Ein beschwerlicher Weg oder doch ganz einfach? Alles über Landesspezifika, Steuerregelungen und Legal Reporting, Best Practices und Use Cases zu SAP Rollouts nach Brasilien.

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Ein beschwerlicher Weg oder doch ganz einfach?
Die Wahrheit über Rollouts nach Brasilien.
Whitepaper
Mythos SAP Rollout Brasilien

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Vorwort
Brasilien - das fünft-größte Land der Welt ist Amerikas größter Consumer-Markt mit viel Potenzial und
damit ein für europäische Unternehmen attraktiver Standort.
Doch Brasilien macht es einem nicht leicht. In diesem Dokument beschreiben wir Ihnen, wie Projekte
in Brasilien tatsächlich aussehen, wo die Herausforderungen liegen und wie Sie den SAP Rollout am
besten erfolgreich abschließen können.
Der Inhalt im Überblick
 Vorwort
 SAP-Projekte in Brasilien im Überblick
 Best Practices
 Use Cases
 Über den Verfasser

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SAP-Projekte in Brasilien im Überblick
Unterschiede zu anderen Ländern
Als Kernthema einer IT Internationalisierungsstrategie steht die Standardisierung und
Implementierung konzernweiter Prozesse am neuen Standort. Was zum Beispiel in China
recht einfach ist und vom Mutterkonzern oft selbst übernommen wird, ist in Brasilien eine
Herausforderung. Die Hauptunterschiede zu anderen Ländern liegen in den Bereichen
 Logistische Prozesse
 Steuerregelungen und
 Gesetzliches Reporting
Alles steht ohne der Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
In Brasilien darf keine Ware außerhalb des Firmengeländes bewegt werden, ohne dass dies
von der Regierung autorisiert wurde. Dafür wird der Ware eine Nota Fiscal Eletrônica
zugewiesen, an der alle benötigten Informationen der Ware und des Transportes für die
Regierung hängen (ähnlich dem Warenbegleitschein, Lieferschein, Rechnung). Über
elektronischem Weg wird die NFe an die Regierung übermittelt, welche die Transaktion
genehmigt. Erst dann darf die Ware bewegt werden.
Die Abbildung der logistischen Prozesse in SAP ist zwar umfangreich, aber noch relativ einfach
zu bewerkstelligen. Komplex wird es bei den vielen verschiedenen Steuerregelungen und dem
gesetzlichen Reporting.
Brasilianische Steuerregelungen und Legal Reporting
Brasilien steht auf Platz 120* (von 186) der wirtschaftsfreundlichsten Länder weltweit. In der
Kategorie „Paying Taxes“ sogar auf Platz 177*. Das liegt unter anderem an den vielen
Steuerregelungen, den jährlich hinzukommenden Regelungen und dem umfangreichen
gesetzlichen Reporting.
Steuerregelungen
Anders als in Deutschland, gibt es in Brasilien mehrere Steuerregelungen, die nach
Bundesland, Bezirk, Art des Materials, Herkunft des Materials, aber auch Branche, uvm.
unterschiedlich sind. Dadurch entsteht eine große Anzahl an Steuerermittlungs-Szenarien, die
im System abgebildet werden müssen. Hier liegt somit der größte und komplexeste
Implementierungsaufwand.
Der wesentliche Unterschied von Brasilien zu anderen Ländern weltweit ist der Umstand, dass
die richtigen Steuersätze auf Basis logistischer Merkmale vom Materialstamm und
Geschäftspartner ermittelt werden müssen. Das erfordert eine eigenständige
Steuerermittlung und –berechnung, die in der brasilianischen Landesversion abgebildet ist.
*Quelle: http://www.doingbusiness.org/

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Legal Reporting
In Brasilien gibt es eine Reihe an monatlich und jährlich durchzuführenden Reports (SPED, FCI,
GIA, NFe, CIAP, etc.). Und jährlich kommen weitere Reports hinzu. Wichtig hierfür ist eine
konsistente, aktuelle und fehlerfreie Datenbasis, was auf Grund der umfangreichen
Steuerregelungen nicht leicht ist und erheblichen manuellen Aufwand fordert.
Hier lohnt sich ein Automatismus mit direkter Integration in das SAP ERP System.
Um die gesetzlichen Berichte fehlerfrei zu generieren, sind im logistischen Prozess, neben den
richtigen Steuern, auch andere Kennzeichen und Parameter zu ermitteln, welche
Grundvoraussetzung für die Autorisierung der Nota Fiscal eletrônica sind.
Aus diesem kommt der Qualität der Stammdaten und der exakten Buchung der Prozesse eine
besonders hohe Wichtigkeit zu.
Durchlaufzeit und Aufwände von Brasilien-Projekten
Rollout-Projekte nach Brasilien dauern je nach Verfügbarkeit interner Ressourcen und
erweiterten Anforderungen in etwa zwischen 30 und 45 Wochen – von der
Projektvorbereitung bis zum Go-Live.
Ein Teil der Projektarbeit kann und soll von den betroffenen Abteilungen selbst übernommen
werden, wobei die Key User am stärksten eingebunden werden.
Die Verfügbarkeit dieser Ressourcen ist somit auch ausschlaggebend für die Projekt-
Durchlaufzeit.
Je nach Brasilien-spezifischem Know-how der eigenen MitarbeiterInnen, können die
Aufwände externer Dienstleister reduziert werden.

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Foto: Go-Live Phase beim Brasilien-Rollout Projekt der Firma Getriebebau NORD mit dem Implementierungspartner Phoron.
Best Practices
Brasilien ist tatsächlich schwierig/umfangreich, aber nicht unmöglich. Die Projekterfolg-Basics gelten
auch für Brasilien. Darüber hinaus ist besonders auf Ressourcenkapazitäten und spezifisches Know-
how im Steuerwesen und Legal Reporting zu achten.
Ebenfalls nicht zu unterschätzen sind interkulturelle Kompetenzen für die Projektzusammenarbeit.
5 Tipps für erfolgreiche Brasilien-Projekte
Sprachliche Barrieren überwinden: Verhandlungssicheres Englisch ist in Brasilien nicht so weit
verbreitet wie in Europa und es ist oft schwierig einander zu verstehen. Gerade in fachlichen
Diskussionen können hier Missverständnisse entstehen.
Freundschaftliches Verhältnis pflegen: Brasilianer gehen auch in Geschäftskontakten sehr
freundschaftlich miteinander um. Bei einem Meeting wird zuerst über die Familie,
Fußballergebnisse, oder andere private Angelegenheiten gesprochen, bevor es um
Geschäftliches geht. Dies ist ein wichtiger Aspekt der interkulturellen Zusammenarbeit.
Konflikte im 4-Augen-Gespräch lösen: Es wird als unfreundlich empfunden, Kritik vor anderen
an jemandem auszuüben. Deshalb sollten Konflikte unter 4 Augen gelöst werden.
Ausreichend Ressourcen reservieren: Vor allem die Key User der Logistik- und
Finanzabteilungen sollten für das Projekt genügend frei gehalten werden. In der
Vorbereitungs- und Testphase entsteht der größte Aufwand, da z.B. alle Szenarien der
Steuerermittlung gefunden, dokumentiert und nach der Implementierung am System getestet
werden müssen.
Spezifisches Brasilien Know-how erwerben: Um gesetzeskonform Geschäfte in Brasilien zu
tätigen, muss viel beachtet werden. Das Wissen um die vielen verschiedenen
Steuerregelungen, dem Legal Reporting, uvm. muss für einen erfolgreichen SAP Rollout nach
Brasilien vorhanden sein.

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SAP Rollout Brasilien bei PFERD
„Ein Paragraphen-Dschungel für
Europäer“
„Seit 1. Juli 2013 arbeitet PFERD Brasilien mit SAP. Im aktuellen
Projektgeschäft ist das nur eine Meldung unter vielen. Aber für das
Projektteam geht damit eine große Herausforderung und
Aufgabenstellung erfolgreich zu Ende. Brasilien steht in der „Tabelle für
schwierige SAP-Einführungen“ unter den Top-3-Ländern weltweit.
Das Steuerwesen dieses Landes macht das Tagesgeschäft im Bereich der
Logistik und der Finanzbuchhaltung zu einem für Europäer
undurchsichtigen Paragraphen-Dschungel. Etwa 1.000 neue
Steuerregelungen pro Jahr sorgen dafür, dass sich dies auch in Zukunft
nicht ändert.
Für dieses besondere Umfeld benötigte das Marienheider Projektteam
Unterstützung. Diese leistete die Firma Phoron aus Wien. Mit Angestellten
in Europa und Brasilien bringt das Unternehmen das nötige Know-how für
das brasilianische Umfeld mit und Phoron-Projektmanager Stefan Loibner
und sein Team sind somit die richtigen Partner für PFERD.“ (Bericht aus der
Werkszeitung von PFERD)
PFERD, Hersteller von Werkzeugen für die Oberflächenbearbeitung und
zum Trennen von Werkstoffen, unterhält in Curitiba zum Vertrieb seiner
Produkte eine Tochtergesellschaft.
Der gesamte Import-Prozess in Brasilien ist sehr umfangreich und
umständlich. Ein vom Import-Broker vorbereitetes File muss in SAP in
Logistic, Finance und im NFe-Modul 1:1 nachgebucht werden. Dies soll
automatisiert und integriert in SAP erfolgen. Dafür hat Phoron ihr
konfigurierbares Flex.Brasil-ImportCockpit, zugeschnitten auf
brasilianische Anforderungen, PFERD-spezifisch implementiert.
Diese Lösung, die über den Funktionsumfang des SAP Excel-Uploads weit
hinausgeht, garantiert, dass die Werte aus dem Broker Excel konsistent in
Logistic, Finance, Controlling und GRC/NFe abgebildet werden.
Mit Phoron’s vorgefertigtem Template Flex.Brasil gab es eine gute
Grundlage, um das PFERD-spezifische Template aufzubauen und
anzupassen. Besonderes Augenmerk wurde auf die Integration von NFe
und GRC gelegt, sowie die Implementierung des Material Ledger, um
gesetzeskonform zu importieren und zu produzieren. Darüber hinaus
vereinfachte die Mehrsprachigkeit und interkulturelle Kompetenz der
Phoron Berater die Zusammenarbeit.
Die besondere Steuerbestimmung ICMS, welche kurz gesagt die anteiligen
Abgaben von brasilianischen Ressourcen und Material regelt, wurde mit
Hilfe eines von Phoron entwickelten Tools abgedeckt.
Wie in Brasilien häufig, gab es eine Gesetzesänderung während der
Projektlaufzeit, die die Implementierung des Import Content Data Sheet
(Ficha de Conteúdo de Importação / FCI) nötig machte. Hier konnte auch
auf eine von Phoron entwickelte Lösung eingesetzt werden.
Nach Go-Live setzte Phoron die Supportphase auf - sowohl lokal in
Brasilien, an Phoron’s Standort in Vinhedo, als auch in der europäischen
Mutter.
Meinungen des PFERD-
Teams
"Neben den klassischen Aspekten von
erfolgreicher Projektarbeit wie in-
time und in-budget möchte ich 2
Sachen zusätzlich erwähnen:
Sehr zu schätzen lernte ich die
interkulturellen Kompetenzen der
(europäischen) Phoron-
Teammitglieder sowie ihre Erfahrung
in den sehr speziellen Umstände in
Sachen "Steuerermittlung", welche
insbesondere bei Fachdiskussionen
zielführend eingesetzt wurden.
Bei einer Projektdauer von rund 15
Monaten wurde aus einem
freundlichen Kontakt ein
freundschaftliches Miteinander.“
(Achim Billstein, Projektleiter IT)
Für weitere Informationen steht
Ihnen Hr. Gernot Stöger gerne zur
Verfügung.
Gernot.Stoeger@phoron.com
Phoron Consulting GmbH
Guglgasse 15/3b
1110 Wien
Friedrichstraße 15
70174 Stuttgart
Phoron do Brasil
Rua dos Pardais, 114
13280-000 Vinhedo
São Paulo

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Über den Verfasser
Phoron – Consulting that fits.
Wir sind ein österreichisches SAP Beratungs-
unternehmen mit dem Ziel, Geschäftsprozesse mit
Hilfe von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware
abzubilden und mit individuellen IT-Lösungen
optimal zu unterstützen. Unsere knapp 100
MitarbeiterInnen weltweit beraten renommierte
nationale und internationale Unternehmen aus den
Branchen Maschinen- und Anlagenbau, Fertigungs-
industrie, Automotive, Telekommunikation und
Handel – viele davon Weltmarkführer oder maß-
gebliche Anbieter in ihrem Segment.
Kompetenz auf beiden Seiten des
Atlantiks
Eines unserer Kerngeschäfte sind SAP Rollouts nach
Brasilien. Mit mehr als 10 BeraterInnen in Europa
und über 20 BeraterInnen an unserem eigenen
Standort in Brasilien mit speziellem Brasilien Know-
how, verfügen wir über Kompetenz und
Verlässlichkeit auf beiden Seiten des Atlantiks und
können unsere Kunden vom Projektstart bis zum Go-
Live und nachgelagerten Support aus einer Hand
betreuen.
Weitere Informationen zum Thema SAP Rollout
Brasilien finden Sie auf
phoron.com/sap-rollout-brasilien
Österreich
Phoron Consulting GmbH
Guglgasse 15/3b
1110 Wien, Österreich
Telefon: +43 (0) 1 / 748 36 02
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Rua dos Pardais, sala 114
13280-000 Vinhedo, São Paulo, Brasilien
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