1. Universidad Estatal a Distancia UNED Elaborado por: Lizbeth Soto P.
Cátedra de Tecnologías de la Información III Cuatrimestre, 2012
Arquitectura de la Información y Diseño de Sistemas
Código: 5099
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Manual para digitalizar documentos
A continuación, se indicará el procedimiento seguido para escanear un documento a
color, a blanco y negro y OCR (abreviatura de Optical Character Recognition –
Reconocimiento óptico de caracteres), es decir, para convertir el texto que traiga
una imagen para ser usado en un procesador de texto.
Instrucciones Generales:
1. Coloque el documento a escanear sobre el cristal del escáner, con la imagen
boca abajo.
2. Abra el programa del escáner, puede dar doble click izquierdo sobre el acceso
directo ubicado en el escritorio de la computadora o ir al botón de Inicio y abrir
desde ahí, como se aprecia en la siguiente imagen:
3. Se abrirá una pantalla donde deben especificarse las características con que
desea se escanee el documento.
4. Elija el Modo de escaneo, según el uso que le va a dar a la imagen escaneada.
El software permite 3 modalidades: Automático, Oficina y Profesional.
- Modo Automático: le permite escanear de forma rápida y sencilla, sin tener
que seleccionar ajustes o previsualizar la imagen. Es el modo
predeterminado de Epson Scan.
- Modo Oficina: viene a ser como el Modo Fácil de otros programas. Este
permite personalizar algunos ajustes de escaneado usar la vista previa para
ver cómo van quedando dichos cambios.

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- Modo Profesional: como su nombre lo indica, permite efectuar correcciones
amplias y detalladas antes de escanearla, utilizando la vista previa. Puede
aumentar la definición, corregir el color y mejorar la imagen con una amplia
variedad de herramientas, como por ejemplo: restauración del color, eliminación del
polvo, Digital ICE Technology y Digital ICE Lite Technology (sólo para películas y
diapositivas a color) o la corrección de claroscuro.
En este caso particular, se recomienda el Modo Oficina, permite hacer ajustes de
manera más amplia que el Modo Automático, pero sin tantas opciones como las que
da el Modo Profesional, y que para un usuario primerizo pueden resultar
complicadas.
Para escanear a color:
1. Ubicados en la pantalla de las especificaciones, mencionada en la sección de
indicaciones generales:
 Elija Modo Oficina.
 En Tipo Imagen, marque la casilla Color.
 En Destino – Origen documento, active la opción Detección Automática.
 En Destino – Resolución, anote 300 ppp. Mas García (2009) recomienda esta
resolución porque es una medida óptima para copias de uso y publicación:
Entre 150 y 200 ppp para consulta en pantalla. Permite cierta
ampliación y la impresión en impresora; pero a veces se llega hasta
los 300 ppp, para dar óptimos resultados imprimiendo con calidad
fotográfica a tamaño real (a escala 1:1). (p. 10)
 Para una mejor calidad de lectura en aquellos documentos que traen
texto, marque la casilla Mejora del texto.
 Oprima el botón Previo para tener una previsualización de cómo va a
quedar el escaneo final, por si es necesario afinar detalles en la
configuración o acomodar el documento sobre el cristal del escáner.

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La imagen siguiente es una muestra de la previsualización del escaneo a color:
2. Luego de hacer los ajustes necesarios, y si se está satisfecho con lo que
muestra la vista previa, oprima el botón Escanear:
3. Aparecerá una ventana llamada Ajustes de Guardar Archivo:
 En Ubicación, marque la opción Personalizado y dé click izquierdo sobre el
botón Examinar, para elegir la carpeta de destino.
 En Prefijo, anote el nombre que desee para su documento.
 En Número de Inicio se enumerará las hojas totales del documento, en caso
que sean varias, se recomienda anotar 001, y las siguientes hojas se numerarán
consecutivamente de forma automática.
 En Formato de Imagen, se elige el formato de acuerdo al uso que se le dará al
archivo escaneado. Mas García (2009) explica que los formatos sin comprimir
(TIFF, RAW, PSD, BMP y PDF) son más pesados, pero no pierden calidad;
mientras que los formatos comprimidos (JPEG, GIF, PNG, PDF, TIFF LZW,
JPEG 2000 y Djvu), aunque son más inestables y pierden calidad, tienen un
menor peso y son más aptos para publicar e intercambiar. Para este ejemplo, se
eligió el formato JPEG (*.jpg), tomando en consideración el poco peso del
archivo final y su posible uso para publicación e intercambio.
 Por último, oprima el botón Aceptar, y listo.

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Para escanear a blanco y negro:
1. Ubicados en la pantalla de las especificaciones, mencionada en la sección de
indicaciones generales:
 Elija Modo Oficina.
 En Tipo Imagen, marque la casilla Blanco y Negro.
 En Destino – Origen documento, active la opción Detección Automática.
 En Destino – Resolución, siguiendo las recomendaciones de Mas García (2009),
anote 300 ppp.
 Para una mejor calidad de lectura en aquellos documentos que traen texto,
marque la casilla Mejora del texto.
 Oprima el botón Previo para tener una previsualización de cómo va a
quedar el escaneo final, por si es necesario afinar detalles en la
configuración o acomodar el documento sobre el cristal del escáner.

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 La imagen de previsualización del escaneo a blanco y negro será más o menos
la siguiente (dependiendo del software):
2. Finalmente, ejecute los pasos 2 y 3 de las instrucciones para el escaneo a
color y listo.
Para efectuar un OCR:
El OCR (abreviatura de Optical Character Recognition – Reconocimiento óptico de
caracteres), puede hacerse con software gratuito, o bien, utilizando el software que
acompaña al de escaneo propio de su escáner. Su finalidad es convertir el texto que
contenga un documento escaneado, para su uso en un procesador de texto.
En este caso particular, se utilizará el software acompañante del escáner.
1. Coloque el documento a escanear sobre el cristal del escáner, con la imagen
boca abajo.
2. Abra el programa ABBYY Fine Reader 6.0 Sprint, puede dar doble click
izquierdo sobre el acceso directo ubicado en el escritorio de la computadora o
ir al botón de Inicio y abrir desde ahí, como se aprecia en la siguiente imagen:

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3. Bajo la barra de herramientas del programa, aparecerá una barra gris
conteniendo unos botones numerados, que señalan el paso a paso del proceso.
Éstos se irán activando conforme se necesite, de modo que la interface resulta
muy amigable para el usuario primerizo.
4. En esta misma pantalla, oprima el botón Digitalizar – Digitalizar Imagen:

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5. Luego que se muestre la imagen, se activará el botón Leer. Oprima dicho botón
y elija la opción Leer página actual, tal y como se muestra a continuación:
6. Seguidamente, se mostrará el documento escaneado dos veces: a mano
izquierda aparecerá el documento con el texto marcado en color verde y la
imagen en color rojo, mientras que a mano derecha se muestra cómo va a
quedar el documento terminado el proceso. También, el tercer botón se activará:
7. El tercer botón permite elegir el programa destino del documento, pudiendo
escoger entre guardar el archivo o enviarlo a Excel, Word, a un navegador web
o a Adobe Acrobat. En este caso, oprima la opción Enviar a Microsoft Word:

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8. Automáticamente se abre el procesador de texto con el documento, aunque
presenta ciertos errores ortográficos, al parecer el programa no reconoce ciertos
caracteres y los sustituye por otros.
9. Realice las modificaciones que desee en Word y luego guarde el archivo en
el formato de texto que desee.

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B) Escaneo del Documento.
El siguiente cuadro muestra las características finales del escaneo descrito
en el manual anterior:
Características Color Blanco y negro OCR
Tamaño del 794 Kb 1.19 Mb 220 Kb
archivo
Tiempo 30 seg. 10 seg. 60 seg. (especificación
aproximado de de parámetros) y 1 seg.
digitalización (transformando)
Resolución 300 ppp 300 ppp No aplica (dejó de ser
imagen)
Indicar los bits 24 1 1 (por estar a blanco y
negro)
Utilidades según Para Para visualización a Modificación en un
cada caso de visualización pantalla completa, procesador de texto
digitalización a pantalla publicación o
completa, intercambio
publicación o
intercambio
Referencia bibliográfica
Mas García, J. (2009). Digitalización: conceptos, criterios para la determinación de
formatos de digitalización, uso de ficheros de imagen, equipos de captura y
soportes.