Systeme für das Input Management (IM) können viele Prozesse rund um die Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung automatisieren und beschleunigen. Sie übernehmen die Klassifikation, Datenextraktion, Verteilung und Bearbeitung von entsprechenden Dokumenten im Unternehmen. Gewinnen Sie einen Einblick in dieses Thema mithilfe des Vortrags unseres Enterprise-Content-Management-Analysten Michael Schiklang.

1. Die automatische Post- und
Rechnungseingangsbearbeitung – Potentiale
moderner Lösungen für Input Management
Michael Schiklang,
Senior Analyst Enterprise Content Management

2. Business Application Research Center
BARC ist der führende Marktanalyst für
Business Intelligence, Daten- und Dokumentenmanagement in Europa
Historie
 1994: Beginn der Untersuchung von Business-Intelligence-Software am Lehrstuhl
Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg (Prof. Thome)
 1999: Spin-Off als eigenständiges Analystenhaus (BARC GmbH)
 2005: Internationalisierung
 2011: Fusion mit CXP zu einer Unternehmensgruppe (80 Mitarbeiter, davon 40 Analysten)
BARC Heute
 35 Mitarbeiter, davon 16 Analysten & Berater
 über 1200 Kunden jährlich
 Themen: Business Intelligence, Datenmanagement, Enterprise Content Management,
IT Service Management, ERP, CRM, HR
 Standorte: Würzburg, Zürich, Wien, London, Paris
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3. Ressourcen bei BARC für Ihr Projekt
• Durchführung von internationalen Umfragen, basierend auf eigenem
Marktforschungs- IT-Anwender-Panel
• The BI Survey 10
studien • Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012
• Data Warehouse Survey 2011 www.barc.de
• Business Intelligence • Enterprise Ressource Planning
Produktvergleichs- • Datenmanagement • Customer Relationship Management
• Enterprise Content Management • Human Resource Management
studien • IT Service Management
www.barc.de/studien
• 03.05.12: Tagung – Automatische Rechnungs- und
Veranstaltungen Posteingangsbearbeitung
• 15.+22.05.12: Tagung - Software für die Finanzkonsolidierung
• Online Demos auf www.software-präsentationen.de
• Individuelle Unterstützung für Strategie, Architektur und
Software-Auswahl
Beratung
• Unabhängige Beratung in den Bereichen BI, Data Warehousing und
Datenintegration, ECM, IT Service Management, ERP, CRM, HR
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4. Szenarien und Projekttreiber
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5. Klassischer Zahlprozess - Tätigkeiten
Zentrale Poststelle Eingang der zentralen Post
Sammeln und Sortieren der Rechnungen
Hauspost Manuelle Zustellung zu den Adressaten bzw.
den Mitarbeitern der Buchhaltung
Buchhaltung Prüfung auf formale Richtigkeit und Vorerfassung
Identifikation der Freigeber & Weiterleitung
Sachlicher Prüfer Prüfung auf inhaltliche Richtigkeit (Freigabe)
Kontierung und ggf. Positionsdatensplitting
Zeichnungs-
Inhaltliche Freigabe (2. Freigeber)
berechtigter
Erfassung der kompletten Rechnungsdaten und
Buchhaltung
Zahlungsfreigabe
ERP-System Verbuchung der Rechnung
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6. Klassischer Zahlprozess - Tätigkeiten
Zentrale Poststelle Eingang der zentralen Post
Sammeln und Sortieren der Rechnungen
Hauspost Manuelle Zustellung zu den Adressaten bzw.
den Mitarbeitern der Buchhaltung
Buchhaltung Prüfung auf formale Richtigkeit und Vorerfassung
• Hoher manueller Identifikation der Freigeber & Weiterleitung
Aufwand
• Fehlende Transparenz
Sachlicher Prüfer Prüfung auf inhaltliche Richtigkeit (Freigabe)
• Medienbrüche Kontierung und ggf. Positionsdatensplitting
• Teilweise lange Liege- und Durchlaufzeiten
Zeichnungs-
Inhaltliche Freigabe (2. Freigeber)
berechtigter
Erfassung der kompletten Rechnungsdaten und
Buchhaltung
Zahlungsfreigabe
ERP-System Verbuchung der Rechnung
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7. Der automatische Rechnungseingang
Reduktion des
Papierarchivs
Archivierung oder
Vernichtung
des Originals
Schnellere Schnellere
Informations- Prozess-
verteilung bearbeitung
Ablage des Image Zentrale
im Archivsystem Verfügbarkeit
Einbinden in
Genehmigungs-
Workflow
Erkennungs-/ Extraktion der Dokumentation
Scannen des Ablage der
Dokuments
Klassifikations-
Software
Rechnungs-
informationen
? der Vorgangs-
bearbeitung
Buchungsbelege
Einheitliche Automatische
Verbuchung Erhöhte
Metadatenstruktur im ERP-System
Prozesstransparenz
evtl. Nachbesserung
Prozessautomation
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8. Nachteile der manuellen Posteingangsverteilung
Rechnung Mahnung
Zentrale
Poststelle Auftrag Vertrag
Kunden- Beleg
Brief
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9. Nachteile der manuellen Posteingangsverteilung
Medienbruch und keine einheitliche Archivierungsstrategie
Rechnung Hoher Aufwand in großen Unternehmen
Mahnung
Zentrale Oftmals lange Liegezeiten
Poststelle Auftrag Vertrag
Zuordnung teilweise unklar
Manuelle Verteilung ist kostenintensiv
Kunden- Beleg
Brief
Fehlende Transparenz und Dokumentation
Problematisch bei dezentralen Strukturen
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10. Der automatische Posteingang
Datenabgleich mit
Referenzdaten
z. B. Organisations-
Auftrag
datenbank ERP-System
Brief
Mahnung
Erkennungs-/ Zuordnung zu
Erfassungs-
Klassifikations- Geschäftsvorfällen
station
Software bzw. Sachbearbeitern
Ablage des Image
evtl. Nachbesserung
(digitale Bildverbesserung,
z.. B. Kontrastwerte, bei
Bedarf neuer Scanvorgang)
Archivierung oder Vernichtung
des Originals
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11. Systeme und Quellen
Zusammenführen von Inhalten
@
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12. Projekttreiber Input Management
(Direkte) Kostenvorteile
Vermeidung Kopien und Lagerung
von Papier,
Qualitätsaspekte Zeitvorteile
(Teil-)Automation der Erfassung
Automatische Prüfungen, Input und Prüfung, schnellere
Prozesstransparenz, geringere
Fehlerquote der Klassifikation, Management Bearbeitung und Weitergabe durch
Digitalisierung, weniger
Nachbearbeitungsaufwand, …
Nachweisbarkeit Sicherheit Partnermanagement
Erfassung der Belege und Rechtemanagement, Bessere Reaktion auf
Rückmeldungen, … Zugriffssteuerung; Partneranfragen, bessere
Mögliche Protokollierung Vereinfachte Spiegelung Auskunftsfähigkeit
der Bearbeitung nun digitaler Informationen (Kunden)
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13. Marktsegmentierung
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14. Marktsegmentierung
Klassifikation- &
Workflow, Recherche, Ablage,
Extraktions-Engines,
Metadaten, Scanclients
Validierungswerkzeuge &
Regelwerke
ECM-Anbieter Extraktions- und
Klassifikations-
Anbieter
Scan- und OCR-
Prozess-Anbieter
Anbieter
Scanclients,
Workflow, ABC Bildbearbeitungsroutinen,
ERP-Integration, OCR-Engines,
universelle Plattformen Barcode-Engines
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15. Stolpersteine in Projekten
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16. Ziel- und Projektdefinition
 Ausgangssituation klar festlegen
 Ziele definieren
 Projektteam bilden und
Ressourcen zuordnen
 Projektplan ableiten
 Phasen definieren
Erfahrungen aus Projekten:
 „ Es muss eine bessere Ablage der Rechnungen möglich sein.“
 „Wir haben bisher ein Papierarchiv und wollen im nächsten Quartal
einen Business Workflow mit Collaboration Platform im Retention
Management zur Compliance, um Synergien zu erzielen und eine
globale Wissensbasis zur Best Practise zu nutzen. (…)“
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17. Software-Auswahl bei der
Rechnungseingangsbearbeitung
 Anforderungsanalyse
 Workshops mit der IT
 Workshops mit der Buchhaltung
 Dokumentenanalyse
 Prozessanalyse
 Prozessanpassung
 Identifikation der Verantwortlichkeiten
 Software-Auswahl
 Markt-Recherche
 Markt-Eingrenzung
 Grobevaluation
 Detailevaluation (Proof of Concept)
 Auswahl des geeigneten System
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18. Bringen Sie Verbesserungen,
Stolpersteine aber ändern Sie nichts…
Geschäftsführung Das ist doch nur ein IT-Projekt
und geht uns nichts an Fachabteilung
Digital geht das sowieso nicht…
Unser altes Programm ist besser
Die Anforderungen sind eh klar –
Das wird alles Input
brauchen wir nicht zu erheben
lösen können
Management
Die Lizenzpreise der Basismodule haben Sie ja,
Erweiterung und Anpassung sind nebensächlich
Wir haben schon Organisationsprojekte / andere
IT-Projekte gemacht – IM ist das gleiche…
Projektteam Berater Software-Anbieter
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19. Fazit
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20. Fazit: Input Management
Verknüpfung von Dokumenteninhalten und Prozessen
 Schnelle Bearbeitung möglich
 Frühe Digitalisierung
Reduktion des manuellen Aufwand
 Automatische Extraktion von Daten
 System unterstützt Bearbeitung
Steigerung von Qualität und Geschwindigkeit
 Höhere Datenqualität
 Reduktion der Durchlaufzeiten
Die Systeme bieten hohe Potentiale. Diese können aber
nur durch ein strukturiertes Projekt realisiert werden.
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21. BARC-Tagung – Automatische Rechnungs-
und Posteingangsbearbeitung
Termin
 3. Mai 2012 (Würzburg)
Inhalt
 7 Software-Anbieter stellen sich mit ihren Input-
Management-Lösungen in LIVE-Demos dem
direkten Vergleich
 BARC gibt eine Grundstruktur der Präsentationen
vor und erläutert das Produktspektrum der
einzelnen Anbieter aus Analystensicht
 Eine begleitende Fachausstellung gibt
Teilnehmern die Möglichkeit, sich mit Anbietern,
Anwendern und Analysten auszutauschen
Mehr Informationen und Anmeldung unter
www.barc.de/im
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22. Aktuelle BARC-Umfrage
Input Management
Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Post- und
Rechnungseingangsbearbeitung?
Die BARC-Umfrage „Input Management – Post- und
Rechnungseingangsbearbeitung“ soll die aktuelle Nutzung, die
Herausforderungen und die Zukunft von Input Management beleuchten.
Nehmen Sie noch heute an der Umfrage teil und gewinnen Sie ein
IPad! Alle Teilnehmer erhalten einen exklusiven, kostenfreien Auszug
aus den Studienergebnissen.
Umfrage starten unter www.barc.de/input-management
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23. Kommende kostenfreie Webinare
Big Data: Neue Chancen und Herausforderungen in der Analyse
polystrukturierter Daten
 11. Mai 2012, 11:00 bis 11:45 Uhr
 Dr. Carsten Bange, Geschäftsführer
Der Business-Intelligence-Markt in Deutschland: Aktuelle Trends und
Marktentwicklung
 28. Juni 2012, 14:00 bis 14:45 Uhr
 Dr. Carsten Bange, Geschäftsführer
ECM Software-Auswahl: Auf der Suche nach dem richtigen System –
strukturiertes Vorgehen bei der Software-Auswahl
 14. September 2012, 11:00 bis 11:45 Uhr
 Martin Böhn, Head of Enterprise Content Management
Anmeldung unter www.barc.de/webinare
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24. Kontakt
Michael Schiklang
Senior Analyst – Enterprise Content Management
BARC GmbH
Steinbachtal 2b Tel. +49 (0)931/880651-0 mschiklang@barc.de
D-97082 Würzburg Fax +49 (0)931/880651-8 www.barc.de
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25. Die BARC-Studie zum Thema
Enterprise Content Management
 Systeme für Enterprise Content Management im
Test
 Lösungen für Dokumentenmanagement und
Archivierung
 Strukturierte Detailbeschreibungen und
Bewertungen zu den getesteten Anbietern
 Vermittlung von betriebswirtschaftlichen und
technischen Grundlagen, detaillierte Hilfe für das
Software-Auswahlprojekt
 Leseprobe und Bestellmöglichkeit unter:
www.barc.de/ecm
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26. Ressourcen zum Thema
Enterprise Content Management
Prozessmodellierungs- E-Mail-Management Rechnungs- und
werkzeuge Systeme für Verwaltung, Posteingangsbearbeitung
Systeme für Archivierung und für Systeme Input
Dokumentation, Entwurf, Response-Management Management: für Klassifikation,
Simulation und Analyse im Vergleich Datenextraktion, Verteilung und
Bearbeitung im Vergleich
Weitere Informationen: www.barc.de/studien
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27. BARC Research Abo
Das BARC Research Abo bietet Zugriff auf den
gesamten BARC-Research:
 Einjähriger Zugriff auf den gesamten Pool an BARC-Studien, Research
Notes, Marktforschungsergebnissen und weitere Veröffentlichungen.
 Zwei Stunden Zeitbudget für Analystengespräche in Form von Telefonaten
und Onlinemeetings.
 Zugang zu exklusiven Webinaren in denen detailliertes Analysten-Know-how
vermittelt wird und auch auf individuelle Fragestellungen der Teilnehmer
eingegangen werden kann.
 Teilnahme an BARC-Tagungen
 Newsletter zu aktuellen Entwicklungen im Markt
Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an (sschmitt@barc.de)
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