2. TEMAS A TRATAR:
1. ¿Qué es la Interventoría ?
2. ¿Funciones de la interventoría en el Proyecto?
3. Productos a Entregar según Modelo Metodológico
4. Indicadores, Metas y Productos
5. Calidad de Productos
6. Medición Acuerdos de Niveles de Servicios ANS
7. Validación y autorización de productos en el proyecto.
8. Herramientas de Validación y seguimiento utilizadas para el proyecto.
9. Manejo de Solicitudes, observaciones y sugerencias dentro del
proyecto.
10. Seguimiento y monitoreo.
3. ¿Qué es la Interventoría?
Comprende la verificación del desarrollo o la ejecución de un
proyecto, vigilando que se lleve a cabo de acuerdo con las
especificaciones del pliego de condiciones, Adendas, Anexos
Técnicos, plan de trabajo y sus anexos, normas y demás
elementos estipulados o convenidos en contratos o convenios.
Tal vigilancia se adelanta en nombre de la entidad que dispone la
ejecución de la interventoría.
¿Quién ejerce la Interventoría del
Proyecto?
• Empresa REDCOM LTDA
4. El fin primordial de la interventoría es verificar que las partes
contratantes cumplan a cabalidad, con equidad y armonía, los
términos y obligaciones pactadas en el contrato para cumplir el
siguiente Objeto Contractual: “SERVICIO DE
ACOMPAÑAMIENTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS
FASES DE INTERACCIÓN Y TRANSACCIÓN DE LA
ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA EN EL ORDEN
TERRITORIAL EN LA REGIÓN 3 (CENTROSUR)” de excelente
calidad, es decir, con la oportunidad, costos y especificaciones
que satisfagan las necesidades de la comunidad interesada.
La interventoría debe valerse de técnicas y herramientas propias
de la auditoría de procesos, Metodología PMI, así como de su
enfoque, el cual ofrece una visión integral y medible del
desarrollo del contrato, a fin de que puedan tomarse decisiones
con base en los resultados que arroje.
¿QUÉ FIN PERSIGUE LA INTERVENTORIA DEL PROYECTO?
5. La interventoría logra su propósito mediante la
realización de las evaluaciones periódicas cuyos
resultados deben ponerse en conocimiento de las
partes y consignarse en las correspondientes actas e
informes a fin de que se tomen los correctivos del
caso y sirvan de soporte para imponer las sanciones
pactadas, cuando a ello hubiere lugar.
La periodicidad, los aspectos sobre los cuales se
evaluará y los criterios que se utilizarán, así como el
responsable de realizarla, se harán constar de manera
expresa en las cláusulas del contrato No. 000471 de
2010 mediante el cual el contratista Universidad la
Gran Colombia cumple su competencia.
¿CÓMO LOGRA LA INTERVENTORÍA SUPERVISAR Y CONTROLAR
EL AVANCE Y CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TANTO POR
PARTE DEL CONTRATANTE COMO DEL CONTRATISTA?
6. ¿EN QUIÉNES SE PUEDE APOYAR LA INTERVENTORIA?
Para desarrollar en forma adecuada su trabajo, y obtener información relativa a la
ejecución del contrato objeto de interventoría, el interventor puede acudir a la Universidad
la Gran Colombia, Entidades Territoriales, a las dependencias de la Entidad Territorial
encargadas, y demás entidades o personas relacionadas con el objeto del contrato.
7. Analizar y evaluar en forma oportuna las condiciones de los
servicios prestados por el contratista.
Identificar las eventualidades que puedan afectar el trabajo
del contratista a fin de corregirlas.
Impartir por escrito, al contratista, las instrucciones relativas
a la aplicación de instrumentos para el desarrollo de la
interventoría.
Elaborar informes periódicos de evaluación y/o actas de
interventoría, respecto a la ejecución del contrato, así como
documentar las razones de incumplimiento en que incurra el
contratista para que el contratante adopte las medidas
pertinentes con base en lo allí establecido.
Rendir los informes periódicos relativos a las actividades
realizadas en el contrato y suministrar la información y
documentación que se requiera en relación con la ejecución
del contrato.
¿Funciones Generales de una Interventoría?
8. ¿Funciones Generales de una Interventoría?
Hacer seguimiento a la organización o Entidad.
Participar durante todo el contrato hasta la liquidación del mismo.
Promover la conciliación de conflictos entre las partes en la eventualidad
que se presenten.
Hacer visitas de campo
Realizar verificaciones y validaciones de información.
Realizar evaluaciones.
Hacer informes
9. ¿DE QUE MEDIOS LOGISTICOS SE PUEDE VALER LA
INTERVENTORIA?
Medios investigativos aplicados directamente u obtenidos de otras
entidades o personas, tales como: consulta de los mapas de riesgos;
obtención de información de campo; entrevistas; aplicación de formatos;
la consulta de la normatividad vigente y específica relacionada con el
tema objeto del contrato; técnicas y herramientas de auditoría.
¿CON QUÉ PERIODICIDAD DEBE REALIZAR LAS EVALUACIONES
EL INTERVENTOR ?
La periodicidad no está señalada por norma alguna, puede fijarse de
común acuerdo entre las partes. Se considera conveniente, y se
recomienda, establecer la misma prevista para hacer los giros a la entidad
contratista.
De esta manera, en la medida que se producen los desembolsos se
puede verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de las
recomendaciones hechas en las evaluaciones anteriores.
10. Los resultados parciales y periódicos que arroje la
interventoría deben estar orientados a:
•Fijar plazos para aplicar correctivos a las irregularidades o
incumplimientos en que incurra el contratista y evaluar su
cumplimiento.
•Certificar que lo ejecutado por el contratista se ajusta o no a
lo requerido por el contratante y si en todo se sujeta a lo
pactado en el contrato.
•Recomendar la imposición de sanciones contractuales
pactadas, cuando el contratista incumpla sus obligaciones.
•Expedir certificaciones correspondientes para que se
efectúen los pagos al contratista, previa verificación del
cumplimiento de lo establecido en el contrato.
•Servir de insumo para la liquidación del contrato.
•Servir de medio probatorio para la conciliación de conflictos
entre las partes en la eventualidad que se presenten y para la
caducidad de los contratos cuando a ello haya lugar.
¿CUÁLES SON LOS POSIBLES EFECTOS A NIVEL
CONTRACTUAL DE LO QUE SE ESTABLEZCA EN LAS
ACTAS E INFORMES DE INTERVENTORIA?
11. ¿CUÁLES SON LOS PRODUCTOS, INDICADORES Y METAS A
ENTREGAR POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
A LA INTERVENTORÍA SEGÚN EL MODELO METODOLÓGICO?
Los productos son los definidos en el Pliego de Condiciones
(Productos Tabla No. 11, 12, 13 Y 14 ), Adendas, Anexo No. 9
Documento Técnico, Caja de Herramientas, Plan de Trabajo del
Proyecto y Anexos del mismo.
12. ¿CALIDAD EN LOS PRODUCTOS?
La calidad con la que debe entregar la Universidad los productos a la
Interventoría son los definidos en el Pliego de Condiciones
(Productos Tabla No. 11, 12, 13 Y 14 ), Adendas, Anexo No. 9
Documento Técnico, Caja de Herramientas, Plan de Trabajo del
Proyecto en el ítem Plan de Calidad y Matriz de Calidad.
13. Entre las comprobaciones se contemplan aspectos como:
• El envío de la evidencia oportunamente,
• Documentos totalmente diligenciados, sin tachones, ni enmendaduras, legibles, con
información clara y veraz.
• Documentos en perfecto orden y aseo.
• Documentos con el número indicado de asistentes o participantes por actividad.
• Documentos con el tema específico
• Documentos con la fecha en el siguiente orden año – mes - día
• Documentos firmados y aprobados por las autoridades competentes en cada formato.
• Entrega de la evidencia según el tiempo establecido en el cronograma.
• La publicación de las evidencias.
• Participación de las actividades programadas en el aula virtual.
• Los resultados al seguimiento con los participantes del proyecto en términos de
comprensión del proyecto disposición para su ejecución, percepción del avance,
dificultades y logros.
• Los resultados de divulgación y sensibilización a los participantes del proyecto.
• En general, los logros obtenidos de acuerdo con los indicadores, productos, tiempos,
calidad definidos en el proyecto.
• Entrega oportuna de informes y material solicitado para el desarrollo de las actividades.
• Reporte oportuno de incidencias y riesgos.
14. Evaluación de Resultados a Delegados y Coordinadores
Se plantea el desarrollo de competencias pedagógicas, comunicativas, administrativas y
tecnológicas como resultado del proceso de capacitación al Grupo coordinador y al grupo de
Delegados; y la aplicación de Estrategias de comprensión conceptual de los contenidos del
mismo proceso.
Detallar la metodología de evaluación que se utilizará para garantizar tanto la generación de
dichas competencias como la comprensión conceptual de los contenidos de la capacitación,
incluyendo los instrumentos de evaluación que serán aplicados tales como:
1.Evaluaciones Escritas
2.Talleres Teórico – Prácticos
3. Ensayos
15. ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO
Tabla No. 17 Descripción de los Acuerdos de Niveles de Servicio
No. Descripción Forma de Medición Unidad de
medida
Valor de
aceptación
1
Oportunidad de los documentos
entregables. Los documentos
entregables deberán ser entregados en
la fecha programada para tal fin.
# de entregables remitidos
oportunamente al mes
*100 / # de entregables
que debe remitir en el
periodo que corresponda.
Porcentaje
Mínimo
90%
2
Calidad de los entregables.
Los entregables no deberán tener errores
en la información numérica que incluyan.
# de errores en un
entregable. Número Máximo 2
3 Número de iteraciones en la
revisión de los documentos
entregables.
Los documentos entregables no deberán
tomar más de dos iteraciones en la
revisión.
# de iteraciones para la
revisión de los
documentos.
Número Máximo 2
4 Participación en reuniones.
La entidad operadora debe garantizar la
asistencia del gerente regional y los
asesores a todas las reuniones que se
establezcan.
# de reuniones con equipo
de trabajo incompleto.
Número Máximo 1
16. ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO
Tabla No. 17 Descripción de los Acuerdos de Niveles de Servicio
No. Descripción Forma de Medición Unidad de
medida
Valor de
aceptación
5 Tiempo máximo de reemplazo de un
miembro del equipo de trabajo.
La entidad operadora debe garantizar el
reemplazo de un miembro del equipo de
trabajo en máximo 8 días hábiles a partir
de la manifestación de solicitud de
cambio, cumpliendo con los
requerimientos estipulados en el pliego de
condiciones.
# de días trascurridos a
partir del reporte de la
falta del miembro del
equipo.
Número Máximo 8
6 Cumplimiento de indicadores de
ejecución del acompañamiento.
Se definirá por parte del
Programa Agenda de
Conectividad – Estrategia
de Gobierno en línea de
acuerdo con lo
establecido
en el plan de trabajo
presentado por la entidad
operadora.
Porcentaje Mínimo
95%
17. Tabla No. 18 Nivel de aceptación de los Acuerdos de Niveles de Servicio
No. Descripción del nivel de
servicio
Nivel de
aceptación
Descuento
1 Oportunidad de los documentos
entregables.
Mínimo
90%
Menos del 90%. Descuento del 3% en la
factura generada en el periodo
correspondiente al reporte del nivel.
2 Calidad de los entregables. Máximo
2
Más de 2. Descuento del 3% en la factura
generada en el periodo correspondiente
al reporte del nivel.
3 Número de iteraciones en la
revisión de los documentos
entregables.
Máximo
2
Más de 2. Descuento del 3% en la factura
generada en el periodo correspondiente
al reporte del nivel.
4 Participación en reuniones. Máximo
1
Más de 1. Descuento del 3% en la factura
generada en el periodo correspondiente
al reporte del nivel.
5 Tiempo máximo de reemplazo
de un miembro del equipo de
trabajo.
Máximo
8
Más de 8. Descuento del 3% en la factura
generada en el periodo correspondiente
al reporte del nivel.
6 Cumplimiento de indicadores de
ejecución del acompañamiento.
Mínimo
95%
Menos del 95%. Descuento del 3% en la
factura generada en el periodo
correspondiente al reporte del nivel.
18. Seguimiento y Monitoreo
Como resultados alcanzados por los Delegados y
Coordinadores se proponen una serie de productos,
entendidos como las evidencias o documentos impresos y
digitales, requeridos para el cumplimiento del desarrollo de las
actividades planteadas en el pliegos de condiciones, Anexo No.
9 Documento Técnico, cronograma, fichas de la caja de
herramientas, plan de trabajo general del proyecto y sus
anexos.
Éstos soportes (productos o entregables) serán verificados,
validados y comprobados según las actividades desarrolladas
por el Grupo de Asesores y Coordinadores, los cuáles deben
cumplir con unas exigencias de calidad establecidas para
posteriormente entregarlos oficialmente a la INTERVENTORIA
DEL PROYECTO, para que esta a su vez lo avale, valide y
verifique y de su visto bueno.
19. SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES Y ACTIVIDADES DE DELEGADOS
Estrategias de seguimiento a las acciones y actividades realizadas por Delegados
Medidas por indicadores, productos y metas por
vigencias
Aula Virtual/ Plataformas
web del Programa/ Sitio
web Institucional de la
Entidad Territorial /
• Protocolo de
comunicaciones
internas y externas
Actividades
de
verificación
Mecanismos de
comunicación
cronogramas
20. INTERVENTOR
PROGRAMA
ULGC
ENTIDADES TERRITORIALES
CasoCrítico
Paso No. 1: Herramientas
Tecnológicas ULGC ( Aula Virtual –
Portal– Jtrack – Base de datos y
Cronogramas).
Paso No. 4: Reunión bimensual de
seguimiento, previa acción de la
Universidad.
Paso No. 2. Intervención del Equipo
Asesor y Coordinador.
Paso No. 3: Reunión mensual y
quincenal de seguimiento, previa
acción de la Universidad.
Manejo de Solicitudes, observaciones, sugerencias y
Solución de casos críticos dentro del proyecto
