1. Tecnología
y Servicios
Tecnología y Servicios
para una Gestión de Documentos
eficiente, segura y sostenible

2. ¿Por qué es
importante gestionar
?
los Documentos?
2

3. Vivimos en la Sociedad
de la Información
3

4. La información es un activo vital
para la Productividad
de cualquier organización
4

5. La información “viaja”
en Documentos
5

6. Para maximizar su productividad, cualquier
organización debe gestionar sus documentos
con Eficiencia
6

7. Una gestión de documentos eficiente,
se consigue gracias a una
óptima aplicación de la Tecnología
7

8. La óptima aplicación de la Tecnología
debe gestionarse con una
perspectiva dinámica en el tiempo
8

9. La perspectiva dinámica en el tiempo, requiere contar
con un Socio Tecnológico que aporte valor
añadido en la Gestión de Documentos
9

10. RICOH le propone ser su
socio tecnológico
… aportando el máximo valor a
su Gestión de Documentos…
…de forma sostenida en el tiempo
10

11. ¿Qué entendemos por aportar
el máximo valor a su
Gestión de Documentos
?
11

12. Máximo valor en la Gestión de Documentos
Máxima Funcionalidad Tecnológica
Incremento
de la
Seguridad
Reducción
del Coste
Total de la
Operación
Procesos
más
Productivos Optimización continua
Sostenibilidad Medioambiental
12

13. La Oficina ECOnómica
Partiendo de la máxima
Funcionalidad Tecnológica
La innovadora tecnología
RICOH permite disponer de
la máxima funcionalidad en la
gestión de documentos
El MFD como “centro” de
la Gestión de Documentos
13

14. La Oficina ECOnómica
“Green” Office
Sin Optimizar Optimizado
TCO TCO
Nº Dispositivos 100 Nº Dispositivos <100
Eficiencia 100 CO2 Eficiencia >100 CO2
energética energética
Consumo Papel 100 Consumo Papel <100
Volumen 100 Volumen 100
14

15. Máximo valor en la Gestión de Documentos
Reducción del Coste Total de Operación
Ahorro mínimo del 10% de los
Imprimir
por menos
costes actuales
Optimización de los costes asociados
a la Gestión de Documentos
Servicio de Consultoría
Innovadoras Soluciones Tecnológicas
Modelo de Servicios Gestionados
15

16. Máximo valor en la Gestión de Documentos
... con foco en la Reducción de Costes
Incrementar la productividad vía
Mayor
la optimización de los flujos de
productividad
documentos
Optimización de procesos intensivos
en Documento
Asesoramiento Experto
Automatización de procesos mediante
la implantación de tecnología
Servicios de Outsourcing Documental
16

17. Máximo valor en la Gestión de Documentos
... e incrementando el nivel de Seguridad
La información es un activo vital
Mayor
que merece el máximo esfuerzo
Nivel
de protección, por ello la
de Seguridad
tecnología RICOH aporta
soluciones de seguridad a 4
niveles
Seguridad en el flujo desde el dispositivo
Seguridad en el acceso al dispositivo
Seguridad en la conexión del dispositivo
Seguridad física del dispositivo
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18. Con un Modelo de Servicios Gestionados…
…que garantiza la Optimización Continua
18

19. Optimización Continua
¿Cómo gobernamos?
Optimización continua para mejorar la calidad del servicio, impulsar proyectos
de mejora y asegurar la aplicación de las políticas recomendadas en la solución.
Gestión de capacidad de la tecnología, en cuanto a la carga de trabajo
y su vida útil.
Gestión proactiva de la disponibilidad, para minimizar el número de incidencias y
¿Por qué Ricoh?
optimizar el uso de los recursos.
• Metodología contrastada para garantizar
• Consultorías recurrentes periódicas para analizar el estado del servicio bajo el estado óptimo del entorno documental.
metodología consultiva y con seguimiento y evaluación de nuevos planes de
mejora. • Equipo experto de Gobierno.
• Reporte y reunión de evolución periódica para gestión de: incidencias equipos y Contract Manager
servicios (SLA‟s) / Cambios (IMAC-D) / Aplicación de políticas. Planes de mejora. (punto de contacto único)
• Gestión de satisfacción a usuario final orientada al incremento de productividad. Report analyst (MDC)
Consultores Expertos (MDC)
Coste
Tiempo
Gobernar el nuevo entorno documental permitiendo mantener siempre la solución óptima
y garantizando costes mínimos con la mayor productividad, eficiencia y calidad.
19

20. Con un Modelo de Servicios Gestionados…
…que garantiza la Optimización Continua
20

21. ¿Por qué elegir
a RICOH como
Socio Tecnológico?
?
21

22. Una organización global…
Cobertura con subsidiarias directas
Cobertura a través de distribuidores
109.014 empleados
Presencia en 180 países
311 compañías operativas
22

23. … líder en tecnología
25%
28%
Europa
14% Japón
21%
30%
América China
España 25%
Asia
Pacífico
Cuota Mercado Global: 24%
Mercado de Equipos Multifuncionales para Oficina
(Fuente: InfoSource)
23

24. … con la innovación como prioridad
RICOH sustenta su liderazgo
en la innovación de soluciones >5,4%
tecnológicas, invirtiendo
anualmente más del 5,4%
de su facturación en I+D+i
RICOH ha sido pionero
en la comercialización 11 centros de I+D
de las soluciones
más innovadoras 3.500 especialistas
24

25. La sostenibilidad como pilar
fundamental…
• RICOH es miembro de Global 100, reconocida
por octavo año consecutivo como una de las cien
compañías más sostenibles del mundo.
• El Grupo RICOH firmó en 2002 el „Pacto
Mundial de la ONU‟ para ratificar su compromiso
con el desarrollo y fomento de una sociedad
sostenible.
• RICOH recibe por tercer año consecutivo el
reconocimiento al compromiso en la sostenibilidad
y la responsabilidad social corporativa „World
Most Ethical Companies‟ por el Instituto
Ethisphere.
• En 2009, Ricoh Europe recibió el „Ruban
d’Honneur‟ en los Premios Europeos de la
Empresa de 2009, en el apartado de
Sostenibilidad Corporativa.
25

26. La sostenibilidad como pilar
fundamental…
• RICOH obtiene en 2011 el Primer Premio de
reconocimiento de EFQM a la „Competición de
Buenas Prácticas en Sostenibilidad‟, gracias a
su Programa de Optimización de la Sostenibilidad,
cuyo objetivo es reducir el impacto medioambiental
y optimizar la gestión documental, a través de
créditos de compensación de CO2.
• RICOH es reconocida por el Índice „FTSE4Good‟
por octavo año consecutivo. La gestión
medioambiental de la compañía ha sido evaluada
como „Best Practice‟ y reconocida por realizar el
100% de sus operaciones bajo la ISO14001 – la
certificación del sistema de gestión
medioambiental.
• RICOH ha sido galardonada con la calificación
„Prime‟ por Oekom Research, una de las
principales agencias a escala mundial de
calificación de la inversión sostenible.
26

27. … y la RSC como pilar estratégico
Respeto Armonía
por las con el Medio
personas Ambiente
Armonía Integridad
con la en las
Sociedad Actividades
Empresariales
Estatutos de RSC
de Ricoh Europe
27

28. … y la RSC como pilar estratégico
Reciclamos un 30% de nuestros
Armonía
equipos comercializados en 2010 con el Medio
y cumplimos con el objetivo de Ambiente
Fundación Ecofimática, en el
marco de un sistema integrado de
gestión de residuos de dispositivos
electrónicos.
Conseguimos un ahorro energético
del 49,03% de media en 193 clientes
gracias nuestras soluciones y servicios.
Reducimos un 1% las TN de CO2
por empleado al año.
Nuestros clientes pueden adherirse
al Servicio Integral de Recogida Estatutos de RSC
de Consumibles colaborando con de Ricoh Europe
Ricoh en la gestión ambiental.
28

29. … y la RSC como pilar estratégico
Reducimos un 15% los accidentes
Respeto
de trabajo por empleado desde 2008.
por las
personas
Apostamos por la igualdad.
85 promociones Internas, el 46%
mujeres en el año 2010.
Incorporamos 158 nuevos
profesionales titulados Diplomados
y Licenciados en 2010, 43% mujeres.
Más del 80% de nuestros
colaboradores reciben anualmente
la evaluación del desempeño.
Estatutos de RSC
de Ricoh Europe
29

30. … y la RSC como pilar estratégico
Valoración de nuestro servicio al Armonía
Cliente en 2010 4,3 (escala 1 a 5). con la
Sociedad
Encuesta de satisfacción al cliente,
Competitividad de la marca y encuestas
sobre soluciones y servicios nos aportan
valor para seguir mejorando.
Colaboraciones con ONG‟s en varios
proyectos de Acción Social (Càritas,
Médicos sin Fronteras y Cruz Roja,
Acción Natura, Corazones Atendidos).
En 2010-2011 se realizaron
donaciones por importe de 44.546 €
Estatutos de RSC
de Ricoh Europe
30

31. … y la RSC como pilar estratégico
Total transparencia en nuestras
Integridad
Finanzas, auditorías certificadas en las
y cumplimiento de SOX. Actividades
Empresariales
Certificación de Seguridad de la
Información ISO 27001 por BSI Group.
Sistema integrado de Gestión de
Calidad, Medioambiente y Seguridad
y salud certificado por AENOR.
54 Acciones de mejora implantadas
fruto de las Reclamaciones de nuestros
clientes y de las sesiones de mejora
continua.
Estatutos de RSC
de Ricoh Europe
31

32. Todo ello, confiando en el líder en España
225 millones de € de facturación (2010)
128.000 equipos Nº 1 en
instalados Ventas de MFP
> 50.000 > 1.300
clientes profesionales
15
> 100 delegaciones
distribuidores
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33. … y con toda Garantía
Primera empresa del sector en obtener el reconocimiento
EFQM “5 Estrellas” a la Excelencia en la Gestión en base
al Modelo Europeo.
El Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
está certificado según la norma ISO 27001 a nivel global.
El Sistema de Gestión Medioambiental en la sede
corporativa está certificado según la norma ISO 14001.
El Sistema de Gestión de Calidad del Servicio de Asistencia
Técnica está certificado según la norma ISO 9001.
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
está certificado según la norma OHSAS 18001.
33

35. Servicios
Documentales
Gestionados
MDS

36. Modelo de Servicios Gestionados…
…que garantiza la Optimización Continua
36

37. Modelo de Servicios Gestionados…
…que garantiza la Optimización Continua
37

38. Servicio de Consultoría
38

39. Cómo comprendemos
Metodología Ricoh
FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5 FASE 6
Planificación Toma de datos Análisis Diagnóstico Diseño propuesta Presentación
del proyecto en campo de datos situación actual mejora informe global
Análisis (conocer, medir e interpretar)
Inventario de dispositivos, planimetría, volúmenes, ¿Por qué Ricoh?
Funcional
funcionalidades y niveles de satisfacción de usuarios.
Equipo de Consultores experto en:
Impacto medioambiental del modelo de gestión
Medioambiental
de documentos (emisiones de CO2, consumo • Optimización de la flota de
eléctrico, papel). impresión.
Cálculo del Coste Total de Operación (TCO) • Optimización de procesos
Económico
- costes directos y costes indirectos. intensivos en documentos.
Audit de los niveles de seguridad en la gestión • Soluciones Tecnológicas.
Seguridad
de documentos.
• Entornos de Producción .
Flujo • Servicios de Outsourcing.
Procesos intensivos en documentos.
documental
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40. Cómo mejoramos
Metodología Ricoh
FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5 FASE 6
Planificación Toma de datos Análisis Diagnóstico Diseño propuesta Presentación
del proyecto en campo de datos situación actual mejora informe global
Asesoramiento experto de especialistas
Tecnología de impresión para entornos de Oficina
Hardware
y de Producción. ¿Por qué Ricoh?
Software
Soluciones de SW para gestión de dispositivos • La garantía del experto
y plataformas de gestión documental. en todo tipo de clientes.
• Más de 600 consultorías
Máxima funcionalidad y seguridad. realizadas.
Funcionalidad
• 55.000 dispositivos auditados.
Servicios gestionados de la flota de dispositivos desde
Servicios
la operativa hasta la gestión continua en el tiempo. • Ahorro mínimo garantizado
del 10%.
Servicios gestionados para procesos intensivos en
Políticas
documentos.
40

41. Servicio de Gestión del Cambio
41

42. Cómo transformamos
Metodología basada en Prince 2
FASE 7 FASE 8 FASE 9 FASE 10 FASE 11
Planificación Comunicación Implantación Formación Puesta en marcha
TRANSFORMAR
Implementar de forma ordenada y planificada, minimizando
el impacto en el negocio y en los usuarios.
• Establecimiento de Project Plan ¿Por qué Ricoh?
y Deployment Package
• Más de 500 instalaciones superiores a 25
• Gestión de la Comunicación y la Formación equipos.
para facilitar el cambio
• Más de 40.000 equipos instalados.
• Inventario de equipos y acta de instalación
• Más de 400.000 usuarios formados en los
• Certificaciones de destrucción de equipos últimos 5 años.
retirados, en conformidad con políticas
medioambientales • Experiencia en proyectos de alta complejidad.
• Manuales de usuario y guías rápidas
42

43. Servicio de Consultoría
43

44. Cómo operamos
Metodología ITIL
FASE 12 FASE 13 FASE 14
Operación de la Gestión equipo Entrega del
infraestructura humano servicio
OPERAR
• Servicio de Asistencia Técnica.
¿Por qué Ricoh?
• Help Desk para servicios On-line
• Líder en servicios documentales.
(www.ricoh.es/cac).
• Más de 125.000 equipos instalados en España.
• Servicios a medida (IMAC-D, retirada
de consumibles…).
• Más de 65.000 Contratos de Servicios activos.
• Operación remota de la flota.
• 540 técnicos para asegurar la cobertura del servicio.
• Personal técnico in-situ.
Excelencia operativa que libera al área de TI de tareas de operación,
contribuyendo a incrementar su productividad
44

45. Servicio de Mejora Continua
45

46. Cómo gobernamos
Metodología ITIL
¿Por qué Ricoh?
• Aplicar Políticas de Gestión Documental.
• Gestión proactiva de la disponibilidad.
FASE 15 FASE 16 FASE 17
Análisis continuo Control niveles Planes de • Reporting periódico con indicadores y
y reportes servicio y KPI‟s mejora niveles de servicio.
Establecer Políticas para la Mejora Continua • Reunión periódica para evaluación de la
operativa.
Optimización continua para mejorar la calidad del servicio, impulsar proyectos de mejora
y asegurar la aplicación de las políticas recomendadas en la solución.
• Consultorías anuales para generar nuevos
Gestión de capacidad de la tecnología, en cuanto a la carga de trabajo planes de mejora.
y su vida útil.
Gestión proactiva de la disponibilidad, para minimizar el número de incidencias y • Gestión de satisfacción de usuario final.
optimizar el uso de los recursos.
• Consultorías recurrentes periódicas para analizar el estado del servicio bajo
metodología consultiva y con seguimiento y evaluación de nuevos planes de mejora.
• Reporte y reunión de evolución periódica para gestión de: incidencias equipos y
servicios (SLA‟s) / Cambios (IMAC-D) / Aplicación de políticas. Planes de mejora.
Coste
• Gestión de satisfacción a usuario final orientada al incremento de productividad.
Tiempo
Gobernar el nuevo entorno documental permitiendo mantener siempre la solución óptima
y garantizando costes mínimos con la mayor productividad, eficiencia y calidad.
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47. Con qué políticas
Metodología ITIL
¿Por qué Ricoh?
• Definición conjunta de las políticas
de gestión documental.
• Basadas en las estrategia documental
FASE 15 FASE 16 FASE 17 definida en la Organización.
Análisis continuo Control niveles Planes de
y reportes servicio y KPI‟s mejora
• Basadas en el conocimiento experto
Establecer Políticas para la Mejora Continua de Ricoh.
• Dinámicas en el tiempo, adaptadas
Entorno distribución dispositivos,
Productividad a las necesidades cambiantes del negocio
conectividad, funcionalidades especiales. y de la tecnología.
De uso, acceso, confidencialidad y
Seguridad seguridad. Niveles de Color, doble clara, • Reporting periódico con indicadores
que permitan el control y seguimiento
cuotas, perfiles
de los KPI‟s.
Gobierno, reuniones periódicas de
Gestión y SLA’s seguimiento de SLA‟s fijación de targets
KPI‟s
Eficiencia de la tecnología, uso y consumo
Medioambiente papel, número de dispositivos, RSC, ,…
La gestión experta de las Políticas de Gestión, permitirá, de forma sostenida en el tiempo,
incrementar la productividad y controlar los costes operativos
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48. Máximo valor en al Gestión de Documentos…
…de forma sostenida en el tiempo…
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