SAGE - Gestão Comercial Next | Regime de bens em circulação

Regimedebensemcirculação
1
Em vigor a partir de
1 de Julho de 2013
Regime de bens em circulação
Gestão Comercial Next

2
Slide Assunto
3 e 4 Configuração de utilizador AT e de tolerância de hora de carga
5 Tipos de Documentos de Transporte
6 Devoluções de mercadoria
7 Armazéns e campo País
8 Clientes Fornecedores e campo País
9 Local de Descarga (lidos da morada do cliente)
10 Local de Carga (proveniente do Sector)
11 e 12 Onde entregar a mercadoria e Morada Alternativa
13 Alterar morada nos documentos (ficha de Terceiro)
14 a 18 Cliente Global e Documentos Globais
19 A Fatura com importação de Guias de Transporte Globais
21 e 22 Documentos Manuais e Auto-Facturados (criação de séries)
23 e 24 Inserção de Guias e submissão imediata via Webservice
25 e 26 Processo de submissão e Resultado do mesmo
27 Anulação de Documentos
28 a 39 Processo de submissão por Webservice ou ficheiro SAF-T
40 e 41 Casos práticos e a nossa opinião
Regime de Bens em Circulação Índice de assuntos

3
Nos Parâmetros Comercial na Area
de Sistema, e na pasta AT –
Webservice, insere-se o Utilizador e
Senha previamente definidos no
portal da AT.
Aqui também se define o Método de
Submissão dos documentos de
transporte à AT;
Automática – Os DT serão
imediatamente submetidos ao serem
finalizados.
Manual – Processo de submissão
manual em que os DT só serão
submetidos por acção do utilizador
através do botão de Submissão à AT.
NOTA: Para aceder a estes
campos é necessário
previamente ler e aceitar os
termos e condições de uso
indicados.
Gestão Comercial Next Area de Sistema

4
Nos Parâmetros Comercial na Area
de Sistema, e na pasta Diversos,
define-se agora a tolerância de hora
de carga.
Permite assim acrescentar os minutos
indicados á hora e data dos sistema,
quando a data/hora de carga no
documento é inferior á data/hora do
sistema, passando a usar esta ultima.
Na aplicação é dada a mensagem a baixo
quando esta situação ocorre.
Gestão Comercial Next Area de Sistema

5
Tipo de documento de
transporte certificados;
Segundo a Portaria n.º 160/2013 os
tipo de documento de transporte, são:
GA – Guia Mov. de activos próprios
GD – Guia ou nota de devolução
GR – Guia de Remessa
GT – Guia de Transporte
Na aplicação;
o GTA – Guia Transporte Armazem
o GTC – Guia Transporte Cliente
o GDT – Guia Devolução Transporte
o GTF – Guia Transporte Fornecedor
o GV – Guia Devolução Cliente
o GVF – Guia Devolução Fornecedor
Gestão Comercial Next Regime de Bens em Circulação

6
Devoluções de
Mercadoria;
Documentos do tipo
Devolução de Clientes ou
a Fornecedores;
Passa a existir uma
parametrização nas
Séries para indicar se o
documento, e o respectivo
transporte, vai ser
efectuado pelo terceiro ou
não.
Se o for, o documento é
registado mas não vai ser
comunicado à AT.

7
Armazéns e País;
Indicação do País no
Armazém, para no caso de
ter armazéns fora do
território português.
Desta forma, e se indicar
um País que não PT, ao
efectuar uma transferência
para esse armazém, esse
documento não é
comunicado
à AT.

8
Terceiros e País;
Indicação do País no Cliente
ou Fornecedor é importante.
Se o país for diferente de PT
não é permitido comunicar
os DT destes terceiros.
De notar que o país é
considerado nacional ou
não, de acordo com o
conteúdo do campo de
nome ISO3166-1 A2
existente no registo do país.
Para Portugal o código tem
que ser PT.

9
Local de Descarga
Os documentos de transporte passaram
a incluir os seguintes campos:
 Morada de descarga,
 Localidade de descarga,
 Código Postal
 País.
Estes campos são lidos a partir da ficha
do terceiro (cliente ou fornecedor).
Contudo passa a ser possível alterar
estes dados no documento, ficando
estes registados no mesmo.
O Local de Carga é assumido do Sector.

10
Local de Carga e Sector
O local de carga, assumido
automaticamente ao
efectuar um documento, é o
que estiver indicado no
campo Sector do
documento, mas pode ser
inserido manualmente.
A indicação do País no
Sector define a localização
geográfica onde opera.
 De notar que se aqui for
indicado um país
diferente de PT, o botão
de submissão à AT não
fica disponível.

11
Onde Entregar a Mercadoria
O local de entrega da mercadoria
(descarga), caso não seja o do
destinatário do documento, pode
ser inserido/alterado manualmente
ou considerado o da morada
alternativa indicada no campo
Onde Entregar a Mercadoria.
Para tal é necessário criar uma
morada alternativa associada ao
cliente ou fornecedor que está a
ser movimentado.
Esta definição é efectuada na
edição da ficha do terceiro.

12
Morada Alternativa
O botão Moradas da
ficha do cliente ou
fornecedor acede ao
registo das moradas
alternativas.
No documento de
transporte, ao ser
indicado o código de
morada, são
assumidos os dados
aqui indicados e
inseridos nos
respectivos campos
de descarga do DT.

13
Alterar morada nos
documentos;
Existe a possibilidade de,
nos cliente e
fornecedores, alterar a
morada nas Guias de
Transporte.
Assim, fica possibilitada a
inserção manual dos
dados de nome e morada
na altura da inserção do
documento.
Realce para Local de
Descarga que pode ser
igual á localidade.
* Se alterar dados tem
que se alterar Descarga.

14
Gestão Comercial Next Documentos Globais
Documentos Globais
Os documentos globais são
documentos onde, na altura da
saída dos bens, não é conhecido o
destinatário, local de descarga ou
as quantidades dos bens a
entregar.
Para configurar um documento
global é necessário criar, nas
Guias de Transporte e Guias de
Devolução de Transporte (GTC e
GDT) de cliente, uma serie para o
efeito e na pasta Configuração
seleccionar (plicar) o campo
Documento global.

15
Documentos Globais
No caso das Guias de Transporte
Globais (GTC) é também
necessário indicar, na pasta
Conversão, o Documento e série
para a conversão automática
desta Guia para Guia de
Devolução, se assim for o caso.
Desta forma, será necessário ter
previamente criado o documento
de devolução, habitualmente GDT.
Na movimentação da GTC existe
um botão, Devolução , que
permite converter a Guia em
Devolução.

16
Cliente Global
O único cliente passível de
ser movimentado nos
documentos globais é o
cliente Global.
Este cliente é em tudo
similar aos outros mas com
a particularidade de ter a
indicação de ser o cliente
global na pasta de Vendas
da ficha de cliente.
Só pode existir um cliente
com esta definição e é
assumido automaticamente
na movimentação de
documentos Globais.

17
Documentos Globais
O botão Devolução converte automaticamente a Guia de Transporte em Guia de Devolução.
Na janela que que aparecerá de seguida, define-se de que forma será feita a devolução.

18
Documentos Globais
Na janela “Questionar o modo de
devolução de guias”, pode ser
seleccionado primeiro parâmetro
Converter numa guia de
devolução, para criar a guia de
devolução.
Ou o segundo para converter mas
também criar uma nova guia.
Este ultimo, alem de satisfazer
integralmente a guia de
transporte convertendo-a para
uma Guia de Devolução, permite
a criação imediata de uma nova
Guia de Transporte, que é uma
cópia da anterior Guia.

19
Facturas e importação de Documentos Globais
Nas faturas é agora possível importar também Guias de Transporte Globais (para o cliente
global) para uma fatura de um cliente específico.
Este processo é idêntico as anteriores importações de outros documentos.

20
Documentos Manuais
Pode acontecer, por exemplo por
motivo de inoperacionalidade,
de registar documentos em
papel pré-impresso de
tipografias autorizadas.
Se tal acontecer, apesar do
registo em papel, será
necessário efectuar o registo
informático.
Assim, deverá ser criada uma
Série externa para o efeito, após
seleccionar Processamento
manual e origem Assinado
Interno.

21
Documentos Auto-Facturados
Se existir necessidade de
registar documentos
provenientes de Auto-
Facturação, é necessário criar
uma série para o efeito.
A origem deve ser Auto-
Facturados por terceiros, deve
ser indicada uma Série e
sinalizado Processamento
manual.
Estes documentos não são
emitidos no SAF-T da empresa,
pois já são incluídos no SAF-T do
cliente (auto-facturado).

22
Documentos Manuais e Auto-Facturados por Terceiros
Na movimentação, caso seleccione uma serie Manual ou Auto-Facturação, é apresentada a
janela Origem manual, para ser inserido o número do documento manual correspondente.

23
Inserção de Guias de Transporte e submissão imediata via Webservice;
No caso de cliente Sujeito Passivo é disponibilizada a utilização do botão de submissão à AT.
É submetido o documento corrente. Os dados usados para a submissão (utilizador e senha) estão
definidos nos parâmetros Base da Aplicação.

24
Inserção de Guias de Transporte e submissão imediata via Webservice;
No caso do cliente NÃO ser Sujeito Passivo não é disponibilizado o botão de submissão à AT
Nota: Esta funcionalidade, a partir de 30/09/2013, só estará disponível nos contratos Sage Plus.

25
Processo de submissão e Resultado do mesmo:
Ao efectuar a submissão surge uma janela de submissão. Se a submissão for efectuada com sucesso é
dada a indicação do código de identificação atribuído pela AT e colocado também no documento.

26
Processo de submissão e Resultado do mesmo:
Ao editar o documento, no separador Informação de documento, é colocado o código de identificação
atribuído pela AT ao documento, na altura da submissão com sucesso.

27
Anulação de Documentos:
Depois de gravar e comunicar à AT, o documento não pode ser alterado.
• Contudo é passível de anulação até à data e hora em que foi indicado o início de transporte.
• Após isso deve ser efectuado o processo de devolução.

28
Processo de Submissão por ficheiro SAFT simplificado ou Webservice
Para a primeira fase, seleccionar a opção
Exportação SAF-T (PT)
A janela que aparece contem uma série de
avisos e informações uteis que deve ter em
atenção.
Nomeadamente os dados prévios
necessários á exportação;
Na Empresa o NIF, Nome, Morada Reg.
Comercial, Moeda, Estabelecimentos,
Regimes de Imposto entre outros.
Os Códigos ISO nos Países e Moedas.
Após ler Seleccione o botão Seguinte.
Existe a possibilidade de comunicar vários documentos de
uma vez, por intermédio do menu e-Transporte.

29
De seguida é mostrada uma janela com os documentos de transporte passiveis de serem exportados ou
comunicados, incluindo os globais.
É possível nesta fase decidir pela submissão via ficheiro SAF-T ou em lote pelo botão Webservice.
Nota:
Só serão aqui considerados os documentos com data e hora de carga
superior á data e hora do sistema.
Por exemplo, ás 18:00 só serão mostrados os documentos com carga
após esta hora.
Caso seja necessário, aceda ao documento em causa e acerte os
dados de carga.
• Pode utilizar os filtros para restringir os documentos que
serão mostrados, na data, data de carga, utilizador, etc.

30
Gestão Comercial Next Opção por WEBSERVICE
Caso se opte pela submissão Webservice, é mostrada uma janela com os documentos de transporte a
serem comunicados. Seleccionando o botão Exportar é iniciada a submissão e é mostrada a janela de
comunicação à AT. Nesta janela, no final da submissão, é mostrado o resultado e estado bem como o
código AT atribuído a cada documento no caso da comunicação e submissão com sucesso do mesmo.

31
Gestão Comercial Next Opção por SAF-T
Exportar documentos;
Caso se opte por
submissão via ficheiror
SAF-T, a janela de
exportação mostra a
localização e nome do
ficheiro de exportação e
permite a inserção de
observações a colocar no
ficheiro.
Também são aqui
definidos alguns
parâmetros que contudo
estão assumidos por
defeito.
Para efectivar a exportação
clicar no notão Exportar.

32
Relatório de exportação de
documentos;
São mostrados aqui os dados
de exportação, bem como os
valores e numero de
documentos exportados.
Caso se pretenda pode
imprimir-se esta informação
por intermédio do botão
Imprimir.
Para continuar prima no botão
Seguinte.

33
Autenticação do
Contribuinte;
Esta janela permite a
indicação do Utilizador e
Senha de acesso ao
sistema/portal e-fatura.
Não esquecer de indicar
que se pretende autorizar
que o NIF e Nome sejam
fornecidos à AT.
Para continuar prima no
botão Seguinte.

34
Submissão do ficheiro;
Optar por Comunicar por
ficheiro, para ser
disponibilizada a janela
de escolha e envio do
ficheiro SAF-T.
A janela que aparecerá é
uma janela de escolha do
ficheiro e da sua
localização, semelhante a
outras existentes no
Windows.
botão Seguinte.

35
Escolha do ficheiro a
enviar;
Após localizar o ficheiro
SAFT clique em Open/Abrir
para selecciona-lo para
comunicação e submissão.
botão Submeter.

36
Detalhe do ficheiro de
Documentos;
Após a submissão é
necessário efectuar o
download do resultado do
processamento.
Este é o ficheiro de
resposta da AT que
posteriormente servirá
para controlo e colocação
dos códigos AT nos
documentos enviados.
botão Save/Guardar no
seu disco.

37
Importação do ficheiro;
Nesta opção relaciona-se
o ficheiro de resposta da
AT com o SAFT enviado.
A aplicação vai colocar os
códigos AT e indicar os
erros ocorridos.
botão Seguinte.

38
Relatório da importação;
Nesta fase é mostrado o
relatório da importação e a
resposta da AT.
Neste ecrã também são
emitidos os avisos
necessários a que deverá
dar a máxima atenção.
Pode Imprimir e para
continuar prima no botão
Sair.
De notar que em qualquer
fase existe a possibilidade
de voltar à Anterior.

39
Colocação de código AT;
A aplicação, após ser
concluído o processo
anterior, colocará os
códigos AT nos respectivos
documentos.
Nesta fase os documentos
estão comunicados e com
código de transporte.
Será este código que será
solicitado pela autoridades,
e que permitirá a estes o
acesso á informação do
transporte.
Gestão Comercial Next Opção por SAF-T ou Webservice

40
Casos práticos e a nossa opinião:
• Sempre que a mercadoria é transportada com o objectivo de venda, o documento mais indicado é a
Guia de Remessa. Porque alem de fazer a retirada imediata do stock, permite a devolução por Guia
de Devolução de Cliente.
Assim, a devolução e transporte da mercadoria, caso aconteça, é feita pelo documento de Devolução de Cliente,
que retorna para o stock as quantidades respectivas e deve ser efectuada com origem na Guia de Remessa.
No caso de ser o Cliente a efectuar o documento de devolução, este é registado numa serie especial para que não
seja comunicado à AT, dado que se pressupõem que o Cliente o fará.
• Caso seja aplicado, pode ainda utilizar-se a própria Fatura para transportar a mercadoria, desde que
seja impressa e contenha os elementos obrigatórios dos documentos de transporte.
• As Guias de Transporte deverão ser utilizadas para todos os restantes casos. Por exemplo;
o Clientes: Transporte de mercadoria para demostração no cliente.
O retorno pode ser feito por uma Guia de Transporte endereçada à própria empresa.
o Fornecedores: Levar mercadoria para "arranjo" em fornecedores de serviço.
O retorno pode ser feito por uma Guia de Transporte endereçada à própria empresa.

41
Casos práticos e a nossa opinião:
• O transporte de pão efetuado por retalhistas para distribuição ao domicílio de consumidores finais,
desde que previamente adquiridos, ficará excluído da obrigação de ser acompanhado por DT.
Mas o transporte de pão da fábrica efetuada pelo produtor para os retalhistas deverá ser
acompanhado por um documento de transporte.
• O transporte de bens dos mostruários pelos vendedores no decurso da sua atividade de visita aos
clientes ou de locais de venda, de bens de amostra e para ofertas de pequeno valor e o material de
propaganda, ficarão excluídos da obrigação de emissão de documento de transporte.
Neste caso, é conveniente que esses bens sejam acompanhados por um documento sem qualquer
formalismo que ateste a referida natureza, a sua proveniência e destino.

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