Manual Sbpc Reuniao Regional Jan10

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Manual Sbpc Reuniao Regional Jan10

  1. 1. REUNIÃO REGIONAL: MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC Rua Maria Antonia, 294 - 4º andar - Vila Buarque - 01222-010 - São Paulo/SP Tel. (11) 3259.2766 - reuniaoregional@sbpcnet.org.br www.sbpcnet.org.br Diretoria da SBPC (biênio 2007-2009): Presidente: Marco Antonio Raupp Vice-Presidentes: Helena B. Nader e Otávio Velho Secretário Geral: Aldo Malavasi Secretários: Rute M. G. Andrade, José Antonio Aleixo da Silva e Dante A. C. Barone 1º Tesoureiro: José Raimundo B. Coelho 2º Tesoureiro: Lisbeth K. Cordani Janeiro/2010
  2. 2. 2 REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização Sumário 1. O que é a SBPC............................................................................................................. 3 2. Reunião Regional......................................................................................................... 4 3. Organização Fluxograma da Organização........................................................................................ 5 3.1 - CEC - Comissão Executiva Central e CEL - Comissão Executiva Local................... 5 3.2 - CPC - Comissão de Programação Científica, Secretaria de Eventos da SBPC, Tesouraria........................................................................................................... 6 3.3 - Comissões diretamente ligadas à CEL: 3.3.1 - Comissão de Espaço Físico: A) A busca da funcionalidade................................................................. 6 B) Secretarias de Apoio.......................................................................... 6 C) Estrutura das atividades da programação......................................... 7 3.3.2 - Comissão de Equipamentos.................................................................. 7 3.3.3 - Comissão de Alimentação..................................................................... 7 3.3.4 - Comissão de Saúde.............................................................................. 7 3.3.5 - Comissão de Segurança....................................................................... 7 3.3.6 - Comissão de Limpeza e Conservação.................................................. 8 3.3.7 - Comissão de Transporte....................................................................... 8 3.3.8 - Comissão de Monitores....................................................................... 8 4. Secretarias.................................................................................................................. 9
  3. 3. 3 REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização 1. O que é a SBPC Fundada há mais de 60 anos, em 1948, a SBPC é uma entidade civil, sem fins lucrativos nem cor político-partidária. Reúne representantes de todas as áreas da ciência para a defesa do avanço científico e tecnológico, e do desenvolvimento educacional e cultural do Brasil. Com sede nacional em São Paulo, a SBPC está sempre presente em todos os estados brasileiros através das Secretarias Regionais, que promovem encontros e atividades de difusão científica por todo o país. Algumas dessas Secretarias promovem conferências de divulgação científica destinadas ao grande público, geralmente em locais e horários de fácil acesso. A SBPC mantém vários projetos nacionais de publicação: "Ciência e Cultura", é uma revista científica temática dirigida ao público sênior; "Ciência Hoje" e "Ciência Hoje das Crianças" são revistas destinadas à divulgação científica; "Ciência Hoje na Escola" destina-se a alunos do ensino fundamental; e o "Jornal da Ciência", editado quinzenalmente, vem contando boa parte das lutas dos pesquisadores e das sociedades científicas em defesa do nosso desenvolvimento científico e tecnológico. Na área eletrônica, a SBPC divulga diariamente por e-mail, a quem solicitar, o "Jornal da Ciência E-mail" e (mensalmente) a revista “ComCiência” (realizada juntamente com o Laboratório de Estudos Avançados em Jornalismo - Labjor); no site da SBPC são divulgados links para as revistas "Ciência Hoje On-Line" - com artigos selecionados e publicados online, e "Ciência e Cultura" com a publicação integral das edições dos últimos números. O site também conta com outras publicações eletrônicas, incluindo os Anais/Resumos das últimas Reuniões Anuais, vídeos de conferências e outras edições. Com relação a eventos, a SBPC organiza dois tipos de reuniões: a Reunião Anual sempre no mês de julho em diferentes pontos do país e em geral nas capitais, e as Reuniões Regionais em cidades de pequeno e médio porte, com temática mais específica e em diferentes períodos do ano. 2. Reunião Regional As Reuniões Regionais da SBPC foram criadas com o propósito de reunir professores do ensino básico, estudantes de graduação e pós-graduação e a população em geral para um amplo debate sobre temas relacionados ao universo científico, especialmente para a região onde a reunião ocorre. Essas reuniões têm como objetivo elaborar estratégias para alavancar o desenvolvimento científico e tecnológico da região promotora do evento. A programação contempla temas relacionados às questões locais que serão debatidos durante todo o encontro. São formadas de várias atividades científicas, tais como conferências, minicursos, mesas- redondas, oficinas etc. As atividades são abertas ao público, com exceção dos minicursos, que precisam de inscrição. O público-alvo das reuniões são os alunos de graduação e pós-graduação, professores do ensino médio e fundamental e o público interessado em geral.
  4. 4. 4 REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização 3. Organização Fluxograma da Organização CEC - COMISSÃO EXECUTIVA CENTRAL Secretário-Geral, Tesoureiro, Secretário e Coordenadores Locais CPC - Comissão de Secretaria de Programação Científica Eventos da SBPC CEL - Comissão (Diretoria SBPC + Tesouraria Executiva Local membros designados) Comissão de Espaço Físico Comissão de Equipamentos Comissão de Alimentação Comissão de Saúde Comissão de Segurança Comissão de Limpeza e Conservação Comissão de Transporte Comissão de Monitores 3.1 - CEC - Comissão Executiva Central e CEL - Comissão Executiva Local A Reunião Regional (RR) é coordenada pela Comissão Executiva Central (CEC), formada pelos diretores da SBPC em São Paulo, coordenada pelo Secretário-Geral e Tesoureiro, incluindo os coordenadores da Comissão Executiva Local (CEL) - formada pelos gestores na instituição-sede. A CEC realiza viagens constantes a cidade-sede e coordena a Secretaria de Eventos da SBPC. A CEL é em geral coordenada por um professor ou pesquisador da instituição-sede e formada por colaboradores voluntários dentro do quadro docente e de funcionários. Há pouca contratação de pessoal externo à instituição. Normalmente uma CEL é formada por 5 a 10 coordenadores das suas sub-comissões. TODAS AS ATIVIDADES DE UMA REUNIÃO REGIONAL DEVEM, OBRIGATORIAMENTE, TER O AVAL DA CEC. NÃO SERÃO PERMITIDAS ATIVIDADES PARALELAS.
  5. 5. 5 REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização 3.2 - CPC - Comissão de Programação Científica, Secretaria de Eventos da SBPC, Tesouraria. A definição da programação científica - conferências, mesas-redondas, minicursos e outras atividades - é realizada pela CPC formada por indicação da Diretoria. Para esta Comissão têm sido convidados pesquisadores oriundos das cidades-sede, da CEL e das diferentes áreas do conhecimento. A programação inclui atividades próprias da SBPC e propostas diversas. A Secretaria de Eventos da SBPC, sediada em S.Paulo e supervisionada pela CEC, gerencia todas as inscrições através do site da SBPC e realiza o credenciamento durante o evento com equipe extensivamente treinada. Os softwares empregados na organização da RR são sofisticados e atualizados frequentemente sempre utilizando ferramentas de última geração. Todas as inscrições, pagamentos e contato com os participantes são feitos através do site com uso de login e senha. 3.3 - Comissões diretamente ligadas à CEL: 3.3.1 - Comissão de Espaço Físico A) A busca da funcionalidade O sucesso do evento depende da boa acomodação dos participantes. É importante que o planejamento inclua as plantas baixas de toda a Reunião e preveja a circulação entre os diferentes eventos. Manter o campus em ordem durante todo o dia facilita a boa acomodação: varredura, limpeza dos banheiros, limpeza e preparação das salas etc. Para que a Reunião seja um sucesso deve-se prever lugares em sala para que pelo menos 60% dos participantes possam estar sentados ao mesmo tempo, para as atividades de conferências e mesas-redondas. Uma sinalização eficiente é fundamental para que todos cheguem aos locais desejados. B) Secretarias e Apoio As salas devem ser muito próximas e com facilidades de comunicação (telefonia, internet etc.). A quantidade de equipamentos deverá ser dimensionada a partir do número de inscritos. Secretarias da SBPC: • Secretaria de Credenciamento • Secretaria de Audiovisual • Sala de Imprensa • Secretaria da Diretoria
  6. 6. 6 REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização C) Estrutura para as atividades da Programação Programação Científica O espaço físico deve ser previsto com o objetivo de ter 60% dos inscritos sentados para assistir as atividades conferências e mesas-redondas. Infraestrutura mínima: • 4-6 AUDITÓRIOS MÉDIOS (OU SALAS DE AULA) - Auditórios com capacidade (aproximada) para 120-150 pessoas ou salas de aula para 90-100 pessoas sentadas. • Minicursos - devem ser acomodados em salas para 40-60 pessoas. • Laboratórios de informática - cerca de 2 laboratórios com 15-20 equipamentos para serem usados nos minicursos e em outras atividades. 3.3.2 - Comissão de Equipamentos Responsável pelo levantamento dos equipamentos de informática e projetores multimídia (data-show) disponíveis e que possam ser utilizados no período da RR. Normalmente são necessários 15 a 20 PC's ou notebooks, 15 impressoras laser e 20 projetores multimídia. Esses equipamentos são absolutamente essenciais para o sucesso da Reunião e devem estar disponíveis na semana anterior. A operação desses equipamentos será coordenada por funcionários e professores ligados diretamente a CEL e instituição-sede, podendo ser acompanhados por funcionários/professores da CEC. 3.3.3 - Comissão de Alimentação É a comissão que faz o levantamento dos refeitórios que estarão disponíveis durante o período da RR, assim como as lanchonetes e os restaurantes do entorno do evento. Idealmente deve ser alguém ligado ao RU (Restaurante Universitário) e que conheça os restaurantes e sua limpeza. Essa comissão deverá procurar os restaurantes/lanchonetes de fora do campus para avisar seus proprietários da realização do evento, avaliar sua limpeza, levantar os custos das refeições e solicitar descontos para os participantes que estiverem usando crachás. 3.3.4 - Comissão de Saúde É a comissão que cuida de levantar os serviços de saúde existentes no local do evento e de disponibilizá-los durante a semana da reunião. Deverão ser feitos os contatos com o HU eventualmente existente, enfermarias para pronto-atendimentos, disponibilidade de ambulância para remoção. Deve ser preparada a lista de hospitais, clínicas odontológicas e de fraturas com endereço completo e telefone para ser consultado, caso haja necessidade.
  7. 7. 7 REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização 3.3.5 - Comissão de Segurança Cuida da segurança patrimonial e preventiva na semana anterior e durante o evento. Vários materiais são entregues na semana anterior e muitos equipamentos da secretaria ficam expostos a partir de sábado, sendo necessária a presença de segurança 24 horas por dia, a partir da sexta- feira. O reforço de segurança em geral é um aditivo feito pela instituição-sede no contrato existente com a empresa que já presta esses serviços. Quando a instituição sede é uma Universidade Federal, o MEC tem sistematicamente liberado esses recursos. 3.3.6 - Comissão de Limpeza e Conservação Encarregada de cuidar da limpeza, higiene e conservação de todos os espaços onde acontecerão as atividades da RA. A limpeza constante é necessária devido ao enorme fluxo de pessoas pelas salas, corredores e auditórios. A instituição deverá reforçar seu contingente de pessoal de limpeza assim como de material para os dias do evento. Especial atenção deve ser dada aos banheiros. 3.3.7 - Comissão de Transporte A Comissão de Transporte e Recepção cuida do transporte dos convidados da SBPC do aeroporto-hotel e vice versa e dos hotéis para o local da reunião. Quanto é necessário o uso de ônibus circular dentro do campus e dos hotéis para o campus, essa comissão dimensiona e planeja sua necessidade. 3.3.8 - Comissão de Monitores Seleciona, efetua os primeiros contatos e treinamentos e distribui os alunos nas funções de monitoria para todas as subcomissões da CEL, além das comissões: Programação Científica Sênior e para a Secretaria de Credenciamento da SBPC (que fará o atendimento aos inscritos). Contarão com Coordenadores designados pela CEC para a organização, treinamento e gerenciamento dos monitores: a Secretaria da SBPC em São Paulo ficará responsável pelo treinamento e coordenação dos monitores da Secretaria de Credenciamento e da Secretaria de Audiovisual das atividades da Programação Científica. Monitores no credenciamento do público
  8. 8. 8 REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização 4. Divulgação Definição de TEMA Folder com ficha de inscrição convidando os professores (SBPC nacional) Confecção e expedição do Cartaz E-mail (convites aos sócios locais da SBPC) Correspondência (Reitoria, Sec. Educação, Escolas etc.) Cobertura local (mídia em geral com ênfase no rádio com espaço nos jornais locais) Divulgação dos e.mails das escolas para a SBPC nacional 5. Secretarias As comissões e secretarias do evento são essenciais para o bom andamento do congresso. Secretaria da SBPC em São Paulo: Secretaria da Diretoria e Eunice Personini - eunice@sbpcnet.org.br Telefone: Cerimonial 11-3259-2766 Luiz Roberto Pereira Dionísio – luizdionisio@sbpcnet.org.br Zuleica Barbosa - zuleica@sbpcnet.org.br Financeiro e Administrativo Paulo Oliveira - paulo@sbpcnet.org.br Kelly Fonseca - kelly@sbpcnet.org.br Secretaria dos Sócios Luciane Amaral - socios@sbpcnet.org.br Secretaria da Comissão de Fernanda Rodrigues de Albuquerque - fernanda@sbpcnet.org.br Programação Científica Secretaria dos Inscritos Atendimento geral: reuniaoregional@sbpcnet.org.br 11-5549-1863/ Assessoria de Imprensa / Angela Trabbold: imprensa@sbpcnet.org.br 5081-5237 / Comunicação 9912-8331 Infraestrutura Dário Alencar – dario@sbpcnet.org.br Secretarias de atendimento da CEL (em síntese): Comissão Executiva Local Coordenador local e auxiliares Assessoria de Comunicação Em conjunto com a assessoria da SBPC Comissão de Alimentação Organização e stands Comissão de Equipamentos Equipamentos, apoio elétrico, som, imagem, telefonia e instalações Comissão de Espaço Físico Espaços para a programação, plantas, banheiros, bebedouros, ruas, acessos Comissão de Limpeza e Conservação Apoio e conservação Comissão de Monitores Em conjunto com membros da SBPC, seleção e controle Comissão de Saúde Planejamento e apoio Comissão de Segurança Segurança, acessos Comissão de Transporte e Recepção Transporte e recepção para convidados
  9. 9. 9 REUNIÃO REGIONAL: Manual de Organização Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC Tel. (11) 3259.2766 - reuniaoregional@sbpcnet.org.br www.sbpcnet.org.br REUNIÃO REGIONAL: MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Edição e Compilação: Fernanda Rodrigues de Albuquerquee Léa Oliveira Revisão: Aldo Malavasi Janeiro/2010

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