1. Contract Management Dag 2015
De relatie maakt de
prestatie
DEEL 2;
Contract
Management bij
industriële
onderhouds
contracten
NVDO | Kennis is onze kracht

2. NVDO | Kennis is onze kracht
Opdrachtgever en Opdrachtnemer…
een betere nachtrust……?
“Contract Management”
Nick Piscaer
M: 06-37.60.03.12
E: nick.piscaer@ziggo.nl
Bestuurslid
NVDO - SUTO
Herman van den
Hoogen
M: 06-53.96.36.14
www.Hoogen-Procurement.com
Voormalig voorzitter
NVDO – SUTO

3. 1 Definitie Contract Management
NVDO | Kennis is onze kracht
• Het actief managen van contracten gedurende de
levensduur van contracten,
• Van contract implementatie t/m contract beëindiging.
• Omvat alle activiteiten om het contract professioneel te
managen/verbeteren.
Aandachtgebieden o.a. :
• omvat ook “ketenmanagement”
• 100% contractbenutting
• Risico management
• Continu verbeteren
• Operational excellence
• Cost leadership
• Waarde creatie
• Relatie Management op alle niveaus.

4. 2. Contract Management staat niet op zichzelf
NVDO | Kennis is onze kracht
Strategic
Sourcing
Supplier-
Contract
Management &
Development
Contract
Day-to-Day

5. 2-1 Contract Management Context
NVDO | Kennis is onze kracht
CM activiteiten worden bepaald door:
•Relevante wetgeving,
•Visie, Missie, Gedragscode van de organisatie,
•Ondernemingsbeleid.
• Duurzaamheid
• Milieu
• Veiligheid en gezondheid
• HR
• Financiën
• Communicatie
• Intellectueel Eigendom
• IT
• Business Excellence,
• Autorisatie regels,
• Contractor/leveranciers
management
• Inkoop
Ondernemings Beleidsdocumenten bijv. voor:

6. 3 Hoe kan ik mijn nachtrust verbeteren?
NVDO | Kennis is onze kracht
Begrijpen we elkaar wel ?
Hebben we een
gezamenlijk doel?
Opdrachtgever Opdrachtnemer
Welk aandeel
van mijn
uitgaven zit bij
leveranciers ?
Kan ik mijn
expertise en
toegevoegde
waarde werkelijk
toepassen ?
Heb ik
Contract
Management
wel optimaal
ingericht ?
Welke bijdrage
levert mijn
leverancier aan
verbetering van
mijn organisatie
resultaat ?
Wordt mijn
contract wel
verlengd ?
Ik wil meer zijn
dan alleen een
leverancier van
“handjes”

7. NVDO | Kennis is onze kracht
Opdrachtgever:
•Wat is het grootste uitbesteding issue in mijn organisatie ?
•Welk aandeel van mijn uitgaven zit bij leveranciers ?
•Hoe heb ik de relatie met mijn leveranciers ingericht ?
•Welke bijdrage leveren leveranciers aan het verbeteren van mijn
organisatie resultaat ?
Opdrachtnemer:
•Wordt het contract wel verlengd ?
•Hoe kan ik als opdrachtnemer mijn expertise en toegevoegde
waarde werkelijk toepassen ?
•Ik wil meer zijn dan alleen een leverancier van “handjes”
Contract Management als sleutel tot verbetering.
3-1 Hoe kan ik mijn nachtrust verbeteren?

8. 4. Hoe ziet CM er bij u uit ?
NVDO | Kennis is onze kracht
Begrijpen we elkaar wel ?
Contract Management geregeld?
Opdrachtgever Opdrachtnemer
Weet ik zeker
dat ik krijg
waarvoor ik
betaal ?
Wanneer heb ik
voor het laatst
met mijn
opdrachtgever
gesproken ?
Welke
contracten
heb ik
eigenlijk ?
Hoe worden
mijn
contracten
benut ?
Elke factuur
discussie ! ?
Al 3 maanden
geen antwoord
op mijn
verbeteringsvoor-
stel

9. 4-1 CM start bij Opdrachtgever !
NVDO | Kennis is onze kracht
Hoe ziet CM er bij u uit?
1.Worden contracten aantoonbaar en actief beheerd ?
2.Zijn de contracten actueel/up-to-date ?
3.Zijn de “gebruikers” op de hoogte van de contractinhoud ?
4.Weet u zeker dat u krijgt waarvoor u betaalt ?
5.Vindt regelmatig overleg plaats met leveranciers over:
Performance, Issues, Verbeteringen etc. ?
6.Ik weet welke issues ik heb met:
Waarde, Risicobeheer of Contractbenutting ?
7.Is de interne vraag en de leveranciersmarkt sinds de start van het contract
ongewijzigd ?

10. 5. Toepassen CM Best Practices
- Vereist top management support
NVDO | Kennis is onze kracht
Source:
UK National Audit Office
Strategy
Structure and
resources
Delivery
Development
Planning &
Governance
People
Administration
Relationships
Performance
Payment
Risk
Contract
development
Supplier
development
Supplier
relationship
management
Market
management
Best
practices
framework

11. 5-1.Toepassen Best Practices: kernactiviteiten
NVDO | Kennis is onze kracht

12. 6. Wat bepaalt het CM succes ?
NVDO | Kennis is onze kracht
•Vertrouwen, betrokkenheid en bereidheid tot veranderen & verbeteren tussen
opdrachtgever en opdrachtnemer.
•CM teamleden geselecteerd en opgeleid op CM competenties en technische
kennis.
•CM samenwerkingsmodel, contract eigenaarschap, CM organisatie en overleg
op operationeel-, tactisch- en strategisch niveau ingericht en operationeel.
•IT Tools voor Contracten overzicht en Performance meting & monitoring met
SMART KPI’s.
•Verbeterprogramma op TCO basis en realistische benefits.
•Risico analyse en beheersproces ingericht.

13. 6-1 CM: Wat levert het op?
NVDO | Kennis is onze kracht
• De toegevoegde waarde door Contract Management is
in de praktijk even groot of zelfs groter dan het tender
resultaat: 10-30% !
• 100% contractbenutting (compliance).
• Gevolg van slecht CM :
- Minder waarde/besparingen
- Meer onnodige problemen op te lossen.

14. 6-2 CM: Wat levert het op?
- Voorbeelden
NVDO | Kennis is onze kracht
Contract
voor
Tender
resultaat
CM
resultaat
door:
Beveiligings
diensten
>5% 10-15% • Toepassen “Output based specificaties”
• Toepassen “best available technology”
• Standaard proces
Steigerbouw - 10-30% • Output based (m3) i.p.v. uurtje/factuurtje
• “Access to height tool”
• Combinatie: isolatie- en conserveerwerk
Bedrijfsvoer-
tuigen
- 20% • Toepassen “track& trace” systeem geeft
effectieve voertuig inzet
Tijdelijk
personeel
10% >5% • Eenduidig proces via interne inhuur
makelaar
Industrieel
reiningen
- 10-15% • Repeterende karweien (80% v/h totaal)
via karweicatalogus met vaste prijs.
• Output based specificatie (foto) i.p.v.
“uurtje/factuurtje”

15. 7. Waarde creatie met leveranciers
NVDO | Kennis is onze kracht
Plan
DoCheck
Act
Maintain existing value
Create new value
“incident”
“close structural gap”
“improvement ambition”
Continu verbeteren
Risk & Compliance
Management
Continu verbeteren
Risk & Compliance
Management
Value ManagementValue Management

16. 8. CM draait niet alleen om contracten.
NVDO | Kennis is onze kracht
Contract
documenten
A. B.
Samenwerking
Contracten of Samenwerking?

17. NVDO | Kennis is onze kracht
9. Samenwerking afhankelijk van type relatie
Type of relation
Characteristics
Transactional Collaborative Strategic Partnership
Length &
scope of
contracts
• short term
• suppliers has
to full fill users
need
• systematic
control
• mid term
relation
• supplier
involved in
development
• long term, trust-
based
• co development
• risk-benefit sharing
Improving day-
to-day activities
specification
improvement
Joint process
improvement
Resources
integration
Continuous
improvement

18. 9-1 Samenwerking afhankelijk van type relatie
NVDO | Kennis is onze kracht
Supplier willingness to invest time & effort in relationship
Principals’willingnesstoinvesttime&effortin
relationship

19. 10. CM: Samenwerking ipv “Silo’s”
NVDO | Kennis is onze kracht
Old: Separate Silo’s Model
Principals’
organisation
Contractors’
organisation
procurementprocurement
operationsoperations
commercialcommercial
servicesservices ContractorContractor
PrincipalPrincipal
Contract agreementContract agreement
Contract executionContract execution
New: Close Cooperation Model

20. 10-1 CM Samenwerkingsmodel
NVDO | Kennis is onze kracht
Principals’
organisation
Principals’
organisation
Contractors'
organisation
Contractors'
organisation
procurement
(CMP)
procurement
(CMP)
operations
(CMO)
operations
(CMO)
services
(CMS)
services
(CMS)
Close
Cooperation
Model
Close
Cooperation
Model
CM=Contract Manager
commercial
(CMC)
commercial
(CMC)

21. 11. Kennis en competenties cruciaal!
NVDO | Kennis is onze kracht
Contract Management Team leden van opdrachtgever
en opdrachtnemer zijn:
1.Geselecteerd op specifieke CM bekwaamheden,
technische kennis en vaardigheden,
Via de inhoud vindt het uitdagen plaats!
2.Opgeleid voor CM activiteiten inclusief het gebruik
van verbetering tools,
3.Groot deel van de tijd op de werkvloer.

22. 12. Niet alle contracten dezelfde CM aanpak
NVDO | Kennis is onze kracht
Vier intensiteitsniveaus op basis van Business impact & bedrijfsrisico op
de organisatie met bijbehorende CM activiteiten.
niveau Contract:
Business
impact & risk
Verbeter
poten-
tieel
Spend CM op
operationeel
niveau
CM op
tactisch
niveau
CM op
strategisch
niveau
1
2
3
4

23. 13. CM organisatie, rollen
NVDO | Kennis is onze kracht
Voor opdrachtgever & opdrachtnemer geldt:
1.Alle contracten hebben een "Contract eigenaar"
2.Ten minste een Contract Manager
- vanuit de uitvoering: Operations & Services
- vanuit commercie: Inkoop & Sales
3.Voor strategische contracten: volledig Contract Management
team incl. Senior Management
4. Voor elk Contract, “stakeholders” tijdig betrokken.

24. 14. CM: IT Tools & support
NVDO | Kennis is onze kracht
• Overzicht van alle (raam) contracten en bestedingen is
beschikbaar,
• Bij voorkeur in een IT (ERP) systeem,
• Met standaard rapporteringen zoals:
bestedingen, contractbenutting en performance.
• Via IT-systeem kunnen gebruikers de inhoud van
contracten raadplegen en gebruiken voor “afroepen”.

25. 15. Hoe nu verder?...aanbevelingen
NVDO | Kennis is onze kracht
• Contract Management is nodig en nuttig!
• Goede CM resultaten zorgen voor topmanagement ondersteuning.
• Neem het initiatief en ga aan de slag; stap voor stap.
• Laat je leiden door Waarde, Risico’s en Contractbenutting
Zie je mogelijkheden?
- Doe het zelfstandig of….
- Laat je ondersteunen, maar
- Train de betrokkenen zodat ze sneller en meer resultaat
kunnen bereiken
- Als je twijfelt over de juiste aanpak? Overweeg een Quick Scan

26. 16. Samenvatting tot slot
NVDO | Kennis is onze kracht
Alleen professioneel ingevoerd Contract
Management bij beide partijen:
• Voegt waarde toe aan raamcontracten
• Vermindert risico’s
• Verhoogt contractbenutting (compliance)