1. economic
office
OPTIMISEZ VOS PROCESSUS
D’ACHAT – RÉDUISEZ
EFFICACEMENT VOS COÛTS
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2. «Il ne suffit pas de réduire le prix des produits pour réduire ses
coûts d’achat de fournitures de bureau. Seul un processus d’achat
optimisé peut conduire à des résultats durables et significatifs.»
Carmen Windhaber, Directeur des Ventes Autriche et Suisse
chez Office Depot
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3. economic
office
tco
e-business
own brands
Comment réduire en
p e r m a n e n c e l e s co û t s !
Economic Office – La solution pour réduire le TCO «Total Cost of Ownership», le coût de vos
les coûts dans votre entreprise. commandes chez Office Depot est transparent et vous
permet d’analyser où et comment économiser à long
Les dépenses en fournitures de bureau de votre société terme.
peuvent atteindre plusieurs centaines de milliers d’euros
par an. Il est, par conséquent, crucial d’acheter vos stylos, Nous examinons tout à la loupe : la commande et la
cartouches d’encre, classeurs et autres à des prix aussi réception des marchandises, la distribution et la
économiques que possible. facturation, ainsi que l’ensemble du processus d’achat.
Nos solutions sont pratiques et basées sur les produits
Mais les acquéreurs le savent depuis longtemps: repères et les meilleures pratiques des clients existants.
il est difficile de faire baisser le prix des produits. De plus,
cela ne représente seulement qu’un tiers du coût total Vous pouvez passer votre commande électronique à
de l’achat de fournitures de bureau. La plus grande partie partir de votre bureau et vous faire livrer directement au
est générée par le processus d’achat lui-même. Donc, bureau. Nos solutions vont vous permettre d’optimiser
qui veut économiser de façon significative doit prendre considérablement votre processus d’achat. Tous les
les mesures adéquates. produits et services d’Office Depot sont rassemblés en
une source unique, vous n’avez donc plus besoin de faire
Avec sa formule «Economic Office» (Bureau économique), appel à aucun autre fournisseur, ce qui représente des
Office Depot vous offre maintenant la possibilité économies supplémentaires.
d’optimiser le processus d’approvisionnement en
fournitures de bureau et d’économiser jusqu’à 30 % sur C’est avec plaisir que nous vous proposons une offre
les coûts. À l’aide d’un mode nouvellement mis au point, personnalisée!
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4. tco
Calculer précisément • pter pour la livraison directe à votre bureau:
O
pour vous éviter de perdre du temps, ce qui réduit
automatiquement les coûts.
La méthode TCO: Analyser – Optimiser –
Économiser • Remplacer les commandes par fax ou
téléphone par les commandes électroniques:
Les processus de commande de fournitures de bureau afin de simplifier et accélérer le processus de
représentent énormément d’argent et de temps pour commande.
les entreprises. Grâce à quelques changements simples,
vous allez pouvoir économiser jusqu’à 30 % sur vos coûts. • Introduction au service d’impression géré:
Afin de réduire les coûts autour de la gestion de
Avec le «Total Cost of Ownership (TCO)» Office Depot l’impression
a élaboré une méthode permettant de faire des
économies dans le processus d’une première acquisition
de matériel de bureau. Pour les entreprises qui veulent
réduire leurs coûts d’achat non seulement sur le prix des
produits, mais aussi sur les coûts du processus, c’est une
étape – et le premier pas vers un «Economic Office». Très complète: la boutique en ligne
Office Depot étudie et calcule concrètement votre Grâce à un contrat tout compris avec Office Depot,
situation en se basant sur votre processus de commande vous vous fournissez auprès d’un seul partenaire de
actuel. Office Depot vous indique alors comment et qualité et pouvez utiliser à tout moment tous nos
combien vous allez pouvoir économiser à long terme en services afin de réduire vos coûts, qu’il s’agisse d’une
suivant ses conseils. commande électronique ou d’une livraison directement
à votre bureau.
Voici les différentes étapes d’optimisation:
Et parce que la méthode TCO est basée sur une
• éduction du nombre des fournisseurs:
R coopération à long terme, nous suivons vos
Passer ses commandes chez un seul fournisseur succès dès les premières étapes de l’optimisation et
simplifie le processus. mettons continuellement tout en œuvre afin
d’y apporter toutes les améliorations possibles.
• éduire la fréquence des commandes:
R
et par là même, réduire le nombre de factures à traiter. Ainsi, vos coûts de processus sont réduits à long terme et
de façon durable. Cette manière plus efficace de passer
• ugmenter la valeur moyenne de la commande:
A vos commandes nous fait aussi faire des économies que
et donc réduire le nombre d’opérations et de nous répercutons sur nos prix stables en permanence.
factures à traiter. Tout le monde est gagnant!
Avec Office Depot, nous pouvons automatiser notre processus
d’achat qui s’en trouve considérablement amélioré et de plus nous faisons
des économies.
Marcel Pironato, Directeur des Achats pour l’entreprise Sika en Suisse.
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5. Exemple de processus et de coût total sur 5 ans
Méthode TCO
Prix des produits
1ère année 2nde année 3ème année 4ème année 5ème année
Coût des produits (d’après l’appel d’offre Office Depot) 425.000 CHF 395 000 CHF 442 000 CHF 536 000 CHF 630 000 CHF
Extra (autres filiales/gammes, etc.) – CHF 70 000 CHF 122 000 CHF 127 000 CHF 64 000 CHF
Économie potentielle (1 année d’après l’année d’appel d’offres;
ère
75.000 CHF 30 000 CHF 23 000 CHF 28 000 CHF 33 000 CHF
années 2 à 5 comparées aux années précédentes) 15,00% 7,06% 5,82% 6,33% 6,16%
Prix produit total (client) 425.000 CHF 465 000 CHF 564 000 CHF 663 000 CHF 694 000 CHF
Coûts du processus - processus de commande et acceptation de la commande
Taux horaire de l’employé 29 CHF
1 année
ère
2nde année 3ème année 4ème année 5ème année
Téléphone 70,00% 50,00% 30,00% 20,00% 10,00%
Fax 3,00% 3,00% 3,00% 3,00% 3,00%
En ligne 25,00% 45,00% 65,00% 75,00% 85,00%
Articles hors catalogue 2,00% 2,00% 2,00% 2,00% 2,00%
Coût total du processus de commande (client) 202 872 CHF 159 391 CHF 129 004 CHF 112 968 CHF 87 480 CHF
Coût total de l’acceptation et du 33 124 CHF 25 296 CHF 19 455 CHF 2 804 CHF 3 160 CHF
traitement de la commande (Office Depot)
• es dépenses d’Office Depot augmentent car le nombre de
L • n même temps les coûts de processus chutent, du fait que
E
sites commandant au même fournisseur augmente les commandes en ligne sont en progression constante.
• Le coût du processus de commande est en baisse de 60 %.
Coûts cachés pour la Coûts d’utilisation
commande et l’utilisation des de la méthode TCO Sika économise grâce à TCO
articles de catégorie c d’Office Depot
Phase d’analyse et d’optimisation
Les entreprises Sika en Suisse réduisent leurs
Jusqu’à
-30% coûts en fournitures de bureau grâce à la méthode
TCO d’Office Depot. Le calcul a démontré que
Sika peut réduire ses coûts de 40% sur trois ans
grâce à une optimisation continue des processus
de commande de fournitures de bureau.
Le fait de centraliser les commandes chez un
seul fournisseur au lieu de cinq et de passer les
Méthode TCO d’Office Depot: étape d’optimisation commandes en ligne sont des étapes importantes
pour réduire les dépenses. De plus, la facturation
mensualisée réduit le nombre de factures
Un volume de commandes de La réduction des coûts de processus
200 000 CHF engendre environ suite à l’utilisation de la méthode d’environ 50%, ce qui amenuise considérablement
400 000 CHF de coûts de processus TCO s’élève jusqu’à 120 000 CHF
les coûts de la comptabilité. L’introduction du
Méthode TCO d’Office Depot: cas pratique
montant minimum de commande minimise aussi
Jusqu’à
-30% de façon significative le nombre de commandes.
D’autres mesures permettant la réalisation
Modification des
modalité de facturation
d’économies sont les livraisons régulières au
400.000 CHF
coûts de
280.000 CHF bureau et la diminution du nombre d’entrepôts.
Modification de la coûts de
processus livraison au bureau processus L’objectif est d’optimiser l’achat dans toutes les
Modification des
filiales de Sika dans le monde entier grâce à la
commandes en ligne
méthode TCO.
Méthode TCO d’Office Depot: cas pratique
5
6. e-business
Commander d’un seul clic! votre commande est passée! Des listes d’achat fixes
facilitent la recherche des articles à commander, et
toutes les informations concernant la facturation sont
La solution «E-Business»
automatiquement sauvegardées.
E-Business est la base efficace du processus d’achat dans En réduisant les coûts indirects, vous réalisez des
chaque entreprise moderne. Office Depot vous offre une économies à chaque commande. Et cela peut aller loin:
gamme de services, dont la commande électronique le coût de la commande électronique est d’environ
de votre matériel de bureau tout en réduisant vos 50 % inférieur à celui de la commande d’articles de
coûts et en améliorant le processus: un seul clic et bureau ordinaire.
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7. Pour cela nous tenons à disposition de nos clients les E-Procurement - Commandez depuis votre
technologies les plus récentes en leur proposant des propre système informatique
options d’achat adaptées à leurs besoins. Office Depot
travaille avec vous à la meilleure stratégie Notre solution E-achat adapte sa technologie aux
pour votre entreprise. Choisissez notre boutique en besoins de votre entreprise:
ligne www.officedepot.ch, ou utilisez notre solution • Commander par l’intermédiaire de votre propre système
E-achat personnalisée. Elle est intégrée directement à informatique ou d’une plateforme d’approvisionnement
votre système d’informatique, par exemple à l’aide de électronique
SAP ou Oracle. • Mettre en place un catalogue de produits dans votre
logiciel commercial
Notre service E-achat au concret: une solution 100 % • Nos solutions adaptées à vos besoins et à votre système
électronique! De la conception de votre E-catalogue • Plus d’erreurs de saisie
jusqu’au traitement et règlement de votre E-facture. • Entretenir des relations exclusives avec votre fournisseur
• Utiliser notre gestion simple de la facture électronique
(E-Invoicing)
Office Depot en ligne – la boutique web
Office Depot est la solution à vos commandes sur
Internet. Notre site web vous propose de commander
au quotidien rapidement, simplement et sûrement vos
articles de bureau en un seul clic:
À savoir: 70 % de toutes
• Manipulation simple pour l’utilisateur les transactions chez
• Gamme complète Office Depot se font déjà
• Fonction de recherche intelligente
électroniquement.
• Mise à jour régulière de notre gamme
• Installation flexible et individuelle
• isponible également en anglais et
D
pour la Suisse en italien et en français
L’optimisation de la commande d’articles de bureau par
Internet fait partie des points forts stratégiques d’Office
Depot et est l’une des solutions principales d’Economic Office.
Office Depot fait partie des Top 5 mondiaux de la vente
d’articles de bureau par Internet.
Jos van de Wiel, Responsable E-Business chez Office Depot
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9. Nos m a r ch é s ,
vos p oss i b i l i t é s
Nous veillons à la bonne qualité des
Les marques Office Depot produits de nos marques!
Le papier, les accessoires de bureau, les cartouches Afin de garantir en permanence la qualité des produits
d’encre et toners, ainsi que les articles pour l’hygiène ou de nos marques, nous sélectionnons nos partenaires et
pour la cuisine représentent un coût non négligeable fournisseurs avec le plus grand soin. Nous avons mis au
tout au long de l’année. point des lignes directives et des mécanismes de contrôle
garantissant une qualité élevée constante. Pour intensifier
Quand vous souhaitez économiser, vous faites bien de cette garantie chère à nos yeux, nos clients reçoivent pour
choisir les marques Office Depot. Notre vaste gamme chaque produit un certificat et une fiche comportant
de plus de 4 000 produits de qualité vous offre un faible toutes les informations sur le produit. Moins de 10 % de
coût, une bonne qualité et une alternative fiable par nos produits proviennent d’Extrême-Orient. La plupart de
rapport aux grandes marques. nos fournisseurs produisent directement en Europe.
V u e d ’ e n s e m b l e d e n os m a r q u e s
C’est notre maison-mère mondiale: la gamme de La marque niceday enveloppe une gamme complète
fournitures de bureau Office Depot est synonyme de d’articles de bureau de base. Choisissez parmi une
bonne qualité et est une alternative peu coûteuse pour vaste gamme de fournitures de bureau standard à des
votre bureau. Elle comprend aussi une large sélection prix imbattables.
de produits fabriqués de façon durable.
Nos trois marques Ativa, Foray et Realspace vous
offrent également une gamme étendue de produits
exclusifs et de haute qualité.
Foray est notre marque exclusive, sous laquelle nous
vendons des articles pour l’écriture de haute qualité,
du feutre au stylo bille en passant par les marqueurs Realspace vous propose un mobilier stable et de qualité
pour tableau blanc. dans un design intemporel et moderne à un prix
raisonnable.
• rs Pro: Mobilier professionnel pour les entreprises
professionnelles.
• rs Soho: Mobilier de bureau de style moderne, sans
Ativa représente l’innovation technique et de haute qualité
compromis sur la fonctionnalité
des machines de bureau. Elle est capable de rivaliser avec les
• rs to-go: Le choix judicieux de sièges de bureau
grandes marques, mais à des prix considérablement plus
bas. Ativa propose une vaste gamme d’équipements de
bureau tels que destructeurs de documents, calculatrices,
lecteurs de cartes et clés USB.
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10. « E conomic O ffice » d ’ O ffice D epot
U n avantage pour votre entreprise
Grâce au «Economic Office», vous réduisez vos coûts de la manière suivante:
Augmentation de la transparence
• alcul précis des coûts de processus existants
C
• étection des coûts à réduire
D
• echerche permanente de mesures d’optimisation potentielles
R
• alcul du coût de développement du processus sur plusieurs années
C
• valuation grâce à des rapports réguliers
É
• onnaissance précise du comportement d’impression dans les bureaux
C
Simplification des processus
• ommande sur Internet au moyen de listes d’achat
C
• éduction du nombre d’imprimantes et de fax
R
• ans un bureau sans papier, un seul clic est suffisant
D
• éduction de la fréquence des factures
R
• éduction des fournitures d’impression
R
• n partenaire unique pour le matériel de bureau et les services
U
• ne livraison rapide qui élimine la nécessité de stockage
U
Gain de temps
• ommande rapide sur la boutique en ligne
C
• urveillance externe de votre équipement
S
• ivraison directe à votre bureau
L
• lus de temps pour exercer votre métier grâce au soutien externe
P
• éduction de la gestion des appareils
R
• éduction de la fréquence des commandes grâce au montant minimum de commande
R
Réduction des erreurs
• e bon matériel et le bon appareil au bon endroit
L
• éduction du temps d’attente à l’imprimante ou au fax
R
• ommande à partir de listes d’achat déjà existantes
C
• auvegarde des informations concernant les factures sur le site Web
S
• urveillance à distance indiquant l’état de l’ordinateur
S
• a bonne imprimante répondant à vos besoins réduit les fautes d’impression
L
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11. Voulez-vous toujours essayer Préférez-vous les processus
de réduire vos coûts de commande compliqués,
de commande de fournitures par recherche dans les
de bureau en réduisant catalogues ou en envoyant
seulement leurs prix? des fax?
Ou Ou
Voulez-vous réduire Voulez-vous commander
la totalité du coût variable simplement et facilement
et économiser ainsi dans la boutique en ligne
jusqu’à 30 %? ou en cliquant depuis votre
E-commande?
Lancez-vous un appel Est-ce que votre employé
d’offres à chaque fournisseur doit mettre un processus de
pour chaque stylo? commande en place
pour chaque trombone dont
Ou il aura besoin?
Voulez-vous réduire le Ou
nombre de sous-traitants,
entretenir des relations Voulez-vous réduire le
exclusives avec votre nombre de commandes
fournisseur et travailler et les rassembler le plus
efficacement à partir d’une efficacement possible?
boutique centrale?
Laissez-nous vous mener à votre Economic Office! d’Office Depot s’élève à environ 11,5 milliards de dollars
et l’entreprise emploie environ 39 000 personnes.
À propos d’Office Depot
En tant que fournisseur d’articles de bureau et de Avec des transporteurs et des filiales dans 58 pays,
services, Office Depot compte des millions de clients l’entreprise approvisionne le plus grand nombre de
dans le monde entier. De la boutique du coin jusqu’à fournitures de bureau au plus grand nombre de clients
l’entreprise classée au Fortune 500, Office Depot se et dans plus de pays que toute autre entreprise.
préoccupe de ses clients dans le monde entier grâce à
1 677 magasins, une équipe de vendeurs dévouée et Vous trouverez les actions Office Depot à la bourse de
une activité d’E-commerce représentant 4,1 milliards New York sous le symbole ODP g.
de dollars de transactions. Le chiffre d’affaires annuel
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