Novellas Healthcare, leverancier van HR-diensten voor de gezondheidszorg, moet heel snel kunnen reageren op vragen van de klanten. Van de 110 medewerkers zijn er maar 20 op kantoor. Daardoor werd er vroeger intensief getelefoneerd en heen en weer gemaild wanneer iemand op zoek was naar informatie. Bovendien is de onderneming sinds kort ook in het buitenland actief. Om de beschikbaarheid en de bescherming van de cruciale bedrijfsinformatie te verhogen, overwoog Novellas Healthcare te investeren in een nieuw netwerk en nieuwe servers. Samen met partner Aurelium besliste men echter om over te schakelen naar werken en communiceren via de cloud, met Office 365.

1. Novellas Healthcare werkt en communiceert
via de cloud met Office 365
tel. +32 (0)3 457 57 77
info@aurelium.be
land: België
sector: HR-diensten
profiel
Novellas Healthcare is een Belgische holding met
meer dan 10 jaar ervaring in gespecialiseerde diensten voor de gezondheidszorg. De klanten van
Novellas Healthcare zijn farmaceutische, biotech en
medical devices bedrijven, ziekenhuizen en zorginstellingen. Het bedrijf heeft zijn internationale expansie ingezet met een overname in het Verenigd
Koninkrijk en in Nederland.
uitdaging
Bij Novellas Healthcare werken slechts 20 van de
110 medewerkers op kantoor. De anderen zijn
gedetacheerd bij de klanten, zijn onderweg of werken van thuis uit. Dat bemoeilijkte de communica-
Novellas Healthcare, leverancier van HR-diensten voor
de gezondheidszorg, moet heel snel kunnen reageren
op vragen van de klanten. Van de 110 medewerkers
zijn er maar 20 op kantoor. Daardoor werd er vroeger
intensief getelefoneerd en heen en weer gemaild wanneer iemand op zoek was naar informatie. Bovendien is
de onderneming sinds kort ook in het buitenland actief.
Om de beschikbaarheid en de bescherming van de cruciale bedrijfsinformatie te verhogen, overwoog
Novellas Healthcare te investeren in een nieuw netwerk
en nieuwe servers. Samen met partner Aurelium besliste men echter om over te schakelen naar werken en
communiceren via de cloud, met Office 365. Aurelium
introduceerde eerst e-mail (Exchange) in de cloud, vervolgens SharePoint voor het delen van informatie en
Lync voor videoconferencing. Ook het pc-beheer gebeurt nu door Aurelium via de cloud, met Windows
Intune.
Door te werken via de cloud beschikt Novellas
Healthcare over meer mogelijkheden en grotere flexibiliteit. Alle collega’s met toegangsrechten kunnen de
status van een project bekijken en informatie uitwisselen zonder op kantoor te zijn. Daardoor worden klanten
nog sneller en beter geholpen.
Windows Office 365

2. tie. Toen de servers aan vernieuwing toe waren,
Novellas Healthcare werkt via de cloud voor e-mail
bekeek de organisatie op welk manier ze de inter-
(Exchange), het delen van documenten (SharePoint) en
ne communicatie en de dienstverlening aan de
klant efficiënter kon maken.
videoconferences (met Microsoft Lync). IT-partner
Aurelium zorgde voor de overschakeling naar Office 365,
dat al die toepassingen via een online gebruikerstoegang
aanbiedt. Ook de beveiligingsupdate en het algemene
oplossing
IT-partner
Aurelium
begeleidde
Novellas
Healthcare bij de overschakeling naar werken en
communiceren via de cloud. E-mailen, documenten
delen, videoconferencing en pc-ondersteuning op
afstand gaat nu allemaal via de clouddiensten van
Office 365.
voordelen
Û Gegarandeerde beschikbaarheid van e-mail
Û Meer mogelijkheden voor een vergelijkbaar
IT-budget
Û Innovatieve en meer professionele uitstraling
Û Efficiënter en klantgerichter werken
Û Tijd- en kostenbesparing
Û Beter samenwerken met externe medewerkers
Û Proactieve pc-ondersteuning
beheer van de pc’s doet Aurelium via de cloud, met behulp van Windows Intune.
“We hebben ongeveer 110 werknemers maar daarvan zitten er slechts ongeveer 20 op kantoor – de meesten zijn
gedetacheerd bij onze klanten, werken van thuis uit of zijn
voortdurend onderweg”, vertelt Marijke Tahon, sales &
marketing assistant bij Novellas Healthcare. “Door via de
cloud te werken, kunnen we veel efficiënter communiceren en samenwerken. Ook de dienstverlening naar onze
klanten is daardoor verbeterd.”
Snelle klantenservice
Novellas Healthcare moet snel kunnen reageren op vragen van klanten die soms dringend op zoek zijn naar tijdelijke medewerkers. Alle gegevens over de kandidaten,
80.000 cv’s en de klanteninformatie zijn nu beschikbaar
via SharePoint Online in Office 365. Microsoft staat garant
software&services
Office
Office 365
Windows
Windows Intune
voor de beschikbaarheid en de veilige afscherming van
die kritieke informatie.
“Vroeger werkte Novellas Healthcare volledig op eigen
servers die hier lokaal draaiden’, zegt Kris Heyvaert,
Shared ICT Manager bij Aurelium, dat al geruime tijd ITondersteuning levert aan Novellas Healthcare. “We riskeerden toen dat de e-mail uitviel of dat de servers crashten. Een herstelling kon dan lang duren.”
Op vraag van Novellas Healthcare voerde Aurelium een
doorlichting uit van de IT-voorzieningen. Het was oorspronkelijk de bedoeling om een deel van het netwerk te
vernieuwen en te investeren in nieuwe servers. Ook in beveiliging en back-up zou men extra moeten investeren.
“We stelden toen voor om niet te investeren in nieuwe
servers maar over te schakelen naar de cloud”, zegt Kris
Heyvaert. “Daardoor beschikt Novellas Healthcare nu met
een vergelijkbaar budget over meer functionaliteit en kan
de hele organisatie flexibeler werken. Bovendien kan
Novellas Healthcare via de cloud veel eenvoudiger mee
evolueren met nieuwe technologieën.”

3. Marijke Tahon, sales & marketing assistant bij Novellas Healthcare: “Door via de cloud te werken, kunnen
we veel efficiënter communiceren en samenwerken. Ook de dienstverlening naar onze klanten is daardoor
verbeterd.”
Meer mogelijkheden voor hetzelfde budget dus,
moeten installeren. We kunnen de virussen ook op
hoewel dat niet het hoofddoel was. “De bedoeling
afstand verwijderen van de pc zonder dat de ge-
was vooral om professioneler te gaan werken en
bruiker het merkt.”
daarin zijn we ook geslaagd”, verklaart Marijke
Tahon.
Pc-problemen proactief oplossen
Overal werken in dezelfde omgeving
Heel wat instellingen zitten nu bewaard in de cloud,
zodat de pc-gebruikers met gelijk welk toestel altijd
Aurelium voerde het Office 365-project uit in ver-
in dezelfde omgeving werken. Marijke Tahon: “We
schillende fasen. Ze gingen van start met de e-mail,
kunnen altijd en overal aan onze e-mail en aan onze
vervolgens kwamen ook Lync en SharePoint ter be-
gegevens en alles is veel sneller beschikbaar. Als
schikking via de cloud. Dankzij Windows Intune kan
iemand ziek is of met vakantie, dan kunnen colle-
Aurelium eventuele pc-problemen makkelijk op af-
ga’s zijn taken eenvoudig opvolgen. We kunnen dus
stand detecteren en oplossen.
in alle omstandigheden veel sneller antwoorden op
de vragen van klanten. We hoeven ook niet meer te
“Vroeger holden we telkens achter de feiten aan
vrezen dat een e-mail niet of met vertraging zal
maar nu kunnen we proactief problemen oplossen”,
aankomen. Gelukkig maar, want als dat gebeurt dan
bevestigt Kris Heyvaert. “Onze helpdesk krijgt auto-
zouden we een kans kunnen missen. In onze busi-
matische calls wanneer Windows Intune een virus
ness moet het nu eenmaal snel gaan. Als wij niet
detecteert terwijl de mensen van Novellas
meteen reageren, dan is de klant misschien al op
Healthcare ons vroeger zelf moesten contacteren
zoek naar een andere dienstenleverancier.”
als er iets aan de hand was. De pc-gebruikers waren
op hun toestel, waardoor virussen veel meer schade
Interne communicatie in de cloud via
SharePoint
konden aanrichten. We hadden dan ook meer werk
Iedereen bewaart en bewerkt zijn gegevens en do-
om de pc’s weer volledig in orde te brengen. Zo ver
cumenten nu via de cloud in SharePoint. Vroeger
komt het nu niet meer. Windows Intune is altijd up-
zat heel wat informatie verspreid en lokaal bewaard
to-date op het vlak van virusbescherming zonder
op de pc’s, waardoor er helemaal geen overzicht
dat de klant of wijzelf daarvoor manueel iets voor
was. “Nu werkt iedereen met dezelfde, up-to-date
zich vaak niet eens bewust van schadelijke software

4. informatie”, zegt Marijke Tahon. “Onze offertes, de boekhouding, de facturen, … alles staat in SharePoint. Daardoor verloopt de facturatie ook sneller en efficiënter. Ook
interne documenten zoals onkostennota’s, vakantieformulieren en richtlijnen bewaren we op SharePoint. De omgeving doet tegelijk dienst als communicatieportaal waardoor we een hechtere band creëren met onze extern werkende collega’s. Op ons portaal posten we zowel persoonlijke als professionele berichten, wat het groepsgevoel
heeft versterkt. Tegelijk hoeven ze niet meer naar ons te
bellen om documenten door te mailen. In de toekomst
willen we ook nog chatfuncties in het SharePoint-portaal
integreren.”
Kris Heyvaert
Videoconferencing via de desktop
Microsoft Lync, dat videoconferencing via de desktop mogelijk maakt, dient onder meer voor het communiceren
met de collega’s in het Verenigd Koninkrijk en in Nederland. “Aangezien we ons minder verplaatsen voor internationale vergaderingen besparen we tijd en kosten”, aldus
Marijke Tahon. “Onze buitenlandse vestigingen zitten nog
niet in de cloud maar ze zullen in de toekomst wel overschakelen.”
De afstand hoeft echter niet altijd groot te zijn om meerwaarde te halen uit Lync. “We gebruiken het ook om vragen te stellen aan een directe collega. Het feit dat je elkaar ziet, maakt de communicatie directer en efficiënter.
Ook met Aurelium communiceren we via Lync”, legt
Marijke Tahon uit.
De gebruikers zijn allemaal enthousiast over het werken
en communiceren via de cloud. “Het leeft echt in onze
voor meer informatie
Voor
meer
informatie
over
de
beschreven
producten en diensten van Microsoft, bel naar
+32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/
cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke
toepassingen gebruiken.
Voor meer informatie over Aurelium, bel naar
+32 (0)3 457 57 77 of bezoek www.aurelium.be
Voor meer informatie over Novellas Healthcare,
bezoek www.novellashealthcare.eu
organisatie. De medewerkers zijn trots op het feit dat we
zo innovatief zijn en ze creëren volop links met Linkedin
en Facebook”, besluit Marijke Tahon.