Este documento presenta 10 mandamientos para escribir e-mails efectivos. Las recomendaciones incluyen: 1) ser breve y preciso en no más de una página, 2) usar un lenguaje claro y directo sin jerga o mayúsculas excesivas, y 3) dejar espacio para retroalimentación y mejora continua al escribir más correos. El objetivo es comunicar información relevante de manera clara y respetuosa.

1. MIS DIEZ (10) MANDAMIENTOS DEL E-MAIL
Ramiro Henriquez Chadid
Asesor de Empresas
Barranquilla, Colombia.

2. 1) ¿El mejor e-mail?
Aunque no lo crea, es el contacto cara a cara.
Pero si lo conversado es importante, déjelo
sentado en un correo…
...y envíelo al interlocutor lo antes posible.

3. 2) No se extienda mas de una página.
Atienda la máxima de Winston Churchill:
" si no es capaz de escribirlo en una…
…sola página es porque no lo domina".

4. 3) Sea preciso. La precisión facilita los negocios.
Utilice palabras adecuadas; vaya al grano.
Evite términos ofensivos, rebuscados,
ambiguos o discriminadores.
Mucho menos lenguaje muy técnico.

5. 4) Aporte cifras que aclaren su correo pero no
lo sature de números o estadísticas.
Busque la combinación equilibrada entre
hechos y opiniones. Refuerza el mensaje.
Si escribe con rabia, hágalo, pero revíselo
mañana, antes de enviarlo. Nunca hoy.

6. 5) Al poner en el "Asunto" el tema clave, le
quedará mas sencillo abordarlo. Título corto.
No se ande con rodeos. Lo objetivo convence.
Su contacto leerá interesado y con respeto.

7. 6) No escriba en jergas, palabras cortadas, en
siglas o las que usa con sus amigos.
Se influye mas en el receptor con el lenguaje
normal pues no hay que investigar con terceros
cada extraña palabra utilizada.
Lea sobre reglas de etiqueta electrónica
(Internet Etiquette: Netiquette).

8. 7) No escriba en mayúsculas salvo al inicio de
las frases o la primera letra de los nombres
propios. Muchas mayúsculas luce agresivo.
Prefiera las comillas, subrayados, guiones,
exclamaciones, signos de interrogación o
paréntesis.
Sin embargo, no exagere y sepárelos en lo
posible a través de la página.

9. 8) Si aporta datos, estudios, artículos o
investigaciones adjuntas, comente brevemente
mas no se alargue.
Invite a leerlo y diga por qué vale la pena.
Asimismo, indique al receptor de cuántas
páginas se trata.
Considere el tiempo del lector.

10. 9) En su e-mail deje siempre la puerta abierta a
la retroalimentación. Evite parecer arrogante.
En las empresas la historia se escribe todos los
días y seguramente…
…la verdad absoluta de hoy no se tendrá en
cuenta mañana.

11. 10) Entre mas e-mails escriba, mejor quedará el
último. Se aprende a escribir escribiendo.
Si lo acepta como hecho indiscutido seguirá
progresando. Asúmalo como proceso.
Tenga en cuenta a Gabriel García Márquez:
"¿Mi mejor novela? la que estoy escribiendo".