2015 12-11 Gouvernance 2.0 pour SharePoint et Office 365

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#4 – yOS-Day à Lyon le 11 décembre 2015
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Offres de services et Gouvernance 2.0
pour SharePoint et Office 365

Merci à nos sponsors
Et à nos soutiens

Patrick Guimonet
Paris, France http://abalon.fr
5 x SharePoint MVP
2 x Office 365 MVP
@patricg
https://yos365.
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Présentation : Gokan Ozcifci

Offres de services et Gouvernance 2.0
pour SharePoint et Office 365

Les outils
• Tels que présentés
à l’utilisateur

L’offre

Une Gouvernance pourquoi faire ?
• Un service riche
• Des outils parfois redondants
• Des utilisateurs avec un niveau de
maturité qui évolue
• La mise en place des outils nécessite un suivi
indépendant du déploiement pour :
 Définir les contours de son utilisation
 Favoriser son adoption
 Développer de nouvelles utilisations
C’est un effort continu, ce n’est pas un projet !
Nouveau-
tés
Adop-
tion
Utili-
sation

Gouvernance 1.0

Qu’est que la Gouvernance ?
La Gouvernance est l’ensemble des
stratégies, des rôles, des
responsabilités et des processus
que vous définissez dans une
entreprise pour guider, orienter et
contrôler la façon dont l’organisation
utilise les technologies pour
atteindre ses objectifs économiques.
 La gouvernance contribue à protéger votre
entreprise contre les menaces de sécurité ou
une responsabilité pour non-conformité.
 Elle permet également d’optimiser le retour
sur vos investissements dans les
technologies, par exemple en imposant des
meilleures pratiques pour la gestion du
contenu et l’architecture de l’information.

Personnes
ProcessusProduits
« Le premier objectif de la gouvernance est d’apprendre à vivre ensemble
et à gérer pacifiquement la maison commune. » Pierre Calame
De l’outillage, de l’expérience et du bon sens !
Qu’est que la Gouvernance ?

Exemple d’une démarche complète de
Gouvernance SharePoint
Feuille de
route
• Contexte
• Cible
• Chemin
Cadrage
• Gouvernance
• Offres de service
Définition
• Kit par offre de
service
• Adaptation des
règles
Déploiement
• Déploiement des
kits
Projet
d’entreprise
Maturité SP
Entrées
Livrables
Gouvernances
Business, IT,
collaboration …
 Feuille de route
des services
 Document de
Gouvernance SharePoint
 Définition des
Offres de services
 Implémentation des
offres de services

Evaluer votre Niveau de Maturité
SharePoint …
2016
2015
2016
Publication Collaboration Processus
métiers
Recherche Réseau Social
communautés
Applications
composites
Intégration Décisionnel Infrastructure Equipes et
formations
Customisations
Fonctions classiques Fonctions avancées Fonctions support
2015
2016
2015
2016
A partir de critères standardisés…
http://www.sharepointmaturity.com

Réflexions sur l’industrialisation
 Une étape de réflexion en amont, sur la
centralisation et la rationalisation.
 Les freins
 Coût de mise en place a priori important
(fonction de l’existant)
 Structuration des processus qui peut être un
frein
 Les bénéfices
 Réduire le temps de délivrance d’une
application en pouvant aller jusqu’au « libre
service »
 Réduire le temps de développement d’une
application spécifique grâce à la réutilisation
des composants
 Réduire les coûts de maintenance en
uniformisant les développements
 Offrir un meilleur service aux utilisateurs
 Une usine à sites ?
Volume et récurrence des demandes
Généricité

Un site, des sites…
Site de la
société
Site de
divisions
Site de
départements
Sites
personnels
Sites de
projets
Fréquence d'accès 2000 500 150 50 10
Nombre 1 10 150 1000 2000
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
2000
Nombre Fréquence d'accès

Qu’est qu’un service ?
Un mode d’instantiation
• à la demande, géré par workflow, …
Un modèle de site
•SharePoint ou un espace Yammer, ou un Groupe Office 365
Des paramètres d’exploitation
•Cycle de vie, SLA, confidentialité des données, volumétrie …
Des acteurs
• Propriétaires, Contributeurs, Visiteurs
 Créé à la demande, en fonction des
besoins
 Instancié plusieurs fois, en général
 Compréhensible pour l’utilisateur final
 Mais aussi :
 Personnalisation graphique
 Développement spécifique
 Formations associées

Ebauche d’une offre de service SharePoint
Espace projet Site d’équipe Site Intranet de Publication
Description TBD TBD TBD
Quota 1 Go 10 Go 1 Go
Propriétaire Le créateur Le manager de l’équipe Resp. de publication
Contributeurs Equipe projet Membre de l’équipe Employés autorisés
Niveau de service attendu ?
Refacturation interne ?
Cycle de vie Création en self service, 1 an
par défaut, prolongation sur
demande
Créé par la DSI
Archivage en cas de
réorganisation
Créé par la DSI
Suppression en cas de
réorganisation
Confidentialité des données TBD TBD TBD
Accès Extranet ? Possible , demande à la
création
Non Non

Usages
Accès, Contenu, Outils clients, Gestion des droits….
Thèmes de la Gouvernance
Stratégie
d’évolution
Demandes de
changements
Technique
Fonctionnel
Organisa-
tionnel
Stratégie et Fondation
Services
Feuille de route KPI
Communication
& AdoptionCarte de l’offre
Informatique
Point d’entrée unique, Support, Assistance, processus Sécurité, …
Projet & Supervision
Qualité, Gestion de projet, Facturation,…
Service à la
demande n°1
Services
partagés
Sponsors
Rôles et
Responsabilités
1 2 3 4
5 6 7 8

Gouvernance 2.0

Les sujets de Gouvernance pour Office 365
 Où stocker les fichiers ?
 OneDrive
 Groupes Office 365
 Sites SharePoint
 Où créer des sites ?
 Blog
 SharePoint
 Sway
 Next-Gen portals ?
 Où collaborer ?
 Messagerie
 Sites SharePoint
 Yammer
 Groupes Office 365
 Skype Entreprise
Discus
sions
Fichie
rs
Colla-
bora-
tion
Sites
Organisation
Groupes
Individus

Comparatif Librairie SharePoint vs Librairie de Groupes vs OneDrive
Librairies SharePoint Stockage fichiers des groupes Office 365 OneDrive
Cible Potentiellement large, à toutes les personnes
concernées
Le groupe Le propriétaire
Par défaut ouvert à tous en lecture,
groupe de contributeurs ad-hoc
Par défaut accessible en modification aux
membres de l’équipe, accès en lecture à tous
Privés par défaut, partageable
Partage Avec possibilité de lien anonyme
De préférence au niveau du site entier
Sans lien anonyme
Partage via le groupe
Sans lien anonyme
Partage par dossiers ou documents
Ouverture des fichiers
dans Office Online
Historique des versions
Oui Oui Oui
Flux de travail Oui, complet Non Simple
Extraction (verrouillage)
Suivi
Oui Non Oui
Métadonnées
Vues différentes
Alertes, Evaluation
Eléments les plus
populaires
Ouverture dans
l’explorateur
Synchronisation Outlook
Oui Non Non
Source Power BI Non Oui Oui

Comparatif Sites SharePoint, Nouveau Blog, Sway,
Nouveaux portails
Site SharePoint Nouveau Blog Sway Portails nouvelle génération
Portail Vidéo
Cible Enterprise, Interne Personnel, à l’intérieur de
l’entreprise
Personnel et Groupes, Interne et
externe
Intranet, Entreprise
Facilité de mise en
œuvre
Nécessite la maitrise de la
fonctionnalité de Publication
SharePoint
WYSIWYG total Canvas + Preview Pré-paramétré
WYSIWYG
Partage Par mail, Par mail, accessibilité aux
utilisateurs internes
A l’intérieur de l’organisation
Via un lien anonyme
Public (visible sur l’Internet)
Par mail, accessibilité aux
utilisateurs internes
Importation
Non Non Oui (DOCX PPTX, PDF)
Sources de
contenus
OneDrive, Disque local OneDrive, Disque local OneDrive For Business, Flickr,
Bing, PicHit, YouTube, Twitter,
Disque Local
Disque local
Contenus Texte, Titre, Citations, Listes
Images, Videos, Documents
Texte, Titres, Citations, Listes
Images, Vidéos (uniquement à
partir d’Office 365 Video),
Documents
Texte, Titres, Listes,
Images, Vidéos, Documents
+ Twitter, Code Embed, Charts
Vidéos

Outils de collaboration
 Matrice des usages
 Permet de donner des
grandes indications
 Ce n’est qu’une indication à
adapter en fonction de la
culture et des habitudes de
l’organisation
SPC264

 Multiplier les outils pour en
tirer tous les bénéfices
 Exemple : créer un évènement
de lancement
Ignite 2015 BRK102

 Il faut travailler par cas d’usage ou
par scénarios
 Télécharger le livre blanc
WhenToUseWhat in Office 365
Ignite 2015 BRK102

Une adoption réussie en quatre étapes
http://fasttrack.office.com/fr-FR/drive-adoption
Définir votre vision d'Office 365 et
identifier les scénarios métiers
Classer les scénarios par ordre de priorité et
créer un plan d'adoption
Engager les ressources et
exécuter le plan d’adoption
Mesurer, partager les succès et
recommencer !

Décliner la vision en usages concrets pour
les utilisateurs
Vision
Pourquoi Office 365 ?
Scénario métiers
Ex. Communication avec
des partenaires externes
Cas d’usage
Ex.: Veille partagée avec
échanges dans un espace
Yammer sur des sujets
d’intérêts communs
Cas d’usage
Ex.: Un Site extranet
Scénario métiers
Ex.: Partage
d’informations financières
Cas d’usage
Ex.: Tableau de bord
Power BI

Le défi de la mobilité
 Un besoin de plus en plus
pressant
 Des scénarios évidents
 Commerciaux en déplacement
 Ingénieurs et techniciens sur le
terrain
 Consultants services
 Travail à domicile
The Economist 28 février 2015

On ne gère pas les apps !

Facteurs clés de succès
 Définir une vision partagée
 Identifier les acteurs de
l’adoption
 Sponsors , Managers,
Utilisateurs avancés, …
 Avoir l’appui des dirigeants et
des managers intermédiaires
 Effet d’exemple du
management
 Associer les différentes
techniques
 Communications, Formations,
Evènements, …
 Après la phase de mise en
place, un suivi en continu et
un réajustement permanent
 Adoption
 Des règles d’utilisation claire
 Gouvernance

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