Comment relever le défi de l'adoption d'une solution SharePoint ? Comment articuler son plan d'adoption avec le triptyque : Feuille de route Plan de communication Plan de formation

1. Réunion du
CLUB UGSF
RELEVER LE DEFI DE L’ADOPTION
SHAREPOINT
Patrick Guimonet
Architecte de Solutions
d’Entreprise
MVP SharePoint
http://www.abalon.fr/blog
http://blogs.codes-sources.com/patricg patrick.guimonet@abalon.fr

2. Réunion du
CLUB UGSF
Partage de Messagerie, Clé USB,
fichiers Partage de fichiers, …
Recherche Google, Bing…
RSE Facebook,Twitter, …
Partage
avec des SkyDrive, Dropbox, …
tiers

3. Réunion du
Les risques pour l’entreprise CLUB UGSF
Inutilisation ou sous-utilisation de l’infrastructure SharePoint
 ROI en baisse
Fuite d’information
 Brèches de sécurité
 Divulgation d’information à l’extérieur
Mécontentement des utilisateurs
 Baisse de productivité
 Echec partiel ou complet du projet
Indifférence des utilisateurs
John Gourville – Professeur de Marketing à Harvard –
L’effet X9
un nouveau produit doit présenter neuf fois plus d’améliorations que la
solution existante pour être immédiatement ou facilement adopté

4. Réunion du
Objectif du Plan d’adoption : CLUB UGSF
Favoriser l’adoption des utilisateurs
Plan d’adoption SharePoint
Approche Fournir des outils Formaliser un plan d’adoption
attentiste aux utilisateurs  Feuille de route
 Plan de communication
 Plan de formation
Résultats Auto-formation Définir la stratégie de migration
décevants Définir la feuille de route macroscopique
Définir les moyens mis à disposition
 Cible : Le concevoir en fonction des UTILISATEURS
(pas des administrateurs) !
 Contenu : Ni trop, ni trop peu
 Le timing est essentiel !

5. Réunion du
Points clés de l’expérience utilisateur CLUB UGSF
pour développer un site web
équilibré et efficace
Utilité
Utilisa- Désira-
bilité bilité
Valeur
Repérabili Accessi-
té bilité
Crédibilité
Peter Morville
La conception de l’expérience utilisateur

6. Réunion du
Feuille de route CLUB UGSF
Information préalable
 Attention à ne pas créer des attentes trop fortes !
 Faire comprendre la nature évolutive de SharePoint
Lancement
 Information initiale
 Formation initiale : ne pas vouloir former tout le monde, sur
tout , tout de suite !
 Aller à l’essentiel
Formation et information en continu
 C’est une activité permanente, régulière

7. Réunion du
Points clés du Plan de communication CLUB UGSF
Collaborez avec l’équipe de communication interne
Obtenez le soutien de l’encadrement
Utilisez les canaux de communication existants
Privilégiez le numérique
Utilisez des messages ciblés par audience :
 Ex : Accès mobile auprès de populations itinérantes
Suscitez l’intérêt des utilisateurs
 Ex.: une activité ludique, une chasse au trésor intranet
Trouvez une application à fort impact
Sollicitez des commentaires
 En insistant sur le fait qu’il s’agit d’une plateforme évolutive  de
nouvelles fonctionnalités seront implantées au cours du temps
Effectuez des communications régulières

8. Réunion du
Points clés d’une activité de CLUB UGSF
communication
Méthode Message Audience Calendrier Résultats
• Canal • Contenu • Cible attendus

9. Réunion du
Exemples d’activités de CLUB UGSF
communication
Message électronique de type
Article dans un bulletin
« inscrivez vous » à destination des
d’information
personnes chargées du site
Description  Article bref (sans engagement Description  Message destiné à encourager les
majeur vis à vis du calendrier) qui responsables et les concepteurs à
aborde les plans pour la nouvelle suivre une formation et à rejoindre
solution la communauté des utilisateurs avec
Audience  Organisation pouvoir
Messages  Avantages clés de la solution Audience  Personnes chargées du site et
clés
 Statut du projet concepteurs de site
Messages  Apprenez (suivez une formation !)
 Plan de déploiement initial : où en clés
sont les pilotes, etc.  Appliquez (des meilleures pratiques
et des normes)
 Attentes vis-à-vis des nouveaux
processus  Rejoignez (la communauté des
utilisateurs avec pouvoir)
 Pour plus d’informations, contacter
… Résultats  Davantage de connaissances
attendus diffusées au sein de l’organisation
Résultats  Sensibilisation au projet
attendus  Amélioration de la « facilité de
 Attentes gérées relativement au localisation » et des résultats de la
déploiement dans l’entreprise et à recherche
l’impact sur les différents utilisateurs Calendrier  Au lancement initial, puis ensuite
Calendrier  Pendant la conception
régulièrement dans le cadre de
communications continues

10. Réunion du
Quelle formation pour quel utilisateur ? CLUB UGSF
Développer la formation et l’auto-formation
 Ex: comment gérer
l’arrivée d’un nouvel Formations
employé ? formelles
Un plan en
plusieurs
niveaux :
 Visiteurs Formations Formations
en ligne sur le tas
 Contributeurs
 Propriétaires
S’appuyer sur
les utilisateurs Démos informelles
avancés en petits groupes
(« power users »)

11. Réunion du
Formations : les formats qui CLUB UGSF
marchent
Webcasts/Webinars de 10 min max sur une fonctionnalité
Fiches de référence rapide des manipulations courantes
(1 page ou 2 max)
Session de manipulation en petits groupes
Evènement de 30 min (réunion en ligne, enregistrée ou en
direct), toutes les semaines sur un thème précis
Accès à un utilisateur expérimenté « référent »
Wiki pour enregistrer les bonnes pratiques, conseils et astuces
Communauté d’utilisateurs
« Train the trainer »

12. Réunion du
Formations : Quelques thèmes CLUB UGSF
incontournables
Notions fondamentales de SharePoint
Nouveautés SharePoint 2010 par rapport à MOSS
2007
Gestion du contenu et métadonnées
Meilleures pratiques pour concevoir un site d’équipe ?
Un portail ?
Sécurité et autorisations
Principes directeurs du plan de Gouvernance

13. Réunion du
Quelques incontournables pour CLUB UGSF
SharePoint
Templates de sites pertinents
Plug-in dans Outlook
 Harmon.ie
 Colligo
 Et d’autres
Plug-in RSE
 Beezy
 Calinda
 Et d’autres
Client Mobile & tablettes
 SharePlus
 Et d’autres

14. Réunion du
Quelques outils disponibles CLUB UGSF
• Microsoft SharePoint Adoption Kit
– Un site, un kit de lancement, des cartes de
références rapides (en anglais, gratuit)  des idées

15. Réunion du
Quelques outils disponibles CLUB UGSF
• Microsoft Productivity Hub
– Une collection de sites avec du contenu et des trucs
et astuces (en anglais gratuit)

16. Réunion du
Quelques outils disponibles CLUB UGSF
• SharePoint Learning Kit for SharePoint 2010
– Une site de e-learning pré-packagé (multilingue,
gratuit)

17. Réunion du
Quelques outils disponibles CLUB UGSF
• Aide et procédures SharePoint 2010 sur
Office.com (en français ou sous-titré)
– Support / SharePoint / SharePoint Server / Aide et procédures SharePoint Server
2010 Vidéos
– SharePoint Server 2010 Cours de formation

18. Réunion du
Blog Microsoft CLUB UGSF
• Blog dédié au
contenu destiné aux
utilisateurs finaux
(en anglais) :
• http://sharepoint.microsoft.
com/blogs/GetThePoint

19. Réunion du
Livre blanc Microsoft CLUB UGSF
• Meilleures pratiques
pour l’adoption de
SharePoint 2010
• http://www.microsoft.com/downloads/fr-
fr/details.aspx?FamilyID=94ee6518-75f7-
47be-b4c1-0d6ec1248486

20. Réunion du
Conclusion CLUB UGSF
• Adopter un
Décision
démarche
itérative…
Adaptation Action
• Intégrée au
Plan de
Gouvernance Evaluation

21. Réunion du
CLUB UGSF