El documento describe cuatro sistemas fundamentales de clasificación de archivos: alfabético, numérico, por asunto y geográfico. Explica cada sistema y proporciona ejemplos. El sistema alfabético ordena los documentos por apellidos y nombres. El sistema numérico asigna números consecutivos. El sistema por asunto agrupa documentos por tema. El sistema geográfico ordena documentos por ubicación.

1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGÓGICO DE CARACAS Asignatura: Técnica y Practica Secretarial I Practicantes: Simones Yudeisy Hernández Roger Zambrano Sail Briceño Graciela ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO

2. LOS ARCHIVOS SISTEMA DE ARCHIVOS ALFABETICO Y NUMERICO AGRADECIMIENTOS Clasificación de los Archivos SISTEMA POR ASUNTO Y GEOGRÀFICO

3. Los Archivos Es el depósito donde se guardan, organizada y ordenadamente los testimonios escritos, gráficos o audiovisuales producidos por cualquier institución pública o privada, conservados con el doble fin de garantizar los servicios de los administrados o de servir de fuentes para la investigación.

4. Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen, en cuatro: Alfabético, Numérico, por Asunto y Geográficos. Clasificación de los Archivos

5. Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios. Clasificación de los Archivos SISTEMA ALFABÈTICO

6. * Nombres de individuos Ejemplo: Maria Elena Salas. Clasificación de los Archivos REGLAS DE CLASIFICACIÒN ALFABÉTICA 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Salas, Maria, Elena

7. *Un apellido sólo o una inicial. Ejemplo: Juan José Páez . Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Páez, José, Juan

8. *Apellidos compuestos Ejemplo: Jaime de la Torre . Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad De La Torre, Jaime

9. *Mujeres casadas Clasificación de los Archivos Nombre de Soltera Nombre del Esposo 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Ana M. Araujo Pedro León Araujo (de) León Ana M.

10. *Casas comerciales que contienen el nombre de individuos Ejemplo: Farmacia Luís Marín . Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Marín, Luís, Farmacia

11. *Firmas comerciales Ejemplo: Farmacia Junín. Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Farmacia Junín

12. *Títulos y tratamientos Ejemplo: Dra. Rosa Lozada . Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Lozada Rosa (Dra.)

13. *Bancos Ejemplo: Banco Provincial Agencia Maturín . Clasificación de los Archivos 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad Banco Provincial Maturín

14. SISTEMA NUMÉRICO Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Clasificación de los Archivos

16. Ejemplo: Carpeta 25 José Torre. Organización de un Archivo 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad 25 Torre José

17. El sistema de archivo por asunto es la ordenación de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos. SISTEMA POR ASUNTO Clasificación de los Archivos

19. Organización por materias y asuntos Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético, numérico, cronológico… Clasificación de los Archivos

20. Estilo Diccionario Estos archivos, están ordenados en forma alfabética como palabras de un diccionario. Clasificación de los Archivos

21. Clasificación de los Archivos

22. Estilo Enciclopedia Estos archivos se organizan de esta forma , cuando los asuntos están agrupados por relaciones lógicas, al mismo tiempo que en orden alfabético. Clasificación de los Archivos

23. Clasificación de los Archivos

27. 2) Un tarjetero o fichero puede ser: a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales. b) Principal: También encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente. Clasificación de los Archivos

28. 3)Un mapa, una guía, un viso control, etc. Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones. Clasificación de los Archivos

29. PROCEDIMIENTO Si al archivar los documentos, la división geográfica se realiza a partir de país y con auxilio de la sucesión alfanumérica, la disposición de las guías es: a) Guía alfabética. b) sub. guía del estado con mayúscula compacta. c) Expediente, el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedido de una coma y la denominación de la persona o de la organización. Clasificación de los Archivos