Autor: Eduardo Lanna
Padronização de Cadastros e
Abreviaturas em Campo de Dados
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Serviços e Sistemas KeyConsultas
Soluções da KeySupport Consultoria para área de Cadastro
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 Portal KeyCad-abreviador:
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Exigências SPED no uso de Campos de Dados
Higienização de dados do Cadastro
 O sistema validador da NFe na SEFAZ verifica...
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Fontes: sites públicos oficiais (rev. Dez/2016)
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O dilema do Saneamento Cadastral
Como utilizar os dados que excedem o limite do campo?
 Saneamento Cadastral é um process...
Como Padronizar e Abreviar Dados?
 Padronização de dados em Campos do Cadastro: é SIMPLES!
 Necessário higienizar os dad...
Abreviaturas não seguem Regras universais
 Abreviaturas não tem um dicionário padrão.
 Ex.: podemos abreviar a palavra d...
Regras Gerais para Abreviaturas (de fato)
 Reduzir os caracteres na palavra até o limite que não prejudique seu
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Objetivo do Sistema KeyCad-abreviador
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Na prática, nenhum Abreviador pode garantir 100% de
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Tela inicial do Portal KeyCad-abreviador
Processamento batch de lotes de registros
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Premissas do Serviço KeyCad-abreviador
 Todos os campos são Higienizados pelas regras do SPED (padronização), logo,
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Regras do Serviço KeyCad-abreviador
1) Higienização SPED em todas as palavras do campo (regra geral);
2) Aplicar dicionári...
Metas e regras são parametrizáveis
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Etapas do uso do Serviço KeyCad-abreviador
 Obter a tabela de dados cadastrais (após o Saneamento), com os dados
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Modelo de Comercialização do Abreviador
 Opção 1: Serviços de Padronização e Abreviatura “On Demand”
 Cliente envia tabe...
Modelo de Comercialização do Abreviador
 Opção 3: Aquisição da DLL do Abreviador para uso local em Sistemas
 Licenciamen...
Suporte Técnico, manutenção e atualização
 Canal de suporte técnico remoto por e-mail, e opcional por meio de
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(5) Padronizacao de cadastro e abreviatura de campos

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Padronizar campos do cadastro de Clientes e Fornecedores para atender aos arquivos do SPED, e abreviar palavras e expressões recorrentes é uma necessidade para adequar os dados de entrada aos limites de caracteres em uso na base de dados.
O KeyCad-abreviador é uma solução para fazer esta tarefa de forma automatizada, e parametrizável pelo usuário.

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(5) Padronizacao de cadastro e abreviatura de campos

  1. 1. Autor: Eduardo Lanna Padronização de Cadastros e Abreviaturas em Campo de Dados www.keysupport.com.br Revisado: 28/11/2016 Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! visite: www.keyconsultasweb.com.br Portal de Serviços de Consultas e Saneamento: Serviços “powered by” Padronização e Abreviação de Campos
  2. 2. Serviços e Sistemas KeyConsultas Soluções da KeySupport Consultoria para área de Cadastro  Sistema KeyConsultas-webservice:  Plataforma de automação de consultas cadastrais em sites públicos oficias a partir do CNPJ, CPF, IE e outras chaves de interesse.  Suporta os serviços do Portal KeyConsultas-web e do Pré-cadastro, e pode ser integrada a qualquer Sistema ERP/CRM do mercado.  Webservice síncrono REST/JSON ou SOAP/XML.  Portal KeyConsultas-web:  Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: consultas em lotes de registros (tarefa batch);  Retorna relatórios em Excel com o resultado das consultas e os comprovantes obtidos On line nos sites públicos oficiais.  Várias opções de relatórios para Saneamento Cadastral e Monitoramento Cadastral.  Portal de Pré-cadastro KeyConsultas:  Suporte às tarefas de do ciclo de homologação cadastral de Fornecedores, com automação de consultas públicas e guarda evidências;  Integra-se ao ERP/CRM por webservice ou carga de arquivo de integração; www.keyconsultasweb.com.br
  3. 3. Serviços e Sistemas KeyConsultas Soluções da KeySupport Consultoria para área de Cadastro  Portal KeyCad-abreviador:  Sistema para padronização de dados cadastrais e aplicação de regras de abreviaturas parametrizáveis pelo usuário.  Processamento batch de até 10.000 registros por OS.  8.500 verbetes com abreviaturas padronizadas em uso na Razão Social e Endereços, e até 7 regras selecionáveis para executar abreviaturas.  Webservice do KeyCad-abreviador:  Serviço permite a parametrização flexível das regras de abreviatura na própria requisição do serviço;  Permite o uso de dicionários customizados exclusivos da sua empresa;  Webservice Síncrono nas opções REST/JSON, REST/XML, ou SOAP/XML;  Contratação por período anual de uso.  DLL do Abreviador:  Biblioteca de função Windows para integração em sistemas de cadastro;  Permite total flexibilidade na integração da função e no uso de dicionários.  Licenciamento de uso perpétuo por aquisição da DLL e dos dicionários padrão. www.keyconsultasweb.com.br
  4. 4. Serviços e Produtos KeyConsultas Outros produtos da KeySupport Consultoria  Programa XMLreportNFe:  Programa para leitura de dados de arquivos XML de NFe em lotes desde uma pasta da rede.  O relatório excel que ele gera permite a análise dos campos de dados do emissor, do destinatário, e dos itens e impostos da NFe.  Programa KeyConsultas-xml:  Programa para download de XML de NFe cujas chaves tenham sido consultadas em lote pelo Portal KeyConsultas-web.  Uso para conclusão do projeto de recuperação de XML de NFe antigas, sem a necessidade de Manifesto do Destinatário  Função integrada com o Portal KeyConsultas-web. www.keyconsultasweb.com.br
  5. 5. Exigências SPED no uso de Campos de Dados Higienização de dados do Cadastro  O sistema validador da NFe na SEFAZ verifica a estrutura de campos obrigatórios dos arquivos SPED, dentro de um padrão:  Campos devem ter apenas caracteres válidos (sem caracteres especiais, espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc.)  Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ/CPF)  Para código de inscrições ( IE / IM ) seguir normas do órgão regulador (Qde de caracteres).  Código do Município deve ser o do IBGE (7 caracteres)  Campos do endereço devem ser separados: logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP.  Outras verificações para validação foram adicionadas a partir da NFe 2.0. www.keysupport.com.br
  6. 6. Consultas via KeyConsultas-webservice Fontes: sites públicos oficiais (rev. Dez/2016) www.keysupport.com.br Disponíveis via webservice:  Receita Federal – Situação Cadastral do CNPJ ou CPF.  SINTEGRA – Situação do CNPJ, da IE, ou do CPF de Prod. Rural.  SUFRAMA - Situação cadastral do CNPJ, ou da Inscr. do Suframa.  SIMPLES Nacional: optantes.  IBAMA: Certificado de Regularidade Técnica (CNPJ/CPF), e cadastro de Áreas de Embargo.  CND Federal: Divida ativa unificada.  CND Trabalhista, e CRF do FGTS.  Débitos SP: CNPJ, CPF e RENAVAM.  Portal da Transparência: CEIS.  CEP – Logradouro, Bairro, Cidade, UF.  FDC na PMSP: pelo CCM ou CNPJ.  INSS – (NIT) Número de Identificação do Trabalhador.  Consulta de chave da NFe: XML  Cadastro CPF: nome, nome da mãe, data de nascimento, End. Resid.  CEPOM: PMSP e Rio de Janeiro Outras consultas:  ANVISA - Autorização de Funcionamento e de Atividades  ANP - Habilitação de posto de combustíveis
  7. 7. O dilema do Saneamento Cadastral Como utilizar os dados que excedem o limite do campo?  Saneamento Cadastral é um processo em 3 etapas:  Consultar dados em sites oficiais usando uma chave formal: CNPJ, CPF, IE, etc, e obter informações atualizadas da situação cadastral.  Analisar os dados cadastrais: Nome, Razão Social, Fantasia, logradouro, numero, complemento, bairro e cidade, UF, status da situação cadastral.  Definir e selecionar os campos de dados que atualizarão a base cadastral a partir dos dados oficiais obtidos.  Altamente recomendado: usar informações oficiais exatamente como constam na consulta ao site da RFB, e também:  Não operar com registros de Clientes/Fornecedores INAPTOS fiscalmente  Atualizar registros APTOS com alteração de endereço, razão social, etc.  O Problema: o limite de caracteres do campos no Sistema do Cadastro (e no SPED) é menor que a informação na RFB... E agora??? www.keysupport.com.br
  8. 8. Como Padronizar e Abreviar Dados?  Padronização de dados em Campos do Cadastro: é SIMPLES!  Necessário higienizar os dados seguindo as exigências do sistema que impacta no negócio: regras do SPED NFe ou Fiscal  Adotar padrões para o TIPO do LOGRADOURO no endereço, por exemplo: AVENIDA = AV; RUA = R; PRAÇA = PCA; RODOVIA = ROD, etc.  Processo de higienização é automatizável e relativamente simples.  Abreviar palavras em campos que excedem o limite de caracteres na base cadastral: é um pouco mais COMPLEXO...  Existem padrões para Tipo de Logradouro, mas não existem regras padronizadas para se abreviar palavras. Cada pessoa faz de um jeito!  Alguns títulos seguem um padrão “de fato” para abreviaturas, como: PADRE = PE; PRESIDENTE = PRES; ARCEBISPO = ACB  Nomes de pessoas físicas não se pode abreviar sem que se altere a identidade da pessoa: BARROSO = BARR que poderia ser BARROS, BARREIRO, etc. www.keysupport.com.br
  9. 9. Abreviaturas não seguem Regras universais  Abreviaturas não tem um dicionário padrão.  Ex.: podemos abreviar a palavra da esquerda para a direita, ou no meio, ou apenas os sufixos das palavras, etc.  Existem casos de abreviaturas muito conhecidos, o que chamamos de “padrão de fato”. Ex.: tipo de logradouros.  Avenida = Av.; Rua = R.; Rodovia = Rod.  E existem MANUAIS de regras de abreviaturas em uso por certas esferas de governo, e que nós adotamos:  Companhia de Desenvolvimento Habitacional Hurbano - CDHU  Prefeitura do Municipio de São Paulo - PMSP  Outros: Justiça Federal, Governo Estadual de SC, Dataprev, etc. www.keysupport.com.br
  10. 10. Regras Gerais para Abreviaturas (de fato)  Reduzir os caracteres na palavra até o limite que não prejudique seu significado no contexto de uso, e nunca a menos de 3 letras.  Palavras abreviadas são terminadas em consoantes, exceto em casos de uso de senso comum ou regulamentado, por ex.: DR, DRA, STO.  Abreviaturas não tem gênero feminino nem plural, exceto quando fizer sentido no contexto de uso, e então terminam em “a” ou “s”.  Abreviar da direita para a esquerda, exceto em casos de uso comum , ou padronizado, ex.: Departamento = DEPTO  Não abreviar palavras com menos de 5 letras, exceto quando seu uso é regulamentado, ex.: São = S, Dom = D, Rua = R.  Manter abreviaturas de domínio público, ex.: Mensagem = MSG  Nunca abreviar NOME PROPRIO. Nomes do meio são reduzidos à primeira letra se necessário, por ex. “Luis I. L. da Silva.” www.keysupport.com.br
  11. 11. Objetivo do Sistema KeyCad-abreviador www.keysupport.com.br Na prática, nenhum Abreviador pode garantir 100% de sucesso, pois depende de variáveis combinadas na execução: • o limite da meta de caracteres em cada campo na base; • da Qde de palavras e de caracteres na fonte cadastral; • e do conjunto de regras em uso pelo abreviador... O objetivo é reduzir ao máximo a necessidade de atuação de análise humana subjetiva, aplicando um processo objetivo de padronização e abreviatura, parametrizável pelo usuário. Mas então, abreviar campos é uma tarefa com sucesso garantido pelo KeyCad-abreviador?
  12. 12. Tela inicial do Portal KeyCad-abreviador Processamento batch de lotes de registros www.keysupport.com.br
  13. 13. Premissas do Serviço KeyCad-abreviador  Todos os campos são Higienizados pelas regras do SPED (padronização), logo, não haverá uso de ponto final em termos abreviados.  As regras de abreviatura serão aplicadas em ordem sequencial apenas quando necessário reduzir caracteres, até atingir a meta do campo.  Preservar ao máximo a informação original: atingida a meta de caracteres após uso de uma regra, suspende-se a execução das regras seguintes.  Tradutor de Expressões Compostas reduz padrões encontrados antes de aplicar as regras (opcional): ESTADO DE SÃO PAULO = ESTADO DE SP  Dicionário de Tipo de Logradouros e Complementos (aprox. 200 termos) é aplicado apenas na primeira palavra dos campos de endereço.  Dicionário principal com 6.500 termos (inclui aprox. +100 títulos pessoais) é aplicado no String de palavras do campo a ser abreviado.  Dicionário de Exceções evita abreviar ou reduzir SIGLAS conhecidas e algumas palavras ESTRANGEIRAS (LTDA, MUSIC, PMSP, etc). www.keysupport.com.br
  14. 14. Regras do Serviço KeyCad-abreviador 1) Higienização SPED em todas as palavras do campo (regra geral); 2) Aplicar dicionário de Tipo de Logradouros (para END e Complemento); 3) Traduzir e reduzir Expressões Compostas antes de abreviar palavras; 4) Aplicar dicionário principal em (6.500) palavras elegíveis ao Abreviador com mais de 5 letras, 5) Reduzir Nomes Próprios e Palavras do meio da string que não foram tratadas pelo dicionário principal à sua primeira letra (exceto dic. Exceções); 6) Abreviar Mais: aproximadamente 2.500 palavras já abreviadas na regra principal (item 4) são reduzidas um pouco mais em uma nova abreviatura. 7) Eliminar as preposições em uso na string do campo: DE, DO, E, DAS, etc 8) TRUNCAR: eliminar caracteres da DIR para ESQ na palavra até ficarem 3 letras, menos nas que constem em um dicionário de Exceções. www.keysupport.com.br
  15. 15. Metas e regras são parametrizáveis www.keysupport.com.br
  16. 16. Etapas do uso do Serviço KeyCad-abreviador  Obter a tabela de dados cadastrais (após o Saneamento), com os dados oficiais obtidos em seu formato original;  Definir o limite de caracteres de cada campo a ser abreviado (metas do campo), e informar ao abreviador.  Escolher o conjunto de regras máximo que se deseja aplicar em cada campo, por ex.: não selecionar TRUNCAR para Logradouro;  Executar o abreviador, e baixar uma planilha excel de resultado, com:  Todos campos abreviados, e os campos originais ao lado da tabela  Indicação de sucesso de meta atingida por registro e por campo tratado  Indicação de casos não resolvidos para análise do usuário  Analisar o Resultado, e, se for necessário, ajustar regras e reprocessar. www.keysupport.com.br
  17. 17. Modelo de Comercialização do Abreviador  Opção 1: Serviços de Padronização e Abreviatura “On Demand”  Cliente envia tabela de dados em formato de entrada exigido, informando quais campos abreviar, e quais as metas/campo.  Cliente define se deseja aplicar todas as regras em cada campo, ou apenas algumas (quais)  Retornamos a planilha de resultado do abreviador com os resultados obtidos.  Casos de insucesso: onde metas não foram alcançadas apesar das regras aplicadas, solicitar reprocessamento.  Opcional uso temporário do Portal pelo próprio Cliente para processar o volume contratado.  Opção 2: Cessão de uso como Serviço (SaaS)  Contratação anual, com pagamento mensal, ou por trimestre (por projeto).  Preços por faixa de volume mensal de registros tratados: faixa de 10.000, 20.000, ou 30.000 registros. Outros volumes, consultar.  Até 5 usuários (gestor e básico) por CNPJ autorizado (empresa). www.keysupport.com.br
  18. 18. Modelo de Comercialização do Abreviador  Opção 3: Aquisição da DLL do Abreviador para uso local em Sistemas  Licenciamento perpétuo do programa DLL, com taxa anual de atualização, manutenção e suporte técnico;  Entregáveis: DLL executável, mais Dicionários customizáveis e a documentação de acesso e integração (3 métodos flexíveis de uso).  Licenciamento por Servidor e por CNPJ da Licenciada, para uso exclusivo em Sistemas internos de cadastro da empresa.  Opção 4: uso do Webservice do Abreviador  Contratação anual, com pagamento mensal.  Preços por faixa de volume mensal de requisições: faixa de 5.000, 10.000, 20.000, 30.000 ou 50.000 requisições. Outros volumes, consultar.  Parametrização de regras e uso de dicionários exclusivos é dinâmica, definida na requisição enviada ao webservice www.keysupport.com.br
  19. 19. Suporte Técnico, manutenção e atualização  Canal de suporte técnico remoto por e-mail, e opcional por meio de Service Desk web (taxa adicional).  Dicionários customizáveis exclusivos da sua empresa na opção de aquisição da DLL ou uso do webservice:  Expressões Compostas, Palavras e Títulos, Tipo de Logradouro, Abreviar Mais (segunda opção), Preposições (a eliminar) e Exceções.  Infraestrutura para o Portal e o Webservice mantidos em Cloud de alta disponibilidade, e segurança.  Área de usuários e dados processados é isolada por Conta Empresa.  Suporte Técnico incluso na mensalidade do SaaS, no Serviço On Demand, e na opção de uso do Webservice  Suporte Técnico com taxa anual para a opção da DLL. www.keysupport.com.br
  20. 20. Autor: Eduardo Lanna Obrigado! Entre em contato conosco. www.keysupport.com.br Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! Provedor do Sistema KeyConsultas www.keyconsultasweb.com.br www.keysupport.com.br Tel: +(11) 3382-1505 Atend. Coml. Direto: +(11) 2778-8040 contato@keyconsultasweb.com.br

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