Présentation Qweeby sur la mise en oeuvre de la facture électronique (ou facture dématérialisée) en réponse aux sollicitation de grands donneurs d'ordres

1. Dématérialisation fiscale de factures clients
avec Qweeby
Et vos factures PDF
deviennent tout simplement
beaucoup plus que de
simples PDF

2. Et vos factures PDF
deviennent tout simplement
Qweeby beaucoup plus que de
simples PDF
Qweeby conçoit et opère un dispositif de dématérialisation fiscale de factures clients
utilisé par des entreprises situées sur toute la France (et en Espagne)
Qweeby part des factures PDF émises par l’outil de facturation de l’émetteur et les
transmet à tous ses clients dans un format exploitable (privé ou standard)
Qweeby est notamment opérationnel pour les flux destinés à Auchan France (format
privé), Carrefour France, Casino (GS1 XML) et SAMSE ; connexions PEPPOL – Chorus et
Point P en préparation
L’offre Qweeby est modulaire pour faciliter le démarrage et la montée en puissance des
émetteurs de factures de toutes tailles sans leur imposer de coût de mise en œuvre
Le dispositif Qweeby est conçu pour insérer la dématérialisation dans le process de
facturation en place sans modifier l’organisation et les pratiques
Trois années de R&D ont été nécessaires pour concevoir et mettre en œuvre le dispositif
L’équipe fondatrice est constituée d’anciens de GS1 France et d’experts de la
cryptographie
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3. L’enjeu : les données
Dans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données,
idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission
Emetteur Informations Récepteur
L’émetteur met les informations sur un
Facture Facture
support matériel (papier) qu’il transmet
au destinataire… qui s’empresse de
saisir dans son propre système
Les données circulent directement d’un
système à l’autre par voie EDI
Rapide Fiable Coûteux Bilatéral
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4. Le cadre fiscal applicable aux factures
L’émission d’une facture électronique entre dans cadre réglementaire strict applicable aux
deux parties (art. 289 et 96F du code général des impôts, BOI du 7 août 2003)
Art. 289 Bis du CGI Art. 289 V du CGI
Echange de fichiers Echange de fichiers
structurés non structurés
Couramment nommé Facture EDI Couramment nommé « PDF Signé »
Authenticité du flux de Liste récapitulative des échanges
facturation électronique effectués
Signature électronique
Intégrité du flux de Contrôles à la génération du
facturation électronique message
Conservation du flux de Archivage à valeur probatoire Conservation pérenne sur un
facturation électronique (norme Z42-013) support inaltérable
Nécessaire et formalisé par une Nécessaire et conservation d’une
Accord du client
convention d’inter-change trace formelle de l’accord
Les textes : article 289 et 96F du Code Général des Impôts (avec les décrets d’application parus au BOI d’août 2003)
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5. Les avantages du PDF signé (art. 289-V)
Pour un fournisseur de taille moyenne, la facture dématérialisée en PDF signé
l’emporte sur la dématérialisation fiscale par EDI
EDI PDF Signé
(art. 289- bis du CGI) (art. 289-V du CGI)
 Faible part de clients EDI au sein du  Applicable à tous les clients : peut
portefeuille client et/ou les flux EDI être déployé largement et facilement
représentent une part faible sur à l’ensemble des clients
l’ensemble des flux opérés  Coût limité et simple à mettre en
 Les coûts de mise en œuvre et de œuvre : retour sur investissement
maintenance sont importants compte réel et rapide
tenu du périmètre concerné : le  Absence de contraintes techniques :
retour sur investissement est faible compatible avec tous les outils et ne
 La maturité technique est faible et/ou requiert pas de compétences
les outils en place ne sont pas techniques particulières
adaptés
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6. Insérer la dématérialisation dans le
processus de facturation est délicat
Les factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant sans
en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures électroniques
sont noyées dans un flux de factures papier
Produire la facture
à partir des outils
de facturation Signer
électroniquement Déposer la facture
la facture dans le dispositif
d’archivage Transmettre la
électronique facture au
destinataire
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7. Pour l’émetteur, la véritable difficulté de
la dématérialisation est ailleurs
La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et
une diversité de format / protocoles qui n’existaient pas avec le papier
Papier Client 1
PDF Signé en
GS1 XML
Client 2
PDF Signé et
Emetteur format propriétaire
Client 3
PDF Signé en FTP Client 4
EDI Client …
L’émetteur est conduit à faire face aux attentes et exigences de ses clients…
Est-ce à lui de les gérer ?
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8. Les bénéfices du dispositif Qweeby
Gestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papier
Insertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer de
changement dans la forme des factures et les pratiques
Modularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puis
de monter en puissance avec un ROI rapide
Adaptation totale au contexte de l’émetteur
Interopérabilité avec les dispositifs d’archivages probatoire et certificats
Capacité à adresser tous les clients : du grand donneur d’ordre au plus petit
destinataire
Fourniture systématique d’un fichier d’intégration (données de la facture
dans un format exploitable) privé ou standard
Traçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances,
alertes, notifications…)
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9. Un dispositif validé…
Les e-DOC Awards sont organisés par la GS1 France (ex. Gencod EAN) regroupe
FedISA (Fédération de référence dans la les acteurs de la grande consommation
gestion documentaire). et organise leurs interactions.
Ils valident la conformité aux exigences La qualification GS1 France valide la
réglementaires et la contribution à la capacité à produire un flux conformes
diffusion de la dématérialisation par des aux standard GS1 XML à partir de
innovations d’usage factures PDF
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10. …et totalement interopérable
Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation de dicter les choix de l’entreprise en
termes d’identité numérique (certificats) et d’archivage électronique
Autorités de certification et archiveurs partenaires :
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11. En pratique : en quelques secondes les
factures client sont signées et prises en charge
L’émetteur dépose toute sa facturation dans
la boite d’envoi installée sur son bureau (au
format PDF)
Les factures sont automatiquement triées
entre factures à dématérialiser et factures à
envoyer par courrier (option)
Les factures à envoyer par courrier sortent
directement sur l’imprimante locale
Les factures à dématérialiser sont signées
électroniquement par l’émetteur puis
transmises automatiquement à la plateforme
Qweeby qui assure leur transmission finale Comptabilité
avec la plupart
(avec traçabilité totale) et leur dépôt dans le
les certificats de
dispositif d’archivage signature agréés
MINEFI
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12. Toutes les factures sont transmises
par des modes sécurisés et tracés
• Notification e-mail adressée à une ou plusieurs
Factures adresses de contact (nombre illimité)
• Suivi de la consultation de la notification et du
transmises via chargement de la facture, avec notification à
QweebyNET l’émetteur
• Conservation des logs de consultation et chargement
Factures • Transmission par protocole AS2
destinées à • Protocole doublement sécurisé (authentification et
cryptage par clé publique / clé privée)
des donneurs • Remise confirmée par un accusé non répudiable
d’ordres • Garantie de transmission intègre et sans interception
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13. Les options permettent d’adapter la
dématérialisation à tous les contextes
Application de
Adaptation à la l’instruction fiscale de
volumétrie janvier 2007 Création automatique
des clients dans
QweebyNET
Détection automatique Prise en charge de
des factures à pièces jointes aux
dématérialiser factures
Découpage PDF
Signature en lot
Confort et ergonomie
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14. Une semaine pour la planète
www.sanspapiersdubusiness.com
contact@sanspapiersdubusiness.com
• Dans le cadre de la 10ème semaine du Développement Durable (animée par le Ministère du
Développement Durable), du 2 au 6 avril 2012
• Qweeby s’associe aux « Sans Papiers du Business » pour vous proposer 5 jours de défis
• L’objectif est de promouvoir des gestes simples permettant de réduire la consommation de papier au
quotidien au bureau
• Individuellement ou en équipe, venez relever chaque jour les défis, échangez avec les autres
participants sur ce que vous avez fait, vos résultats, les actions engagées, les difficultés, les solutions
mises en œuvre…
• Et ensuite, on fait tout pour conserver les bons gestes concrets au bureau pour la planète
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15. Et vos factures PDF
deviennent tout simplement
beaucoup plus que
de simples PDF
Vos factures PDF sont transmises tracées
chez chacun de vos clients,
dans le format qu'il souhaite.
Traçabilité totale,
automatisation complète,
gains de productivité assurés et
économies immédiates :
Pourquoi vous limiter à de simples
factures PDF lorsque Qweeby peut
simplement en faire tellement plus ?
SAS au capital de 139 950 €
16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne
www.qweeby.com