1. Ervaringen van de Open Universiteit
met Google Apps
Ron Helwig
Directeur ICT servicecentrum
Open Universiteit
Congres Intranet d.d. 16-3-2010

2. Agenda
• Context en aanleiding
• Waarom Google Apps?
• Technische aspecten
• Organisatorische aspecten
• Juridische aspecten
• Ervaringen.
2
Congres Intranet 2010

3. Context en aanleiding (1)
Open Universiteit (1984):
• de Leven Lang Leren universiteit
• Open, flexibel afstandsonderwijs
• ± 25.000 studenten op jaarbasis
• Focus op digitalisering onderwijs en –materialen;
elektronische leeromgeving.
3
Congres Intranet 2010

4. Context en aanleiding (2)
• Toekomstvisie: elke student zijn/haar eigen
leeromgeving.
Meerdere services, open standaarden, personalisatie,
gericht op communicatie en samenwerking (Web 2.0).
• Invoering e-mailvoorziening: wens van de
studentenraad (2007)
• Verbeteren/stroomlijnen communicatie met studenten.
4
Congres Intranet 2010

5. E-mail: zelf doen of niet?
Beleid:
• E-mail als nutsvoorziening
• Zelf aanbieden niet strategisch
Leveranciers:
• Google of Microsoft (december 2007)?
Waarom Google?:
• Google Apps: breed en aantrekkelijk portfolio
• Innovatiekracht Google
• Google Apps past binnen visie OU op de toekomstige PLWO
• Gratis dienst voor medewerkers, studenten en
alumni (1e 4 jaar)
• Geen vendor lock-in.
5
Congres Intranet 2010

6. Kostenvergelijking (eind 2007)
• Zelf aanbieden e-mail (Exchange, 50 Mb per mailbox):
K€ 75 eenmalig, K€ 30 jaarlijks
• Uitbesteden e-mail:
– ASP (100 Mb per mailbox):
K€ 45 per jaar – M€ 1,2 per jaar
– GMail (7 Gb per mailbox)
K€ 0 per jaar (4 jaar).
6
Congres Intranet 2010

7. Google Apps for Education
In 2008:
• Google Mail
• Google Chat (Talk)
• Google Documenten (Docs)
• Google Agenda (Calendar)
• Google Sites
• iGoogle
Later toegevoegd:
• Google Video
• Google Discussiegroepen (Groups)
7
Congres Intranet 2010

8. Technische aspecten (1)
• Naamgeving e-mail adressen:
voorletters.achternaam@studie.ou.nl
voorletters.achternaam@studie.openuniversiteit.be
• Ruim 7 Gb opslagruimte per gebruiker
• Eigen OU-logo binnen GMail
• Alleen webinterface beschikbaar voor GMail
• POP/IMAP t.b.v. mailclients: voorlopig niet
• Geen advertenties
• Beschikbaarheid service: 99,9% (volgens SLA)
• Google Apps draaien in ‘de Cloud’. Wij weten niet waar.
8
Congres Intranet 2010

9. Technische aspecten (2)
• Apps eenvoudig aan en uit te zetten via dashboard
• Maatwerk OU:
– Provisioning accounts: gestuurd door Studenten
Informatie Systeem OU
– Authenticatie: via API tegen Active Directory OU
• Support Google
• 6 domeinen voor OU ingericht (3 x NL en 3 x BE)
• API voor standaard rapportages
• Geen migratieproblematiek.
9
Congres Intranet 2010

10. Organisatorische aspecten (1)
• Implementatie in eigen hand genomen.
• Projectteam:
– Faculteiten
– Onderwijs Service Centrum (OSC)
– Marketing, Communicatie & Sales (MCenS)
– ICT servicecentrum (ICTS)
10
Congres Intranet 2010

11. Organisatorische aspecten (2)
• Samenwerking met Google
• Gefaseerde implementatie
• Afstemming met studentenraad
• Aanpassing inschrijfvoorwaarden OU
• Eigenaar dienst: Onderwijs Service Centrum
11
Congres Intranet 2010

12. Organisatorische aspecten (3)
Ondersteuning studenten:
• Selfservice: Nederlandstalig helpcentrum Google
(www.google.com/support)
• 1e lijns ondersteuning: helpdesk OSC
• 2e lijns ondersteuning: ICTS
• Beheerders kunnen via e-mail bij de Google helpdesk
terecht
• Studenten kunnen niet bij de Google helpdesk terecht.
12
Congres Intranet 2010

13. Juridische aspecten (1)
• Vertrekpunt discussie:
– Standaard Google Apps Education overeenkomst
– Extern juridisch advies; focus op privacy aspecten
– Safe Harbor programma
– Onderliggend SLA
• Resultaat discussie:
– Specifieke overeenkomst voor OU
– Looptijd: 4 jaar
– Geen financiële claims bij non-performance Google.
13
Congres Intranet 2010

14. Juridische aspecten (2)
• WBP: expliciete toestemming nodig om
persoonsgegevens (voorletters en achternaam)
beschikbaar te stellen.
Geen opt-out!
• Studenten geven, via een informatiesysteem van de
OU, vooraf toestemming voor het aanmaken van een
account bij Google (opt-in).
Dit is onderdeel van de standaard inschrijfprocedure
geworden.
14
Congres Intranet 2010

15. Ervaringen (1)
21-02-2008 Overeenkomst getekend
03-06-2008 Start pilot met 500 studenten
10-07-2008 Go live: ± 16.000 studenten aangeschreven
Gestart met alleen GMail.
28-2-2010 14.277 bij Google aangemelde gebruikers.
15
Congres Intranet 2010

16. Ervaringen (2)
• Studenten:
– Overwegend positief
– Alleen webinterface beschikbaar. Géén POP/IMAP t.b.v.
mailclients.
• OU:
– Overwegend positief
– Change mgt. Google: problemen met authenticatie OU-
studenten (eind juni 2008)
– Enkele wereldwijde storingen GMail in 2009 (dashboard)
– Docs en Talk in 2009 beschikbaar gesteld. Pilots met Agenda
in voorbereiding.
• Hoger onderwijs Nederland:
– In maart is UU live gegaan met GMail voor 30.000 studenten
– SURF heeft 3-jarige overeenkomst met Google afgesloten
16
Congres Intranet 2010

17. Samengevat
• Google Apps Education bij de OU:
– Prima keuze voor de OU
– Financieel zeer aantrekkelijk voor de onderwijsmarkt
– Technische implementatie goed verlopen
– Aandacht voor privacy aspecten
– OU én gebruikers zijn tevreden
– Google Apps begint langzaam navolging te krijgen binnen het
HO in Nederland.
17
Congres Intranet 2010

18. Bedankt voor uw aandacht!
Ron Helwig
Directeur ICT servicecentrum
Open Universiteit
ron.helwig@ou.nl
18
Congres Intranet 2010