Dans le cadre de l’observatoire, nous avons réuni des chefs d’entreprise pour les faire réfléchir sur deux aspects de leur vie numérique professionnelle : d’une part, les difficultés qu’ils pouvaient rencontrer dans leur utilisation des outils et services numériques ; d’autre part, les solutions qu’ils avaient pu mettre en œuvre pour dépasser ces difficultés du quotidien. C’est à partir de ce travail collectif que nous avons réalisé cette liste d’usages particulièrement utiles au quotidien.

1. Développer la performance de
son entreprise avec le numérique
Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic

2. Retrouvez des vidéos sur ces usages sur
www.oretic.fr

3. 3
Ce travail est réalisé dans le cadre de l’observatoire régional du numérique Oretic, une action
collective à l’initiative de CCI Normandie, avec le soutien de la région Haute-Normandie et du fonds
Feder de l’Union européenne.
Sommaire
Développer sa productivité individuelle page 04
Quels projets structurants pour
une petite entreprise ? page 10

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
Développer sa
productivité individuelle
L’univers du numérique est très vaste, certains usages sont très faciles à intégrer et
peuvent se faire au niveau des compétences individuelles. D’autres peuvent modifier
enprofondeurl’organisationdel’entreprise.Pluslesusagesqu’onsouhaitedévelopper
dans l’entreprise modifient les habitudes, plus il sera nécessaire d’y consacrer du
temps et des ressources. Enfin, la mise en œuvre de certains projets nécessite une
réelle expertise, si vous souhaitez être performant, vous devrez impérativement
vous faire accompagner par des professionnels compétents.
Sept astuces adaptées aux petites entreprises
Dans le cadre de l’observatoire, nous avons réuni des chefs d’entreprise pour les faire
réfléchir sur deux aspects de leur vie numérique professionnelle : d’une part, les difficultés
qu’ils pouvaient rencontrer dans leur utilisation des outils et services numériques ; d’autre
part, les solutions qu’ils avaient pu mettre en œuvre pour dépasser ces difficultés du
quotidien. C’est à partir de ce travail collectif que nous avons réalisé cette liste d’usages
particulièrement utiles au quotidien.

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
ÆÆSe poser les bonnes questions pour utiliser Google plus
efficacement
Il est facile de se perdre sur internet lorsque vous vous lancez dans une recherche. Pour
gagner en efficacité, vous pouvez vous poser les questions suivantes avant de vous
lancer : Quels sont les mots clefs qui décrivent ce que vous recherchez ? Qui détient
ces informations ? Sur quels types de sites pourriez-vous les trouver ? À partir de ces
informations, vous allez pouvoir orienter votre recherche avec davantage de pertinence.
Cela ne doit pas vous dispenser de jeter un œil critique sur les pages que vous visitez car
toutes les sources ne se valent pas et il ne faut pas hésiter à recouper les informations
que vous puisez sur internet.
Deux autres astuces très efficaces consistent, d’une part, à concentrer l’outil de recherche
sur un nom de domaine en utilisant la requête site:.nom-de-domaine.com (1), et d’autre
part, à opérer des recherches dans le temps (2 et 3).
ÆÆPouvoir accéder à vos documents sur internet
À l’image de Dropbox, Google Drive ou Wuala, plusieurs services vous permettent de rendre
accessibles vos documents sur internet. De cette manière, vous pouvez accéder à vos
documents lorsque vous êtes en déplacement. Lorsque vous travaillez sur votre ordinateur
depuis votre domicile, vous pouvez faire en sorte d’accéder à ce même document sur
votre ordinateur de bureau ou sur votre tablette. Ces services vous permettent aussi très
facilement de partager un ou plusieurs documents avec des clients ou des collaborateurs.
Avec ce type de service, fini les problèmes de doublons envoyés par email !
Une limite doit cependant être signalée : les récentes révélations sur les collectes
massives d’informations que réalise l’agence de sécurité nationale américaine obligent
à la prudence si vous stockez des données à caractère ultra confidentiel sur des serveurs
domiciliés aux États-Unis.

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ÆÆApprenez à gérer efficacement votre boite mail
L’email reste indéniablement l’outil de communication principal de la plupart des profes-
sionnels. Pourtant, nombreux sont ceux qui éprouvent des difficultés à gérer efficacement
leur messagerie. Les principaux ennemis de la productivité sont les spams et les emails
d’importance très faible qui ont tendance à noyer les informations vraiment essentielles.
Une première astuce permettant d’accroître son efficacité consiste à identifier toutes
les newsletters auxquelles vous êtes inscrits, à vous désabonner de celles qui ne sont
pas pertinentes pour ensuite créer un dossier dans lequel ces emails seront rangés
automatiquement.
Une deuxième astuce consiste à parcourir l’ensemble de ses emails avant de les traiter
en profondeur et de les catégoriser en utilisant des marqueurs de couleur pour indiquer le
caractère d’urgence et d’importance des emails. De cette manière, vous serez en mesure
de mieux canaliser le flux d’email que vous recevez.
Enfin, classer vos emails importants dans des dossiers thématiques vous permettra de
gagner beaucoup de temps si vous devez retrouver ces informations au bout de plusieurs
semaines.
ÆÆUtiliser le partage de connexion de son smartphone
La plupart des smartphones récents ont une fonctionnalité extrêmement utile aux
professionnels en déplacement : ils vous permettent de partager votre connexion très
rapidement avec vos autres appareils. Dès lors, vous serez en mesure d’utiliser votre
ordinateur portable ou votre tablette pour accéder à vos mails ou à des documents de
travail. Par ailleurs, ce type de connexion à internet est beaucoup plus sûr que les hotspots
publics qu’on trouve dans les gares ou dans de nombreux restaurants. Bien entendu,
pour bénéficier de cette fonctionnalité, vous devez disposer d’un forfait qui vous permet
de surfer sur internet avec votre téléphone.

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
ÆÆScanner des documents avec son téléphone
Vous êtes sur un salon et vous souhaitez stocker les brochures que vous avez recueillies.
Les smartphones Android et Apple vous permettent d’installer une application utilisant
votre appareil photo pour scanner les documents. Vous allez pouvoir très facilement
enregistrer un document de plusieurs pages en format PDF avant de vous l’envoyer en
pièce jointe par email ou sur votre Dropbox.
ÆÆUtiliser les cartes mentales
Beaucoup moins connus que le traitement de texte, les logiciels de cartes mentales
permettent de réaliser des arborescences qui organisent visuellement des idées sous
forme de titres et de mots clefs. Ces outils sont très polyvalents et faciles à utiliser. Ils
permettent de réaliser des listes de tâches, de clarifier ses idées en vue de préparer un
discours ou rédiger un texte. Ils sont très utiles pour structurer un projet ou préparer un
plan d’action.
Si cet outil ne se substitue pas à Word ou à PowerPoint, il permet de structurer rapidement
votre réflexion avant de passer à l’étape de rédaction finale.
Initialement développé pour les ordinateurs, on trouve maintenant d’excellentes applications
sur tablette et des solutions hébergées sur internet.

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
Mieux gérer ses mots de passe
Avec le développement d’internet et la démultiplication des services accessibles en ligne,
le nombre de mots de passe à retenir a considérablement augmenté.
• Combien de précieuses minutes avez-vous perdues à récupérer des mots de passe
oubliés ?
• A contrario, peut-être avez-vous décidé de protéger tous vos comptes par un même
mot de passe.
• Mais dans ce cas, le mot de passe est-il vraiment robuste ?
• Avez-vous vraiment conscience des risques auxquels vous vous exposez ?
Une 1re
solution peut consister à utiliser le système de gestion de mots de passe proposé
par votre navigateur Firefox ou Internet Explorer et de tous les protéger par un mot de
passe principal. Basée sur le même principe, une 2e
solution, beaucoup plus satisfaisante,
consistera à utiliser un service spécialisé tel que lastpass.com, keepass.fr ou dashlane.
com. Pour ces deux solutions, vous allez devoir mémoriser le mot de passe principal car
il sera votre sésame pour accéder à tous vos comptes sur internet. Par ailleurs, il devra
être robuste pour ne pas être facilement trouvé par un « pirate ». Une bonne solution
consistera à réaliser un mot de passe composé d’une phrase, qui peut par exemple être
une adresse que vous êtes seul à connaître. Voici un exemple de mot de passe robuste
facile à retenir 911RueDuGHorloge5etg.

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
En conclusion
Utiliser les technologies à bon escient
Gardez en tête que les technologies ne sont ni bonnes ni mauvaises : tout dépend de la
façon dont vous les utilisez. Dans certains cas, elles peuvent améliorer considérablement
votre productivité au travail, alors que dans d’autres, elles auront plutôt tendance à nuire
à votre efficacité.
Votre cerveau n’est pas multitâche !
Malgré ce que certains essayent de vous faire croire, le cerveau humain n’est pas multi-
tâches. À chaque fois que vous êtes interrompu, vous devez fournir un effort considérable
pour vous remotiver et vous reconcentrer. Un bon usage du numérique signifie donc qu’il
faut être capable de fermer sa messagerie, couper son téléphone, de fermer les fenêtres
de ses réseaux sociaux pour pouvoir bénéficier d’une plage de travail où vous serez
parfaitement concentré sur la tâche que vous souhaitez réaliser.

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
Quels projets
structurants pour une
petite entreprise ?
Pour les chefs d’entreprise, il est essentiel de comprendre dans quelle mesure le
numérique est à la fois porteur de menaces et d’opportunités. Il faut pouvoir choisir
les bons logiciels, les bons prestataires, recruter ou former les bonnes personnes
qui sauront s’occuper de l’informatique, du site internet, de la vente en ligne, des
réseaux sociaux … Il faut pouvoir identifier les investissements qui feront la différence
et savoir combien investir pour obtenir des résultats à la hauteur des attentes.
ÆÆS’équiper d’une solution métier
Il existe aujourd’hui des logiciels de gestion pour de nombreux métiers. Par exemple, un
salon de coiffure pourra y gérer ses prises de rendez-vous, préciser des informations
dans le but de mieux fidéliser sa clientèle. Un commerce pourra y gérer ses achats et
ses stocks, éditer des codes barre, gérer des cartes de fidélité et des promotions. Ces
logiciels jouent un rôle très structurant dans l’entreprise. C’est souvent la première marche
numérique à franchir pour progresser.
ÆÆS’équiper d’une solution de gestion de la relation client
Lorsqu’on doit gérer de nombreux clients ou que l’on est confronté à un renouvellement
régulier de ses commerciaux, il peut être très utile de se doter d’un logiciel de gestion
de la relation client.
Dès lors, un commercial fraîchement arrivé dans l’entreprise pourra bénéficier de l’histo-
rique des échanges avec un client et identifier précisément ses cycles d’achats. Ce type
d’outil peut donc être très utile pour maintenir un haut degré de personnalisation de la
relation client à travers le temps. Il permettra de travailler la fidélisation et développer
une communication ciblée qui s’appuie sur des segments de clientèle et qui automatise
de nombreux messages personnalisés.

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
ÆÆTravailler à développer sa e-réputation
Une tendance qui n’a cessé de s’accentuer au cours des dernières années concerne
l’importance prise par les évaluations laissées par les internautes.
Initiées sur Ebay, Amazon ou encore Booking, ces évaluations jouent d’ores et déjà un
rôle crucial dans les choix qu’effectuent les consommateurs dans l’achat de prestations
touristiques ou produits de grande consommation. Il y a fort à parier que cette pratique
sera amenée à se développer dans de très nombreux secteurs d’activités.
L’impact est tel que de nombreuses entreprises ont d’ores et déjà intérêt à réfléchir à un
processus de collecte des avis clients pour éviter de voir leur réputation salie par quelques
avis très négatifs laissés par des clients mécontents. En effet, si on ne trouve sur internet
que quelques avis très négatifs à propos d’un produit ou d’un service, l’image renvoyée
sera extrêmement détériorée. Si en revanche, ces avis sont contrebalancés par d’autres
avis positifs en plus grand nombre, les visiteurs y prêteront moins attention et l’image
renvoyée sera globalement positive.
ÆÆS’équiper d’une solution de gestion électronique de
documents
Dans un monde où la quantité d’informations produites ne cesse de croître, il devient
crucial pour de nombreux métiers d’être en mesure de créer des bases de connaissances
qui stockent des articles issus d’internet, des documents téléchargés, et des documents
produits par l’entreprise. Cependant, stocker l’information ne suffit pas, il faut aussi être
en mesure de retrouver l’information dont vous avez besoin au moment où vous en avez
besoin. Il est en effet très courant qu’on télécharge un document, qu’on le range dans
un dossier, et que quelques mois plus tard, au moment opportun, on ait complètement
oublié où il se trouve.
C’est tout l’enjeu des solutions de gestion de document et des bases de connaissances.
Si vous travaillez dans une TPE, vous pouvez facilement mettre en œuvre ce type de
projet avec une solution comme Evernote qui vous permettra notamment de conserver
les informations issues de votre veille sur internet.

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
ÆÆLes réseaux sociaux professionnels : pour identifier des
partenaires et initier l’échange
Lancés en 2003 et en 2004, Viadeo et Linkedin sont les porte-drapeaux du “Networking”
professionnel. Si ces réseaux concernent encore moins de 10% des chefs d’entreprise
de Haute-Normandie d’après notre étude 2014, ils sont en forte croissance au niveau
national et mondial et seront amenés à devenir un outil important de la relation entre
professionnels.
Pour identifier les bons interlocuteurs
Si vos clients sont des PME ou des grands comptes, vous savez qu’il est essentiel d’identifier
des interlocuteurs susceptibles de relayer votre offre vers les bonnes personnes. Avec
leur nombre croissant d’inscrits, les réseaux sociaux professionnels vous permettent
de cibler précisément les interlocuteurs qui peuvent être intéressés par vos offres et qui
peuvent en faire la promotion en interne.
Chaque personne disposant d’un compte sur les réseaux sociaux professionnels peut
être un moyen “de mettre le pied” dans l’entreprise.
Dès lors, Linkedin et Viadeo représentent une base de données mise à jour par les
professionnels eux-mêmes. Ces réseaux peuvent permettre au commercial de structurer
un fichier de prospection listant des entreprises susceptibles d’être clientes et précisant
le nom d’un contact à approcher, sa position dans l’entreprise, son numéro de téléphone
et son email. Pour tirer profit de cette approche, il est essentiel d’apprendre à utiliser
efficacement le moteur de recherche de ces sites, et savoir dissocier les personnes les
plus actives des personnes qui n’ont fait que créer un compte et qui ne savent pas encore
comment l’utiliser. En effet, si vous n’avez que peu de temps à consacrer à ces réseaux,
vous devez l’utiliser au mieux, et un utilisateur peu actif risque de ne pas s’apercevoir
que vous l’avez approché. Alors plutôt que de perdre votre temps sur des personnes peu
actives, ciblez celles qui sont à la fois actives et pertinentes pour le développement de
votre activité.
Identifier des talents
Au fur et à mesure qu’ils gagneront en maturité, les réseaux sociaux professionnels
représenteront à la fois une nouvelle génération “d’annuaires d’entreprises” pour identifier
des prestataires, et “un vivier de compétences” lorsque vous rechercherez des profils
expérimentés afin de développer votre activité.
ÆÆPréparer son projet de site internet
Trop souvent, les chefs d’entreprise qui lancent leur premier site internet focalisent sur
l’achat d’une solution ou d’une prestation sans s’interroger réellement sur leurs objectifs
et les moyens à mettre en oeuvre pour les atteindre. Parmi les objectifs clefs, un site
internet d’entreprise se devra de générer du trafic, de susciter la confiance des visiteurs
et provoquer des actions telles que des demandes de devis, des contacts téléphoniques
ou des achats en ligne dans le cadre d’e-commerce.

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
Générer du trafic de qualité
La base d’une stratégie e-marketing commence toujours par une réflexion approfondie
sur le “référencement naturel” dans Google qui est un passage obligé pour une immense
majorité des internautes. Le but est de créer des pages contenant des textes intéressants
pour vos clients, et les optimiser pour ressortir dans les premières réponses des résultats
lorsqu’ils tapent des mots clefs que vous avez su identifier et sur lesquels vous avez
réussi à dépasser la concurrence.
Au-delà des outils, les gages de réussite du référencement naturel passent toujours par
la réalisation de nombreux textes au caractère informatif. Il faut donc être capable de
s’organiser pour produire régulièrement des textes. C’est une contrainte significative,
mais le retour sur investissement peut être très important.
Pour les e-commerçants
Dès lors que vous faites du e-commerce, d’autres leviers marketing doivent être intégrés
à votre réflexion. Les comparateurs de prix sont un levier souvent essentiel pour donner
de la visibilité à vos produits. Mais pour être efficace, il est crucial de pouvoir afficher
des prix similaires à ceux qu’affiche la concurrence. Les programmes d’affiliation sont
aussi une solution à considérer. Grâce aux plateformes d’affiliation, vous pouvez recruter
un réseau de site internet ciblé qui affichera vos bannières publicitaires. En échange de
cet affichage, les sites affiliés sont rémunérés par une commission sur les ventes, les
visites ou les contacts commerciaux générés à partir de leurs liens. Enfin, un autre levier
de trafic qui a le vent en poupe concerne l’optimisation de votre présence sur les réseaux
sociaux et les forums. Et bien souvent, ce qui s’avère le plus payant sera votre capacité
à créer du contenu qui intéressera votre public et à le diffuser auprès de personnes qui
le partageront à nouveau avec leurs propres contacts.
Comprendre les comportements de vos visiteurs
Pour progresser, vous allez aussi devoir apprendre à interpréter les statistiques de votre
site. Combien de visiteurs se sont connectés à votre site ? Par quel mot-clef sont-ils
arrivés ? Quelles sont les pages qu’ils ont vues et pendant combien de temps ? Ont-ils fini
par acheter un produit ? Les outils de « webanalytics » vous donnent accès à toutes ces
données sous forme de tableaux, de courbes et de diagrammes. Ce qui rendra cet outil
intéressant sera votre capacité à identifier les bons indicateurs, et à savoir les déchiffrer
pour être en mesure de percevoir les problèmes de votre site. Et une fois ces problèmes
identifiés, il sera indispensable de prendre des décisions pour les corriger et améliorer
votre site. En effet, les chiffres en eux-mêmes n’ont aucune valeur. Les consulter sans
être en mesure de les comprendre ne sera qu’une perte de temps. En revanche, apprendre
à les déchiffrer vous ouvrira la porte d’une amélioration progressive et continue.

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
Conclusion
Pour chaque projet numérique important, il est indispensable de s’interroger sur vos
objectifs, sur le temps que vous devez mobiliser et les ressources que vous devrez
y consacrer. C’est d’autant plus important que le temps à passer et les moyens à
mobiliser sont souvent sous-estimés, et qu’il va sans dire que sans temps ni moyen,
vous devrez revoir vos objectifs à la baisse.
ÆÆ5 préconisations de l’ORETIC pour réussir vos projets
numériques
 Le chef d’entreprise doit consacrer du temps à développer sa réflexion sur la façon
dont il peut mettre le numérique au service de son métier. Cette réflexion doit intégrer
un plan d’action réaliste. Le plus important n’est pas l’outil, mais bien la stratégie et
les compétences que vous développez. Pour s’en convaincre, il faut élargir le cadre et
sortir du numérique : la meilleure raquette de tennis ne vous permettra pas de battre
Roger Federer car le plus important n’est pas la raquette, mais bien la façon dont on
s’en sert.
 Le recrutement ou le positionnement d’une ressource compétente sur le sujet est un
investissement qui s’avère extrêmement productif, cela permet d’améliorer considé-
rablement la relation avec les prestataires et de redonner beaucoup de réactivité aux
entreprises.
 Ne faites pas reposer tout le savoir-faire numérique de votre entreprise sur une seule
personne, car si celle-ci quitte l’entreprise, vous aurez perdu l’essentiel. Il faut donc
organiser des transferts de compétences, et capitaliser sur vos erreurs qui vous
apprennent autant que vos réussites en conservant les retours d’expérience dans une
base de connaissance bien structurée.
 Plus les budgets sont réduits, plus il est nécessaire de faire des choix et de prendre
conscience que tout ne pourra pas être fait en même temps. Logiciel de gestion de
relation client, site internet, e-commerce... autant de projets parmi lesquels il faudra

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ORETIC | Le livre blanc des bonnes pratiques de l’Oretic
faire des arbitrages tout en gardant à l’esprit que chaque année devra intégrer son lot
de nouveaux projets numériques et de développement de nouvelles compétences sous
peine de perte de compétitivité sur le long terme. La numérisation des entreprises est
une course de fond, et ceux qui abandonnent au milieu du gué risquent bien de finir
noyés d’ici quelques années.
 La formation et la patience sont absolument essentielles. La numérisation de l’entreprise
est une transformation en profondeur. Comme dans toutes les situations où une
entreprise développe un nouveau «coeur de métier», les résultats ne sont pas immédiats.
Ce n’est qu’une fois les savoir-faire intégrés que l’entreprise commencera à en tirer
des bénéfices. La bonne nouvelle, c’est que toutes les entreprises sont engagées dans
cette course avec bien souvent les mêmes handicaps, plus vous creuserez l’écart avec
vos concurrents, plus leur perte de compétitivité sera difficile à compenser.
ÆÆSe faire accompagner et se former
 En amont du projet, pour comprendre les enjeux, pour définir une stratégie et pour être
en mesure de choisir une solution adaptée aux besoins.
 Au moment de l’intégration de la solution.
 Dans la mise en œuvre : une part du contenu sera souvent intégrée par le prestataire,
mais rapidement, vous devrez vous former à l’utilisation de la solution. En effet, pour
qu’un projet informatique soit réussi, il est essentiel que l’entreprise s’approprie la
solution.
 Dans la formation pour que vous soyez autonome dans l’utilisation de vos solutions
au quotidien.

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