Suffit-il de mandater un consultant ou une équipe de projet pour résoudre un problème? Ce serait terriblement facile. Choisi en fonction de ses compétences, de son portfolio d’expériences similaires et de son affinité avec la direction, le consultant ou le chef de projet se verrait confier l’entièreté de la problématique et la solution émergerait le plus simplement du monde. Pour cause : il apporte toute son expertise dans l’analyse et la résolution d’enjeux. Il apporte un regard objectif sur la situation. Il ne saurait échouer, puisque c’est sa spécialité. Sauf que ce n’est pas si simple. Car à tout le moins, dans le cas du consultant, il ne sera pas directement confronté aux impacts organisationnels et opérationnels de la solution prescrite. Comme il ne fera que passer, ce n’est pas lui qui vivra avec les résultats. Si le client se débarrasse du problème, s’il ne participe pas à l’identification de la solution, s’il ne réussit pas à mobiliser les ressources de l’organisation autour de la résolution de la problématique, il y a de fortes chances que la solution s’évapore avec le départ du consultant ou le démantèlement de l’équipe projet. Il est donc impératif de faire participer le client et son équipe, et même de les mobiliser autour de la solution. La conférence traitera de ce défi: l’importance de mettre son expertise au profit de la résolution du problème sans se substituer aux responsabilités du client. Elle traitera également de l’importance de mettre en place des approches de mobilisation et de participation favorisant l’émergence de solutions. Elle traitera enfini des conditions de succès de cette approche « participative » qui augmente considérablement les chances que la solution soit mise en place en douceur, et soit pérenne.
Biographie
Sylvie Charbonneau est présidente de Brio Conseils qu’elle a cofondée en 2005. L’entreprise est d’ailleurs devenue chef de file en gestion du changement. En 35 années de carrière, dont près de 25 années à se spécialiser en gestion du changement, Sylvie Charbonneau a acquis une expertise très diversifiée, que peu de personnes au Québec peuvent revendiquer. Sylvie Charbonneau accompagne les gestionnaires dans des situations de transformation organisationnelle et d’implantation de systèmes complexes. Elle possède une expérience dans l’implantation de fonctions de gestion du changement dans des environnements et des contextes variés : fusions, changements organisationnels, implantations des technologies de l’information et des communications (TIC), etc. Sylvie Charbonneau est une formatrice dont la principale force est de pouvoir transformerles notions théoriques en notions pratiques. Elle a été conférencière lors de l’événement Inaugural ACMP Global Conference, tenu à Orlando. Elle a aussi été invitée de l’ESSEC, École de management de Paris, et à participé à de nombreux événe
Symposium CONF 203 Le défi de mobiliser et faire participer son client
1. 1
Le défi de mobiliser
et
faire participer son client
CONF 203 – Symposium PMI 2014
2. 2
Objectifs
• Montrer combien l’implication du
client rend les solutions de mises
en oeuvre plus durables et facilite
une appropriation rapide
• Montrer comment le professionnel
en gestion du changement peut
être un allié important du
gestionnaire de projet
5. Mobiliser
5
Mobiliser
Faire appel à l'action de quelqu'un, d'un
groupe
Être pour quelqu'un, un groupe d'un
intérêt suffisant pour les faire agir
Utiliser des forces, y faire appel, les
réunir en vue d'une action
(définition Larousse)
6. 6
Participer
Prendre part à une action, à un
sentiment, etc.
Assumer une partie d'une action, d'une
tâche
Prendre part aux activités d'un groupe
(définition Larousse)
14. Et le gestionnaire de projet ?
14
Laisser du temps à
l’appropriation
Accepter ll’’aaggeennddaa dduu cclliieenntt
Déléguer
certaines activités
Organiser et diriger les
rencontres en mode
coaching
Rester humble et s’adapter
aux équipes en place
15. 15
CO-CONSTRUIRE
avec le client
FAIRE BRILLER
le client
RENDRE
AUTONOME
le client
ÊTRE AGILE
4 comportements clés du
gestionnaire de projet
17. 17
Clarifier les attentes Penser au coaching
Utiliser des outils
de facilitation
Planifier un mécanisme
de transfert
18. Le rôle du professionnel
en gestion du changement
18
19. Objectifs de la gestion du changement
19
Projet
d’affaires
(opportunités
ou enjeux)
Bénéfices
d’affaires
20. Comment intégrer la gestion du changement ?
Facteurs clés de succès :
Un lien direct entre le responsable de la gestion du
changement et le comité de pilotage du projet (et non
l’équipe de livraison)
Approbation par le comité de pilotage de la stratégie de
gestion du changement
Un sous-comité gestion du changement pour suivre
l’avancement et discuter des enjeux de gestion du
changement
20
22. Mise en contexte
Institution bancaire canadienne de premier plan
Révision de l’offre de service suite au regroupement de
différentes équipes
Objectif : créer des synergies et davantage de valeur pour le
client
Requis : restructuration organisationnelle afin d’éviter les
duplications et les chevauchements entre les directions
22
Approche de collaboration
Cliente maître d’oeuvre et leader de la réflexion et de la
démarche à entreprendre avec son équipe
Gestionnaire de projet en rôle d’accompagnateur en soutien
au niveau de la démarche proposée et de la conception des
rencontres clés
23. Le projet…
23
Diagnostic de
la situation
initiale
Définition de la
nouvelle
organisation
Mise en oeuvre
(réflexion sur le client, sur l’offre de
service et sur la chaîne de valeur )
Annonce aux gestionnaires
et employés
Implication de la cliente et des
directeurs dans la réflexion
Soutien des directeurs par des outils
de présentation et des messages clés
Collaboration étroite avec les
conseillers internes en RH et en
communications
Communication auprès des
gestionnaires en amont des
mécanismes officiels
Annonces réalisées
sans vagues
Pas de remise en cause des
changements annoncés
Mise en oeuvre
facilitée
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Témoignage d’une employée à sa vice-présidente et à
son gestionnaire immédiat, suite à l’annonce de la
restructuration
Une démonstration concrète de l’efficacité que peut avoir une démarche
de mobilisation et de participation du client
Bonjour à vous,
Nous vivons de grands changements ces jours-ci avec la réorganisation de notre vice-présidence. Pour ma part, mon équipe était
particulièrement touchée. Je me retrouve donc seule, séparée de mon ancienne grande équipe. En plus de perdre tous mes collègues, je
change de supérieur immédiat et de directeur principal, que j’appréciais beaucoup.
Je suis passée par toute la gamme des émotions, et disons que depuis les dix dernières années, j’ai vécu plusieurs réorganisations.
Je tiens à prendre quelques minutes pour signifier à quel point cette réorganisation s’est faite humainement et dans le respect des
personnes. Tout d’abord parce que nous avons été contactés avant la conférence avec toute la vice-présidence, pour expliquer la nouvelle
structure, et aussi parce que les gestionnaires m’ont contacté personnellement et ont été à mon écoute, malgré le fait qu’eux aussi ont à
vivre ce grand changement personnellement. J’ai senti l’équipe de gestion très près de chacun de nous. C’est tout en leur honneur et je les
en remercie particulièrement.
Vous avez donc mon engagement et ma confiance pour réussir dans cette belle nouvelle
vice-présidence !
Taux de mobilisation à
la hausse malgré une
passation pendant la
restructuration
26. Bénéfices pour le client
26
Appropriation plus rapide de la solution
Meilleure compréhension des impacts
et des gains
Plus de facilité à « vendre » le projet
Plus grande valorisation de la
contribution collective
Meilleure capacité de résolution de
problème
27. Bénéfices pour le gestionnaire de projet
27
Proximité avec le client et son équipe
Meilleure compréhension de la culture
Relation à long terme avec le client
Potentiel de projets supplémentaires
Accès à des projets plus stratégiques
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Caroline Ménard
Associée
514.707.2469
caroline.menard@brioconseils.com
Sylvie Charbonneau
Associée
514.715.0480
sylvie.charbonneau@brioconseils.com
LA TRANSFORMATION EST NOTRE SPÉCIALITÉ
VOUS Y GUIDER EST NOTRE RAISON D’ÊTRE