Executive Audit Challenge Summer Series 2010

Executive Audit Challenge Summer-Series
- Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern -

Process Mining
Innovation im Prüfungsalltag der internen Revision

Referent: Rudolf Kuhn
Vorstand
ProcessGold AG

Folie 1 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG


„Für die erfolgreiche Arbeit in der Internen
Revision ist ein ausschlaggebender Punkt
das Finden und Analysieren von nützlichen
und verwertbaren Informationen in kurzer
Zeit.“ (www.DIIR.de)



Wie finden und analysieren Sie verwertbare Informationen heute?

Stichproben Beobachtung Befragung Walkthroughs

ungenau teuer zeitaufwändig

Herausforderung: Analyse digitaler Prozesse?

Lösungsalternative: Process Mining!



Effizienzsteigerung versus Risikominimierung

hoch hoch
Optimierungspotenzial

Risiko
niedrig niedrig
viele Geschäftsvorfälle wenige



Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der
Prozessanalyse und –Revision .

Analyse und Überwachung von Prozessen anhand „digitaler Spuren“
aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...).

Typische Einsatzgebiete von Process Mining
• Process Discovery „What is really happening?“
• Performance Analysis „Where are the the bottlenecks?“
• Compliance Check „Do we follow the rules?“
• Process Improvement „How to optimize this process?“
• Process Prediction „Will this case be late?“ 

Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Vorgehensweise:
100% Genauigkeit bei 70% Zeit- und Kosteneinsparung



Die Voraussetzungen für Process Mining sind gering und fast immer
gegeben.

„Digitale Spuren“ bestehend aus:
• Vorgangsnummer (Case ID)
• Aktivitätskennzeichnung
• Zeitstempel (Start und/oder Ende einer Aktivität)
• Beliebige weitere Daten für vertiefende Analysen

Daten werden zu Design / KPIs



"Das Problem zu erkennen ist
wichtiger, als die Lösung zu
erkennen. Die genaue Darstellung
des Problems führt zur Lösung.“
(Albert Einstein)



Life Demo Process Mining



Strukturierte Vorgehensweise liefert konkreten Nutzen bei geringen
zeitlichen und finanziellen Investitionen.

Durchführung eines mindestens halbtägigen Workshops zwecks Festlegung
und Kennenlernen des zu untersuchenden Prozesses, Definition von
Process Scan
Text Fragen und gewünschter Erkenntnisse sowie Ableitung benötigter Daten.
Teilnehmer des Klienten: Projektleiter, Prozessverantwortliche, IT-Spezialist

Export der benötigten Daten aus den IT-Systemen durch den Klienten.
Text
Data Extraction Prüfung der Daten auf Eignung durch ProcessGold.

Umfassende Aufbereitung und Analyse der Daten mit Hinblick auf die
Process Mining
Text gestellten Fragen und gewünschten Erkenntnisse durch ProcessGold.

Abstimmung der Ergebnisse mit dem Klienten und ggf. Verfeinerung oder
Process Review
Text Erweiterung der Analyse.

Präsentation der Analyseergebnisse. Aufzeigen der gewonnenen
Erkenntnisse sowie möglicher Probleme. Diskussion erfolgversprechender
Process Findings
Text und kurzfristig umsetzbarer Maßnahmen. Festlegung der weiteren Schritte
und möglicher Zusammenarbeit.



Straffer Zeitplan ermöglicht schnelle Ergebnisse.

Tage
Inhalte 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Process Scan

Data Extraction

Process Mining

Process Review

Process Findings

Dieser Zeitplan stellt Erfahrungswerte dar und bedeutet nicht, dass die einzelnen
Aktivitäten in jedem Fall so lange dauern und dass es keine Pausen zwischen den
Aktivitäten geben kann. Der genaue Zeitplan – insbesondere die Termine für ‚Process
Review‘ und ‚Process Findings‘ – werden im ‚Process Scan‘ Workshop festgelegt.



Wertbeitrag Wirkt unmittelbar auf …
• Durch die verbesserte
Identifizierung der kritischen Fälle
können Risiken kurz- bis Kosten aus Falschbearbeitung
mittelfristig reduziert werden

• Die Unterstützung durch
Werkzeuge und die verbesserte Kosten für Prüfung und
Transparenz führt zu jederzeit
Prozessanalyse
aktuellen Ergebnissen und
messbaren Stati

• Die automatisierte und Kosten für Implementierung
wiederholbare Analyse reduziert und den laufenden Betrieb der
manuelle Aufwände erheblich internen Kontrollen



Fazit: Process Mining liefert einen hohen Wertbeitrag für die Revision.

• „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit
verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining
implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller unserer
Geschäftsvorgänge.

Die Technologie ermöglicht es uns, Qualitätsunterschiede im Auditing
nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche
Risiken, Kontroll- und Effizienzthemen legen.“

(Volker Panreck, Abteilungsdirektor Audit Services / ING-DiBa)



Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Go for Gold...
ProcessGold AG Rudolf Kuhn
Robert-Koch-Straße 116d Vorstand
65779 Kelkheim
T: +49.178.8855528
www.processgold.de F: +49.178.998855528
www.twitter.com/processgold M: rudolf.kuhn@processgold.de



Audit Challenge 2011
Save the date:
Konferenzprogrammtage 28.-31. März 2011
Wachstumsfelder für die Interne Revision & Audit Decision
- 28. März – Pre-Audit Challenge: Audit Executive Seminare
- 29. März – ½ Konferenztag Audit Technology Innovation Arena
- 29. März – ½ Konferenztag Audit Challenge Classic + Audit Innovation Awards
- 30. März – Konferenztag Audit Challenge Wachstumsfelder für die Interne Revision
- 31. März – Thementag Managing Fraud Investigation & Prevention
- 01. April – Fraud Management Training

Weitere Detailinformationen zu Vorträgen und Referenten finden Sie unter:
www.audit-challenge.de



Appendix



Hintergrund und Zielsetzung von Process Mining

• Process Mining als Begriff entstand aus der Kombination von
Prozessanalyse und Data Mining.
• Data Mining Techniken sind mittlerweile üblich und weit verbreitet im Einsatz;
sie zielen darauf ab, Geschäftsfälle anhand der Eintragungen in den
Datenfeldern zu untersuchen und relevante Eintragungen zu identifizieren.
• Das Ziel der Prozessanalyse ist es hingegen, mittels geeigneter Werkzeuge
die Abläufe der Bearbeitungsvorgänge in den Geschäftsprozessen zu
untersuchen.
• Process Mining als Technik zielt darauf ab, in einer definierten Periode die
Bearbeitungsvorgänge (einschließlich aller Varianten) der tatsächlich
verarbeiteten Geschäftsfälle in zeitlich korrekter Abfolge darzustellen.
• Damit eignet sich diese Technik insbesondere, um neben dem eigentlichen
Geschäftsprozess auch die Prozessvarianten zu finden, bei denen die
Bearbeitung nicht in Übereinstimmung mit den geltenden Regeln erfolgt ist.



Gartner ist von Process Mining überzeugt.

• „We think automated process discovery is a tool worth considering if you
want to really understand the dynamics of business processes and want to
improve the quality of your process models.“

• "The technique of process mining is so strong that you don’t even have to
specify a process model; it is created from a greenfield by the pattern
recognition.“



Weitere Informationen online verfügbar:

• Unsere Präsentationen und Whitepaper
http://www.slideshare.net/ProcessGold

• Screenshots
http://www.processgold.de/?page_id=360

• Animation Process
http://www.processgold.de/Download/Animation_Process.swf

• Animation Social Network
http://www.processgold.de/Download/Animation_Social_Network.swf

• Twitter
http://www.twitter.com/processgold


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