In dit rapport worden de drie V’s besproken: Virtual, adVantage en Value (Virtueel, Voordeel en Waarde). Op basis hiervan worden de voordelen van flexibel werken gedefinieerd, een manier van werken die in het komende decennium steeds meer zal worden toegepast. Terwijl het concept ‘virtualiteit’ aan terrein wint, worden de waardepaling van flexibiliteit en het ontwikkelen van een business case om onze manier van werken te veranderen van essentieel belang. Winnende strategieën op het werk hebben alles met succes te maken. En dit succes betreft zowel de werkgever als de werknemer, omdat het VWork-concept voordelen oplevert op verschillende gebieden. http://www.regus.nl/?utm_campaign=slideshare

1. e
l
l
e
ue e
ard
rde
Virt
Wa
Voo
VWork: de voordelen van flexibiliteit
op het werk meten
Een onderzoek van
Mark Dixon en Philip Ross
Mei 2011

3. INHOUDSOPGAVE
V1.1 Samenvatting 2
V1.2 Inleiding 3
V1.3 V staat voor Virtueel 4
V1.4 Samenwerking 9
V1.5 Voordeel: de zakelijke drijfveren die de manier waarop uw organisatie
werkt zullen veranderen 12
V1.6 Waarde: verdienen aan flexibiliteit 14
Casestudy’s 18
Conclusies 19
Bijlage 20
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 1 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

4. V1.1 Samenvatting
In dit rapport worden de drie V’s besproken: Virtual, adVantage De voordelen op het gebied van onder meer concurrentie en
en Value (Virtueel, Voordeel en Waarde). Op basis hiervan kosten tonen aan dat de voornaamste drijfveer voor verandering
worden de voordelen van flexibel werken gedefinieerd, een manier de productiviteit van de medewerkers is. Hoeveel voordeel kan
van werken die in het komende decennium steeds meer zal worden behaald, is mede afhankelijk van de grootte van het
worden toegepast. Terwijl het concept ‘virtualiteit’ aan terrein bedrijf, maar uit de enquête komt duidelijk naar voren dat
wint, worden de waardepaling van flexibiliteit en het ontwikkelen lagere kosten voor onroerend goed en een betere balans tussen
van een business case om onze manier van werken te veranderen werk en vrije tijd voor werknemers belangrijk zijn.
van essentieel belang. Winnende strategieën op het werk hebben
alles met succes te maken. En dit succes betreft zowel de Het toekennen van een waarde aan flexibiliteit is een van de
werkgever als de werknemer, omdat het VWork-concept voordelen doelen van dit onderzoek. Naarmate virtualiteit steeds meer de
oplevert op verschillende gebieden. norm wordt, wordt het meten van werkplekprestaties in euro’s,
ponden of dollars per vierkante meter of op basis van het
‘Nieuwe manieren van werken’ worden al geïmplementeerd. aantal mensen per bureau irrelevant. In plaats daarvan stappen
Uit onze enquête blijkt dat slechts 8,5% van de respondenten we over op een benadering waarin de medewerker centraal
uit grote organisaties aangaf dat er nog geen programma staat en waarin het idee van een door internet gedomineerde
was geïmplementeerd. Van de grote bedrijven die we hebben ‘buy your own’-wereld wordt weerspiegeld. Dankzij real-time,
ondervraagd, heeft 62,5% al nieuwe manieren van werken on-demand services en kosten per werknemer per maand voor
geïntroduceerd. de ‘inrichting’ van werk beschikken we over een nieuwe manier
om de kosten van zakendoen te begrijpen en kunnen we de
In de afgelopen decennia is veel geschreven over virtueel voordelen zichtbaar maken en ervan profiteren.
werken. De traditionele definitie van telewerken of thuiswerken
en de voorspelde groei zijn geen werkelijkheid geworden. Uit Casestudy’s van bedrijven die deze virtuele benadering al
onze enquête blijkt dat slechts 1,6% van de mensen bij grote hebben toegepast, zoals Yell, Boeing en Cisco, laten zonder
organisaties vanuit huis werkt – de meeste werknemers (63,5%) uitzondering een aanzienlijke kostenbesparing en duidelijke
gaan nog steeds vier of vijf dagen per week naar kantoor. voordelen zien. De overstap naar virtueel werken vindt plaats in
Interessant is dat slechts 9,7% van de mensen die in dergelijke drie sleutelfasen, van de convergentie van de ‘fysieke werkplek’,
organisaties werkzaam zijn, vanuit huis wil werken. Men geeft via een overgang naar ‘toegevoegde virtualiteit’ naar ‘virtueel
de voorkeur aan een werkplek in de buurt, met een reistijd van werken’.
maximaal tien minuten.
Virtueel werk, VWork, wordt voor veel mensen een dagelijkse
Omdat steden steeds verder verstopt raken, voorspellen we fenomeen wanneer sociale netwerken op de fysieke werkplek
een ‘flexibele stad’ van de toekomst waar mensen vanuit worden geïntegreerd en de grenzen vervagen. Als samenwerking
meerdere locaties gaan werken. Uit onze enquête blijkt dat men binnen bedrijven toeneemt, het werk wordt uitbesteed naar
inmiddels klaar is voor ‘zwervend’ werk. 59% zegt al over de goedkopere locaties en de mobiliteit in de steden steeds
juiste technologieën te beschikken om vanuit elke locatie te slechter wordt, worden nieuwe werkmethoden bedacht en
kunnen werken. geïmplementeerd.
Virtueel werk is hier een antwoord op. De traditionele vaste Organisaties hebben een plan nodig om lucratieve strategieën
werkplek als de container voor werk komt hierbij ter discussie op het werk te implementeren.
te staan. In plaats daarvan doemt een beeld op van werken
op de ‘Martini’-manier: anytime, anyplace, anywhere; een
versplintering van kantoren en bedrijven en een toename van
werk op meerdere locaties, zowel door outsourcing als door
samenwerking.
Duidelijk is dat men verwacht dat jongere werknemers, de
millenniumgeneratie en zij die nog op school zitten, de voorkeur
zullen geven aan virtueel werk ten opzichte van een traditioneel
kantoor. Van de geënquêteerden bij grote bedrijven verwacht
74% dat dit inderdaad het geval zal zijn en het is dan ook niet
verwonderlijk dat 71,9% van hen voorspelt dat de hoeveelheid
benodigde kantoorruimte zal afnemen. Zij zullen het kantoor
beschouwen als een ruimte voor incidenteel gebruik (51,2%)
en geven de voorkeur aan een veel kortere reistijd – minder
dan twintig minuten tegenover ruim veertig minuten vandaag
de dag.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 2 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

5. V1.2 Inleiding
In ons vorige rapport, Agility @ Work uit maart 2010, hebben Flexibiliteit als manier van werken wordt inmiddels op grote
we de zes factoren belicht die de toekomst van werken zullen schaal toegepast. Maar veel mensen vinden het moeilijk om een
vormgeven en enkele ideeën gepresenteerd voor de manier waarde te definiëren voor flexibiliteit in het bedrijf. Dit rapport
waarop bedrijven deze elementen konden implementeren. is bedoeld om daarbij te helpen.
Nu bekijken we deze ideeën verder in VWork: de voordelen van
flexibiliteit op het werk meten door het presenteren van de drie
elementen die helpen bij een waardebepaling van flexibiliteit
op het werk.
Deze ideeën zijn niet in een laboratoriumsituatie ontwikkeld. We
hebben samen met een aantal vooraanstaande internationale
bedrijven hun problemen, doelstellingen en zakelijke drijfveren
in kaart gebracht. Bovendien hebben we ook enkele belangrijke
trends geanalyseerd die het virtuele werken zullen gaan
vormgeven. Was het vorige debat nog op thuiswerken of
telewerken gericht, bij virtueel werken kijken we naar mobiliteit
en de veranderende aard van waar en wanneer het werk wordt
gedaan.
De belangrijkste voordelen van deze aanpak voor flexibel
werken worden gedefinieerd. Op basis daarvan hebben we
de waarde van flexibiliteit berekend en introduceren we een
flexibiliteitsdividend waarmee organisaties de gevolgen van
flexibel werken op hun omzet kunnen meten en kwantificeren.
1 Onroerend goed Beoordeel de werkplekstrategie en introduceer werk en mobiliteit op basis van activiteiten.
Verzamel gegevens over het gebruik van de ruimte, de werkelijke huisvestingskosten en
de kosten van personeelsverloop. Creëer een ambitieuze visie voor nieuwe werkstijlen.
2 Cultuur Introduceer veranderingsmanagement om uw mensen voor te bereiden op nieuwe
werkstijlen. Stap over van een toezichthoudende op een resultaatgerichte aanpak. Breng
de voordelen van innovatie en verandering in kaart.
3 Mensen Begrijp de demografie van uw medewerkers en profileer uw personeel zodat u de behoeften
van groepen kunt identificeren, op basis van leeftijd, functie en psychometrische analyse.
Werk samen met het personeel om kansen voor verandering te ontwikkelen.
4 Technologie Breng de belangrijkste drijfveren en mogelijkheden voor verandering in kaart. Breng
technologie vervolgens op één lijn met de vastgoedstrategie en introduceer de geschikte
hulpmiddelen voor nieuwe werkstijlen.
5 Vervoer Bedenk dat voortdurende stress onderweg een nieuwe aanpak vereist van woon-werkverkeer
en mobiliteit, en de implementatie van polycentrisch denken.
6 Duurzaamheid Beperking van de hoeveelheid geleast onroerend goed, beter beheer van gebouwen,
minder woon-werkverkeer en groenere technologie dragen bij aan het behalen van de
gewenste doelen.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 3 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

6. V1.3 V staat voor Virtueel
De geschiedenis van virtueel werk Virtueel worden
Toen Stephanie ‘Steve’ Shirley in 1964 F International (FI) Jane Klobas en Paul Jackson beschrijven in hun boek Becoming
oprichtte, kon zij niet voorzien dat FI een van de eerste grote Virtualii “een groeiende diversiteit aan organisatievormen als
virtuele bedrijven zou worden. In 1985 werkten er ruim duizend bedrijven nieuwe technologieën gebruiken om werk opnieuw in te
mensen bij FI en tegen die tijd had FI al meerdere prijzen in de richten, waarbij het meer dan ooit tevoren over externe locaties,
wacht gesleept. In 1987, een kleine 25 jaar na de oprichting van verschillende tijdzones en zelfs verschillende organisaties
FI, beschreef Francis Kinsman in zijn boek The Telecommutersi wordt verdeeld.” Zij vervolgen: “De wereld wordt naar verluidt
de groei van FI en andere innovatieve bedrijven zoals ICI en steeds ‘virtueler’, een toestand waarin organisatorische soliditeit
Rank Xerox. slechts ogenschijnlijk is: de realiteit is er een van hoogwaardige,
dynamische netwerken die personeel, bedrijven, processen en
Kinsman zei toen: “ICI maakt in het bedrijf steeds meer gebruik expertise met elkaar verbinden, waar de drijfveer om te produceren
van piepers en mobiele apparatuur.” Het is moeilijk voor te of te concurreren de plaats heeft ingenomen van de behoefte
stellen maar in 1987 waren er slechts 160.000 mensen met aan permanentie en structuur.”
een mobiele telefoon in het Verenigd Koninkrijk. Desondanks
was het Verenigd Koninkrijk voorloper op dit gebied in Europa. “Het aloude symbool van de zakenwereld, het hoofdkantoor,
Frankrijk had bijvoorbeeld slechts 13.000 mobiele bellers en zal straks niet meer bestaan. De dagen van het machtige
Duitsland 25.000. Nu hebben 33 miljoen mensen in het Verenigd hoofdkantoor zijn geteld,” zegt Anil Gupta, professor Strategie
Koninkrijk een mobiele telefoon. en Organisatie aan de Smith School of Business van de University
of Maryland. "Het concept van een hoofdkantoor verandert van
Hoeveel is er in 2011, bijna 25 jaar na het verschijnen van het een fysieke locatie in een virtueel netwerk.”
boek, veranderd? Waarom is de voorspelling dat ‘20% van alle
werknemers vanuit huis zou gaan werken’ geen werkelijkheid Het ultieme symbool van soliditeit, het hoofdkantoor, ligt dus
geworden? De technologische mogelijkheden hiervoor werden onder vuur. De rendabiliteit van het kantoor wordt opnieuw
indertijd door Kinsman beschreven als “het steeds kleiner worden gedefinieerd. We hebben geconstateerd dat vroege experimenten
van elektronische apparatuur, vooral de fax; het encyclopedische met telewerken hebben geleid tot een nieuwe opzet voor
geheugen van compact disks…” bedrijven. Deze bestaat onder meer uit virtuele teams die
gebruikmaken van nieuwe methoden om te communiceren en
Maar het is interessant om te zien dat die andere technologie samen te werken; mobiele werknemers die geen vast bureau
die ICI in die vroege dagen gebruikte op het punt staat door nodig hebben en een groeiende virtuele supply chain met
te breken. In 1987 vertelde Ken Edwards, werkzaam op de functies die door externe specialisten worden uitgevoerd, zodat
strategische IT-afdeling van ICI, dat 100 salesmanagers en het bedrijf zich op zijn kernactiviteiten kan richten.
700 van de 900 salesmedewerkers beschikking hadden over
elektronische post. “De salesmanagers hebben beschikking Gupta stelt: “De volgende generatie global enterprises
over een computerterminal die rechtstreeks in verbinding staat zal bestaan uit een netwerk van wereldwijde hubs met
met het mainframe… de salesmedewerkers over videotekst- gedistribueerde intelligentie en rechtstreekse peer-to-peer-
apparatuur die informatie van en naar de lokale centrale samenwerking. De belangrijkste leidinggevenden zullen dicht
verzendt.” bij het vuur zitten en niet in een ivoren toren op een afstand
van 10.000 kilometer.”
Een mogelijke uitleg voor de trage implementatie van ‘telewerken’
is het feit dat dit niet hetzelfde is als thuiswerken. Hoewel het De volgende logische verandering zal waarschijnlijk een steeds
huis wel degelijk een werkomgeving kan zijn, is het slechts een virtuelere organisatie zijn, die de trend van sociale netwerken
van de locaties van waaruit mensen kunnen werken. Een meer volgt, zodat er een daadwerkelijk ‘networked enterprise’ zal
voor de hand liggende reden is dat de technologie er 25 jaar ontstaan.
geleden gewoon nog niet klaar voor was.
“Technologie, en de manier waarop
In feite maakte ICI gebruik van cloud-technologieën. Gebruikers
technologie medewerkers kan
ontvingen informatie vanuit externe datacenters. Het heeft
25 jaar geduurd, maar het complexe, kantoor- en netwerk- ondersteunen, vormt de sleutel tot
gebaseerde PC-tijdperk nadert nu zijn einde. In het Web een geslaagde implementatie van
2.0-tijdperk gaan we weer richting de toekomst. flexibiliteit op het werk.”
Patrick Foord, Standard Chartered
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 4 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

7. Virtueel werk
Het leidt geen twijfel dat samenwerking tussen de afdelingen
Human Resources (HR), Information Technology (IT) en Corporate
Real Estate (CRE) binnen een organisatie de verandering in de
bedrijfscultuur zal aansturen.
Het is echter niet alleen de samenwerking tussen de traditionele
afdelingen die leidt tot gecentraliseerde business services, maar
ook de innovatie die voorvloeit uit veranderingen in onze manier
van werken. En waar deze gebieden elkaar overlappen, ligt de
sleutel tot innovatie. Bedrijven weten dat zij infrastructuur,
werkwijzen, kernactiviteiten en processen kunnen veranderen.
V
Bedrijven die virtualiteit implementeren, tonen bepaalde
IEK
IR
TUE
kenmerken, ontwikkelen nieuwe vaardigheden en creëren Infra-
FYS
Gebouw en structuur Informatie-
elementen om dit mogelijk te maken. Deze kunnen zowel fysiek Communicatie-
EL
werkplek
als emotioneel zijn. technologie
WERK
Gedrag Proces
Organisaties
en mensen
PSY
C H O LO G I S C H
Virtueel werk wordt mogelijk dankzij
Technologie De juiste tools Technologie die op de gebruiker is afgestemd
Afslanken Alle technologie moet naar de cloud worden gemigreerd – geen infrastructuur
op kantoor
Mensen Visie en leiderschap Betrokkenheid van bovenaf en het goede voorbeeld geven
Gedrag Veranderingsmanagement om nieuwe mogelijkheden en vaardigheden
te introduceren, alsmede prestatiemetingen en aansturing
Proces Niet-lineair, met gedefinieerde taken en verantwoordelijkheden
Onroerend goed Locatie Werksfeer-identificatie, inclusief DILO-modelling (‘day in the life’)
om het werk af te stemmen op activiteiten en persoonlijke profielen
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 5 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

8. Culture
workstyle and
flexible working
Het virtuele kantoor: van zelfstandig naamwoord tot 9 mld
werkwoord TOTALE BEVOLKING People
PLATTELANDSBEVOLKING demographics,
STEDELIJKE BEVOLKING expectations
Werk is niet langer een plaats waar je naartoe gaat. Werk is iets and behaviour
wat je doet. Werk is van een zelfstandig naamwoord veranderd
in een werkwoord. En deze verandering houdt in dat de ‘Martini’-
methode nu realiteit is: anytime, anyplace, anywhere…
De veranderingen die werk opnieuw vorm geven hebben we 0
1950 2010 2030
beschreven in ons vorige rapport, Agility @ Work: adopting the Bron: Verenigde Naties
corporate six pack. Hierin werd aangetoond dat cultuur, mensen, Transport
technologie, transport, duurzaamheid en onroerend goed steeds
dichter bij elkaar kwamen, zodat bedrijven en hun medewerkers
het begrip werk opnieuw konden evalueren en de aard van het Wat gebeurt er als een stad immobiel wordt? Als het twee uur
werk en de werkplek opnieuw onder de loep konden nemen. duurt voordat u de andere kant van een wijk in een stad bereikt,
zijn fysieke vergaderingen en reizen naar een fysieke werkplek
niet langer haalbaar.
1,8m AUTO
BUS
Cultuur METRO
werkstijl en
Aantal reisetappes
TREIN
Gebouwen flexibel werken OVERIG
steden en 1,0m
werkplekken
Mensen
demografie,
verwachtingen 0
en gedrag
Duurzaamheid Vertrektijd
ICT Maar mensen kunnen steeds meer vanaf elke locatie werken. In
informatie,
communicatie,
onze enquête gaf 59% van de respondenten aan dat het geen
Vervoer internet probleem meer is om op een alternatieve locatie efficiënt te
werken. Technologieën voor externe connectiviteit en mobiel
werken worden eindelijk realiteit – medewerkers kunnen nu
‘zwervende’ medewerkers worden, met meerdere werkplekken,
waardoor de steden minder verstopt raken.
Volgens de Verenigde Naties groeit de wereldbevolking van En dankzij de vooruitgang in technologie zal dat alleen maar
ongeveer 6,5 miljard nu naar 9 miljard in 2050. En terwijl er nu beter worden. Nieuwe apparaten, zoals tablets en smartphones,
drie miljard mensen in stedelijke gebieden wonen, zal dat aantal zullen de mogelijkheden vergroten en connectiviteit wordt steeds
in 2050 maar liefst 6,5 miljard bedragen, oftewel tweederde van beter dankzij nieuwe ‘4G’-netwerken met cloud-toepassingen
de wereldbevolking. en -services voor iedereen, ongeacht de locatie.
Dat betekent dat de populatie van de steden in de komende
veertig jaar zal verdubbelen. Hoewel we in Agility @ Work al
aangaven dat de meeste steden verstopt dreigen te raken, zal
dit probleem, door de groei die door de VN wordt voorspeld, niet 59% van de mensen is van mening dat
alleen maar verergeren, maar zullen steden volledig immobiel ze over de juiste technologie beschikken
worden omdat de groei in transport de bevolkingsgroei niet kan
om vanuit elke locatie te werken.
bijhouden.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 6 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

9. Lokaal werken De toekomst lijkt erop te wijzen dat werknemers niet langer
dagelijks voor hun werk naar centrale zakenwijken zullen reizen.
Forenzen wordt vandaag de dag niet meer als optimaal De nieuwe werkomgeving zal bestaan uit meerdere nieuwe
beschouwd. Van de respondenten die voor een grote organisatie locaties, niet ver verwijderd van waar men woont.
werken, gaf 32,1% aan dat zij iedere dag 41 minuten tot een
uur onderweg zijn en 27,4% is iedere dag meer dan een uur ‘Lokaal werken’ zal wereldwijd een trend worden. Mensen
onderweg. Daarbij reist 47% nog steeds vijf dagen per week willen hun gemeenschap nieuw leven inblazen en via nieuwe
naar kantoor, slechts 1,4% werkt vanuit huis. netwerken in de Web 2.0-samenleving onpersoonlijkheid te lijf
gaan. Intergenerationele ervaringen, zowel op het werk al thuis,
Deze cijfers waren voor middelgrote bedrijven nog meer zullen het verzorgingsmodel veranderen.
uitgesproken. 67,3% van deze medewerkers reist nog steeds vijf
dagen per week naar kantoor, waaruit blijkt dat ‘aanwezigheid’ Meerdere deeltijdbanen naast elkaar betekent dat de focus op het
nog steeds het dominante managementmodel is voor middelgrote individu komt te liggen en niet op de organisatie. Versplintering
bedrijven. zal in de ‘wereld van zelfstandigen’ worden beantwoord met
nieuwe manieren om de ‘tijdelijke medewerkers’, die in 2020
Maar de realiteit van vandaag de dag komt niet overeen met het naar verwachting 40% van alle werknemers in de Verenigde
ideaal van veel mensen. Op de vraag wat de ideale reistijd zou Staten zullen vormeniii, met elkaar in contact te brengen
zijn, gaf 25,2% de voorkeur aan een reistijd van tien minuten en te huisvesten. In een versplinterde, gedecentraliseerde
en 38,4% aan een reistijd tussen elf en twintig minuten. 63,5% maatschappij zijn nieuwe manieren nodig om met elkaar in
van de mensen wil dus niet langer reizen dan twintig minuten; contact te blijven.
dat is nogal ver verwijderd van de veertig minuten die vandaag
de dag de gemiddelde reistijd is.
Interessant is echter dat slechts 12,3% van de mensen vanuit
huis wil werken.
BUS BIBLIOTHEEK REGUS VLIEGTUIG
KANTOOR
De ideale reistijd naar het werk is
minder dan 20 minuten (63,5%).
VERVOER
25,2% van de mensen wil een
reistijd van minder dan 10 minuten.
THUIS KANTOOR
THUIS
AUTO CAFÉ HOTEL TREIN
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 7 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

10. Virtueel werken
“Een derde van alle werknemers in het Verenigd Koninkrijk Tot de eerste functies die virtueel worden,
heeft een baas in het buitenland,” aldus Tim Caiger van Oracle,
behoren op service en kennis gerichte rollen
“alles gebeurt online”. En deze trend met een directie op
afstand is niet langer beperkt tot wereldwijde multinationals. die mensen dicht bij de klant brengen.
Offshoring en outsourcing heeft ertoe geleid dat veel mensen
hun organisatorische modellen hebben aangepast om de kosten
Zoals Vito Chiodo van Telstra zei, “We
te verlagen en de effectiviteit te verbeteren, van callcenters in moeten er rekening mee houden dat iedere
India tot typeservices in Zuid-Afrika. Het implementeren van alle afdeling op een andere manier werkt. We
functies in een fysiek kantoor is niet meer de enige manier om moeten de behoeften van klanten begrijpen.
ondersteunende services en functies te kunnen bieden. Het feit Wij beschouwen iedere medewerker als
dat afstand geen probleem meer is, houdt in dat productiecentra
in goedkopere gebieden net zo betrokken zijn als een afdeling
een klant.”
twee verdiepingen lager. En omdat de interactiekosten zijn
verdwenen, wordt het bedrijf zelf opnieuw gedefinieerd.
De recente aankondiging van advocatenkantoor CMS Cameron
McKenna dat alle ondersteunende functies aan Integreon
worden uitbesteed, inclusief financiën en IT, zal ongetwijfeld
gevolgen hebben voor veel bedrijven in dure zakelijke gebieden.
Het argument om honderden of duizenden ondersteunende
medewerkers op kantoor te hebben is uit economisch oogpunt
niet meer verstandig.
Dus de ‘kern’ en de ‘periferie’ of de Shamrock-organisatie die
door Charles Handy is voorspeld in The Age of Unreasoniv en zijn
‘werknemers met meerdere banen’ worden nu op grote schaal
werkelijkheid in geavanceerde internationale bedrijven.
Eén ding is duidelijk: om virtueel te kunnen werken
moeten mensen beschikken over nieuwe hulpmiddelen voor
samenwerking. Even naar HR op de derde verdieping lopen moet
worden vervangen door nieuwe manieren om mensen met elkaar
in contact te brengen.
Bricks and clicks
Uit onze enquête blijkt dat 78,7% van de respondenten van mening is over de juiste technologie te
beschikken om productief te zijn op de werkplek. Er komen steeds meer technologieën beschikbaar
waarmee vanuit elke locatie kan worden gewerkt. Van de respondenten bij grote organisaties beschikt
50,8% over alle benodigde tools, terwijl 42,6% aangeeft dat een aantal tools beter zou kunnen’. De
barrières voor flexibel werken worden nu afgebroken.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 8 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

11. V1.4 Samenwerking
Zoals Patrick Foord zei, we willen een omgeving creëren die Maar de toename van het gebruik van video heeft niet alleen
“pathologische samenwerking” ondersteunt. En dit is een te maken met hoogwaardige videoconferenties. Het feit dat
terugkerend thema omdat het werk steeds meer verspreid raakt. eenvoudige webcams nu vaak standaard in draagbare apparatuur,
Tegenwoordig hebben we vaak te maken met één informatiebron zoals laptops en mobiele telefoons, maar ook in desktopcomputers,
die doorgaans asynchroon is. Deze wordt ‘offline’ geraadpleegd zijn geïntegreerd, heeft ertoe geleid dat video steeds meer
en gebruikt en is meestal ‘plat’ – wat u op het scherm ziet, kan op voor communicatie en samenwerking wordt gebruikt. Dankzij
papier worden afgedrukt. In de toekomst zullen mensen informatie systemen als Skype en FaceTime en bedrijfsoplossingen als
op nieuwe manieren gebruiken. De informatie zal afkomstig zijn WebEx raakt men er steeds meer aan gewend de persoon
uit meerdere bronnen, doorgaans gesynchroniseerd, in real-time waarmee men spreekt ook te zien.
of ‘live’, gestreamd of aangeleverd op nieuwe, altijd beschikbare
apparaten met meerdere, gelijktijdige toepassingen. De ‘digital
flow’ zal de aard van de informatie veranderen. Deze zal via Casestudy: Tesco
URL’s, embedded multimedia en in zwevende vensters tot ons
komen. Dat betekent dat wat u op het scherm ziet, niet langer Tesco heeft inmiddels bijvoorbeeld een gebruikspercentage van
zomaar kan worden afgedrukt. 80-90% voor hun Telepresence-systemen en maakt gebruik van
WebEx-software. Het bedrijf heeft vastgesteld dat ze twee uur
per WebEx-gebruiker per week besparen en dat de reiskosten zijn
“Naast mobiliteit moet ook virtualiteit gedaald met 45%.
onder de loep worden genomen.”
Ronen Journo, Cisco Cisco rapporteert dat video momenteel verantwoordelijk is voor
60% van de IP-pakketten op hun netwerk en de verwachting is
Vandaag de dag vindt de meeste samenwerking plaats tussen dat video in 2012 verantwoordelijk zal zijn voor het overgrote
mensen binnen een organisatie. Cisco schat dat 80% van de deel van het verkeer op het openbare internet. Dit geeft maar
samenwerking binnen een bedrijf plaatsvindt. Dat gaat drastisch weer eens aan hoe snel video als communicatiemedium groeit.
veranderen. Cisco voorspelt dat 80% van de samenwerking straks Door het gebruik van YouTube en video-casts raken mensen
extern zal plaatsvinden, omdat mensen steeds meer contact steeds meer vertrouwd met de kracht van video
moeten maken met teams op andere locaties.
Er worden momenteel meerdere technologieën ontwikkeld die
de manieren waarop wij samenwerken zullen gaan veranderen,
zowel binnen één gebouw als over een grote afstand. Deze
kunnen worden beschouwd als transformatietechnologieën,
omdat ze de potentie hebben de aard van hoe, waarom en waar
wij werken te veranderen.
Video
Videoconferenties hebben te vroeg gepiekt. Gebruikers van
vroege systemen klaagden over trillingen, waardoor deelnemers
er soms als robots uitzagen en als robots klonken. Het
opzetten van een verbinding was een hele uitdaging en voor
de apparatuur waren grote gespecialiseerde ruimten met veel
hardware vereist.
Er is inmiddels veel veranderd. De toename van videoconferenties
met hoge definitie van onder meer Polycom, in combinatie met een
hoogwaardige oplossing voor vaste telefonie, zoals Telepresence
van Cisco of Halo van HP, heeft een nieuw tijdperk ingeluid voor
videoconferenties. De kwaliteit is inmiddels dermate goed dat
er weinig verschil bestaat tussen communicatie over een lange Met het videoconferentiesysteem Roundtable van Polycom
afstand en met iemand in dezelfde ruimte. beschikken gebruikers over voldoende effectieve tools om te
profiteren van virtueel werken. De geautomatiseerde videobeelden
van de deelnemers aan de vergadering, in combinatie met hun
Omdat met videoconferenties op reiskosten wordt bespaard, jelly beans en de gezamenlijk werkruimte, geeft mensen ook over
wordt steeds meer gebruikgemaakt van deze techniek. Bedrijven een grote afstand het gevoel van verbondenheid.
realiseren zich dat ze contact kunnen leggen met klanten,
leveranciers en collega’s over de hele wereld en dat ze zo
productieve vergaderingen en andere bijeenkomsten kunnen
houden.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 9 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

12. Mobiliteit Virtuele aanwezigheid, Web 2.0, UC (Unified
Communications)… en de toename van
Mobiliteit kent een aantal facetten. De sleutel tot mobiliteit is de beschikbaarheidsindicatoren (jelly beans)
combinatie van een draagbaar apparaat en een snelle verbinding.
Maar ook mobiliteit is aan verandering onderhevig doordat cloud Internet is van een platform voor ‘zoeken en gebruiken’ veranderd
computing een nieuwe dimensie mogelijk maakt. Het gebruik in een platform dat ook ‘delen en verspreiden’ mogelijk maakt.
van SaaS (Software as a Service) vanuit externe datacenters Dat resulteert in een natuurlijke migratie naar de wereld van
is ideaal voor minder krachtige draagbare apparatuur met een samenwerking. Een groot deel van het zogenoemde semantische
beperkte opslagcapaciteit en een beperkte gebruiksduur van de web betreft het delen van ervaringen. Als mensen zich de
batterij. De verwerking vindt plaats in de cloud en dat betekent voordelen en toegevoegde waarde realiseren van het delen,
dat iedereen een relatief eenvoudige computer kan gebruiken labelen en bekendmaken van locatiegegevens, ontstaat er een
via een omgeving met een ‘gevirtualiseerd bureaublad’. Het nieuw gebied aan samenwerkingsmogelijkheden.
concept van ‘virtualisatie’ geldt zowel voor vaste als mobiele
apparaten, aangezien een steeds groter deel van de software die
nodig is om te kunnen werken, extern wordt gehost.
Door deze tools en het feit dat gegevens extern worden gehost,
ontstaat een nieuw model – als mensen een ruimte of gebouw
betreden, doen ze dat omdat ze daar willen of moeten zijn. Ze
hoeven niet langer te reizen naar een ‘container voor het werk’
omdat die de computerinfrastructuur van het bedrijf herbergt.
Real-time samenwerking en co-authoring
Afslanken worden gemeengoed. Mensen kunnen over
een grote afstand met elkaar samenwerken en
in real-time verbinding maken met elkaar en
Omdat on-demand services op elke locatie worden aangeleverd
hun ‘jelly bean’ (beschikbaarheidsindicator)
en gebouwen geen vaste serverinfrastructuur met voeding, is altijd zichtbaar.
koeling, verhoogde vloer en brandwerende systemen meer
hoeven te bevatten, veranderen gebouwen van technische, dure Bron: Microsoft
en complexe containers voor technologie in eenvoudige locaties
met communicatieverbindingen waar gewerkt kan worden. Ze
zijn dan ‘afgeslankt’, ontdaan van een groot deel van het papier Tot de opvallendste veranderingen behoren de alomtegenwoordige
en de apparatuur die er vandaag de dag nog te vinden zijn. beschikbaarheidsindicatoren – de zogenoemde ‘jelly beans’ die
Het zijn dan plaatsen geworden waar mensen werken en geen zo langzamerhand in bijna alle toepassingen en op bijna alle
bewaarplaatsen voor bestanden en servers. apparaten aanwezig is. Zakelijke beschikbaarheidsindicatoren,
zoals ‘in vergadering’ of ‘afwezig’ worden momenteel alleen
in adres- of vriendenlijsten weergegeven. In de toekomst
verschijnen ze echter in alle toepassingen, naast allerlei andere
details, zodat ze constant voor collega’s, klanten en anderen in
gedistribueerde netwerken zichtbaar zijn.
Toen NASA het concept ‘Clickworkers’ introduceerde, hebben ze het
personeelsbestand uitgebreid met een netwerk van vrijwilligers
En uiteindelijk zal dit betekenen dat jelly beans automatisch
die helpen bij het in kaart brengen van kraters op Mars. De
groei van LinkedIn, Facebook en de andere sociale netwerken door agenda’s worden aangestuurd en in de toekomst ook door
vergroten de kracht van een fysieke oplossing in de megakracht locatiesensoren, snelheidsmeters, digitale kompassen en GPS-
van een virtuele oplossing, met onbeperkte verbindings- en gegevens van mobiele toestellen.
samenwerkingsmogelijkheden. Clicks, en niet bricks, definiëren de
grenzen van de handel in de toekomst. Deze contextgevoelige en geografisch bepaalde systemen
zullen de grenzen tussen tijd en plaats doorbreken en in de
toekomst ‘spontane’ ontmoetingen kunnen creëren op basis van
de profielen van mensen, contextuele informatie en real-time
locatiegegevens.
De samenwerking tussen organisaties zal enorm toenemen
doordat de barrières van beveiliging bij samenwerking tussen
bedrijven komen te vervallen. Voor samenwerking zal steeds
meer gebruik worden gemaakt van spraak en video, in combinatie
met intelligente omgevingen en apparatuur, waardoor mensen
over de juiste tools beschikken voor het bewerken van gegevens
en het uitwisselen van ideeën.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 10 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

13. Geopresence zal niet alleen de status van een persoon in
real-time aangeven, maar ook waar hij of zij zich bevindt. Dit
wordt nog geavanceerder met contextspecifieke aanwezigheid –
hierbij worden alleen de gegevens weergeven van mensen die
gerelateerd zijn aan een bepaald project, bepaalde informatie
of een bepaalde communicatiestroom of tijdzone.
De diverse systemen van nu zullen convergeren en we voorspellen
dat één softwarepakket voor communicatie en samenwerking E-mail tracking-software kan een sociaal netwerk
de norm wordt. Het voordeel van zakelijke aanwezigheid met binnen een bedrijf in kaart brengen en de
geopresence en contextspecifieke beschikbaarheid luidt een ‘real-time’-organisatie, modelling-teams en experts
nieuw tijdperk in voor groepen die in real-time samenwerken aan weergeven.
collectieve oplossingen – ‘samenwerking zonder het document
Bron: Trampoline Systems
te verlaten.’
Een virtueel kantoor?
De kaart (hierboven) geeft u een blik in de toekomst. In
“Wat is het doel van onroerend goed?” vroeg Ronen Journo deze afbeelding wordt aan de hand van de e-mailflow op een
zich af. Dit wordt een fundamentele vraag wanneer digitale Exchange-server getoond wie er met wie in contact staat binnen
technologieën en de toename van cloud computing leiden tot een bedrijf – dit is een model van een echt bedrijfsnetwerk en
kantoorgebouwen waarin alleen nog mensen zitten. Als de servers, niet van een hypothetische, statische structuur met afdelingen
software en gegevens in de cloud staan en computerservices en divisies. Misschien zou dit model moeten worden gebruikt
via een browser mogelijk worden gemaakt, ongeacht waar de om het ‘virtuele kantoor’ beter te kunnen begrijpen, in plaats
gebruiker zich bevindt, wat is dan het doel van een werkplek? van een organigram om te zetten in een ‘fysiek kantoor’.
De meeste mensen zullen antwoorden dat een vaste werkplek Hoewel deze gedachten erop lijken te wijzen dat door de groei
mensen bij elkaar brengt, maar dat levert ook een dilemma op. van virtuele netwerken de fysieke netwerken op kantoren zullen
Een grote multinational heeft vastgesteld dat bij gebruik van verdwijnen, wordt dit in het nieuwe boek van Stephen Johnson,
discussieforums op het web in plaats van e-mail voor het stellen Where Good Ideas Come Fromv, tegengesproken. Hij heeft de
van vragen bij een personeelsbestand van meer dan 100.000 innovaties van de afgelopen 200 jaar bekeken en komt tot de
mensen wereldwijd, de helft van de antwoorden afkomstig conclusie dat de belangrijkste uitvindingen van de laatste twee
was van personen die de vragensteller niet kende. En van alle eeuwen NIET voortkomen uit momenten van inspiratie, maar uit
antwoorden waren de bruikbaarste afkomstig van onbekenden. gemeenschappelijke inspanningen. “Innovatie komt voort uit de
Dus zitten de juiste mensen om onze problemen op te lossen ‘aangrenzende mogelijkheden’ – de meest inventieve plaatsen
wel in dezelfde ruimte? Uit hun bevindingen blijkt van niet. zijn plekken waar mensen samenkomen en ideeën uitwisselen,”
aldus Johnson. En moeten mensen dus bij elkaar zitten om te
Sociale netwerken waren vijf jaar geleden nog onbekend. Nu innoveren?
domineren ze het web. Facebook heeft 500 miljoen actieve
gebruikers en de helft daarvan gebruikt Facebook elke dag. En De mix tussen de virtuele en de werkelijke ‘werkplek’ wordt
wat zal er gebeuren als virtuele netwerken samenkomen met de de komende tien jaar een van de belangrijkste trends bij het
echte netwerken op de ‘werkplek’, nu er 700 miljard minuten per bestuderen van de toekomst van werk. Mensen op een effectieve
maand op Facebook worden doorgebracht? manier laten samenwerken wordt de belangrijkste succesfactor.
De productiviteit van mensen zal een drijfveer voor verandering zijn.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 11 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

14. V1.5 Voordeel: de zakelijke drijfveren die de manier waarop uw organisatie
werkt zullen veranderen
Een nieuwe maatstaf voor flexibiliteit komt voort uit het met de flexibiliteit van het bedrijf,” aldus een marktleider op
kwantificeren van de voordelen die door de organisatie worden vastgoedgebied. Dat flexibiliteit op het werk veel meer inhoudt
behaald uit nieuwe werkstijlen. De drijfveren hiervoor zijn door dan alleen een verandering van de werkstijlen, blijkt uit de
onze wereldwijde enquête in beeld gebracht. “Flexibel werken antwoorden op de vraag: wat zijn volgens u de drijfveren voor
heeft niet alleen te maken met flexibele medewerkers maar ook veranderingen in de manier waarop uw organisatie werkt?
80
Klein
Middelgroot
Groot
60
40
20
0
n
é
en
ie
tie
ed
id
el
tie
r
iv
se
e
og
e
he
ijv
vo
ra
go
pr
va
rd
en
ol
ne
am
dr
r
no
o
n
Ve
m
d
hn
vo
ke
be
ge
n
In
za
n/
n
re
c
ie
va
er
lle
te
ur
e
ize
e
nt
nd
w
ro
Du
e
it
de
rre
Re
Sn
ite
on
en
ge
en
cu
d/
tiv
ss
l
n
vo
m
ei
n
va
tu
uc
Co
ko
lh
de
ns
n
od
e
Op
te
Sn
n
la
Pr
s
va
ba
Ko
n
re
ge
te
in
Be
ht
ac
w
r
Ve
Andere genoemde maatstaven waren onder meer:
Winstgevendheid Vereisten van het bedrijf. Behoefte aan goed doordachte
kantoorruimte
Fysieke beveiliging en informatiebeveiliging Nabijheid van onze klanten
Behoefte aan fysieke interactie Bedrijfscultuur
Regulering en beveiliging Behoefte aan interactie en het uitwisselen van ideeën
Niet-lineair, met gedefinieerde taken en verantwoordelijkheden Verwachtingen van de klant. Behoeften van de klant
Samenwerking Brandstofkosten
Management op basis prestaties in plaats van aanwezigheid Het internationale karakter van het bedrijf
De juiste medewerkers binnenhalen en behouden Top/down-vereisten
Wat de mensen willen Samenwerking en creativiteit
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 12 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

15. Een van de belangrijkste drijfveren is overduidelijk de “Flexibiliteit explodeert als de volgende
productiviteit van de medewerkers en dit werd nog eensbevestigd generatie de arbeidsmarkt betreedt en we
door enkele opmerkingen tijdens de top in Chateau de Berne.
Zoals Patrick Foord al opmerkte, “we moeten het maximale
moeten voorbereid zijn om ervoor te zorgen
voordeel halen uit flexibiliteit.” dat deze nieuwe werknemers echt creatief en
productief kunnen zijn”
Maar hoe gaat dat in z’n werk?
Chris Kane, BBC
“We zullen vaste locaties achter ons laten en de nadruk leggen
op het meten van productiviteit. En daarmee bedoel ik teams
managen met de nadruk op productie, waarbij het werk wordt
verricht waar, wanneer en hoe men dat wil, in tegenstelling
tot het inzetten van personeel dat altijd op een vaste locatie
aanwezig is”, aldus Michael Ansah, en deze focus op effectiviteit
is essentieel. Betekent dit het einde van het traditionele kantoor?
Prestaties van medewerkers vormen nog steeds een van de Zoals verwacht voorziet 58,2% van de mensen die werkzaam zijn
lastigste maatstaven. Uit onderzoek blijkt dat de meeste mensen bij grote organisaties een lagere behoefte aan kantoorruimte
niet betrokken zijn bij hun werk. De enquêtes van Gallup met door toekomstige werkstijlen en slechts 7% verwacht een
betrekking tot de betrokkenheid van medewerkers geven aan groeiende behoefte aan kantoorruimte. Het kantoor wordt
dat slechts 20% van het personeel betrokken is bij het werk dat volgens 51,2% van de mensen bij grote organisaties een locatie
zij doen. die slechts af en toe wordt gebruikt. Bij kleiner bedrijven zien
mensen nog steeds de noodzaak om elke dag naar het werk te
Verwacht mag worden dat deze status quo door de volgende rijden (41,6%).
generatie veel meer zal worden veranderd dan door de huidige
generatie, die immers wordt gedomineerd door digitale
immigranten die in een analoog tijdperk zijn opgegroeid.
Van de mensen die we hebben ondervraagd gaf maar liefst Slechts 8,5% van de grote organisaties
70,9% aan dat zij denken dat jongere medewerkers, de heeft geen programma voor nieuwe
millenniumgeneratie en de generatie die nu nog op school zit, werkmethoden geïmplementeerd.
virtueel werken veel normaler zullen vinden en het traditionele
kantoor zullen afwijzen. Van de respondenten die werkzaam
zijn bij grote organisaties denkt slechts 8,9% dat de volgende
generatie op dezelfde manier zal werken als nu het geval is.
De belangrijkste redenen voor virtueel werken in andere
studies zijn: We zien tevens dat de meeste grote organisaties al nieuwe
manieren van werken hebben geïmplementeerd. Slechts 38%
1. Vermindering van de reistijd en -kosten reserveert een bureau voor één persoon en 15,4% van alle
ondervraagde bedrijven gaf aan dat hun programma voor nieuwe
2. Geconcentreerd werken en minder afleiding werkwijzen inmiddels wordt geïmplementeerd en deel uitmaakt
van de bedrijfscultuur. 25,1% gaf aan dat er een beleid voor het
3. Welzijn en stress gehele bedrijf bestaat, ‘maar dat we meer zouden kunnen doen’.
Slechts 8,5% van de grote organisaties heeft geen programma
4. Balans tussen werk en vrije tijd, overal kunnen werken voor nieuwe werkwijzen.
Andere genoemde redenen waren onder meer de zorg voor kinderen
of ouderen, specifieke behoeften en arbeidsongeschiktheid,
duurzaamheid en de kwaliteit van het leven. De zakelijke
voordelen zijn helder.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 13 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

16. V1.6 Waarde: verdienen aan flexibiliteit
Een waarde toekennen aan flexibiliteit is de volgende uitdaging Flexibiliteit meten: bedrijf ABC
voor bedrijven. We moeten een nieuwe maatstaf vinden voor de
kosten van het ‘inrichten van werk’ en afscheid nemen van de Bedrijf ABC heeft 1500 mensen in dienst en een kantoor in
traditionele benadering van huur en kosten in een op vierkante Londen. Het bedrijf heeft een lease van vijftien jaar afgesloten
meters gebaseerde wereld. voor 14.000 m² en de totale kosten voor het gebouw bedragen
£ 12 mln (€ 14 mln) per jaar (huur, onroerendezaakbelasting,
Nu we de oude benadering van één bureau voor één persoon energieverbruik, onderhoud) waardoor de totale kosten per
achter ons laten, moeten er nieuwe manieren worden ontwikkeld vierkante meter £ 860 (€ 990) per jaar bedragen. Dit is altijd het
voor het meten van de effectiviteit van een vastgoedportefeuille. belangrijkste model geweest voor het meten van de efficiëntie.
Dat geldt nog meer als mensen nieuwe tools, technologieën en Gedurende vijftien jaar heeft de lease £ 180 mln (€ 207 mln)
locaties nodig hebben voor flexibele werkpatronen. gekost oftewel £ 120.000 (€ 138.000) per persoon.
“Op een eenvoudig niveau kan worden aangetoond dat aan Maar hoe wordt het gebouw vandaag de dag gebruikt?
flexibiliteit op de werkplek kan worden verdiend door de
flexibiliteit van de gehele portefeuille en individuele locaties Bedrijf ABC verdeelt de ruimte als volgt:
te beoordelen op het punt van flexibiliteit en effectiviteit ten
opzichte van de behoeften van onze medewerkers,” aldus Colin
King. “Dat betekent dat we minder ruimte zullen hebben en dat
onze vastgoedverplichtingen flexibel zijn en volledig afgestemd
op de bedrijfsdoelstellingen.”
Loopruimte
Het verminderen van de hoeveelheid gehuurde ruimte is Vergaderruimten
slechts één manier om te verdienen aan flexibiliteit. Om dat Vaste kantoren
Open werkplekken
te illustreren hebben we een reeks waardedividenden in kaart Opslagruimte
gebracht die een visie vormen voor het ‘inrichten van werk’ in Overige
een ‘buy your own’-wereld...
De meeste ruimte wordt ingenomen door gedeelde of niet-
“Op een eenvoudig niveau kan worden aangetoond gedeelde werkplekken en er zijn enkele privé-kantoren en
dat aan flexibiliteit op de werkplek kan worden bijbehorende voorzieningen. Wat opvalt aan de huidige toewijzing
verdiend door de flexibiliteit in de gehele van ruimte is het gebrek aan vergader- en projectruimten –
portefeuille door te voeren.” bijna alle bedrijven geven aan dat er een tekort bestaat aan
deze typen ruimten, terwijl teams juist worden aangespoord om
Colin King, GlaxoSmithKline samen te gaan werken.
Kantoorruimte wordt vandaag de dag echter nog voor slechts
45% benut; dat betekent dus dat 55% van de bureaus en
kantoren niet wordt gebruikt. Voor bedrijf ABC betekent dit dat
825 bureaus niet worden gebruikt.
100%
Leeg
Niet gebruikt
75%
Pauze
Papierwerk
Lezen
50%
Schrijven
Praten
25% Telefoon
Computer
Vergadering
0%
Tijd van de dag
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 14 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

17. Bedrijf ABC – Verdienen aan flexibiliteit in een geavanceerde organisatie die het delen van ruimte al gedeeltelijk heeft
geïntroduceerd
In een typisch Londens kantoorgebouw van 14.000 m² werken 1500 mensen en delen slechts 1,2 personen een bureau (1,2:1). De
totale kosten voor het gebouw bedragen per jaar £ 12 mln of € 13,8 mln (huur, belastingen, nutsvoorzieningen, onderhoud). De kosten
per vierkante meter bedragen daardoor per jaar £ 860 (€ 990).
Er staan 1150 bureaus in het gebouw, dus de jaarlijkse kosten per bureau bedragen £ 10.500 (€ 12.000).
Bij een gebruik van 45% betekent dit dat de kosten voor ongebruikte ruimte £ 6,6 mln (€ 7,6 mln) bedragen
Bij een gebruik van 70% betekent dit dat de kosten voor ongebruikte ruimte £ 3,6 mln (€ 4,1 mln) bedragen
Het aantal lege bureaus op een willekeurige dag bij een gebruik van @ 45% bedraagt 632
Het aantal lege bureaus op een willekeurige dag bij een gebruik van @ 70% bedraagt 345
Bij een verhouding 1,2:1 (mensen:bureaus) zien we dat de ruimte is verdeeld in 12 m² per bureau (8-13 m² is het branchegemiddelde)
of 10 m² per persoon (6,5-11 m² per persoon is normaal)
Door op activiteiten gebaseerd werk te implementeren, waarbij het gebouw een real-time resource wordt met een bezettingsgraad
van 95% (om groei mogelijk te maken) of bij 30% minder ruimte, zou bedrijf ABC tussen £ 3 mln (€ 3,45 mln) en £ 6 mln
(€ 6,9 mln) per jaar besparen.
Maar ABC is een vooruitstrevend bedrijf en het is al begonnen Lege bureaus passen gewoon niet meer in een wereld waarin
met het delen van bureaus, met een ratio van 1,2 mensen per mensen eraan gewend zijn dat mobiliteit en flexibiliteit de
bureau (1,2:1). Er staan 1150 bureaus in het gebouw, dus de meest efficiënte en duurzame manier van werken vormen.
jaarlijkse kosten per bureau bedragen £ 10.500 (€ 12.000). Bij
een gebruik van 45%, betekent dit dat 632 bureaus niet worden Maar het meten van de voordelen van flexibiliteit draait niet
gebruikt en de jaarlijkse kosten voor de lege bureaus bedragen uitsluitend om een duurzamere manier van werken en het
£ 6,6 mln (€ 7,6 mln). Zelfs als het bureaugebruik kan worden verlagen van de kosten voor onroerend goed.
verhoogd tot een wel zeer ambitieus percentage van 70%,
bedragen de jaarlijkse kosten voor ongebruikte ruimte £ 3,6 mln
(€ 4,1 mln) en worden gemiddeld 345 bureaus niet gebruikt.
Andere maatregelen zijn onder meer:
Drijfveren Voordelen van flexibiliteit en kostenbesparing
Ecologische voetafdruk Een belangrijk flexibiliteitsvoordeel: het verwarmen of koelen, verlichten en schoonmaken van lege
kantoorruimten kan niet langer worden gerechtvaardigd als bedrijfsgebouwen als een van de grootste
zondaars op het gebied van CO2-uitstoot worden beschouwd.
Personeelsverloop en downtime De verloopkosten worden meestal gemeten aan de hand van de kosten voor verhuizingen en veranderingen,
maar dit maskeert de inefficiency-kosten van mensen die moeten samenwerken, maar niet op dezelfde
locatie kunnen worden gehuisvest.
Minder papier – snelheid (samenwerking), CO2, Fabricage en distributie van papier, afdrukken, opslag en recycling – de totale eigendomskosten zijn
ruimte (afdrukken, papier, toners, archief, aanzienlijk. Flexibel werken verdrijft het papierverbruik door de ‘digital flow’ te implementeren.
recycling, afval), kosten (afdrukken, ondersteuning,
onderhoud) Een consumentenbank in Londen drukt ruim één miljard vellen papier per jaar af. Het gemiddeld aantal
afdrukken bedraagt zeventig pagina’s per persoon per dag. En het bewaren van papieren bestanden bij
bedrijf ABC kost 4% van de vloerruimte en £ 0,5 mln (€ 0,57 mln) per jaar.
Fusies en overnames Fusies en overnames brengen immense integratieproblemen met zich mee, vooral als er meerdere
vastgoedportefeuilles in het spel zijn. Flexibel werken, met niet-specifieke, niet-toegewezen
‘vastgoedresources’ resulteert in veel meer flexibiliteit in planning en snelheid bij het toewijzen van
mensen en werkplekken.
Inwerken Een van de grootste barrières voor flexibiliteit is nog altijd inwerken, zowel van nieuwe medewerkers als
van nieuwe partners (bijvoorbeeld bij outsourcing). Flexibiliteit stroomlijnt dit proces en verwijdert de
‘toetredingsbarrières’ voor nieuwe medewerkers en partners.
Ontwikkeltijd en aflevering van projecten Snelheid wordt steeds meer gezien als het basiskenmerk van een flexibel bedrijf. ‘Fast Company’-gedrag
heeft te maken met hybride, wendbaar en innovatief zijn. De snelheid van besluitvorming, time-to-
market en ontwikkelcycli kan via flexibel werken worden verbeterd.
Managementcomplexiteit Een ander aandachtspunt is het verminderen van complexiteit, vooral in business service-functies.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 15 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

18. Duidelijk is dat ‘afstand doen van ruimte’ altijd een van de BYOC is een uiterst flexibele benadering en wordt steeds meer
voornaamste drijfveren zal zijn voor flexibiliteit in organisaties. gezien als de toekomst voor bedrijfstechnologie in een door
Door afstand te doen van een deel van het gebouw of een deel internet gedomineerde en door clouds aangestuurde wereld. Zoals
te verhuren komt er geld binnen en haalt u leasekosten van Mick Hollinson zegt: “Het apparaat is de verantwoordelijkheid
de balans en uit de operationele kosten. Omdat de kosten van van de medewerker, niet van het bedrijf. Het is geen asset
onroerend goed op de salariskosten na de grootste overhead- van het bedrijf.” En hij vervolgt: “Dat levert een gemiddelde
post vormen, vormt dit een belangrijk onderdeel bij verdienen besparing van 15-20% op vergeleken met een traditionele
aan flexibiliteit. desktopimplementatie.”
Een ‘buy your own’-wereld Kan deze ‘buy your own’-benadering op iedere werkplek
worden toegepast? Hebben bedrijven in de toekomst wel eigen
In 2009 heeft Citrix zijn personeel de mogelijkheid gegeven hun kantoorruimte nodig? Kunnen mensen een jaarlijks budget
eigen computer te kopen (‘buy your own computer’ oftewel BYOC). krijgen voor het ‘inrichten van werk’, inclusief de technologie,
Er werd een budget van $ 2.100 (€ 1.450) beschikbaar gesteld ruimte en ondersteuning die is afgestemd op hun werk en
zodat mensen de computer van hun keuze konden aanschaffen. doelstellingen?
Mick Hollinson, vice president van de marketingafdeling,
zegt dat dit niet alleen de kosten heeft verlaagd, maar dat Bij bedrijf ABC bedragen de kosten voor het aanbieden van
de medewerkers dit ook prettig vinden. “Medewerkers vinden werkplekken in het huidige model £ 8.000 (€ 9.200) per
het prettig als ze zelf kunnen kiezen wat ze willen”, zegt hij. persoon per jaar. Als we de jaarlijkse kosten voor het aanbieden
“Feit is dat consumentenapparatuur vaak services bevatten van werkplekken per persoon als maatstaf hanteren voor het
die normaal gesproken niet op een zakelijke laptop aanwezig verdienen aan flexibiliteit op het werk, sluit dit aan op de
zijn. Medewerkers zitten daardoor met meer plezier achter hun door technologie gestuurde visie van BYOC. En daarom kunnen
computer.” (Personeelsleden die aan deze regeling deelnemen, 1.875 mensen met huidige werkpatronen het gebouw als ‘thuis’
moeten een driejarig servicecontract afsluiten.) beschouwen, of 2.000 mensen met nieuwe mogelijkheden en
op activiteiten gebaseerd werken. Dit resulteert in een bedrag
van £ 6.000 (€ 6.900) per persoon per jaar voor het inrichten
“Ons Information Systems-team van ‘werkomgevingen’ in een ‘buy your own’ self-service
is erop gericht de best mogelijke wereld – een besparing van 25%. Voor minder moderne bedrijven
werkomstandigheden voor alle met een traditioneler beginpunt betekent dit dat de besparingen
op onroerend goed kunnen oplopen tot ruim 40%.
medewerkers te creëren”
Mark Dajani, Kraft Foods Verdienen aan flexibiliteit heeft alles te maken met de BYO-
kosten per persoon. Zoals de cloud communicatiesoftware als een
service voor ongeveer £ 5 (€ 5,75) per gebruiker per maand levert,
Kraft Foods is een ander bedrijf dat dit concept als een van zou ook de werkplek een on-demand resource kunnen worden.
de eerste bedrijven heeft toegepast. Kraft Foods maakte het
innovatieve BYOC-programma bekend in 2010. Het bedrijf gaf Verdienen aan flexibiliteit loopt voor middelgrote en grotere
medewerkers de gelegenheid de computer van hun keuze aan bedrijven via een aantal vaste fasen, terwijl kleinere en nieuwe
te schaffen. Het programma is aantrekkelijk voor het bedrijf — bedrijven wellicht een of meer fasen kunnen overslaan. Tijdens
lagere kosten — en voor de medewerkers — meer flexibiliteit. de eerste fase wordt het traditionele kantoor verkleind; de
”Ons Information Systems-team probeert alle medewerkers de vaste kosten worden teruggebracht door de implementatie
best mogelijke werkomstandigheden te geven,” aldus Mark van op activiteiten gebaseerd werk, als voorloper op volledige
Dajani, senior vice president en chief information officer. “We flexibiliteit. Door ruimtebeperking worden de overheadkosten
willen dat onze medewerkers productief zijn en goed overweg voor onroerend goed met maximaal 30% teruggebracht. De
kunnen met de tools die ze voor hun dagelijks werk gebruiken. operationele kosten gaan omlaag door minder ruimte (lagere kosten
Als ze dus de voorkeur geven aan een bepaalde laptop, waarom voor energie/voorzieningen), minder verloop van medewerkers
zouden wij ze dan hun ultieme werkomgeving misgunnen?” en uitbesteding van belangrijke business services.
Door flexibiliteit meetbaar te maken wordt de maatstaf ‘kosten per persoon’ verplaatst van stenen en cement naar het individu en
de benodigde tools voor het werk. Dit is ‘open source-werk’ waarbij de gebruiker mag kiezen.
Bij bedrijf ABC bedragen de kosten voor werkplekken in het huidige model £ 8.000 (€ 9.200) per persoon per jaar. En de jaarlijkse
kosten voor het inrichten van werkruimten per persoon zullen de maatstaf zijn voor verdienen aan flexibiliteit op het werk. Dit past
bij de op technologie gebaseerde visie van het ‘buy your own computer’-model (BYOC), een visie die steeds meer steun krijgt van CIO’s
die een op internet gebaseerde visie voor computergebruik voor ogen hebben.
Daarom kunnen 1.875 mensen huidige werkpatronen het gebouw als ‘thuis’ beschouwen of 2.000 mensen met nieuwe, op activiteiten
gebaseerde werkpatronen met inrichting door derden. Dit resulteert in een bedrag van £ 6.000 (€ 6,900) per persoon per jaar voor het
inrichten van ‘werkomgevingen’ in een ‘buy your own’ self-service wereld – een besparing van 25%. Voor minder moderne bedrijven met
een traditioneler beginpunt betekent dit dat de besparingen op onroerend goed kunnen oplopen tot ruim 40%.
Verdienen aan flexibiliteit heeft alles te maken met de BYO-kosten per persoon. Zoals de cloud communicatiesoftware als een service
voor ongeveer £ 5 (€ 5,75) per gebruiker per maand levert, zou ook de werkplek een on-demand resource kunnen worden.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 16 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden

19. De weg naar virtualiteit: waardenmodel
€€€
Variabele kosten (OpEx)
Vaste kosten (CapEx) Variabele kosten (OpEx)
Vaste kosten (CapEx)
Variabele kosten (OpEx / BYO)
€
VANDAAG MORGEN TOEKOMST
Traditioneel kantoor Outsourcing Virtueel kantoor
Werken op basis Flexibel werken
van activiteiten Cloud computing
De toekomst van flexibel werken ziet er als volgt uit: werkplekken We zien ook de productiviteitsvoordelen die voortkomen uit een
worden op aanvraag geleverd en gebruikt wanneer dat nodig is. lagere downtime omdat ‘altijd beschikbare’ cloud-technologieën
Dit wordt weerspiegeld in de opkomst van de cloud, waardoor en draagbare apparaten flexibel werk mogelijk maken.
technologie wordt verplaatst van de kapitaalkosten (CAPEX)
naar de bedrijfskosten (OPEX) en wordt aangeleverd wanneer
Efficiency-dividend onroerend goed (p) besparingen op vaste (f)
dat nodig is. Voeg daar de werkplek aan toe en er ontstaat een en operationele (o) kosten
echt ‘buy your own’ model voor het ‘inrichten van werk’.
Tevredenheidsdividend forenzen (c) besparingen in tijd (t)
en kosten (c)
Zoals Colin King stelt: “Het echte voordeel… wordt bereikt
wanneer we omgevingen creëren waarin bijna alles is geregeld Productiviteitsdividend downtime (d) werknemers-/salariskosten (s)
wat mensen nodig hebben op de fysieke en de virtuele werkplek.
We hebben gezien dat dit type bedrijfsgerichte innovatie de Deze drie elementen kunnen worden gewogen en een coëfficiënt
kosten en het bedrijfsrisico verlaagt en omzetgroei mogelijk krijgen gebaseerd op het belang van iedere factor voor het
maakt.” bedrijf. Zij kunnen in een vergelijking worden gebruikt voor het
berekenen van het flexibiliteitsdividend. Die ziet er als volgt uit:
BYO-werk resulteert in een jaarlijks budget voor medewerkers
waarmee deze de benodigde tools, ruimten en services kunnen Flexibiliteitsdividend = p (f+0) + c (t+c) + d (s)
uitkiezen, gebaseerd op de gewenste resultaten.
Het flexibiliteitsdividend
“Dit zorgt voor een toename in de
Net als het efficiency-dividend voor meer of minder efficiënt
gebruik van ruimte, hebben we twee andere typen dividend in
winst van 5 tot 10% door toegenomen
kaart gebracht die kunnen worden behaald met flexibel werken - productiviteit”
een tevredenheidsdividend en een productiviteitsdividend.
Chris Kane, BBC
Uit onze enquête en andere onderzoeken blijkt dat mensen
heel graag de manier waarop ze van en naar het werk reizen,
willen veranderen. Dit is een kwestie van tijd en geld, die ook
beïnvloed wordt door reizen in de spits waardoor congestie en
kosten worden gekoppeld aan de niet-flexibele, traditionele
werkdag. Keuze geeft het individu de mogelijkheid zijn
werkpatronen opnieuw in evenwicht te brengen en levert een
‘tevredenheidsdividend’ op, dat onderdeel vormt van een bredere
aandacht voor gezondheid en welzijn op het werk.
VWork: de voordelen van flexibiliteit op het werk meten 17 © Unwired Ventures Ltd, 2011 All rechten voorbehouden