Bien communiquer par l'e-mail et mieux maîtriser sa messagerie et les outils qu'elle vous offre. Répondre, transférer, ajouter des pièces jointes.... mais aussi optimiser votre temps et gagner en efficacité grâce à Gmail qui propose des réponses standardisées, des signatures automatiques, des suivis de mail...

1. INTERNET, LES B SES…
LA MESSAGERIE
16 Décembre 2014

2. Le courrier électronique
Définition :
Le courrier électronique, courriel, e-mail, mail ou mél est un service de
transmission de messages écrits et de documents envoyés électroniquement
via un réseau informatique (principalement Internet) dans la boîte aux lettres
électronique d’un destinataire choisi par l’émetteur.
Pour émettre et recevoir des messages par courrier électronique, il faut disposer
d’une adresse électronique et d'un client de messagerie ou d’un Webmail
permettant l'accès aux messages via un navigateur Web. L’acheminement des
courriels est régi par diverses normes concernant aussi bien le routage que le
contenu.
Toutefois, comme le destinataire ne reçoit pas une copie conforme de l’écran de
l’expéditeur, il est d'usage de respecter certaines règles implicites lors de l’envoi.
De même, la connaissance de certains aspects techniques permet d’éviter des
erreurs de compréhension ou de communication.
Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Courrier_%C3%A9lectronique
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3. Les atouts du
courrier électronique
Le courrier électronique ou e-mail permet :
- De multiplier les communications indépendamment du nombre de correspondants et de
leur disponibilité immédiate
- D’assurer la traçabilité et le suivi des échanges
- De gérer la diffusion de l’information, personnelle au sein d’un groupe directe ou
indirecte (option : destinataire en copie)
- De classer, archiver et rechercher les communications réalisées
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4. Comment échanger
des courriers électroniques
Il existe deux moyens d’échanger des e-mails :
- 1ère possibilité : utiliser un logiciel de messagerie électronique installé sur son
ordinateur (Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird 2, IncrediMail Xe…)
- 2ème possibilité : utiliser un Webmail : la consultation des e-mails se fait en ligne à partir
d’un navigateur web. Les messages sont donc accessibles partout dans le monde.
Exemples de Webmail : Gmail : http://www.google.fr/
Yahoo Mail http://fr.yahoo.com/
Hotmail http://www.windowslive.fr/hotmail/
La forme d'une adresse mail
Exemple d'adresse valide : votrenom.votreprenom@gmail.com
Votrenom.votreprenom est le nom de l’utilisateur : nom et prénom, nom de votre
société, pseudonyme, nom d’un service (contact, webmaster)
@ appelé arobase. Ce symbole signifie « chez », caractérise les adresses email.
Sur le clavier, appuyez simultanément sur la touche ATL GR et @ (touche 0).
gmail.com: le nom de domaine, il sert à identifier le serveur de messagerie.
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5. Création d’une adresse mail
sous GMail
https://mail.google.com
Connexion à son compte
Adresse e-mail
Mot de passe
Connexion
OU
Créer un compte
(Ouverture d’un compte sous Gmail)
- Renseigner les différentes mentions
pour créer un compte.
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6. Créer un« mot de passe parfait »
Le mot de passe le plus utilisé en 2013 était « 123456 », suivi de près par les
classiques : nom des enfants, de son animal de compagnie, lieu de naissance…
Inutile de préciser que ces mots de passe simplistes et évidents sont le meilleur
moyen de se faire pirater son ordinateur ou ses services en ligne.
Quelques conseils pour sécuriser ses accès informatiques :
- Eviter les mots de passe composés uniquement de lettres. Combinez lettres,
chiffres et symboles.
- Utilisez des mots de passe de plus de 8 caractères, et qui ne soient pas le nom
de vos enfants ou de votre animal de compagnie.
- Ne réutilisez pas les même mots de passe entre différents services.
- Changez de mot de passe régulièrement.
- N’utilisez pas de mots du dictionnaire, trop faciles à déchiffrer.
- Utilisez un gestionnaire de mots de passe. Sorte de logiciel enregistrant les
mots de passe en les cryptant. Ex : RoboForm, keepass, laspass, passwordsafe…)
Info : Il faut 1 semaine pour cracker un mot de passe de 8 caractères. Plusieurs
siècles s’il en fait 15 !
Source : http://www.blogdumoderateur.com/mot-passe-parfait
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7. Nouveau message
Outils Traitement de texte :
Police / Taille / Gras / Italique / souligné / couleur du texte /
alignement / puces /alinéas /citations supprimer la mise en
forme
Supprimer l’e-mail
Envoyer le mail
Insérer une pièce jointe / insérer des fichiers du Drive /
insérer une photo : insérer un lien hypertexte : insérer
un smiley
A : insérer ici l’adresse du destinataire. Si plusieurs
destinataires, séparés d’une virgule et d’un espace
Ex : ot-valdecher@wanadoo.fr, ot-valdecher@wanadoo.fr
En cliquant sur le A: vous accéderez à vos contacts
Toujours mettre un objet
Envoyer en Copie Carbonne ou
en Copie Carbonne invisible
Vérificateur d’orthographe19/12/2014 7

8. Les paramètres de la boite
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9. Envoyer un message
- Pour rédiger un nouvel e-mail, cliquez sur Nouveau message
Puis rédiger l’objet et le contenu du message
Répondre à un message
Pour répondre à un message :
- Cliquer sur l'icône représentant une flèche située dans l'angle supérieur droit du message que
vous avez reçu.
Si le message a été envoyé à plusieurs destinataires et que vous souhaitez répondre à tous,
cliquez sur Répondre à tous dans la zone située sous le message et saisissez votre texte.
Vous pouvez également cliquer sur la flèche orientée vers le bas située à côté du bouton
"Répondre", puis sélectionner Répondre à tous.
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10. Ajouter des pièces jointes
Pour joindre un fichier (texte, image, vidéo) :
- Cliquer sur le bouton Nouveau message.
- Cliquer sur le trombone, au bas de la fenêtre de rédaction.
- Parcourez l'arborescence des fichiers de votre ordinateur et sélectionner le document
souhaité.
- Cliquer sur Ouvrir.
.
INFO : Taille maximale des pièces jointes
Gmail permet d'envoyer des messages d'une taille maximale de 25 mégaoctets (Mo).
Pour connaître le poids de votre document : sélectionner le document puis cliquer droit +
« propriétés »
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11. Ajouter une pièce jointe
depuis votre drive
Depuis peu, Gmail propose d’insérer des fichiers à partir du Drive (espace de stockage de
vos donnes : textes, images, vidéos sur le web via votre compte Google)
Une nouveauté très avantageuse puisque vous pourrez échanger vos PJ depuis n’importe
quel ordinateur et n’importe quel lieu puisqu’il vous suffit d’être connecté à votre compte
Google pour y avoir accès.
Autre grand avantage : la capacité passe de 25 mégaoctets (Mo) à 10 Go
Document téléchargé via le drive
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12. Les Options d’envoi
Envoyer un mail en CC (Copie Carbonne):
La fonction « copie carbone » permet d’inclure, en plus du destinataire principal, d'autres
destinataires dont les réponses sont les bienvenues, mais pas indispensables.
Envoyer un mail en CCI (Copie Carbonne Invisible ):
Permet de masquer les noms et les adresses des destinataires et d'empêcher ces
derniers d'avoir connaissance les uns des autres.
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13. Transférer un message
Le transfert de message permet d’envoyer un message précédemment reçu à d’autres
destinataires.
Il est possible de modifier l’objet et d’y insérer un message.
Lorsque l’on reçoit un message transféré, l’objet, s’il n’a pas été modifié, est annoté de la
mention Fwd: ou Tr:
Cliquer sur la flèche orientée vers le bas située à côté du bouton "Répondre", puis
sélectionner Transférer.
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14. Transférer un message
ou y répondre en incluant les pièces
jointes
Par défaut, les pièces jointes au message d'origine sont incluses lorsque vous transférez
celui-ci, mais pas lorsque vous y répondez.
Pour répondre à un message en incluant les pièces jointes, cliquez sur la petite flèche vers le
bas visible au bas de la fenêtre de réponse, puis sélectionnez Inclure les pièces jointes
d'origine
.
Si vous ne souhaitez pas inclure les pièces jointes d'origine, cliquez sur le X à droite du nom
de fichier, au bas du message.
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15. Vérifier que le message
a bien été envoyé
Cliquez sur le lien Messages envoyés
C’est ici que sont conservés les messages que vous
avez envoyés.
Vérifier simplement que le message que vous venez
d’envoyer est présent : regardez le destinataire, la date et
l’objet.
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16. L’enregistrement des
mails rédigés
Chaque fois que vous rédigez un message, celui-ci est
automatiquement enregistré automatiquement sous forme de
brouillon.
Pour retrouver le brouillon d'un message que vous avez
commencé à rédiger, cliquez sur Brouillons, sur le côté gauche
de la page Gmail.
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17. La Boîte de Réception
Les nouveaux messages arrivent dans la boîte de réception. Si vous avez des nouveaux
messages, le lien vers la boîte de réception sera en Gras
Le nombre de nouveaux messages sera affiché entre parenthèses.
Cliquez sur Boîte de réception à gauche, ou Actualiser.
C’est ici que s’affiche la liste des emails reçus. Chaque ligne correspond à un email différent.
Les emails que vous n’avez pas encore ouverts s’affichent également en Gras.
emails non-lus en grasactualiser
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18. Les fonctions « Traitement de mail »
Répondre : permet d’envoyer une réponse à l’expéditeur
Transférer: envoyer cet email à une autre personne. Le contenu reste le même, il
suffit de saisir la nouvelle adresse
Imprimer : Imprimer l’e-mail
Supprimer : pour supprimer le message. Ce message va dans la Corbeille.
Pour le supprimer définitivement, aller dans la corbeille, sélectionner le message et
supprimer puis confirmer sa suppression.
Signaler comme spam : signaler le message comme indésirable.
Traduire le message
Marquer comme non lu(s) : apparait de nouveau en gras dans la boîte de réception
Déplacer vers : Stocker le message dans un dossier
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19. Gérer sa boîte de réception
La fonction « messages suivis » permet de hiérarchiser ou
classer ses mails.
Dans la boîte de réception, les étoiles précèdent le nom de
l'expéditeur. Pour activer le suivi, il suffit de cliquer sur les
étoiles,
Pour faire remonter les mails suivis en
premier, se rendre dans les options de
la boîte de réception. « Suivis d’abord »
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20. Recevoir et enregistrer
ses pièces jointes
Les pièces jointes, celles-ci apparaissent sous forme de vignettes à la suite du texte, au bas
de la fenêtre.
Cliquez sur l'une d'elles pour l'afficher, ou choisissez l'action à effectuer (impression ou
partage, par exemple) en sélectionnant l'option voulue
Passez la souris sur une vignette et cliquez sur le bouton Télécharger ou Enregistrer dans
le Drive(selon le type de pièce jointe)
.
Télécharger Enregistrer sur le drive
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21. Archiver les messages
Lorsque vous archivez des messages, ils disparaissent de votre boîte de réception, mais pas
de votre compte. Vous avez ainsi la possibilité de les retrouver ultérieurement, si besoin
est. Cette action équivaut à ranger soigneusement des papiers dans un classeur, plutôt que
de les jeter.
Quel intérêt y a t-il à archiver ses messages ?
Vous évitez d'encombrer votre boîte de réception.
Les messages archivés restent accessibles dans votre compte. Vous pourrez donc retrouver
les informations qu'ils contiennent.
INFO : Si vous supprimez un message au lieu de l'archiver, la suppression définitive
intervient automatiquement au bout d'environ 30 jours.
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22. Gérer ses contact
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23. Créer et gérer ses contacts
Pour afficher la liste de contacts:
Cliquer sur Messagerie en haut à gauche de la page Gmail
Puis sélectionnez Contacts.
Pour ajouter un nouveau contact:
Cliquer sur le bouton Nouveau contact en haut à gauche de la page.
Saisir les coordonnées du contact dans les champs appropriés.
Toute information ajoutée est automatiquement enregistrée.
Enregistrement automatique
Chaque fois que vous utilisez les options de réponse ou de transfert pour des adresses e-
mail qui ne figurent pas encore dans votre liste de contacts, ces adresses s'ajoutent
automatiquement à la liste.
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24. Les options «contacts »
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25. Pour organiser vos contacts et envoyer vos e-mails en « multidiffusion » (exemples : cartes de
vœux, offres promotionnelles ou nouveautés à vos clients, disponibilités aux OT…) sans crainte
d’oublier des destinataires, vous pouvez créer des groupes de contacts.
Pour créer un groupe de contacts :
Cliquez sur Messagerie dans l'angle supérieur gauche de votre page
Gmail, puis sélectionnez Contacts.
Sélectionnez les contacts que vous souhaitez ajouter à un groupe et
cliquez sur le bouton Groupes, puis sur Nouveau groupe.
.
Saisissez le nom du groupe.
Créer un groupe de contacts
Ajouter des groupes à un contact
Sélectionner les contacts dans la liste de contacts.
Cliquer sur le bouton Groupes.
Sélectionner le groupe auquel vous souhaitez ajouter un contact
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26. Automatiser et gagner du temps grâce
à quelques options Gmail
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27. La signature automatique
Une signature est un texte personnalisé qui s’intégrera
automatiquement au bas de chaque message que vous
envoyez.
Voici pour exemple la signature de l’Office de Tourisme
qui apparait automatiquement à chaque « nouveau
message ».
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28. Créer sa signature automatique
Paramètres
Signature : composer sa signature dans le cadre
Mettre en forme votre texte grâce aux boutons situés au-dessus du cadre texte
Insérer cette signature…
Enregistrer
Option : Vous pouvez ajouter une image à votre signature : photo, logo de votre
entreprise… pour cela, il faut que l’image se trouve sur le web.
Pour obtenir l’URL de l’image, cliquer droit sur l’image puis « coller l’URL »
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29. Créer des réponses standardisées
Paramètres
Puis cliquer sur « paramètres »
Cliquer sur Labos
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30. Activer la fonctionnalité « Réponses standardisés »
Puis enregistrer les modifications.
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31. Revenir sur la page Gmail
Ouvrir un nouveau message
Puis sélectionner «Réponses Standardisées»
Et «Nouvelles réponses standardisées»
Insérer le mail dans le corps de texte
Ajouter l’objet
Enregistrer le mail
Enfin choisir le destinataire et envoyer.
Rédiger une réponse standardisée
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32. Utiliser les réponses
standardisées
Sous Gmail
Nouveau message
Réponse standardisée
Cliquer sur le mail souhaité
Insérer l’objet
Insérer le destinataire
Envoyer
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33. Réponse automatique
pendant vos absences
Sélectionnez Paramètres.
L'onglet "Général" est automatiquement sélectionné. Accédez à la section Réponse
automatique.
Sélectionnez Réponse automatique activée.
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34. Choisir les dates de début et de fin
Indiquer l'objet du message
Saisir le message
Par défaut, le message d’absence sera envoyé à toutes les personnes expéditrices d’un mail
dans la période choisie.
Vous pouvez limiter l’envoi de ce message à vos contacts :
Pour cela, cocher l’option :
Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans vos contacts.
Cliquez sur Enregistrer les modifications au bas de la page.
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35. 19/12/2014 35
Office de Tourisme Val de Cher Saint-Aignan
Emilie Moussard
Animation Numérique du Territoire
www.tourisme-valdecher-staignan.com
Tél : 02 54 75 22 85
MERCI ET A BIENTÔT