O que é?
Como se utiliza?
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O Plano de Classificação da Informação Arquivística
para a Administração Local
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O que é?
1. Da MEF ao Plano de Classificação
2. Abordagem orgânico-temática vs abordagem funcional
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Evolução do Projeto
7. Até à versão 0.2 do Plano de classificação da informação arquivística
para a Administração Local
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MACROESTRUTURA
FUNCIONAL (MEF)
Abril de 2014
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
A MACROESTRUTURA
FUNCIONAL (MEF)
PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO
conformes à MEF
O Plano de Classificação da
Informação Arquivística para
a Administração Local
é conforme à MEF
Abril de 2014
Plano de classificação
250.20.200 Processamento de pedidos
de horário de trabalho especial
250.20.400 Controlo de assiduid...
Exemplo NÍVEL 1 (Função)
250 – ADMINISTRAÇÃO DE RELAÇÕES LABORAIS
Exemplo NÍVEL 2 (Subfunção)
250.10 - Estabelecimento e c...
ABORDAGEMFUNCIONALMEF
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abordagem funcional
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- Produção ...
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Abordagem funcional
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Abordagem funcional
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Abordagem funcional
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- Classificar a informação no
momento da sua produção
(e não de forma retrospetiva
- prática atual)
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 Desdobramento SÓ...
Do discurso documental ao discurso funcional
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estão na origem de muitos
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O Plano de Classificação de Informação Arquivística para a Administração Local: O qué? Como se utiliza?

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O PCIAAL pretende ser uma ferramenta estruturante na vida dos Municípios e da informação que produzem. Tratando-se de um plano de classificação conforme à MEF, a perspetiva é inovadora, representando uma abordagem suprainstitucional. Privilegia, assim, como princípios maiores a interoperabilidade e a existência de uma linguagem comum dentro da Administração Pública, na prossecussão dos seus processos de negócio.

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O Plano de Classificação de Informação Arquivística para a Administração Local: O qué? Como se utiliza?

  1. 1. O que é? Como se utiliza? I Workshop O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local Maria Rita Gago Município de Oeiras maria.gago@cm-oeiras.pt 20 de Março de 2014
  2. 2. O que é? 1. Da MEF ao Plano de Classificação 2. Abordagem orgânico-temática vs abordagem funcional 3. Linguagem documental vs linguagem funcional Como se utiliza? 4. “Processo de negócio” e “Processo documental” 5. Exemplos de classificação 6. Os índices como ferramentas auxiliares O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local
  3. 3. Evolução do Projeto 7. Até à versão 0.2 do Plano de classificação da informação arquivística para a Administração Local 8. O que se segue… O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local
  4. 4. MACROESTRUTURA FUNCIONAL (MEF) Abril de 2014 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
  5. 5. A MACROESTRUTURA FUNCIONAL (MEF) PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO conformes à MEF
  6. 6. O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local é conforme à MEF Abril de 2014
  7. 7. Plano de classificação 250.20.200 Processamento de pedidos de horário de trabalho especial 250.20.400 Controlo de assiduidade e pontualidade MEF 250 250.10 250.20 250.30 1º e 2º níveis do plano de classificação Mapa conceptual Organização dos tempos de trabalho Identificação de trabalhador Organização da carreira Avaliação do desempenho 250.20.201 Processamento de pedidos de trabalho extraordinário 250.20.401 Participação de acidentes de trabalho ou de doenças profissionais 250.20.402 Processamento de férias 250.20.403 Processamento de licenças de ausência ao serviço 250.20.002 Atribuição de meios de identificação a trabalhadores 250.20.001 Registo biográfico de trabalhadores 250.20.404 Processamento de pedidos de estatuto de bolseiro Definição de horário de trabalho Controlo de assiduidade Relação funcional 3º nível do plano de classificaçãoSubdivisão funcional Relação funcional Modelo conceptual MEF (classes de 1.º e 2.º nível) ABORDAGEM FUNCIONAL Exemplo NÍVEL 1 (Função) 250 - Administração de relações laborais Modelos conceptuais Processos de negócio (classes de 3.º nível) Exemplo NÍVEL 3 (Processos de Negócio) 250.20.201 – Processamento de pedidos de trabalho extraordinário 250.20.400 – Controlo de assiduidade e pontualidade 250.20.401 – Participação de acidentes de trabalho ou de doenças profissionais Exemplo NÍVEL 2 (Subfunção) 250.10 - Estabelecimento e cessação de relações de trabalho 250.20 - Gestão de relações individuais de trabalho 250.30 - Gestão e acompanhamento de relações coletivas de trabalho
  8. 8. Exemplo NÍVEL 1 (Função) 250 – ADMINISTRAÇÃO DE RELAÇÕES LABORAIS Exemplo NÍVEL 2 (Subfunção) 250.10 - Estabelecimento e cessação de relações de trabalho 250.20 - Gestão de relações individuais de trabalho 250.30 - Gestão e acompanhamento de relações coletivas de trabalho Modelo conceptual Macroestrutura Funcional ABORDAGEM FUNCIONAL
  9. 9. ABORDAGEMFUNCIONALMEF Processos de Negócio Plano de classificação 250.20.200 Processamento de pedidos de horário de trabalho especial 250.20.400 Controlo de assiduidade e pontualidade MEF 250 250.10 250.20 250.30 1º e 2º níveis do plano de classificação Mapa conceptual Organização dos tempos de trabalho Identificação de trabalhador Organização da carreira Avaliação do desempenho 250.20.201 Processamento de pedidos de trabalho extraordinário 250.20.401 Participação de acidentes de trabalho ou de doenças profissionais 250.20.402 Processamento de férias 250.20.403 Processamento de licenças de ausência ao serviço 250.20.002 Atribuição de meios de identificação a trabalhadores 250.20.001 Registo biográfico de trabalhadores 250.20.404 Processamento de pedidos de estatuto de bolseiro Definição de horário de trabalho Controlo de assiduidade Relação funcional 3º nível do plano de classificaçãoSubdivisão funcional Relação funcional Modelos conceptuais 250.20 - Gestão de relações individuais de trabalho
  10. 10. Abordagem orgânico-temática vs abordagem funcional Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Abril de 2014 Abordagem orgânicoAbordagem orgânico--temáticatemática
  11. 11. Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Abordagem funcionalAbordagem funcional Abordagem orgânico-temática vs abordagem funcional
  12. 12. Abordagem orgânico-temática Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Abril de 2014 - Os “meus processos” - Os “meus documentos” - As “minhas pastas” - As “minhas FOTOCÓPIAS”
  13. 13. Abordagem orgânico-temática Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Abril de 2014 Características - Organização da documentação por coleções - Organização de macroprocessos - Diferentes conceitos de processo - Visão fragmentada da realidade organizacional
  14. 14. Abordagem orgânico-temática Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Abril de 2014 Desvantagens - Menor resistência a reestruturações orgânicas (relativamente a planos de classificação funcionais) - Ausência de uma visão transversal sobre os processos da organização - Ausência de uma linguagem comum - Ausência de integração da informação
  15. 15. Abordagem orgânico-temática Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Abril de 2014 Riscos - Produção e acumulação desregrada de informação - Dificuldade na recuperação da informação - Proliferação de cópias - Desperdício de recursos
  16. 16. Abordagem orgânico-temática Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Abril de 2014 Riscos - Tratamento retrospetivo da informação de arquivo - Maior dificuldade/morosidade na avaliação e seleção - Acumulação de documentação e informação
  17. 17. Abordagem funcional Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Princípios Abordagem suprainstitucional Transversalidade  Respeito pelas Funções definidas na MEF
  18. 18. Abordagem funcional Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Vantagens - Adoção de uma linguagem comum - Agilização de procedimentos - Maior eficácia e eficiência na recuperação da informação - Visão transversal das transações - Noção das relações de reciprocidade
  19. 19. Abordagem funcional Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Vantagens - Rentabilização de recursos - Maior facilidade na gestão por processos - Facilitação na reengenharia de processos - Facilitação na integração com sistemas de informação
  20. 20. Abordagem funcional Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Abril de 2014 Riscos/ Dificuldades - Patrocínio executivo - Grande necessidade de planeamento, sensibilização e acompanhamento na implementação - Rutura com o paradigma da tradição arquivística (orgânico-temática) - Gestão documental que satisfaça os requisitos da classificação associada a uma gestão por processos
  21. 21. - Classificar a informação no momento da sua produção (e não de forma retrospetiva - prática atual) - Contextualizar a informação quanto ao processo de negócio em que se insere Abordagem funcional
  22. 22. Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Assim,  Processos de Negócio = 3.º nível  Desdobramento SÓ AVALIAÇÃO = 4.º nível Abordagem funcional
  23. 23. Do discurso documental ao discurso funcional Discurso Funcional Discurso documental Classificação Função Secção (subfundo) Classe de 1º / 2º nível Processo de negócio Série Classe de 3º nível Cada ocorrência do processo de negócio Processo documental Atividade [Subsérie] [Classe de 4º nível] Cada ocorrência da atividade [Subprocesso] Ato Documento simples
  24. 24. A produção e acumulação desregradas de informação estão na origem de muitos problemas.
  25. 25. Então… como se utiliza o Plano de Classificação? Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal
  26. 26. Então… como se utiliza o Plano de Classificação? PROSPETIVAMENTE
  27. 27. Como se utiliza o Plano de Classificação? - Não deve ser adaptado nem aplicado retrospetivamente, sob pena de se colocar em risco a ordem original da informação.
  28. 28. Como se utiliza o Plano de Classificação? Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Exemplos de aplicação Do macroprocesso ao processo de negócio Processo Individual de trabalhador Nº Mecanográfico 123456 250.20.200 Processamento de pedidos de horário de trabalho especial 250.20.400 Controlo de assiduidade e pontualidade 250.20.201 Processamento de pedidos de trabalho extraordinário 250.20.401 Participação de acidentes de trabalho ou de doenças profissionais 250.20.402 Processamento de férias 250.20.403 Processamento de licenças de ausência ao serviço 250.20.002 Atribuição de meios de identificação a trabalhadores 250.20.001 Registo biográfico de trabalhadores 250.20.404 Processamento de pedidos de estatuto de bolseiro
  29. 29. Como se utiliza o Plano de Classificação? Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Exemplos de aplicação Das coleções ao processo de negócio Coleções de correspondência Correspondência incluída nos Processos respetivos
  30. 30. Como se utiliza o Plano de Classificação? Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal UM processo de negócio DIVERSAS ocorrências
  31. 31. Como se utiliza o Plano de Classificação? Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Exemplo Processo de negócio: • Processamento de pedido de horário de trabalho especial Ocorrências: • Horário de trabalhador estudante • Horário de amamentação • Horário reduzido por doença crónica • Horário reduzido • Jornada contínua…
  32. 32. Como se utiliza o Plano de Classificação? Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Como chegar à informação? Cada classe é identificada e caracterizada através de: 1. Código (obrigatório) 2. Título da classe (obrigatório) 3. Descrição (obrigatório) 4. Notas de aplicação (se pertinente) 5. Notas de exclusão (se pertinente)
  33. 33. Como se utiliza o Plano de Classificação? Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Como chegar à informação? A fim de facilitar a utilização: • Consulta do plano • Classificação • Recuperação da informação - Índice ordenado por código de classe 3.º nível, a remeter para os termos associados a cada processo de negócio - Índice alfabético permutado, por termo, a remeter para cada classe de 3.º nível
  34. 34. Como se utiliza o Plano de Classificação? Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Como chegar à informação? Índice classes de 3.º nível Código Designação da classe de terceiro nível Termo 250.20.200 Processamento de pedidos de horário de trabalho especial Horário de amamentação ou aleitação (Pedido de horário especial) Horário de trabalhador-estudante (Pedido de horário especial) Horário de trabalho (Pedido de horário especial) Horário desfasado (Pedido de horário especial) Horário flexível (Pedido de horário especial) Horário por turnos (Pedido de horário especial) Horário reduzido (Pedido de horário especial) Horário reduzido para assistência a descendentes com deficiência (Pedido de horário especial) Horário reduzido por doença crónica (Pedido de horário especial) Isenção de horário (Pedido de horário especial)…
  35. 35. Como se utiliza o Plano de Classificação? Município de Oeiras. DMADO. DGO. Serviço de Arquivo Municipal Como chegar à informação? Índice alfabético, por termo Termo Título da classe de terceiro nível Código Horário de amamentação ou aleitação (Pedido de horário especial) Processamento de pedidos de horário de trabalho especial 250.20.200 Horário de estabelecimento comercial (Fiscalização) Fiscalização de horário de funcionamento de estabelecimentos comerciais 500.10.413 Horário de funcionamento de estabelecimento comercial, autorização de redução de Autorização de alteração ao horário de funcionamento de estabelecimentos comerciais 450.10.001 Horário de funcionamento de estabelecimento comercial, mapa de Autorização de alteração ao horário de funcionamento de estabelecimentos comerciais 450.10.001 Horário de funcionamento, autorização de alargamento de Autorização de alteração ao horário de funcionamento de estabelecimentos comerciais 450.10.001
  36. 36. O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local: Evolução do Projeto FASESFASES 1 – MACROESTRUTURA FUNCIONAL (Concluído) 2 – PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 2.1 – PC v. 0.1 (Concluído) 2.2 – HARMONIZAÇÃO DAS CLASSES DE 3.º NÍVEL 2.3 – PC v. 0.2 (Concluído) RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE PAEIS (Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica) GTAL (apoio DGLAB) GTAL + ACE (apoio DGLAB) GTAL (apoio DGLAB) Até à versão 0.2 do Plano de classificação da informação arquivística para a Administração Local
  37. 37. O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local: Evolução do Projeto FASESFASES 3- TABELA DE SELEÇÃO (Em curso) 4- PLANO DE PRESERVAÇÃO DIGITAL (A partir da Tabela de Seleção, após conclusão da Fase 3 RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE GTAL (apoio DGLAB) CADA AUTARQUIA (de acordo com as suas características específicas) Após versão 0.2 do Plano de classificação da informação arquivística para a Administração Local
  38. 38. O Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local: O que é? Como se utiliza? maria.gago@cm-oeiras.pt

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