22. NORBERT KLOIBER
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Spezielle Hilfen fĂŒr
Finanzdienstleister
"Der Erfolg hat viele VĂ€ter"
Die schriftliche Kommunikation ist einer davon. Sie
können sich durch viele Dinge von anderen positiv
unterscheiden, die Art und Weise wie Sie schreiben ist
jedenfalls auch eine davon. Zum Erfolg gehört auch
noch die Effizienz. Um effizient kommunizieren zu
können, brauchen Sie gut durchdachte Vorlagen. Wenn
geht fĂŒr möglichst jeden Anlassfall der öfters
vorkommen kann.
23. NORBERT KLOIBER
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Spezielle Hilfen fĂŒr
Finanzdienstleister
BegrĂŒĂungsschreiben an neuen Klient
Dankesbrief fĂŒr Weiterempfehlung
TerminbestÀtigung an Klient
Entschuldigungsschreiben
Diverse GlĂŒckwunschschreiben
Herzlich willkommen, mein Name ist Norbert Kloiber.Ich möchte Ihnen gerne zeigen wie Sie ihre ArbeitsablĂ€ufe mehr als verdoppeln werden. Das klingt fĂŒr Sie jetzt wahrscheinlich völlig unmöglich oder auch unerreichbar. Diese Sichtweise ist mir natĂŒrlich völlig klar und aus Ihrer Sicht auch verstĂ€ndlich. Bleiben Sie aber noch ein biĂchen da und hören Sie mir ein wenig zu. Ich möchte Ihnen jetzt gerne aufzeigen, wie das momentan unvorstellbare doch möglich wird. Im Laufe dieser kurzen Vorschau auf mein Umsetzungs-Coaching werden Sie selbst sehen, wie Sie die Verdoppelung erreichen können. Denn die Verdoppelung Ihrer ArbeitsablĂ€ufe ist nur ein erstes Ziel. Sie werden sehen und ich traue mich das jetzt schon zu sagen, dass Sie Ihre AblĂ€ufe nicht nur verdoppeln können sondern dass Sie Ihre AblĂ€ufe auch verdreifachen, vervierfachen und in manchen Bereichen noch mehr vervielfachen können. Sie werden nur so staunen, glauben Sie mir.Doch bevor ich starte möchte ich mich gerne vorstellen und Ihnen ein paar Dinge ĂŒber mich erzĂ€hlen, damit Sie ĂŒberhaupt wissen wie ich zu alle dem komme was ich Ihnen jetzt alles zeigen und auch erzĂ€hlen werde.NĂ€chste Folie
Zeit ist Geld
Ein Sprichwort das jeder von uns schon von klein auf kennt
Handeln wir aber auch danach?
Eigentlich handeln wir so als ob wir alle Zeit der Welt hÀtten
Wenn Zeit wirklich Geld ist, dann mĂŒĂten wir ja alles nur mögliche tun um Zeit fĂŒr das zu gewinnen, womit wir eigentlich unser Geld verdienen â Zeit fĂŒr die eigentliche Arbeit
Ein Sprichwort das jeder von uns schon von klein auf kennt
Handeln wir aber auch danach?
Eigentlich handeln wir so als ob wir alle Zeit der Welt hÀtten
Ja das ist wirklich die zentrale Frage
Schauen wir uns mal an wo wir viel Zeit verlieren
Sie werden sehen, ich werde Ihnen heute Bereiche aufzeigen, an die Sie selbst gar nicht denken. Warum? âŠâŠâŠweil Sie sich schon so sehr daran gewöhnt haben
Weil Sie einfach schon damit leben
Welche Bereiche sind das die uns gar nicht mehr so auffallen? NĂ€chste Folie
Worin liegt das eigentliche Geheimnis von effektiven und effizienten Arbeiten im Unternehmen? ⊠Das eigentliche Geheimnis heiĂt âŠ. klicken System. Was meine ich damit?
Ich habe dies damals alles intuitiv gemacht, ich war mir gar nicht bewuĂt warum das alles so gut funktioniert hat. Aber heute wo ich VortrĂ€ge halte, HandbĂŒcher schreibe und dieses Wissen zum âAngreifenâ machen muss, wird es mir bewuĂt worin das eigentliche Geheimnis liegt.
Das Geheimnis liegt in der Schaffung von Systemen. Was meine ich mit System? Dabei geht es darum einen Ablauf so zu durchdenken, dass er gar nicht anders erledigt werden kann.
Ich möchte Ihnen den Begriff System noch an einem Ihnen allen bekanntem Unternehmen erklÀren. Was glauben Sie, welches Unternehmen meine ich hier? klicken nÀchste Folie
âMc Donaldsâ Bei MC Donalds ist jeder Ablauf einmal Schritt fĂŒr Schritt durchdacht worden. Kein Mitarbeiter braucht sich um die AblĂ€ufe Gedanken machen.
Jeder Ablauf ist komplett standardisiert und lĂ€Ăt absolut keinen Spielraum zu. Bei MC Donalds ist alles hochgradig systematisiert, komplett durchdacht, enorm schnell und auĂerdem enorm wirtschaftlich.
Damit Sie ein wenig sehen oder eine Vorstellung davon haben wie weit die Systematisierung bei McDonaldâs geht, gebe ich Ihnen kurz eine Hintergrundinformation zu einem kleinen Detailprozess - zur Bestellungsaufnahme.
Die Bestellungsaufnahme ist so definiert, dass der Kunde mit einem Augenkontakt begrĂŒĂt und auch wieder verabschiedet wird. Sogar die Wörter mit welchen der Mitarbeiter den Kunden begrĂŒsst oder die Art der Zusatzverkaufs-Fragen sind definiert. Es wird z.B. nicht nach der Sauce gefragt, sondern die Meistverkaufte wird empfohlen. Warum? Denn dieses Wissen vermeidet elegant die Fragen des Kunden: âWas gibt es denn fĂŒr Saucen?â welche wiederum einen groĂen Zeitverlust bedeuten wĂŒrden. Es ist wirklich hochinteressant zu sehen wie genau und prĂ€zise hier jeder einzelne Ablauf durchdacht ist. Man kommt fast aus dem Staunen nicht heraus.
Es geht einfach darum Schienen zu legen. Klicken nÀchste Folie
Wenn Sie Ihre AblĂ€ufe systematisieren legen Sie sich und Ihren Mitarbeitern quasi Schienen. Schienen auf denen Sie ohne sich wirklich anstrengen zu mĂŒssen, fahren können. Klicken - Es geht darum Wege zu schaffen, die Sie und Ihre Mitarbeiter nur mehr zu gehen brauchen.
Hier noch ein anderes Beispiel aus dem privaten Bereich. Nehmen wir an ich wĂŒrde Ihnen zu Hause beim Geschirrabwaschen helfen und dann das Geschirr auch noch wegrĂ€umen. Mich welchem Teil des Geschirrs hĂ€tte ich sicher kein Problem beim WegrĂ€umen? Wir brauchen es bei jeder Mahlzeit.Was meine ich? Klicken âDie Besteckladeâ Hier ist schon die Einteilung vorgegeben, hier hat jemand genau definiert was wohin kommt.
Wichtig ist das der GroĂteil Ihrer ArbeitsablĂ€ufe systematisiert ist -. Klicken
Sie sollten 80% der Tagesarbeit systematisieren. Nur dann können Sie streĂfrei, ohne groĂe Anstrengung und ohne MagengeschwĂŒre das TagesgeschĂ€ft gut und effizient abarbeiten.In meinem Umsetzungs-Coaching zeige ich Ihnen, wie Sie jeden Ihre ArbeitsablĂ€ufe systematisieren können. Und genau damit schaffen Sie die wesentlichste Grundlage fĂŒr effektives und effizientes Arbeiten.
Klicken nÀchste Folie
Ein weiterer Vorteil von Systemen liegt im Multiplizieren. Klicken Nur ein System können Sie wirklich multiplizieren. klickenNur wenn Sie ein System haben können Sie problemlos viele neue Mitarbeiter einstellenNur wenn Sie ein System haben können Sie problemlos weitere Filialen eröffnen
Nur wenn Sie Systeme schaffen, haben Sie auch die Grundlage fĂŒr eine problemlose VergröĂerung und Multiplikation in jeder Hinsicht gelegt.
Und jetzt kommen wir zu einem weiteren wichtigen Punkt, der durch die Schaffung von Systemen möglich ist.klicken nÀchste Folie
Ihre AbhÀngigkeit von der QualitÀt Ihrer Mitarbeiter klicken
Wenn Sie Systeme schaffen ist Ihr Erfolg unabhĂ€ngig von der QualitĂ€t Ihrer Mitarbeiter. Dann ist die Mitarbeiter QualitĂ€t nicht mehr so ausschlaggebend fĂŒr Ihren Erfolg.
Glauben Sie, dass der Erfolg von MC Donalds von der Mitarbeiter-QualitĂ€t abhĂ€ngt? Klicken Was ist wenn diese Mitarbeiterin z.B. nicht so freundlich ist, wenn Sie sogar unfreundlich wĂ€re? Leidet der Erfolg dieser Filiale darunter? âŠâŠâŠ.Mit Sicherheit kaum. Obwohl gerade MC Donalds in diesem Bereich sehr viel tut. Eben auch wiederum durch konkrete Systeme wie z.B. BegrĂŒĂung etc.
Nur wenn Sie Systeme haben, werden Sie auch mit durchschnittlichen Mitarbeitern sehr erfolgreich. Klicken Denn die Masse der Mitarbeiter sind eben durchschnittliche Mitarbeiter â und die genĂŒgen Ihnen auch. Aber eben nur dann, wenn Sie Ihren Mitarbeitern systematisierte ArbeitsablĂ€ufe anbieten können.
Ohne Systeme oder systematisierte ArbeitsablĂ€ufe brauchen Sie âWunderwuzzisâ klicken oder GeniesUnd denken Sie weiters daran, jeder von uns hat Tage an denen er nicht gut drauf ist oder z.B. schlecht gelaunt ist. Das sind Tage an denen wir arbeiten, aber in Wahrheit kaum wirklich etwas erledigen. Sie kennen das sicher. An solchen Tagen machen wir aber schon gar keine Dinge wo wir uns vielleicht auch noch anstrengen mĂŒssen, solche Arbeiten bleiben dann einfach liegen. Wenn Sie aber Ihre ArbeitsablĂ€ufe systematisiert haben, dann werden Sie oder Ihre Mitarbeiter auch an Tagen mit schlechter Stimmung oder Verfassung noch eine gute Arbeitsleistung erbringen.
Schauen wir weiter. Sie kennen ja das alt bekannte Klagelied eines Chefs âIch finde keine guten Mitarbeiter, ich kann machen was ich willâ
Das ist ein Punkt, der uns wirklich nicht auffÀllt. Ich denke da zum Beispiel an die ewig gleichen Phrasen die wir immer wieder schreiben. klicken
Jeden Tag schreiben wir die gleiche E-mail-Antwort wie zum Beispiel â vielen Dank fĂŒr Ihr Interesse hier kommt Ihr gewĂŒnschtes Anbotâ oder X-mal schreiben wir âwenn Sie Fragen haben rufen Sie mich bitte anâ klicken âŠ. klickenUnd ich nehme weiters an, dass Sie auch nicht gerade der perfekte Tastaturschreiber sind. klicken Sie vertippen sich sicher auch des Ăfteren, wahrscheinlich mehr als es Ihnen auffĂ€llt. Wenn es ein MeĂgerĂ€t gĂ€be, das genau messen könnte wie oft wir uns am Tag vertippen, ich bin sicher das Sie hier erschĂŒttert wĂ€ren, wie viel Zeit damit aufgeht. Durch das stĂ€ndige Vertippen verlieren wir Minimum 15 Minuten pro Tag, in Wahrheit wahrscheinlich sogar weit mehr.
Ich habe hier ein Tool, das zentral am Server liegt, d.h. dadurch greifen alle Mitarbeiter auf dieselben Textbausteine zu. Ein weiteres PhĂ€nomen dieses Tools, es funktioniert in jeder Anwendung, in jedem Programm auch auĂerhalb von Word. Egal ob Sie in Ihrer Kunden Verwaltungssoftware etwas schreiben, ob Sie in Google etwas schreiben oder wo auch immer Sie etwas schreiben, es funktioniert in allen nur denkbaren Anwendungen.
Ein weiterer Bereich wo wir Zeit verlieren, ist das PC Handling Klicken nÀchste Folie
Klicken Und zwar meine ich schlechtes PC-Handling oder eigentlich sollte wir sagen ânormales PC Handling. Wie schaut das in der Praxis aus? Jeder Mitarbeiter bedient doch seinen PC so wie er es sich angeeignet hat. Wie er es eben bei anderen sieht oder vielleicht in PC-Kursen gelernt bzw. gesehen hat. Wobei ich hier fest davon ĂŒberzeugt bin, dass jeder seinen PC nach bestem Wissen bedient und sich auch bemĂŒht.Warum ist das so? Weil Ihnen noch nie jemand aufgezeigt hat, wie viel Zeit Sie gewinnen könnten, wenn Sie Ihren PC wirklich gut beziehungsweise richtig bedienen. Also ich sage Ihnen hier einmal , eine ganz vorsichtige Zahl, die zwischen einem normalen PC Handling und einem professionellem PC-User liegen. Der Zeitunterschied ist in etwa das dreifache. Das heiĂt mit professionellen PC Handling sind Sie dreimal so schnell als jemand der dieses Wissen nicht hat.Ein Beispiel. Wie öffnen Sie z.B. Word? Wo klicken Sie hin, damit sich Ihr Word öffnet? Gehen Sie auf Start â Programme â oder öffnen Sie Ihr Word vom Desktop aus, indem Sie auf das Word-Symbol klicken? Oder öffnen Sie Word durch einen Klick in Ihre Taskleiste? Ja Sie sehen es gibt mehrere Möglichkeiten wie Sie Word öffnen können. Ăbrigens keiner dieser erwĂ€hnten Wege ist schnell. Es gibt eine viel viel schnellere Möglichkeit. Oder wie kommen Sie wenn Sie mehrere Anwendungen geöffnet haben wieder auf Ihren Desktop? Ich nehme an Sie werden jedes Programm durch klicken auf das Kreuzchen im rechten oberen Eck schlieĂen, Programm fĂŒr Programm. Viel schneller oder am schnellsten geht das aber in dem Sie die Windowstaste, die ist links untern neben der STRG Taste, gemeinsam mit der Taste âMâ wie âMartha drĂŒcken.â Probieren Sie das gleich einmal.Ich habe noch keinen Chef kennen gelernt, der das PC Handling vorgibt, in dem er seinen Mitarbeitern zeigt wie was am einfachsten und effizientesten zu bedienen ist. Obwohl das ganz wichtig wĂ€re, denn immerhin arbeiten wir ja den ganzen Tag auf dem dem PC. Ăbrigens hier reden wir am Tag von Minimum, aber wirklich Minimum einer Stunde Zeitverlust durch schlechtes PC- Handling. Und wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, dann rechnen Sie sich das aus, wie viel Stunden am Tag Sie fĂŒr schlechtes PC Handling bezahlen. Alles Zeit in der Sie nicht produktiv arbeiten. Sie werden staunen wenn ich Ihnen zeige, wie Sie Ihren PC viel schneller, und auch viel stressfreier bedienen können.Nun der nĂ€chste Bereich wo wir Zeit verlieren klicken nĂ€chste Folie
Ein weiteres Thema ist ungeeignete Hardware . Was meine ich damit?
Da wĂ€re einmal der Bildschirm - klicken Mit der richtigen Bildschirmlösung inklusive einem kleinen Software-Tool sparen Sie mindestens 30 Minuten pro Tag. Können Sie sich das vorstellen âŠ30 Minuten? Und wenn Sie Mitarbeiter haben, mĂŒssen Sie das einfach immer nur mit der Anzahl Ihrer Mitarbeiter multiplizieren. Ja ich weiĂ, das ist ein Punkt an den Sie wahrscheinlich nie denken wĂŒrden.
Weiters, die Maus. klicken - jetzt werden Sie sagen was soll denn bei der PC-Maus schon zu beachten sein? Ich weiĂ, der Maus wird ĂŒberhaupt keine Bedeutung beigemessen. Da wird einfach eine Standardmaus gekauft sowie hier im Bild. Mit der richtigen Maus allerdings, sparen Sie ebenfalls pro Tag Minimum 15 Minuten.Wir werden uns auch ĂŒber den Einsatz von Headset unterhalten. Klicken
In meinem Coaching erfahren Sie ganz genau und ausfĂŒhrlich, worauf es wirklich ankommt. Welche Hardware, das heiĂt mit welcher Sie am effizientesten Arbeiten können.
Gut, schauen wir weiter klicken nÀchste Folie
Und hier nun ein konkretes Beispiel zum PC-Handling. Schneller als die Maus erlaubt. klicken
Ich habe selbst ein Handbuch geschrieben, indem ich Ihnen das Funktionsprinzip der Tastatur erklĂ€re. Da werden Sie selbst erkennen, warum Sie mit der Tastatur 3x schneller als mit der Maus sind. Leider lernt man es in vielen Kursen nur mit der Maus zu arbeiten. Und bei Freunden, Bekannten und Kollegen sieht man es ja auch nur so. Daher ist es gar nicht verwunderlich, wenn die meisten die Möglichkeit der Tastatur gar nicht kennen und natĂŒrlich auch nicht anwenden.Dieses Handbuch können Sie sich ĂŒbrigens unter klicken www.Unterschrift24.com gratis herunterladen.
Und jetzt kommen wir aber zu einem Punkt der nicht zu den unbekannten Punkten zĂ€hlt, sondern wo sich die meisten wĂŒnschten, dass es nicht so wĂ€re. Worum geht es da? klicken nĂ€chste Folie
Das Leiden Vieler. Ein voller Schreibtisch. Klicken Ich zeige Ihnen in meinem Coaching in ganz einfachen Schritten wie Sie zum Leertischler werden. Und zwar nicht nur fĂŒr einen Tag sondern wie Sie dauerhaft Leertischler bleiben.
Ăbervolle ArbeitsplĂ€tze machen Millionen von Menschen krank. Wie Wissenschaftler in einer groĂ angelegten Studie herausgefunden haben, fĂŒhren Ăberstunden, ĂŒberquellende Schreibtische zum BĂŒro-Frust-Syndrom.
Ein voller Schreibtisch lenkt Sie schon allein optisch ab und behindert darĂŒber hinaus Ihren Arbeitsfluss. LĂ€ngere Suchaktionen sind programmiert und es macht ĂŒberhaupt keinen SpaĂ, wenn Sie sich den Platz zum Arbeiten erst einmal freirĂ€umen mĂŒssen, um loslegen zu können. DarĂŒber hinaus fĂŒhlen Sie sich unter Druck gesetzt, wenn Sie ununterbrochen all die unerledigten VorgĂ€nge im Blickfeld haben.
Worum geht es bei der BĂŒroarbeit eigentlich? Was ist die HauptaktivitĂ€t bei der BĂŒroarbeit? Hinter all den persönlichen AktivitĂ€ten im BĂŒro geht es um Informationsverarbeitung. Es kommt etwas herein, wird verarbeitet und geht wieder hinaus. Dieser Verarbeitungskreislauf wiederholt sich in vielfĂ€ltiger Weise. In meinem Coaching lernen Sie diese Systematik kennen und auch anwenden, und dadurch gelingt Ihnen ein dauerhaft leerer Schreibtisch.
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Welche GrĂŒnde sprechen noch dafĂŒr lieber heute als morgen Leertischler zu werden? Sie haben nie das GefĂŒhl die Arbeit im Griff zu haben sondern im Gegenteil, Sie haben stĂ€ndig das GefĂŒhl, dass die Arbeit Sie im Griff hat. Die Stapel belasten Sie unbewuĂt, da Sie beim Hinschauen immer wieder daran denken wieviel noch gemacht werden muss. Wenn Sie im Stapel suchen, mĂŒssen Sie oft auch andere Unterlagen kurz in die Hand nehmen um zum gewĂŒnschten Dokument zu kommen, dadurch werden Sie oft so abgelenkt, dass Sie dann nicht das erledigen, was Sie gerade erledigen wollten. Ja, soweit zum Thema voller Schreibtisch
Und wieder kommen wir zu einem Punkt der nicht zu den unbekannten Punkten zĂ€hlt und wo sich auch die meisten wĂŒnschen, dass es nicht so wĂ€re. Worum geht es da? klicken nĂ€chste Folie
Das Leiden Vieler. Klicken Ein voller Outlook Posteingang. Sind E-Mails nun ein Segen oder ein Fluch? Weder noch. Denn, eigentlich sind ja nicht die E-Mails das Problem, sondern unser Umgang mit ihnen.SchĂ€tzungen gehen davon aus, dass der durchschnittliche Mitarbeiter pro Tag zwischen 30 und 40 E-Mails bekommt. âDurchschnittlichâ heiĂt, dass es Personen
gibt, die weniger empfangen, aber eben auch solche, die bedeutend mehr erhalten. Und um diese E-Mails zu lesen und zu bearbeiten, sowie selber noch ein paar zu schreiben, benötigt
ein durchschnittlicher Mitarbeiter pro Tag eineinhalb Stunden. Das sind dann pro WocheâŠ.. siebeneinhalb Stunden d.h. eigentlich ein ganzer Arbeitstag, den Sie nur mit E-Mails verbringen. Das ist Ihnen wahrscheinlich bisher noch nie so bewuĂt geworden.
In meinem Coaching lernen Sie einen ganz neuen Umgang mit E-Mails. Ihr Posteingang wird NIE wieder voll sein. Damit werden Sie sehr viel Zeit sparen. âŠ..GegenĂŒber heute liegen
mindestens 70 Prozent Zeitersparnis drin. D.h. wenn Sie z.B. bisher eineinhalb Stunden mit Ihren E-Mails verbringen, âŠ. werden Sie kĂŒnftig nur noch eine halbe Stunde mit Ihren E-Mails verbringen. Ich weiĂ, das hört sich ein wenig unglaublich fĂŒr Sie an, aber Sie werden es selbst erleben.Nun zu einem Punkt, der auch die wenigsten stört. Klicken nĂ€chste Folie
Ein weiterer Bereich ist alles rund um das Telefon, rund um das Telefonieren. Klicken Hier geht unbemerkt wirklich sehr viel Zeit verloren.
Das Telefon gehört ja zu den Werkzeugen, die wir tĂ€glich am allermeisten verwenden. Und gerade aus diesem Grund lĂ€Ăt sich hier viel einsparen.
Wo verlieren wir hier viel Zeit? Was meine ich da?
Ja zum Beispiel..- Durch das stĂ€ndige von Hand eintippen der Telefonnummer, vor allem wenn Sie bedenken dass Sie den gewĂŒnschten Teilnehmer nicht gleich beim ersten Mal erreichen sondern in der Regel mehrmals anrufen mĂŒssen, bis Sie ihn erreichen. Womit ja auch die Chancen steigen, dass Sie sich âvertippenâ
Weiters - Durch das unsystematische ausrichten vom RĂŒckrufen. Da werden entweder Post-it oder Notizzettel geschrieben und dem Betreffenden auf seinen Tisch gelegt â oder der RĂŒckruf wird mittels E-Mail ausgerichtet â aber das ist eben alles nicht sehr effizient.Lernen Sie in meinem Coaching hier einen Weg kennen, wie Sie die Welt der Telekommunikation mit der Internet Welt verbinden können, klicken und somit ein einheitliches und effizientes Telefonhandling schaffen.
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