Das Vermeiden von Informationsüberflutung ist eine der Kern-Herausforderungen heutiger Intranets. Mit Hilfe von Personalisierung und Individualisierung sowie weiteren Hilfsmitteln können Inhalte zielgruppengerecht adressiert werden, damit Mitarbeiter sich auf die für sie wichtigen Informationen konzentrieren können.

1. Beherrschbar: Wie Sie den Information Overflow in den Griff bekommen. Namics. Dr. Bernd Langkau. Principal Consultant. Partner. 19. Mai 2011

2. Agenda. Schritt 1: Die Schwachstellen analysieren Schritt 2: Entrümpeln Schritt 3: Logisch strukturieren Exkurs: Globale Informationsarchitektur Schritt 4: Personalisieren Schritt 5: Individualisieren 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 2

3. Schritt 1: Die Schwachstellen des Intranets analysieren. 18.05.2011 3 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.

4. Home Office Nichtselten der ersteEindruck… Die Schwachstellen des Intranets analysieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 4 Oder habichnoch gar keinenangelegt? Hieroben? Vielleicht dieserHefter? Und die leerenDosen in den Müll? Und überhaupt – brauch’ Ich den ganzen Krempelnoch? Gehörendie Kinderbüchernicht ins Kinderzimmern? Oder etwa hierdrunter? Ähm -wiekommeich nun dahin? Woistmein Finanzordner?

5. Statements aus Befragungen von Intranetnutzern. Die Schwachstellen des Intranets analysieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 5 Welches sind die schlechtestenEigenschaftenvomheutigen Intranet? Informationen sind schwer zu finden Bietet keinen Mehrwert Viele irrelevante Treffer Suchfunktion nicht zugebrauchen Es gibt einige Bereiche, die nicht mehr aktuell sind Struktur muss logischer aufgebautsein Es braucht zu viele Klicks. Ich muss wissen wo suchen, Sonst finde ich es nicht

6. Probleme, die zurInformationsüberflutungführen. Intranets sind i.d.R. über Jahre gewachsen, meist... ohne klares Konzept für die Weiterentwicklung im Betrieb ohne Content Guidelines was wo wie publiziert werden soll ohne veraltete Inhalte zu überarbeiten oder zu entfernen Contentverantwortliche können Strukturen beliebig breit und tief anlegen Ursprüngliche Informationsarchitektur – und Navigationskonzepte werden umgangen Fehlendes Gesamtkonzept für das Unternehmen  resultiertu.a. in Abteilungsintranets, LänderintranetsohneGemeinsamkeiten und ohneVernetzung Die Schwachstellen des Intranets analysieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 6

7. Resultat. User wissen nicht, wo sie suchen sollen Welches Intranet/welche Datenquelle, welcher Bereich? ...sehen keine Logik in der Ablage von Informationen ......müssen viel zu häufig klicken, um an die für sie wichtigen Informationen zu gelangen... ...erhalten dann häufig alte oder unzuverlässige Informationen ...haben das Gefühl, die meisten Inhalte sowieso nicht zu benötigen ...sind frustriert und boykottieren im schlimmsten Fall das Intranet Die Schwachstellen des Intranets analysieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 7

8. Schritt 2: Entrümpeln. 18.05.2011 8 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.

9. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 9 Knallhart:Was keinerbraucht, fliegtraus!

10. Schritt 1a: Qualitative Inhalts- und Strukturanalyse. Wenig hilfreiche Inhalte erkennt man oft auf den ersten Blick …erstellt am 15.09.2004 ...lange Seiten Prosatext ...Seiten im 8. Level oder tiefer ...leere Zwischenseiten ...bunte Bildchen und Animationen ...“Baustellenseiten“ Entrümpeln. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 10

11. Schritt 2a: Quantitative Inhaltsanalyse. Entrümpeln. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 11

12. Schritt 2a: Quantitative Inhaltsanalyse. Entrümpeln. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 12

13. Empfehlung. Ein Intranet-Relaunch ist eine gute Gelegenheit, um... nicht benutzte und veraltete Inhalte zu eliminieren strukturelle Verbesserungen zu schaffen und Inhalte zu konsolidieren Ziel sollte sein, eine Struktur mit max. 5-6 Navigationsebenen zu schaffen TIPP: Nach Launch des neuen Intranets, das alte auf einer „Fallback-Domain“ noch 3-6 Monate laufen lassen Zugriffe monitoren Beschwerden ernst nehmen Entrümpeln. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 13

14. Schritt 3: Logischstrukturieren. 18.05.2011 14 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.

15. Häufigste 1. Level Navigationspunkte“NN/g Top 10 Intranets” 2007-2011. Logischstrukturieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 15

16. BewährteNavigationskonzepteeinsetzen. Logischstrukturieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 16 Volltext-/Personensuche 1. Level 1. Level1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 2. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 2. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level Corporate News __________ __________ __________ __________ __________ __________ _______ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________ __________ Zuletzt aktualisiert __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ MeineKontakte __________ __________ __________ __________ __________ (Picture) Meine Apps Top Links __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ Abteilungs-/ Standort News __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ Dashboards Meine Links __________ __________ __________ __________ __________ __________

17. BewährtesNavigationskonzepteeinsetzen. Logischstrukturieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 17 Volltext-/Personensuche 1. Level 1. Level1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 4. Level 4. Level 4. Level 3. Level 3. Level 2. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 4. Level 4. Level 4. Level 3. Level 3. Level 2. Level Titel 3. Levelseite ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ _______________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ _____________________________ Titel 4. Levelseite ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ _______________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ _____________________________ Titel 5. Levelseite ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ _______________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ _____________________________ Kontextinfos __________ __________ __________ __________ __________ __________ 5. Level 5. Level 5. Level 5. Level 5. Level 5. Level 5. Level 5. Level

18. Informationsarchitektur. Nicht alle Inhalte müssen über eine hierarchische Navigation erschliessbar sein Alternativen Strukturierte Suche (z.B. im Bereich Knowledge Management, Selfservices, Formulare) Dynamische Drop-Down Navigation (z.B. im Bereich Produktkataloge) Logischstrukturieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 18

19. BeispielAlternativerZugang: Servicekatalog. Logischstrukturieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 19 Filter Suche AlphabetischeSortierung

20. Exkurs: GlobaleInformationsarchitektur. 18.05.2011 20 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.

21. GlobaleInformationsarchitektur: Einodermehrere Intranets? Für alle Mitarbeiter relevanteInformation GlobaleInformationsarchitektur. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 21 Standortspezifische Informationen Standortspezifische Informationen

22. GlobaleInformationsarchitektur: AutarkeRegionen/Länder. GlobaleInformationsarchitektur. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 22 Corporate Intranet Land 1 Land 2 Land … Land n

23. GlobaleInformationsarchitektur: AutarkeTochtergesellschaften/Divisionen/Business Units. GlobaleInformationsarchitektur. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 23 Corporate Intranet Division 1 Division 2 Division … Division n

24. Schritt 4: Personalisieren. 18.05.2011 24 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.

25. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 25 Werbraucht was?

28. Keine zentrale SteuerungPersonalisierung Individualisierung

29. Beispiel: PersonalisierungaufgrundOrganisationseinheit und/oderStandort. Für alle Mitarbeiter relevante Information Personalisieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 27 Meine OE OE spezifische Informationen Standortspezifische Informationen Mein Standort

30. Personalisierung “Mein Standort”. Personalisieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 28

31. MöglicheProblematikenbei der Personalisierung. Die Informationen der Gruppenzugehörigkeit muss an zentraler Stelle vollständig gepflegt sein (z.B. Active Directory) User fühlen sich u.U. ausgegrenzt oder bevormundet Abwägung ClosedUser Group vs. Schnellzugriff Gruppenzugehörigkeit vor allem in Matrixorganisationen nicht immer ein-eindeutig Personalisieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 29 Quelle: Wikipedia

32. Schritt 5: Individualisieren. 18.05.2011 30 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.

33. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 31 JedernachseinemGeschmack…

34. Individualisierung. Für alle Mitarbeiter relevante Information Personalisieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 32 Meine OE OE spezifische Informationen Individuelle Information Standortspezifische Informationen Mein Standort

35. Individualisierung auf “Mein Intranet”. Individualisieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 33 Mein Intranet

36. Individualisierung “WählbareStartseite”. Individualisieren. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 34 WählbarerEinstieg Individualiserbarer Bereich

37. 18.05.2011 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es. 35 5 Prinzipien… …damitsichIhre User trotz der Vielfaltzurechtfinden!

38. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. bernd.langkau@namics.com © Namics 18.05.2011 36 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.