Sébastien Ledure,Partner Lorenz Hoe voorkomt u juridische problemen bij het organiseren van een evenement? Sébastien Ledure van Lorenz behandelt diverse cases met u tijdens dit seminarie. U organiseert een concert van een bekende rockgroep. Wegens plots overlijden van één van de bandleden moet het concert worden geannuleerd. Kunnen de toeschouwers de prijs van de tickets van u terugvorderen? Wat als het concert moet worden geannuleerd wegens bv. dronkenschap van één van de bandleden? Kan u de rockgroep in rechte aanspreken? Het is winter en u organiseert wedstrijden van de FED-cup tennis in het Sportpaleis. De internationale tennisfederatie vereist dat de wedstrijden worden gespeeld bij een temperatuur tussen de 18 en 22 graden. U huurt een verwarmingsinstallatie, maar enkele uren voor de eerste wedstrijd laat deze het afweten. De temperatuur daalt tot 15 graden. Hoe kan u hierop reageren en juridisch uw schade verhalen ? U organiseert een evenement voor een vrouwelijk publiek. Al googelend komt u uit bij een foto van de Chippendales. Mag u deze foto gebruiken voor uw affiche of andere promotionele doeleinden? U bent een cultureel huis dat jonge artiesten een podium wil bieden om zich te tonen aan een breed publiek. U bent gecharmeerd door de winnaar van Humo’s Rock Rally en nodigt hen uit om een optreden te geven tegen een kleine vergoeding. Welke verplichtingen heeft u op het vlak van sociale zekerheid? U verkoopt tickets via internet. De kopers moeten hun e-mail adres opgeven. Mag u een lijst van deze e-mail adressen (i) gebruiken om praktische informatie te geven over het evenement, (ii) gebruiken om reclame te maken voor toekomstige evenementen, (iii) ter beschikking stellen van uw sponsors voor direct marketing? Aan de hand van deze krijgt u handige aandachtspunten inzake contractenrecht, aansprakelijkheidsrecht, intellectuele eigendom, sociale zekerheidsrecht, ICT-recht, en meer!

1. Festivak
21.11.2012
Event Law

2. Juridische problemen voorkomen bij de
organisatie van evenementen
1) Gebruik van beelden
2) Annulatie van concerten
3) Sociaal statuut van artiesten
4) Verzameling en gebruik van e-mailadressen
5) Contractuele tekortkomingen
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

3. 1) Gebruik van beelden
U organiseert een evenement voor een vrouwelijk publiek. Al googelend komt u uit bij een foto
van een bekende groep mannelijke strippers. Mag u deze foto gebruiken voor uw affiche of
andere promotionele doeleinden?
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

4. Gebruik van beelden
Intellectueel eigendomsrecht
 de rechten op de afbeelding
 principe: originele beelden automatisch beschermd
 geen officiële registratie vereist
 gebruik vereist toestemming van de eigenaar
 in geval van schending kan de eigenaar:
 stopzetting van het gebruik vorderen
 schadevergoeding vorderen van de gebruiker
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

5. Gebruik van beelden
 uitzondering: generieke beelden
 voorbeeld
 verkeersbord
 voorwaarde
 duidelijk niet verbonden aan een eigenaar
 gevolg
 mogen vrij worden gebruikt
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

6. Gebruik van beelden
Persoonlijkheidsrecht op afbeelding
 de rechten van de afgebeelde
 principe: toestemming vereist voor gebruik van
afbeelding
 toestemming restrictief geïnterpreteerd
 toestemming kan worden ingetrokken
 in geval van schending kan de afgebeelde persoon:
 stopzetting van het gebruik vorderen
 schadevergoeding vorderen van de gebruiker
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

7. Gebruik van beelden
 uitzondering: geoorloofd gebruik van afbeelding
 publieke personen
 niet voor commerciële doeleinden
 vrijwaring recht op eerbiediging privé-leven
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

8. Gebruik van namen
 principe: geen toestemming vereist voor gebruik
naam
 uitzondering:
 namen van natuurlijke personen
 merknamen
 geregistreerd bij het Benelux-Bureau voor Intellectuele
Eigendom; én
 gebruikt in hetzelfde domein als waarvoor geregistreerd
 gevolg
 gebruik vereist toestemming van de eigenaar
 in geval van schending kan de eigenaar:
 stopzetting van het gebruik vorderen
 schadevergoeding vorderen van de gebruiker
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

9. 2) Annulatie van concerten
U organiseert een concert van een bekende rockgroep. Wegens plots overlijden van één van de
bandleden moet het concert worden geannuleerd. Kunnen de toeschouwers de prijs van de
tickets van u terugvorderen? Wat als het concert moet worden geannuleerd wegens bv.
dronkenschap van één van de bandleden? Kan u de rockgroep in rechte aanspreken?
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

10. Annulatie van concerten
Situatie 1: plotse overlijden artiest
 overmacht, want:
 onvoorzienbaar op moment dat contract wordt gesloten
 onafhankelijk van menselijke wil
 onvermijdbaar door artiest
 onmogelijkheid voor artiest om op te treden
 gevolgen
 de organisator moet de gage niet betalen aan de artiest
 de organisator moet tickets terugbetalen aan de bezoekers
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

11. Annulatie van concerten
Situatie 2: dronkenschap artiest
 geen overmacht, want:
 afhankelijk van menselijke wil
 vermijdbaar door artiest
 gevolgen
 organisator kan schadevergoeding vorderen van artiest
 bezoekers kunnen schadevergoeding vorderen van
organisator
 aansprakelijkheid kan niet volledig worden uitgesloten in
algemene voorwaarden indien het één van de voornaamste
verplichtingen betreft
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

12. 3) Sociaal statuut van artiesten
U bent een cultureel huis dat jonge artiesten een podium wil bieden om zich te tonen aan een
breed publiek. U bent gecharmeerd door de winnaar van een wedstrijd en nodigt hen uit om een
optreden te geven tegen een kleine vergoeding. Welke verplichtingen heeft u op het vlak van
sociale zekerheid?
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

13. Sociaal statuut van artiesten
Principe: artiesten worden geacht betaalde
werknemers te zijn in dienst van de
organisator
 iedere persoon die artistieke prestaties levert en/of
artistieke werken produceert wordt beschouwd als
een betaalde werknemer
 gevolg: de opdrachtgever wordt beschouwd als
werkgever (patronale bijdragen, onmiddellijke
aangifte van tewerkstelling, sociale documenten...)
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

14. Sociaal statuut van artiesten
Uitzondering 1: artiest wordt betaald via
forfaitaire onkostenvergoedingen
 voorwaarden
 maximum 118,08 €/dag en 2.361,52 €/jaar
 maximum 7 opeenvolgende dagen
 maximum 30 dagen/jaar
 artiestenkaart
 geen arbeidsovereenkomst
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

15. Sociaal statuut van artiesten
Uitzondering 1: artiest wordt betaald via
forfaitaire onkostenvergoedingen
 gevolg
 de artiest wordt niet beschouwd als werknemer
 de opdrachtgever wordt niet beschouwd als werkgever
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

16. Sociaal statuut van artiesten
Uitzondering 2: zelfstandige artiesten
 mogelijkheden
 onder de vorm van een vennootschap (NV, BVBA...)
 bewijs van afwezigheid van verhouding werknemer-
werkgever via een verklaring van zelfstandige activiteit
 gevolg
 zelfstandig sociaal statuut
 geen werkgeverskosten voor de opdrachtgever
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

17. 4) Verzameling en gebruik van e-mailadressen
a) Een festivalorganisator stuurt e-mails naar tickethouders om hen op de hoogte te houden van
een wijziging in het programma.
b) Een festivalorganisator stuurt een e-mail aan personen die tickets hebben aangekocht voor de
vorige editie van het festival om reclame te maken voor de volgende editie.
c) Een producent van bouwmaterialen wenst de door u georganiseerde bouwbeurs te sponsoren,
op voorwaarde dat u alle e-mailadressen van tickethouders doorgeeft zodat hij deze personen
kan contacteren om reclame te maken voor zijn producten.
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

18. a) Gebruik om praktische informatie te
verschaffen aan klanten
Mag dat?
 Ja, indien de klanten op het ogenblik van het
verzamelen van hun e-mailadres hierover duidelijk
worden geïnformeerd.
Hoe?
 Plaats ‘Privacy Statement’ op de registratiepagina
waar de koper contactgegevens ingeeft die omschrijft
voor welke doeleinden en op welke manier uw
organisatie de verzamelde e-mailadressen gebruikt.
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

19. b) Gebruik om reclame te maken voor
nieuwe evenementen
Mag dat?
 Ja, indien:
 de reclame verstuurd wordt aan bestaande klanten;
 de reclame betrekking heeft op een gelijkaardig en zelf
georganiseerd evenement; én
 de klant de mogelijkheid heeft zich te verzetten.
 Anders is voorafgaande toestemming vereist.
Hoe?
 Via hyperlink in de footer van iedere elektronische
reclameboodschap die bestemmeling kan aanklikken om
zich te verzetten tegen toekomstige reclame.
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

20. c) Doorgifte aan sponsors voor het
versturen van reclame
Mag dat?
 Ja, op voorwaarde dat de tickethouders
voorafgaandelijk worden geïnformeerd over deze
doorgifte en hoe zij zich hiertegen kunnen verzetten.
Hoe?
 Voorzie een privacyverklaring op de registratiepagina
die doorgifte aan sponsors voor reclamedoeleinden
omschrijft met onderaan een vakje dat de koper kan
aanvinken om zich te verzetten.
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

21. 5) Contractuele tekortkomingen
Het is winter en u organiseert een indoor tennistornooi. De tennisfederatie vereist dat de
wedstrijden worden gespeeld bij een temperatuur tussen de 18 en 22 graden. U huurt een
verwarmingsinstallatie, maar enkele uren voor de eerste wedstrijd laat deze het afweten. De
temperatuur daalt tot 15 graden. Hoe kan u hierop reageren en juridisch uw schade verhalen?
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

22. Contractuele tekortkomingen
Stap 1: vaststelling van de tekortkoming
 wanneer?
 vóór enige andere handeling
 door wie?
 uzelf
 expert
 gerechtsdeurwaarder
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

23. Contractuele tekortkomingen
Stap 2: ingebrekestelling
 inhoud
 definieer de tekortkoming
 uit uw wil om het contract te zien worden uitgevoerd
 bepaal een deadline
 bepaal de gevolgen ingeval van niet-nakoming
 vervanging
 contractuele of geschatte schadevergoeding
 contractuele of wettelijke (4,25%) interesten
 geen vormvereisten
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

24. Contractuele tekortkomingen
Stap 3: éénzijdige vervanging door een derde
 voorwaarden
 dringende noodzakelijkheid
 onmiddellijk na verstrijken deadline
 in geval van middelenverbintenis: zware fout vereist
 te goeder trouw zijn
 verplichting om uw schade te beperken
 steeds op eigen risico
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

25. Contractuele tekortkomingen
Stap 4: schadevergoeding
 voorwaarden
 fout
 schade
 oorzakelijk verband
 kan enkel worden toegekend door een rechter
Dit document is geen juridische advies en kan niet worden beschouwd of gebruikt als juridisch advies. Lorenz
kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor mogelijke onjuistheden of onvolledigheden. Het gebruikt van
informatie uit dit document gebeurt steeds op eigen verantwoordelijkheid.

26. We appreciate the opportunity to be of service to you.
Lorenz
Regentlaan 37-40 Boulevard du Régent
1000 Brussels, Belgium
Telephone +32 2 239 2000 - Fax +32 2 239 2002
www.lorenz-law.com