Hasil Kerja )
OlehM. Shobrie H.W., SE, CFA, CLA, CPHR, CPTr. www.hardhismart-consulting.blogspot.com

2. PAObjectives
DocumentationOrganization Maintenance
Promotions
Training & Dev’tPay scales & Pay raiseConstructive Criticism & GuidanceAdministrative usesHR ProgramsCommunication

3. Prinsip-prinsip Performance Appraisal
1.Berbagi Tanggung-jawab
2.Plan, Monitor & Review
3.Proses Pengembangan yang terus menerus
4.Latihan secara Motivasi
5.Observasi& EvaluasiKaryawan dlm hubungan nya dengan Penetapan Standar Kerja

4. Apa Yang Dinilai ?
•Hasil Kerja Individu
•Perilaku Individu
•Sikap Individu
•Hasil Kerja Kelompok
•Proses secara Keseluruhan

5. Penilaian Berdasarkan Sasaran
•Tentukan Tujuan2 Organisasi
•Tentukan Tujuan2 Departemen
•Bahas Tujuan2 Pengembangan
•Tentukan Hasil2 Yg Diharapkan
•Tinjau Ulang (review) Unjuk Kerja
•Sediakan Umpan Balik (feedback)

6. 5 Aktivitas Kunci dalam PA
1.Perencanaan & Persiapan
2.Meeting
3.Pembahasan / Diskusi
4.Closing
5.Tindak Lanjut

7. Perencanaan & Persiapan
•Kumpulkan Informasi & Materi2 PA secara lengkap
•Buat Daftar, Susun Formulir-formulir PA yang diperlukan
•Penilaian harus berdasarkan Tinjauan yang paling akhir (uptodate) serta kumpulkan catatan2 & data2 dari para kolega, bawahan serta partner kerja (co-workers)
•Harus tahu dan menguasai Metode & Ratingyang dipakai dalam PA guna membahasnya nanti dengan si “Ternilai” tanpa harus membolak-balik tulisan yang ada di atas kertas
•Persiapkan minimal 2 minggu sebelum PA dilaksanakan

8. Metode-metode dalam PA
1.Critical Insident (CI)
2.Weighted Checklist (WC)
3.Paired Comparison Analysis (PCA)
4.Graphic Rating Scale (GRS)
5.Essay Evaluation (EE)
6.Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS) 7. Performance Ranking Method (PRM) 8. Management By Objective (MBO) 9. 360 Degrees
10.Forced Ranking (FR)
11.Behavioral Observation Scale (BOS)

9. Perencanaan & Persiapan
•Ambil Tanggung-jawab
•Kemukan Prinsip : “Bgm caranya Aku dpt mengangkat Kariermu di masa depan ?”
•Pengetahuan, Keterampilan serta Perilaku Apa yang dibutuhkan untuk dapat Sukses di masa depan ?
•Hal2 Buruk apa yang sudah dilakukan ? Bgm yang Anda Rasakan ? Alasan2 apa yang dapat Anda kemukakan utk itu ?
•Manfaat Apa yang dapat Anda Petik dari Kesulitan2 yang ditimbulkan ini ?

10. Pembahasan dalam PA“Hanya 13% dari Para Karyawan & Manager, serta hanya 6% dari Para CEO yang menganggap bahwa PA dalam Organisasi itu Berguna” “Para Penilai dalam PA harus menggunakan waktu hanya sekitar 30% untuk membahas MASA LALU, dan menggunakan sekitar 70% MEMBICARAKAN KINERJA MASA DEPAN"

11. Buka Diskusi PA
Gunakan Teknik2 Bertanya yang Benar
Penilaian Diri Sendiri
Tutup Diskusi PA Pembahasan dalam PA

12. CARA MEMBAWAKAN The Appraisal Discussion
•Ingat, Diskusi PA hanya membahas dan berdialog tentang PA tidak lebih, antara Anda dan Bawahan.
•Yakinkan bawahan bahwa ia mengerti tujuan2 dan format dari Pembahasan PA yang sedang dilakukan.
•Tunjukan Kontak Mata, Posture Tubuh yang penuh perhatian serta Tingkah laku yang Profesional.
•Berbicara, Mendengarkan serta Mencatat.
•Yakinkan bawahan Anda bahwa ia mengerti betul apa-apa yang Anda katakan.
•Bandingkan Kinerja dan Perilaku Bawahan Anda dengan Standar Kerja yang telah ditetapkan, serta jauhkan diri dari “menyalahkan orang lain” dan “membuat pengecualian-pengecualian/dispensasi”.

13. •Tekankan pada Kelebihan2 & Kekuatan2 yang ada, serta Hal-hal yang perlu ditingkatkan dan diperbaiki.
•Bersikap Ramah & Bijaksana serta Bertanggung-jawab.
•Mintalah ide-ide untuk memecahkan masalah yang ada.
•Bila bawahan tidak setuju dengan yang Anda katakan, maka berikan gambaran & contoh-contoh yang jelas.
•Tetapkan Tujuan, Harapan2 serta Standar2 Kinerja apa saja yang Anda inginkan untuk dicapai dan dinilai pada Periode PA yang akan datang.
•Diskusikan Kebutuhan Pelatihan & Pengembangan.
•Tawarkan apa yang bawahan butuhkan untuk bekerja dengan lebih baik di masa mendatang. CARA MEMBAWAKAN The Appraisal Discussion

14. Teknik-teknik Bertanya dalamPerformance Appraisal
1.Untuk menguji pemahaman, gunakan “Yes/No Questions” (closed questions)maka Anda akan tahu fakta yang sebenarnya.
2.Gunakan “open questions”agar mereka dapat mengemukan OPINI dan PERASAAN, serta dapat berpikir dan meREFLEKSIkan diri mereka sendiri, namun kendalikan pembicaraan jangan sampai keluar dari konteks pembicaraan yang sedang dibicarakan.
3.Cari tahu secara lebih rinci tentang hal-hal yang spesifik dengan cara memulai suatu diskusi yang bersifat umum serta dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan tajam (funnel questions).
4.Gunakan Pertanyaan-pertanyaan yang “Fokus & Mencari Tahu” (probing questions)untuk membantu memahami pernyataan- pernyataan yang telah mereka kemukakan. Di sisi lain, Anda juga perlu informasi tambahandari mereka untuk klarifikasi.

15. 5. Pertanyaan-pertanyaanYang Menggiring (leading questions):
•Dengan asumsi-asumsi ataupun perumpamaan-perumpamaan
•Dengan pendekatan pribadi supaya menyetujui pada akhirnya
•Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan sedemikian rupa sehingga menimbulkan respons pendengar yang mudah untuk menjawab “Ya”
•Mengajukan 2 (dua) pilihan yang hasilnya memberikan efek yang sama
Pertanyaan-pertanyaan semacam ini seyogianya dan sebaiknyaTIDAK DIAJUKAN dan TIDAK DILAKUKAN
6. Pertanyaan-pertanyaan Retorika (rhetorical questions):
Yaitu Pertanyaan yang tak perlu dijawab karena memang tidak memerlukan jawaban
Seseorang akan cenderung mengajukan Pertanyaan Retorika supaya ia dapat mengajak pendengarnya untuk meng-iyakan (menyetujui) dengan tanpa adanya kesulitan
Pertanyaan Retorika ini tidak diperbolehkan dalam melakukan PA
Pertanyaan yang sifatnya MENJEBAK

16. Menutup Diskusi dalam PA
•Dapatkan Rencana jangka panjang“Apa yang akan Anda kerjakan selama periode yang akan datang untuk meningkatkan diri Anda dalam hal / bidang pekerjaan ini ?”
•Tinjauan Kinerja BUKANLAH “workshop” sepanjang hari yang dicampur dengan suatu pengobatan (therapy)
•Lebih BAIK mengeluarkan uang DEMI untuk MENINGKATKAN KUALITAS SDM
•“Tambahan Tanggung-jawabapa yang akan Anda berikan agar supaya dapat membantu Anda meningkatkan diri ?”
•Harus ada “sasaran yang lebih baik”untuk masa yang akan datang

17. Tindak Lanjut >>> INTI nya !
•Pusatkan Perhatian pada “Pencapaian Sasaran Yang Lebih Baik”untuk Periode PA yang akan datang
•Diskusikan Pengembangan Pribadi orang per-orang
merupakan Kebutuhan untuk mencapai Sasaran- sasaran tersebut
•Berikan Dukungan Penuhbagi mereka-mereka yang berniat untuk maju dan berkembang

18. Thank YouforYour Attention