Das manuelle Verteilen geschäftlicher Korrespondenz ist arbeits- und zeitaufwändig. Das gilt umso mehr, je größer ein Unternehmen ist und je dezentraler seine Strukturen sind. Doppelte Arbeit, Mehrfachkopien von Originaldokumenten (inkl. Versionskonflikte) sind oft die Folge. Hier zeigen wir Ihnen, wie es auch anders geht - mit unserer Lösungen für digitale Post- und Rechnungseingangsbearbeitung!

1. Lösung für den automatisierten
Rechnungseingang
Software für Macher.

2. Begriffserklärung
Dokument
Einseitig oder mehrseitig, z. B. Brief, Rechnung, Notiz, Formular, Anschreiben
Vorgang
Ein oder mehrere Dokumente, die einen bestimmten Vorgang im
Unternehmen auslösen, z. B. Anschreiben mit Anlagen
Trennblatt (optional)
• Wird zwischen Dokumenten bzw. Vorgängen eingescannt.
• Als Vorgangs-Trenner kann auch ein Dokument dienen, das immer
am Anfang eines Vorgangs steht.
Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013

3. Wissensbasierte Dokumentanalyse
Formular Teilstrukturiertes Dokument Free-Form Dokument
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4. Traditionelle Rechnungsverarbeitung
Nachteile • Hohe manuelle Erfassungs- und
Verarbeitungskosten
(3-12 EUR/Dokument)
• Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller
Erfassung
• Personalintensive manuelle
Vorbereitungstätigkeiten
• Keine optimale Prozessdurchgängigkeit
• Hohe Durchlaufzeiten in der
Rechnungsbearbeitung
(Nichteinhaltung von Terminen)
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5. Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung
Hohe Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung
• Hohe Datenqualität bei geringer Nachbearbeitung
• Homogener Datenbestand (Konsistenz mit ERP-Systemen)
Prozess-Qualität • Durchgängigkeit der Rechnungsbearbeitung
• Prozessbeschleunigung und Automatisierung
Prozess- • Termintreue (Einhalten von Zahlungsfristen, Ausnutzen von Skonti, ...)
Geschwindigkeit • Cash-Flow-Optimierung
• Verarbeitung von Rechnungsbelegen verschiedenster Kreditoren
• Kein Anpassungsaufwand bei neuen Kreditoren
Prozess-Flexibilität • Flexibilität bzgl. auszulesender Felder
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6. Einbettung von OS|CLASSIFY in den Gesamtprozess
OS|CLASSIFY
• automatisiert den Klassifikationsprozess und
• stellt gewünschte Dokumentinformationen
elektronisch zur Verfügung.
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7. OS|CLASSIFY als Schnittstelle zwischen Papier und ERP-System
OS|CLASSIFY stellt die
gewünschten Informationen
aus Rechnungsdokumenten
elektronisch zur
Verfügung.
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8. OS|CLASSIFY
Dokumentverarbeitungsprozess mit OS|CLASSIFY
• Komplette ausfallsichere Prozesssteuerung des Dokumentenlaufs bis zur Datenübergabe
• Automatisierte Erfassung aller gewünschten Informationen
• Deutliche nachgewiesene Reduktion des manuellen Aufwandes
• Hohe Datenqualität durch automatisierte Datenbankabgleiche mit logischen und math. Prüfungen
• Mehr Zeit für eigentliche Aufgaben (z. B. Rechnungsprüfung)
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9. OS|CLASSIFY
Informationsextraktion, layout-basierter Ansatz
Lokalisierung
OCR-Resultat Feldname
der Datenfelder
7929418 Ansprechpartner
P e tz, Erwin Rechnungsnummer
94,80 Position 1
190,80 Position 2
8,16 Betrag Entsorgung
44,0 8 Umsatzsteuer
337,82 Gesamtbetrag
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10. Feldinformationen
Extraktion der Dokumentinhalte
Extraktion Feldinformationen
Rechnungsempfänger
Rechnungsdatum
Felder
Rechnungsnummer
Kreditor ... etc.
Tabelle
Netto-Betrag
Brutto-Betrag
USt-Satz
Felder
Endbetrag ... etc.
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11. Tabelleninformationen
Extraktion der Dokumentinhalte
Extraktion Tabelleninformationen
Artikelnummer
Menge
Felder
Einzelpreis
Positionspreis
Rabatt
Tabelle
Artikelbezeichnung
etc.
Felder
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12. Klassischer Datenabgleich
OCR-Resultat Zuordnung zu Suche nach dem
Datenbank-Feldern ähnlichsten Datensatz
Adalf Würth
14650 Künzolsau
• Feldpositionen auf den Images
müssen vor der Extraktion bekannt sein
• Für jeden Kreditor muss eine separate Dokumentdefinition
angelegt und gepflegt werden
• Ungeeignet für Freiform und Rechnungsbelege
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13. Top Down-Suche
Vorname Nachname Strasse PLZ Ort BLZ Konto
Adolf Würth Postfach 74650 Künzelsau 62091800 10681000
Karl Napp Jahnstr. 7 74650 Künzelsau 62091800 21389700
Andreas Huber Gartenstr. 20 70001 Stuttgart 70540660 518378908
..... …. …. …. ….. ….. ….
Albert Xavier Hauptstr. 1 90000 Würzburg 64590070 798563584
• Position der Felder muss nicht bekannt sein
• Ideal für Freiform und Rechnungsbelege
• Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR-Fehler und
Schreibvarianten)
• Perfekte Ergebnisse ohne Trainingsaufwand
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14. OS|CLASSIFY
Selbstlernende Systemoptimierung während der Produktion
• Nutzung von Verifikationswissen zur
Optimierung der Erkennung von
bislang unbekannten Belegen
• Jederzeit optimale
Erkennungsraten
• Automatische
Bestätigung auch nicht
abgleichbarer Informationen
• Hohe Datensicherheit
und Datenqualität
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15. Dokumentanalyse mit OS|CLASSIFY
Steigende Erkennungsraten durch laufende Optimierung
Optimierung durch:
• Stammdatenpflege
• Selbstlernmechnismen
• Parametrisierung
• Programmierung
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16. OS|ECM – branchenübergreifend einsetzbar
Verarbeitung und Integration aller Informationen Fertigung
• Zeichnungen • Arbeitspläne
• Listen • Prüfanweisungen
Vertrieb • Qualitätsdaten • Qualitätssicherung
• Angebote • NC-/PPS-Daten
• Pflichtenheft
• Kundendaten
Marketing
• Produktinformationen
• Studien
• Presseinformationen
• Spezifikationen
• Präsentationen
• Prospekte
Adminstration OS|ECM
• Belegwesen Rechtsabteilung
• Kalkulationen • Verträge
• Angebote • Patentunterlagen
• Produkthaftung
Forschung und Entwicklung Kundendienst
• Berechnungsunterlagen • Gesetzesblätter • Reparatur-Katalog • Handbücher
• Versuchsreihen • Normen und Richtlinien • Ersatzteillisten • Beschreibungen
• Normteile • CAE-/CAD-Grafik • Anweisungen • Dokumentation
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17. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Software für Macher.