Formulário - Organização, Sistemas e Métodos

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Apresentação sobre o uso dos Formulários dentro de uma organização, contendo a forma correta de utilização, normas, padrões e requisitos obrigatórios para um documento eficiente.

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Formulário - Organização, Sistemas e Métodos

  1. 1. ORGANIZAÇÕES, SISTEMAS E MÉTODOS  Formulários Sabrina Machado
  2. 2. Conceitos Formulário é uma ferramenta administrativa composta por:  Palavras e números:  dados fixos: impressos no próprio formulário  dados variáveis: preenchidos posteriormente  Espaços ou campos;  Linhas;  Coluna;  Formato.
  3. 3. Conceitos “Documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade específica, possuindo características e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir um fluxo qualquer de trabalho, desde seu início até sua conclusão.” (CURY, Antonio. Organização e Metódos: Uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2006)
  4. 4. Conceitos “Documento que transporta dados e informações de uma pessoa, ou unidade, para outra. É a materialização do dado.” (ARAUJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Atlas, 2001) “Documento que possui campos delineados para coleta e registro de dados e informações necessários à sistemas administrativos.” (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
  5. 5. Importância dos Formulários  Exigências legais e governamentais; Ex.: Formulário de Petição para cumprimento de exigência – ANVISA
  6. 6. Importância dos Formulários  Importância dos dados e informações:  armazenamento do histórico da organização;  recuperação eficiente e eficaz de dados e informações.
  7. 7. Importância dos Formulários  Padronizar as comunicações;  Facilitar as funções de administração:  planejamento  organização  controle
  8. 8. Objetivo dos Formulários  Documentar e centralizar as informações em um processo;  Agilizar o fluxo das informações;  Reduzir custos operacionais;  Padronizar informações e procedimentos;  Formalizar operações de caráter Legal.
  9. 9. Tipos de Formulários Os Formulários são produzidos de acordo com os padrões nacionais da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas ou de acordo com os padrões internacionais da ISO (International Organization for Standardization).
  10. 10.  Impressos: são produzidos em papel e obedecem aos padrões internacionais estabelecidos para a utilização em equipamentos de impressão computadorizados;  Fichas: são feitas em papel de maior gramatura (cartão ou cartolina), obedecem os mesmos padrões mencionados e são, geralmente, destinadas ao registro de dados sintéticos. Tipos de Formulários
  11. 11.  Eletrônicos: tendência atual, guardam os padrões dos formulários impressos mas em ambiente eletrônico:  Mais econômicos – possibilitam o acesso a informação de forma eletrônica;  Facilitam o rápido acesso ao compartilhamento em tempo real;  Reduzem os erros de preenchimento. Tipos de Formulários
  12. 12.  Eletrônicos: tendência atual, guardam os padrões dos formulários anteriormente apresentados em ambiente eletrônico:  consomem menos papéis  facilitam o rápido acesso e compartilhamento em tempo real;  reduzem os erros de preenchimento. Tipos de Formulários
  13. 13. Elaborando Formulários Layout  Prover espaços suficientes;  Manter distâncias convenientes para o preenchimento (seja manual ou automatizado);  Manter uma sequencia racional/lógica de preenchimento;
  14. 14. Elaborando Formulários Layout  Dispor de títulos legíveis e claros, referente ao conteúdo a ser preenchido;  Realçar os elementos principais: obrigatórios, opcionais, etc.;  Manter uma aparência clara e limpa, se atentando à fonte, tamanho da fonte, cor da fonte, etc.
  15. 15. Elaborando Formulários Layout
  16. 16. Elaborando Formulários Controle Lógico  Criar uma sequência lógica: do geral para o específico;  Elaborar a partir das questões essenciais, propiciando equilíbrio ao conteúdo do que deverá ser preenchido: nem mais, nem menos;  Evitar repetição de preenchimento;
  17. 17. Elaborando Formulários Controle Lógico  Elaborar o formulário de forma que possa ser identificado posteriormente: quem preencheu, quando, qual o setor responsável, etc.;  Permitir que o formulário possa ser usado por todos os funcionários da organização, quando aquela determinada tarefa for desenvolvida.
  18. 18. Elaborando Formulários Etapas:  Levantamento das necessidades do setor, dos funcionários e das atividades/tarefas;  Pensar em um nome para identificação;  Analisar e definir os objetivos do formulário;  Observar se há a necessidade de uma sequência de formulários;  Analisar o nível dos funcionários que irão utilizá-lo;
  19. 19. Elaborando Formulários Etapas:  Analisar o controle e a avaliação: quem controla e quem avalia;  Elaborar layout e conteúdo de forma lógica: - formato, tipo do papel, vias, carbonagem, arquivamento, etc.;  Analisar o custo/benefício do formulário;  Realizar um teste piloto com o formulário, visando detectar possíveis falhas no preenchimento e controle e refazer o teste até a eliminação de todos os erros;
  20. 20. Elaborando Formulários Etapas:  Analisar o resultado final e aperfeiçoar quantas vezes forem necessárias;  Revisar os tópicos: incluir o que for necessário e excluir o que for desnecessário;  Uso de termos coerentes com a organização, evitando siglas e abreviações;  Uso de títulos que mostrem claramente o que se pede;  Manter um padrão de numeração/paginação para todos os formulários da organização.
  21. 21. Profissão: Analista de Formulários Um bom analista de formulários deve possuir diversos conhecimentos que auxiliam a empresa a não ter prejuízos com a criação de seus formulários. É importante citar que ele tenha as seguintes atribuições:  Planejamento eficaz do formulário;  Controle centralizado e atualizado dos formulários da empresa e análises dos mesmos;  Servir como fonte de informação da empresa;  Analisar para que haja uma boa relação custo-benefício
  22. 22. Profissão: Analista de Formulários  Determinar a quantidade inicial máxima e mínima de cada formulário;  Assegurar que não existam formulários desnecessários;  Atualizar ou elaborar novas rotinas de formulários que aprimorem os sistemas administrativos da empresa.
  23. 23. Questionário – levantamento e análise  Identificação;  Necessidade do formulário;  Preenchimento;  Controle e avaliação;  Consumo;  Formato, tipo de papel e carbonagem;  Arquivamento  Custo, benefício e possíveis problemas.
  24. 24. Metodologia Elaborando um formulário:  Levantar e analisar as necessidades: - consultar o usuário; - bom formulário = layout bem desenhado; - qualidade da análise; - resultado da análise (apoiado por fluxogramas); - listagem dos requisitos necessários para o novo formulário.
  25. 25. Metodologia Elaborando um formulário:  Identificar o estilo de administração da empresa: - uniformização dos documentos da empresa: harmoniza a imagem do documento; - não uniformização: diferenciação rápida dos documentos.
  26. 26. Metodologia Elaborando um formulário:  Identificar informações importantes: - Dados fixos: - já impressos, sendo indicativos ou implícitos; - Dados variáveis: - informações inseridas pelo usuário; - dimensionar adequadamente; - espaços reservados em linhas ou colunas.
  27. 27. Metodologia Elaborando um formulário:  Trabalhos de gráfica;  Treinamento e controle.
  28. 28. Estudo de Caso Formulário para obtenção do Cartão Cidadão, emitido pela Caixa Econômica Federal
  29. 29. Material e Custo:  Papel Report A4 75gm c/ 500: R$10,50  Impressão P&B p/ 2.400 formulários: R$0,05  Estimativa de formulários distribuídos em São Paulo: 150 pessoas ao dia, totalizando 3.000 pessoas ao mês.  Custo para impressão de R$3.000 formulários: R$213,00 a.m. Estudo de Caso
  30. 30.  Identificando pontos desnecessários que confundem, tomam tempo do usuário e resultam em demora em alcançar o que se espera ou até em desistência;  Desvantagem do uso múltiplo do formulário;  Comparação com o atendimento via telefone, que só pede 3 documentos;  Importância do formulário online.
  31. 31. Bibliografia  ARAUJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Atlas, 2001  CURY, Antonio. Organização e Metódos: Uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2006  OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002

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