1. Réussir la dématérialisation de ses factures clients B2B
Doc & Finances 2013 – CNIT Paris 27 février 2013
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2. Émettre des factures clients électroniques
5 points clés pour réussir votre projet
Cas client et retour d’expérience
Quelques mots sur le dispositif Qweeby
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3. Le papier : une solution lourde et coûteuse
Emettre une facture papier est coûteux (3 fois le prix du timbre) pour l’émetteur.
Traiter la facture en réception est coûteux pour le récepteur.
Il est préférable que l’émetteur génère à la source un flux exploitable
Emetteur Récepteur
Réalisation Dépôt à la Réception du Saisie Classement
de la facture Poste courrier comptable de la facture
Impression et Classement Contrôle et Emission du
mise sous pli de l’archive validation paiement
Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses
Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet de supprimer
des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation de factures fournisseurs
réalisée par les récepteurs (à leurs frais)
3
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4. Les bénéfices de la dématérialisation
La dématérialisation des factures permet à l’émetteur et au récepteur de réduire
leurs coûts et de fiabiliser leurs processus
Côté émetteur Côté récepteur
 Fiabilisation du processus de facturation  Réduction des coûts opérationnels :
• Réduction des temps de transmission • Moins de manipulations en réception
• Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture • Pas de ressaisies
• Alertes et relances automatisées • Automatisation des processus de traitement
 Réduction des frais généraux : • Moins de manipulations de classement
• Moins de papier et d’impressions • Moins d’archives à conserver
• Moins d’affranchissement • Accès facilité aux factures (en ligne)
• Moins d’archives à stocker
• Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD
 Réduction des coûts opérationnels  Fiabilisation de la gestion des paiements
• Moins de manipulations (envoi, classement, mise
sous pli, affranchissement, bourrages…) • Fiabilisation du circuit de validation des factures (et
réduction du cycle de traitement)
 Création d’un avantage concurrentiel • Fiabilité des données de facturation
• Facteur différentiant
• Généralisation aux donneurs d’ordres
 Développement durable
4
4
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5. La dématérialisation des factures clients :
un projet facile et gagnant
La dématérialisation des factures fournisseurs est complexe à mettre en œuvre car
elle impose de toucher aux outils, aux processus et aux habitudes. Par contre, la
dématérialisation des factures clients est plus légère et facile à mettre en œuvre
Rapide Dématérialisation de
factures clients
Impacts technique, humain et
ROI organisationnel faibles
Dématérialisation de
factures fournisseurs
Long Impacts technique, humain et
organisationnel forts
Complexe Facile
Mise en œuvre
Dématérialiser les factures sortantes est le bon point d’entrée
de la dématérialisation dans les entreprises 5
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6. La facture électronique :
une affaire a priori simple…
Produire les factures électroniques Transmettre la facture
avec les garanties d’authenticité et électronique par voie
d’intégrité, les conserver de manière électronique à chaque
pérenne et inaltérable client destinataire
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7. … rapidement complexe dans le B2B
Produire les factures électroniques Transmettre les factures électroniques
avec les garanties d’authenticité et aux différents destinataires, selon les
d’intégrité, les conserver de manière modalités attendues par chacun d’eux 1
pérenne et inaltérable pour assurer l’intégration technique
<XLM>
2
<CSV>
 Connaître et générer les formats attendus des destinataires n
 Assurer l’interconnexion avec les plateformes et réseaux
 Tracer les transmissions et faciliter le suivi des envois <UBL>
 Automatiser les relances et les alertes
 Maintenir la productivité du processus de facturation
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8. Les enjeux de la facture électronique :
les données et la transmission
Dans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données,
idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission
Ce qui intéresse l’émetteur, c’est que sa facture arrive au client
Emetteur Informations Récepteur
Traçabilité
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9. Les avantages du PDF signé (ou pas)
Pour la plupart des entreprises, dont une partie seulement des clients est capable
de recevoir de l’EDI, la facture dématérialisée en PDF (signé) est l’option idéale
EDI PDF
 Faible part de clients EDI au sein du  Applicable à tous les clients : peut être
portefeuille client et/ou les flux EDI déployé largement et facilement à
représentent une part faible sur l’ensemble des clients
l’ensemble des flux opérés  Coût limité et simple à mettre en œuvre
 Les coûts de mise en œuvre et de : retour sur investissement réel et rapide
maintenance sont importants compte
tenu du périmètre concerné : le
 Absence de contraintes techniques :
compatible avec tous les outils et ne
retour sur investissement est faible
requiert pas de compétences
 La maturité technique est faible et/ou techniques particulières
les outils en place ne sont pas
adaptés
9
9
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10. Un facteur de ROI supplémentaire :
l’instruction fiscale du 11 janvier 2007
Le récepteur doit conserver l’exemplaire papier des factures reçues. L’émetteur peut,
LUI, conserver ses factures émises sous forme papier dans un format électronique
Facture émise papier Facture émise électronique
(ou assimilé : PDF par e-mail) (289-V ou 289 bis)
Conservation Papier ou électronique
par l’émetteur (instruction fiscale du 11/01/07)
Electronique
Conservation
par le récepteur
Papier Electronique
10
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11. Émettre des factures clients électroniques
5 points clés pour réussir votre projet
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12. 1- Insérer la dématérialisation des factures
clients dans le processus de facturation
Les factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant
sans en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures
électroniques sont noyées dans un flux de factures papier
Produire la facture à
partir des outils de
facturation Signer
électroniquement la Déposer la facture
facture dans le dispositif
d’archivage Transmettre la
électronique facture au
destinataire
 Connaître les clients dématérialisés pour isoler leurs factures
 Pouvoir être réactif aux accords donnés par les clients
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13. 2- Répondre aux attentes différentes des
différents destinataires
La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et
une diversité de format / protocoles qui n’existent pas avec le papier
Client 1 Papier
PDF Signé en GS1
Client 2 XML
PDF Signé et format
Emetteur Client 3 propriétaire
Client 4 PDF Signé en FTP
Client … EDI
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14. 3- Déployer largement et rapidement
L’ampleur du ROI dépend de l’ampleur et de la vitesse du déploiement
Mobiliser et engager toute
l’entreprise pour garantir la
cohérence des messages
Prendre en compte les Le proposer à tous ses
demandes ou cahiers des clients sans chercher à
charges des clients sans se organiser a priori le
focaliser dessus déploiement
Eviter le forcing et
Organiser le planning en
accompagner les clients en
fonction des réponses
montrant les avantages
clients et de leur planning
concrets
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15. 4- Avoir une approche globale de la
dématérialisation
La dématérialisation des factures clients est un volet parmi d’autres de la stratégie de
dématérialisation de l’entreprise. Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation ou à vos
clients de contraindre vos choix d’identité numérique et d’archivage électronique
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16. 5- Insérer la dématérialisation dans la
stratégie générale de l’entreprise
La dématérialisation est un avantage pour l’entreprise : il faut l’articuler avec les
actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser
 Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans
l’entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique…)
 Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de
Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise
 Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et
bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses
manœuvres involontaires…)
 Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur
concurrentiel différentiant
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17. En synthèse… et en pratique
 Construire votre stratégie « dématérialisée » : stratégie d’identité numérique
(certificat signature) et politique d’archivage électronique adaptée à vos
besoins actuels (et futurs)
 Faire le point sur les attentes de vos clients qui peuvent déployer la
dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux
impératifs du premier qui s’exprime
 Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la
part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)
 Garder la main sur vos factures papier (ne pas externaliser d’office ou vous
laisser la liberté de choix de l’opérateur)
 Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer
 Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils
impriment autant (si pas plus) qu’avant
 Indiquer dans vos CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures
 Et surtout (avant tout) respecter le cadre réglementaire
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18. Émettre des factures clients électroniques
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19. Cas clients
GS1 GS1
SAP IF SAP
XML XML
@ PEPPOL
• Equipements pour laboratoires médicaux • Opérateur de téléphonie mobile
• Sollicité par un client Waters décide de se • Engagé dans une démarche de
lancer dans la dématérialisation générale de dématérialisation de ses factures clients avec un
ses factures client. prestataire de BPO
• L’opérateur proposé par le client ne permettant • Le prestataire de BPO étant incapable de
pas le déploiement large, Waters choisit Qweeby répondre aux demandes de Carrefour et
qui alimentera cet opérateur (B-Process). Auchan, Bouygues Telecom a confié à Qweeby
ses flux de facturation destinés à ces clients
• En complément Qweeby transmet les factures
aux autres clients via sa plateforme de • Démarrage : novembre 2011
notifications mail tracées et développe des
connexions additionnelles (Peppol). • Volumétrie concernée : 3500 factures/an
• Démarrage : mai 2012 • Clients déployés : 2 (Carrefour et Auchan)
• Volumétrie concernée : 16 000 factures /an
• Clients déployés : 38
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20. Cas clients
GS1 GS1
Isagri Custom IF
XML XML
@
• Salaisons traditionnelles • Portes, Fenêtres et volets
• Sollicité par Auchan France pour passer la • Sollicité par un client Groupe Brémaud décide
facture électronique, cette entreprise a opté de se lancer dans la dématérialisation générale
dans un premier temps pour le webEDI. de ses factures client.
• Face aux ressaisies et manipulations • L’opérateur proposé par le client ne répondant
additionnelles imposées, la Sté Duculty a choisi pas aux attentes de Groupe Brémaud, le choix
Qweeby pour sa facilité de mise en œuvre et sa se porte sur Qweeby qui alimente cet opérateur
simplicité d’utilisation. (@GP)
• Démarrage : février 2011 • En complément Qweeby transmet les factures
aux autres clients via sa plateforme de
• Volumétrie concernée : 9000 factures / an notifications mail tracées
• Clients déployés : Auchan, Carrefour et Casino • Démarrage : 18 juin 2012
• Volumétrie concernée : 61 000 factures / an
• Client déployés : 4
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21. Cas clients
GS1
CEGID SAGE IF
XML
289 bis @
• Salons de jardin et aménagement extérieur • Robinetterie et équipements de salle de bains
haut de gamme
• Sollicité par Auchan France pour passer la
facture électronique, cette entreprise a choisi • Ondyna a identifié la dématérialisation des
Qweeby pour répondre à la demande et factures comme un levier de réduction de coût
déployer à ses autres clients et d’efficacité
• Le groupe Edenside (dont fait partie la marque • Pour pouvoir déployer largement auprès d’une
Madeira) a fourni sa liste clients donneurs clientèle de grossistes et spécialistes du
d’ordres à Qweeby en lui demandant de bâtiment, Ondyna à choisi Qweeby.
déployer auprès d’un maximum d’entre eux les
flux électroniques • Démarrage : prévu été 2012
• Démarrage Auchan : avril 2012 • Volumétrie concernée : 38 000 factures / an
• Volumétrie concernée : 4500 factures • Clients déployés : -
• Clients déployés : AUCHAN + contacts en cours
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22. 22
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23. Émettre des factures clients électroniques
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24. Qweeby
Un service de facture électronique pour
dématérialiser les factures client
 Connecté aux opérateurs et plateformes de réception
 Capable de répondre aux cahiers des charges des clients
 Orienté utilisateurs non techniciens
 Compatible avec tous les outils de gestion commerciale / ERP
 Ouvert et interopérable
 Economique à l’installation et à l’usage
 Facile à mettre en œuvre et à déployer
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25. A partir de tout type de facture PDF
produite par l’outil en place, quel qu’il soit
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26. Qweeby transmet un flux conforme aux
attentes de chaque destinataire
Transmission EDI
(art. 289-Bis du CGI)
Transmission via la
plateforme de réception
du destinataire
Plateforme
Qweeby
Transmission directe
via un flux privé
Transmission tracée et
sécurisée du PDF signé
+ flux CSV ou UBL
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27. Qweeby s’adresse aux PME – PMI, voire TPE,
avec un modèle cohérent
Offre modulaire et packagée, Structure de coût simple et
orientée usage, qui facilite la lisible qui permet un ROI très
compréhension et la décision rapide et incite au déploiement
Livré prêt à l’emploi pour une mise Outil simple et intuitif qui se
en œuvre par les utilisateurs et comprend facilement sans
sans compétences techniques nécessiter de formation
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28. Qweeby est interopérable pour respecter
les choix de ses clients
La conservation des documents numériques et l’identité électronique sont des
décisions stratégiques d’entreprise, indépendantes de l’opérateur des flux
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29. Qweeby est une solution
innovante et différente
r PDF vers… PDF
a PDF vers formats structurés
r Ressaisies et uploads
a Récupération directe
(d’un bout à l’autre)
r Destinataires limités
a Interopérable et tous
destinataires
r BPO ou archivage imposé
a Modulaire et ouvert
r Spécifique et coûteux
a Mutualisé et progicialisé
r Mise en œuvre complexe
a Plug and Play
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30. Un dispositif validé et reconnu
Certification GS1 France
pour l’émission de factures
électroniques conformément
à l’article 289 V du Code
Général des Impôts
3ème prix lors des E-DOC award
2011 de la FedISA pour
l’innovation dans le domaine de Mention spéciale du Jury du
la gestion électronique des concours biennal Eureka
documents et informations organisé par le Conseil
Supérieur de l’Ordre des
Experts Comptables
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31. Merci de votre attention
www.qweeby.com
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Qweeby.com/blog @_qweeby
Scoop.it/facture-electronique @wanscoor
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32. Eric Wanscoor
eric.wanscoor@qweeby.com
04 27 10 83 10 – 06 59 34 07 88
www.qweeby.com
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33. Votre contact :
Eric Wanscooor
eric.wanscoor@qweeby.com
04 27 10 83 10
06 59 34 07 88
SAS au capital de 160 000€
16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne
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