Manual pengguna untuk sistem pengurusan klinik C-Magsys memberikan panduan lengkap untuk pendaftaran pesakit baru, rundingan kesihatan, pengeluaran preskripsi dan pembayaran. Ia menjelaskan proses operasi sistem secara peringkat untuk memudahkan pengguna memahami aliran kerja sistem pengurusan klinik digital.

1. Sistem Pengurusan Klinik
C - MAGSYS
Manual Pengguna
Version 3.1.0
Copyright 2010 S-Core IT Solutions Sdn Bhd. All Rights Reserved.
www.magsys.com.my
1

2. Kandungan
1.0 PENGENALAN DAN REKA BENTUK………………………………………………………………….…4
1.1 Pengenalan dan Gambaran Sistem…………………………………………………………..4
1.2 Reka bentuk C-MagSys…………………………………………………………………………....4
1.3 Keperluan Sistem……………………………………………………………………………………..5
2.0 PENGENDALIAN UTAMA UNTUK KLINIK…………………………………………………………….6
2.1 Aliran Kerja C-MagSys………………………………………………………………………………6
2.2 Ringkasan Penggunaan untuk Fungsi Runding Cara....................................8
2.3 Memulakan C-MAgsys……………………………………………………………………………..8
2.4 Log Masuk ke Aplikasi………………………………………………………………………………9
2.5 Manual Asas Penggunaan C-Magsys…………………………………………………………9
2.5.1 Maklumat Pesakit dan Pendaftaran……………………………………………9
2.5.1.1 Pendaftaran Tanpa Mykad………………………………………………11
2.5.1.2 Pendaftaran Dengan Mykad…………………………….................12
2.5.1.3 Carian Pesakit………………………………….………………………………12
2.5.1.4 Pendaftaran Keluarga……………………………………………………...13
2.5.1.5 Pendaftaran Sesi Runding Cara…………………………………………14
2.5.1.6 Penggunaan Skrin Senarai Pesakit……………………………………16
2.5.1.7 Penggunaan Skrin Runding Cara………………………………….….18
2.5.1.8 Penggunaan Skrin Ubatan Dan Cas………………....................19
2.5.1.9 Penggunaan Skrin Pembayaran………………………………………..21
2.6 Temujanji………………………………………………………….…………………………………..28
2.7 Rekod Perubatan……………………………………………..…………………………………….29
2.8 Pemeriksaan Kesihatan…………………………………..……………………………………..32
2.9 Immunisasi….………………………………………………..……………………………………….35
2.10 Pemeriksaan Kehamilan……..…………………….……………………………………….36
3.0 FUNGSI SOKONGAN DAN LAPORAN ………………………………..……………………………..39
3.1 Laporan………………………………………………………..………………………………………..39
3.2 Ubatan ……………………………………………………….…………………………………………42
3.3 Barang Guna Pakai ………………………..………..……….……………………………………45
3.4 Alahan……………………………………………………..…………………………………………….47
3.5 Penyelenggaraan Panel……………………………………………………………………….…50
3.6 Tuntutan Panel.……………………………….…………………………….………………………53
3.7 Pembekal……………………………………………………………………….……………………..57
3.8 Tempahan Stok……………………………………………………………….…………………….59
3.9 Tetapan Yuran………………………………………………………………….……………………62
4.0 PENTADBIRAN………………………………………………………………………….….…………………64
4.1. Fungsi Log Masuk Dan Log Keluar Staf…………………………….……………………..67
4.2. Maklumat Staf ……………….…………………………………………….……………………….66
4.3. Penukaran Kata Laluan…………….…………………………….……………………………..68
4.4. Tetapan Klinik…………………………….…………………..…………….……………………….69
4.5 Tetapan Bilik Klinik………………………………………………………………………………..70
4.6 Tetapan Semula Runding Cara…………………….……….…………………………………71
2

3. 4.7 Tetapan Giliran………………………………………………………………………………….72
4.8 Salinan Pengkalan Data……………………………………………………………………..74
3

4. 1.0 PENGENALAN DAN REKA BENTUK
1.1 Pengenalan dan Gambaran Sistem
C-Magsys adalah produk “windows-based software “ yang dibangunkan khas untuk
membantu pengamal perubatan untuk mengurus, mentadbir dan menjaga keselamatan
maklumat klinik. Ia di bangunkan khas untuk organisasi perubatan kecil dan sederhana
terutamanya dari segi rutin klinik dan hal-hal pentadbiran.
1.2 Reka Bentuk C-MagSys
C-Magsys berfungsi dalam persekitaran rangkaian di mana beberapa computer akan
berhubung antara satu sama lain melalui rangkaian seperti menggunakan router,
dengan atau tanpa kewujudan pelayan(“server”).
Pelaksanaan C-Magsys adalah seperti yang ditunjukkan dalam Diagram 1 dimana dua
komputer atau laptop saling berhubungan melalui hub/router. Salah satu komputer
akan menjadi pelayan dimana pengkalan data dan semua fail report di pasang.
C-Magsys disertakan dengan 4 slot iklan yang ditempatkan di kiri dan bawah aplikasi.
Slot ini memainkan iklan dalam bentuk flash player dari penaja aplikasi. Namun aplikasi
ini tidak akan mengganggu kelancaran sistem dari berfungsi kerana iklan ini memainkan
animasi yang minimum. Anda boleh melawati laman web penaja dengan menekan klik
di banner flash semasa ia dipaparkan.
C-Magsys disertakan dengan Sistem Pengurusan Giliran yang dipanggil Q-Magsys. Q-
Magsys adalah pilihan pelanggan untuk digunakan. Q-Magsys memerlukan montor LCD
bersaiz besar(saiz ideal adalah 32 inch) untuk memaparkan giliran pesakit dan
mempunyai fungsi rakaman suara untuk memudahkan klinik merakamkan nama pesakit
yang akan dipanggil.
Q-Magsys menggunakan dua komputer berasingan seperti yang ditunjukkan dalam
Diagram 1.
4

5. Diagram 1
1.3 Keperluan Sistem
Berikut merupakan senarai keperluan sistem untuk pemasangan C-
MagSys:
i. Sistem Operasi: Windows XP Home/Professional Edition, Windows
Vista or Windows 7.
ii. Paparan Skrin: Skrin 17 inci dengan resolusi 1024x768 ke atas
iii. RAM: Minimum 1GB
iv. Ruang Cakera: 500MB unnntuk fail aplikasi dan 500 MB hingga 1 GB
untuk data.
v. Pengkalan data: MySQL.
vi. Sambungan jalur lebar(Broadband Connection): Streamxy 1MB atau
yang setara
vii. Printer: Sebarang jenis pencetak, deskjet atau laserjet
Komputer yang digunakan sebagai pelayan(ibu kepada pengkalan data)
adalah digalakkan untuk menggunakan pemproses yang mempunyai
kelajuan tinggi(Intel Core Processor) dan minimum RAM 2GB.
5

6. 2.0 PENGENDALIAN UTAMA UNTUK KLINIK
Sebelum mula menggunakan operasi C-Magsys, tindakan berikut adalah disyorkan.
i. Tentukan semua pengguna C-Magsys dan hak mengakses. Sila rujuk fungsi
Administration untuk butiran lanjut.
ii. Semak maklumat klinik (alamat, nombor telefon, dan sebagainya .Sila rujuk
fungsi Administration untuk butiran lanjut.
iii. Masukkan maklumat ubat-ubatan klinik. Sila rujuk fungsi “Administration”
untuk butiran lanjut.
2.1 Aliran Kerja C-MagSys
Sebelum meneruskan ke butiran mengenai operasi C-MagSys,amat penting untuk
memahami konsep dan aliran kerja sistem keseluruhan. Illustrasi di bawah
menerangkan gambaran peringkat tinggi proses.
Stage 1
Stage 2
Stage 3
Diagram 2.1: Aliran Kerja C-MAGSYS
6

7. Peringkat 1:Pesakit baru atau yang sedia ada akan datang untuk mendapatkan
rawatan. Kakitangan klinik akan mendaftarkan butiran pesakit dan membuka
rekod rundingan. Pesakit akan dimasukkan ke dalam sistem untuk giliran
berunding dengan doktor.
Peringkat 2: Doktor akan memilih rekod pesakit yang berdaftar lebih awal dari
senarai pesakit yang menunggu dan meneruskan rawatan. Butir-butir rundingan
memasuki ke dalam sistem termasuk butir-butir ubat. Pesakit kemudiannya
dihantar ke farmasi dan beratur untuk pembayaran.
Peringkat 3: Ahli Farmasi akan menyemak rekod dan menyediakan semua ubat
yang disenaraikan oleh doktor. Sistem akan mengira semua bayaran yang
berkaitan dan pesakit akan membayar amaun. Sesi perundingan selesai.
Aliran kerja di atas memerlukan sekurang-kurangnya penglibatan tiga orang, di
mana kebanyakan klinik GP memperuntukkan hanya dua orang termasuk doktor
yang menjalankan klinik. Dalam senario ini, doktor biasanya akan menguruskan
perundingan,penyenaraian ubat dan cas yang berkaitan manakala kakitangan
lain akan melakukan proses pendaftaran dan kutipan pembayaran.
Nota Penting: Manual ini merangkumi topik fungsi utama C-Magsys
sebelum memasuki bahagian operasi dan penyelenggaraan C-Magsys.
7

8. 2.2 Ringkasan Penggunaan untuk Fungsi Rundingan(Consultation)
Jadual berikut adalah ringkasan kepada langkah-langkah yang diperlukan untuk
menguruskan pesakit menggunakan aplikasi C-Magsys. Anda boleh merujuk
butir-butir langkah ini dalam bahagian seterusnya.
Step Screen Name Description Performed by
1 Patient Details Pendaftaran pesakit dan membuka Staf
rundingan (consultation) baru.
2 Consultation Memasukkan nota rundingan, Doktor
diagnosis, maklumat MC dan
mencetak dokumen yang berkatian
dengan rundingan.
3 Medication & Charges Menyenaraikan ubatan atau cas Doktor
yuran yang berkaitan dengan
rundingan.
4 Dispensary & Pengesahan yuran cas dan Staf
Payment menerima bayaran dari
pesakit(rundingan selesai).
2.3 Memulakan C-Magsys
Anda boleh mula menggunakan aplikasi C-Magsys dari menu program di
Windows dengan mengklik pada icon C-Magsys yang ditempatkan di Desktop
computer. Skrin log masuk akan dipaparkan.
Shortcut to C-MAGSYS
Anda juga boleh memulakan aplikasi dari menu permulaan Windows; start -> All
Programs -> C-MagSys -> C-MagSys Application
8

9. 2.4 Log Masuk ke Aplikasi
Langkah-langkah penggunaan:
i. Dari bahagian “desktop”, dua-klik (double-click) gambar logo C-MagSys.
ii. Skrin log masuk akan dipaparkan.
Skrin Log Masuk
iii. Masukkan id pennguna dalam ruangan “User ID” dan tekan kunci”Tab”
untuk pergi ke ruangan “Password” (atau boleh juga gunakan mouse).
iv. Masukkan kata laluan di ruangan “Password” dan tekan kunci “Enter” (atau
boleh guna mouse untuk klik “OK”).
2.5 Manual Asas Pengguna C-MagSys
2.5.1 Maklumat Pesakit dan Pendaftaran
Langkah-langkah penggunaan :
i. Dari menu utama, klik pada menu “Patient Visit”.
9

10. Menu Utama
ii. Set menu seterusnya akan dipaparkan, iaitu menu pesakit.
Menu Pesakit
iii. Klik pada menu “Register”. Skrin maklumat pesakit akan dipaparkan.
10

11. 2.5.1.1Pendaftaran Tanpa MyKad
i. Masukkan “ID No” (Nombor Kad Pengenalan, pasport, sijil lahir, dsb)
ii. Masukkan nama pesakit dalam ruangan “Name”.
iii. Masukkan alamat pesakit dalam ruangan “Address 1”.
iv. Pilih jantina pesakit di ruangan “Gender”.
v. Masukkan tarikh lahir pesakit dalam ruangan “Birth Date”.
vi. Bagi “Billing Details”, pilih cara pembayaran di ruangan “Type”
a) “Cash” bagi pesakit yang menggunakan wang tunai
b) “Own Panel” bagi pesakit yang bekerja dengan syarikat panel
c)“Dependent” bagi pesakit yang bukan bekerja dengan syarikat
tetapi dilindungi melalui hubungan keluarga seperti ayah,
suami/isteri dan sebagainya.
d) Jika pesakit “own panel”, klik pada butang “+” disebelah
ruangan “Panel”. Senarai panel akan dipaparkan. Pilih panel bagi
pesakit tersebut.
Nota: Panel perlu didaftarkan terlebih dahulu menggunakan menu “Maintenance >
Panel”.
11

12. i. Bagi pesakit “dependent”:
ii. Pilih “Payer” (orang yang bekerja dengan panel). Masukkan sebahagian nama di
ruangan “Payer Name” dan klik “…” disebelah ruangan tersebut. “Payer”
mestilah mereka yang mempunyai panel.
iii. Pilih “Relation to payer”.
iv. Klik “Register New Patient”
Nota : Lain-lain maklumat adalah tidak wajib dimasukkan (masukkan bila perlu)
2.5.1.2Pendaftaran Menggunakan MyKad
i. Masukkan MyKad ke dalam pembaca MyKad
ii. Klik “Read MyKad” dan tunggu sehingga gambar pesakit dipaparkan
iii. Klik “Register New Patient”
2.5.1.3 Carian Pesakit
Cara 1:
Guna ruangan “ID No” bagi carian menggunakan nombor kad pengenalan,
sijil lahir, passport, dsb.
a) Masukkan nombor id pesakit dan klik “Search”
b) Nombor boleh dimasukkan secara penuh atau sebahagian sahaja.
c) Jika dimasukkan sebahagian sahaja, dan terdapat lebih dari
seorang pesakit yang mempunyai nombor tersebut dijumpai,
skrin “Patient Listing” akan dipaparkan. Rujuk cara penggunaan
skrin “Patient Listing” untuk maklumat penggunaan seterusnya.
Cara 2:
Guna ruangan “Name” bagi carian menggunakan nama.
a) Masukkan nama pesakit (penuh atau sebahagian nama) dan
tekan “Enter” atau klik “Search”.
b) Jika hanya seorang pesakit dijumpai, maklumat pesakit tersebut
akan terus dipaparkan.
c) Jika terdapat lebih dari seorang pesakit yang mempunyai nama
tersebut dijumpai, skrin “Patient Listing” akan dipaparkan. Rujuk
cara penggunaan skrin “Patient Listing” untuk maklumat
penggunaan seterusnya.
12

13. Cara 3:
Guna ruangan “MRN” bagi carian menggunakan nombor pendaftaran
pesakit.
a) Masukkan nombor “MRN” ke dalam ruangan “MRN” dan klik
“Search”.
b) Nombor MRN perlu dimasukkan secara penuh.
c) Maklumat pesakit akan dipaparkan jika nombor berkenaan
dijumpai.
2.5.1.4 Pendaftaran Keluarga
Keluarga boleh diwujudkan untuk memudahkan carian dan mengenalpasti
pesakit dengan cara memasukkan nama-nama pesakit di dalam satu kumpulan.
Langkah-langkah pendaftaran :
i. Daftarkan dahulu maklumat ketua keluarga (ibu/bapa, dsb) seperti
pendaftaran pesakit di atas – walaupun mereka bukan pesakit.
ii. Selepas pendaftaran (selepas klik “Register New Patient”), klik pada folder
“Family”.
Nota: Nama ketua keluarga tadi akan dipaparkan di ruangan “Current
patient details”.
13

14. Folder Family
iii. Klik pada “Create New Family”.
iv. Klik “OK” bila ada mesej yang dipaparkan.
Nota: Pendaftaran keluarga selesai. Nama ketua keluarga tadi akan dpaparkan di
ruangan “Family Members” dan mempunyai “Relation” sebagai “Staff”. Langkah
berikutnya adalah untuk memasukkan pesakit lain ke dalam senarai keluarga yang
telah didaftarkan tadi.
v. Balik ke folder “Patient”.
vi. Klik “Clear” jika maklumat ketua keluarga tadi masih dipaparkan.
vii. Daftarkan maklumat ahli keluarga yang lain seperti biasa.
viii. Selepas klik “Register New Patient”, klik folder “Family”. Nama ahli
keluarga ini akan dipaparkan di ruangan “Current patient details”.
ix. Klik butang “…” di sebelah ruangan “Family Id”. Semua nama ketua keluarga
yang telah didaftarkan akan disenaraikan.
x. Pilih nama ketua keluarga bagi ahli keluarga ini.
xi. Pilih hubungan ahli keluarga dengan ketua keluarga di ruangan
“Relationship”.
xii. Klik pada “Register to this family”. Nama ahli keluarga akan dipaparkan di
ruangan “Family Members” di bawah nama ketua keluarga.
2.5.1.5 Pendaftaran Sesi Runding Cara
Langkah-langkah pendaftaran :
i. Daftarkan maklumat pesakit terlebih dahulu seperti langkah-langkah
pendaftaran di atas atau buat carian maklumat pesakit jika telah pernah
berdaftar.
ii. Selepas maklumat pesakit didaftarkan / dipaparkan, klik pada “Register
Consultation”.
iii. Jika terdapat mesej “This patient has 'in-progress' consultation session.
Please complete this session first”, ini bermakna terdapat sesi konsultasi
yang masih belum tamat – biasanya masih belum “ditamatkan” di skrin
pembayaran. Buat carian menggunakan skrin giliran pesakit dan tamatkan
sesi ini terlebih dahulu.
14

15. iv. Jika pesakit hanya mahu membeli ubat, klik pada “OTC” (Over the counter).
Sesi runding cara pesakit akan terus dihantar ke bahagian pembayaran. Di
skrin pembayaran pengguna boleh memasukkan ubat-ubat yang mahu
dibeli.
v. Gunakan skrin senarai pesakit bagi meneruskan langkah seterusnya.
Fungsi-fungsi yang lain:
i.“Print” button: untuk memaparkan dan mencetak butiran pesakit termasuk
rekod perubatan pesakit tersebut
ii. “Update” button: Gunakan untuk mengemaskinikan butir-butir pesakit yang
sedia sekiranya ada pengubahsuaian pada maklumat pesakit tersebut
iii. “Delete” button: untuk memadam rekod pesakit yang sedia ada. Fungsi button
ini adalah untuk memadam keseluruhan rekod yang berkaitan kepada
pesakit ini seperti rekod perundingan, rekod pembayaran, dll.
iv. “OTC” (Over the Counter) button: fungsi button ini adalah untuk pesakit yang
hanya datang untuk membeli ubat.
Langkah penggunaan OTC:
i. Daftar pesakit atau dapatkan maklumat pesakit yg telah sedia ada.
ii. Klik pada butang OTC, kemudian terdapat paparan “Register this patient
for transkaksi OTC, klik “ Yes” dan “OK”.
iii. Buka menu Payment pada menu utama
iv. Klik pada “Payment Que(F7)” kemudia pilih nama pesakit yang akan
membeli ubat
v. Pilih ubat untuk dijual kepada pesakit pada butang “Drug(F9)”
vi. Klik pada butang "Add" untuk menambah maklumat ubat pada senarai
jadual ubat di sebelahnya. Ubat perlu didaftarkan terlebih dahulu pada
menu ubat yang dilalkukan sebelum ini.
vii. Untuk memilih ubat yang lain, “Clear All” terlebih dahulu dan ulang
semula proses yang sama
viii. Setelah semua maklumat telah lengkap. Klik “Accept Payment” untuk
merekod pembelian ubat daripada pesakit.
15

16. 2.5.1.6 Penggunaan Skrin Senarai Pesakit
Langkah-langkah penggunaan :
i. Semasa di skrin utama, tekan “F2” di papan kekunci. Skrin senarai pesakit
akan dipaparkan.
Skrin Senarai Pesakit
Keterangan
Bagaimana untuk menggunakan listing screen.
 “List All” option : akan menyenaraikan semua pesakit yang melawat
klinik ini dalam tempoh tarikh yang dinyatakan.
 “Waiting” option: akan menyenaraikan pesakit yang masih menuggu
giliran untuk berjumpa dengan doctor.
 “Incomplete” option: menyenaraikan status pesakit “On-Hold”,
“Pharmacy” or “Payment”.
 Nota: Doktor boleh menetapkan status pesakit kepada "On Hold" di skrin
perundingan.
 Anda boleh memilih kriteria senarai dan tarikh, kemudian tekan butang
“F5” pada papan kekunci atau klik butang Refresh untuk memaparkan
senarai yang dikehendaki.
 “Reg.New” (F2) untuk membuka paparan skrin pendaftaran pesakit
16

17.  Reg.Existing(F3) akan membuka senarai pesakit yang sedia ada. Apabila
nama dipilih, pesakit tersebut akan didaftarkan untuk sesi runding cara.
Keterangan
Semua pesakit yang didaftarkan untuk sesi runding cara akan dipaparkan
di sini dengan status masing-masing.
 Bagi yang baru didaftarkan statusnya adalah “Waiting”. Apabila doktor
telah membuat runding cara, status akan bertukar kepada “Pharmacy”.
Apabila ubat telah dimasukkan, status akan bertukar kepada “Payment”.
Apabila pembayaran telah dibuat, status akan bertukar kepada
“Completed”.
 Status “Completed” bermakna runding cara telah tamat. Selagi masih
ada runding cara yang belum tamat, pesakit ini tidak boleh didaftarkan
untuk runding cara yang baru.
 Apabila skrin ini diaparkan, secara automatik pesakit yang mempunyai
status “Waiting” pada hari tersebut akan dipaparkan.
 Pilihan ini boleh ditukar dengan menukar “Listing Criteria” kepada “List
All” (Papar Semua) atau “Incomplete” untuk paparan bagi status
“Pharmacy” dan “Payment”.
 Tarikh lawatan juga boleh ditukar kepada tarikh yang dikehendaki
menggunakan “Visit date from & to”.
 Klik “Refresh” jika “Listing Criteria” ini ditukar.
ii. Klik pada rekod pesakit yang dikehendaki dan klik “Select”. Paparan skrin
seterusnya adalah bergantung kepada status konsultasi pesakit tersebut.
iii. Jika status adalah “Waiting” atau “Pharmacy”, skrin “Consultation” akan
dipaparkan, manakala jika status adalah “Payment” skrin bayaran akan
dipaparkan.
Nota: Jika pengguna tidak mempunyai kebenaran (privillege) untuk membuka skrin-
skrin tersebut, mesej akan dipaparkan.
iv. Bagi status “Completed”, skrin “Consultation” akan dipaparkan hanya jika
pengguna mempunyai kebenaran (privillege) untuk membuka skrin tersebut.
Jika pengguna hanya mempunyai kebenaran untuk membuka skrin bayaran,
skrin bayaran akan dipaparkan.
17

18. 2.5.1.7 Penggunaan Skrin Runding Cara
Skrin runding cara akan digunakan oleh doktor untuk memasukkan maklumat yang
perlu bagi sesi rawatan tersebut. Skrin ini boleh dibuka melalui “Patient Listing
(F2)” atau klik pada menu “Consultation” semasa berada di skrin utama.
Skrin Runding Cara
Cara Penggunaan
i. Masukkan “Diagnosis”.
ii. Klik “Save (F2)”.
iii. Lain-lain maklumat boleh dimasukkan apabila diperlukan sahaja.
iv. Klik pada “Add Symptom (F9)”, “Add Findings (F10)” dan juga “Add
Diagnosis (F11)” bagi memilih maklumat yang telah sedia ada (perlu
dimasukkan terlebih dahulu untuk kali pertama).
v. “Writing Pad” boleh digunakan bagi “menulis” di atas skrin. Kaedah ini
hanya berguna jika skrin komputer adalah jenis “touch screen”.
vi. Klik pada baris “Consultation History” yang jika perlu melihat maklumat
rawatan yang dimasukkan bagi sesi tersebut.
18

19. vii. Klik “Medication” untuk memasukkan ubat bagi sesi rawatan (sila lihat
cara penggunaan skrin ubat).
viii. Klik “Payment” untuk lihat maklumat pembayaran (hanya berguna bila
maklumat ubat dan caj-caj lain telah dimasukkan) atau bagi melihat
maklumat pembayaran bagi sesi rawatan yang lama.
2.5.1.8 Penggunaan Skrin Ubatan dan Cas
Skrin ubat juga digunakan oleh doktor bagi memilih ubat-ubat yang perlu diberikan
kepada pesakit. Doktor juga boleh menggunakan skrin ini bagi memasukkan caj-caj
yang dikenakan kepada pesakit.
Skrin Ubatan dan Cas
19

20. Cara Penggunaan
i. Klik “Drug (F9)” atau tekan butang “F9” pada papan kekunci.
ii. Senarai ubat akan dipaparkan seperti di bawah:
Nota: Ubat perlu didaftarkan terlebih dahulu di bahagian inventori ubat atau guna
“Add New” untuk pendaftaran ubat yang baru.
iii. Bagi skrin pemilihan ubat:
a. Masukkan sebahagian nama ubat di “Drug Name” bagi carian lebih
pantas.
b. Klik atas nama ubat yang diperlukan.
c. Klik “Select”.
iv. Nama ubat yang dipilih akan dipaparkan di skrin ubat.
v. Masukkan “Quantity” dan “Price”. Boleh guna “+” atau “-” bagi
“Quantity”.
vi. Klik “(F10) Add >> “.
vii. Nama ubat akan dipaparkan di senarai ubat yang telah dipilih.
viii. Klik “<< Remove (F11)” bagi mengeluarkan ubat dari senarai.
ix. Ulang proses ini bagi memasukkan ubat-ubat yang lain.
20

21. x. Boleh juga memasukkan caj-caj yang lain (selain ubat) menggunakan
“Fee Listing (F9)” bagi memilih senarai caj-caj yang telah disediakan
terlebih dahulu.
xi. Caj-caj lain juga boleh dimasukkan dengan mamasukkan “Fee Desc” dan
“Amount” dan klik “(F10) Add >> “.
xii. Klik “Save (F2)” setelah selesai.
2.5.1.9 Penggunaan Skrin Pembayaran
Skrin bayaran boleh dibuka melalui
i. Menu utama “Payment”
ii. Melalui “Patient Listing (F2)” yang boleh diakses di skrin utama
apabila status pesakit ialah “Payment”.
iii. Melalui skrin “Consultation”.
Skrin Bayaran
Cara penggunaan
i. Klik pada “Payment Que (F7)” bagi memaparkan semua pesakit yang
sedang menunggu membuat pembayaran.
ii. Nota: Jika diakses melalui “Patient Listing (F2)” atau “Consultation”,
maklumat bayaran rawatan pesakit akan dipaparkan secara automatik.
21

22. iii. Senarai bayaran dan keterangannya akan dipaparkan di dalam jadual.
iv. Pengguna masih boleh memasukkan atau mengeluarkan mana-mana
bayaran yang perlu. Hanya pengguna yang dibenarkan sahaja boleh
membuat operasi ini.
v. Setelah ubat-batan diberikan, dapatkan bayaran dari pesakit (bagi
bayaran secara tunai).
vi. Bagi bayaran secara “Panel”, masukkan “Chit No” (nombor borang) jika
perlu.
vii. Klik “Accept Payment” bagi mengesahkan pembayaran yang diterima.
viii. Klik “Print Receipt” bagi mencetak resit.
ix. Jika perlu mencetak MC, “Referral Letter” atau lain-lain dokumen, klik
“Print Other Docs.”.
x. Jika ada menggunakan pencetak label ubat, klik pada “Print Label”.
Yuran tetap
Anda juga boleh memilih yuran yang telah ditetapkan sebagai "Fee"
(menggunakan skrin “Maintenance” untuk menentukan bayaran ini) dengan
mengklik label "Fee" butang pada papan kekunci "F8". Satu tetingkap pop-up
akan dipaparkan seperti di bawah:
i. Klik kotak untuk memilih bayaran ini dan klik "Add" untuk. Bayaran ini akan
dimasukkan terus ke grid "Payment Details".
22

23. ii. Jika anda mahu mengeluarkan kos tambahan ini, klik pada baris bayaran
yang tertentu untuk menanda dan klik butang "<< Remove(F11)". Tetapi
anda tidak boleh mengeluarkan bayaran ubat dari sini. Anda mesti
kembali ke skrin "Medication & Charges" untuk melakukan proses
tersebut.
iii. Sebaik sahaja semua bayaran telah ditambah, memilih cara pembayaran
dengan mengklik "Payment mode" kotak “scroll”. Anda boleh memilih
cara pembayaran daripada opsyen yang diberi. Jika pesakit telah
dilampirkan kepada panel / majikan, mod pembayaran akan automatik
ditugaskan untuk "Panel" dan "Remarks”
Note: Pesakit hendaklah didaftarkan bersama panel terlebih dahulu pada
skrin pendaftaran “Register”
iv. “Chit No" digunakan untuk meletakkan nombor resit panel (hanya
digunakan untuk pembayaran jenis PANEL sahaja). Nombor resit ini
adalah nombor rujukan bagi syarikat panel untuk merujuk perundingan
pesakit dan akan dicetak dalam " Panel Claim Report ".
v. Masukkan ruang "Remarks" jika perlu untuk bayaran "Tunai", "Credit" atau
mod pembayaran yang lain"Other Mode”.
vi. "Cash amt" akan dikosongkan sekiranya pembayaran selain daripada wang
tunai. Sekiranya pembayaran kos atau caj pesakit menggunakan panel
melainkan panel tersebut mempunyai had yg ditetapkan oleh panel
tersebut.
vii. Masukkan jumlah diskaun jika perlu. Jumlah wang yang akan dibayar akan
dikemaskini secara automatik.
viii. Klik pada butang "Save Only", jika anda mahu menyimpan semua
pengubahsuaian yang dibuat tanpa membuat pembayaran. Opsyen ini
digunakan apabila doktor membuat bayaran tambahan yang dikenakan
kepada pesakit sebelum juruwang akan membuat proses pembayaran.
ix. Klik pada butang "Accept Payment", untuk memuktamadkan dan
menerima bayaran. Butang Ini akan menyimpan semua
pengubahsuaian, menutup sesi perundingan dan status akan dikemaskini
setelah pesakit membuat pembayaran
x. Mencetak Resit : klik pada butang “Print Receipt” untuk mencetak resit
bayaran yang telah dibuat (saiz resit adalah separuh saiz kertas A4).
xi. "Print Label" butang akan diaktifkan hanya untuk klinik yang menggunakan
pilihan ini. Fungsi butang ini akan mencetak pelekat label ubat bagi
setiap ubat-ubatan yang dibeli oleh pesakit.
23

24. xii. “Print Other Docs” digunakan untuk mencetak dokumen consultation
sahaja. Dokumen yang akan dicetak adalah seperti berikut.
 Consultation Details
 MC Certificate
 Referral Letter
 Visiting Slip
 Accompanying Slip
a) Langkah untuk mencetak “Referral Letter”
i. Klik pada butang “Print Other Docs”. Paparan seperti ini akan
dipaparkan:
ii. Klik pada “Document to print” dan pilih “Referral Letter”.
iii. Klik “Print”. Dan paparan seperti ini akan dipaparkan:
iv. Untuk pendaftaran hospital baru. Anda perlu memasukkan
maklumat hospital terlebih dahulu. Maklumat hospital tersebut
24

25. akan direkod secara kekal dan boleh dibuang sekiranya tidak
perlu.
v. Untuk menambah maklumat baru:
 Masukkan maklumat yang dikehendaki.
 Klik butang “Add”.
 Pilihan hospital untuk rujukan.
 Klik nama hospital di dalam senarai “Existing Referral”
 Klik “OK”
vi. Untuk mengemaskini maklumat hospital:
 Klik nama hospital di dalam senarai “Existing Referral”
 Ubahsuai maklumat.
 Klik “Update”
vii. Untuk memadam maklumat hospital:
 Klik nama hospital di dalam senarai “Existing Referral”
 Klik “Delete”
viii.Selepas memilih hospital untuk dirujuk, klik “Ok”. Paparan “Medical
Notes” akan terpapar seperti di bawah;
ix. “Medical Notes” adalah untuk menerangkan butir-butir rujukan
untuk doktor yang merawat pesakit di hospital yang dirujuk.
b) Langkah untuk mencetak “Visiting Slip”
i. Klik pada butang “Print Other Docs”.
ii. Klik pada senarai “Document to print” kemudian pilih “Visiting
Slip”.
25

26. iii. Klik “Print” kemudian paparan ini akan terhasil:
iv. Masukkan maklumat syarikat dan anda juga boleh mengubahsuai
maklumat seperti “Doctor Name, Consultation Date, Start Time
and End Time”.
v. Klik butang “OK” untuk mencetak slip.
c) Langkah untuk mencetak “Accompanying Slip”
i. Klik pada butang “Print Other Docs”.
ii. Klik pada senarai “Document to print” kemudian pilih
“Accompanying Slip”.
iii. Klik “Print” kemudian paparan ini akan terhasil:
26

27. iv. Masukkan Nama dan Syarikat. Anda juga boleh mengubah
maklumat tersebut
v. Pilih “Relation” (hubungan dengan pesakit).
vi. Klik “OK” untuk mencetak slip.
Nota: Doktor juga boleh mencetak dokumen-dokumen lain dari skrin Perundingan
(menggunakan butang "Cetak").
27

28. 2.6 Temujanji
Daripada menu pesakit “Patient” klik pada ikon appointment untuk
membuka menu appointment (rujuk diagram di bawah)
i. Kemudian skrin ini akan dipaparkan;
ii. Pesakit mesti didaftarkan terlebih dahulu jika pesakit tersebut tidak
mempunyai rekod perubatan di klinik. Maklumat pesakit tersebut
didaftarkan pada menu “Patient Registration”
iii. Sistem akan memaparkan kesemua temujanji pada grid appointment
yang terdapat pada skrin.
28

29. Langkah untuk mendaftarkan temujanji.
Untuk mendaftarkan temujanji doctor bersama pesakit. Ruangan yang
digunakan adalah seperti berikut;
i. Masukkan ID pesakit yang telah didaftarkan di ruangan “Register
Patient”.Gunakan butang “…” untuk memilih nama pesakit yang
akan membuat temujanji.
ii. Masukkan ID Doktor yang akan bertugas dengan menekan butang
“...” untuk memilih ID Doktor
iii. Masukkan Tarikh dan masa. Kemudian masukkan catatan “Remarks”
jika perlu.
iv. Klik “Register” jika selesai.
2.7 Rekod Perubatan
Fungsi sejarah perubatan adalah untuk merekod kehadiran pesakit untuk
kemudahan doctor bagi tujuan rujukan untuk rawatan pada masa akan datang
pesakit.
Dari menu pendaftaran pesakit “Patient Register” pada ikon “Medical History”
untuk membuka skrin (rujuk di bawah gambarajah). Fungsi ini juga boleh diakses
melalui skrin Runding Cara.
29

30. Skrin berikut akan dipaparkan kemudian;
Nota: maklumat pesakit mesti didaftarkan terlebih dahulu pada menu “Patient
Register”
30

31. Langkah-langkah untuk menambah rekod Medical History:
i. Masukkan “ID Number” pesakit kemudian klik butang “Search” atau
menggunakan button “…” untuk memilih rekod pesakit. System akan
memaparkan “Patient Name” dan dan lain-lain rekod perubatan
sekiranya ada.
ii. Jika mana-mana “Medical History” pesakit telah ada. Semua
maklumat akan di masukkan ke dalam “Medical Details”.
iii. Klik butang "New" untuk mewujudkan rekod perubatan yang baru.
iv. Sekiranya tiada rekod. Masukkan maklumat rekod tersebut dengan
betul.
v. masukkan kesemua maklumat “Medical History” yang telah
disediakan
vi. Gunakan butang “…” untuk memilih nama doktor yang menyelia
pesakit tersebut.
Antara fungsi yang lain
i. “Update” : digunakan untuk mengemaskini maklumat selepas maklumat asal
ditukar (cth: doctor name, time, date).
ii. “Medical Checkup”: untuk membuka skrin “Medical Checkup”
iii. “Close” : untuk menutup skrin “Medical History”.
31

32. 2.8 Pemeriksaan Kesihatan
Pada menu “Patient Visit” klik pada “Medical Checkup” untuk membuka skrin
(rujuk rajah di bawah). Fungsi ini juga boleh diakses pada menu “Medical
History”
Medical
Checkup
Skrin kemudian akan memaparkan;
32

33. Nota: Pesakit mesti didaftarkan melalui “Patient Register” terlebih dahulu
Langkah untuk menyemak rekod Pemeriksaan Kesihatan
Masukkan nombor ID (ID Number) dan klik butang “Search” atau gunakan butang
“…” untuk memilih senarai rekod pesakit. Tandakan kotak “List only those have
record” untuk mencari nama pesakit yang telah direkodkan untuk “Medical
Checkup”.
Sekiranya terdapat rekod. Maklumat pertama yang akan dipaparkan adalah pada
“Medical Checkup Details”.
i. Gunakan "<< Previous" dan "Next >>" dan butang untuk mengemudi antara
rekod.
ii. Klik pada butang “Reset” untuk memadam bahagian seksyen maklumat
kemudian masukkan maklumat “Medical Checkup” yang baru.
iii. Sekiranya tiada rekod. Anda boleh menambah maklumat yang baru.
iv. Masukkan semua maklumat yang baru.
v. Apabila semua maklumat telah selesai dimasukkan. Klik “Add” untuk simpan
rekod.
33

34. Antara fungsi yang lain
i. Update : Untuk mengemaskini maklumat yang telah dimasukkan
ii. Print : Untuk mencetak laporan “Medical Checkup” sebagai rujukan untuk
pesakit.
iii. Close : untuk menutup skrin.
Contoh laporan rekod pemeriksaan perubatan
34

35. 2.9 Immunisasi
Dari menu pendaftaran pesakit “Patient Register” pada ikon “Immunisation” untuk
membuka skrin (rujuk di bawah gambarajah).
Immunisation
Skrin ini kemudian akan terpapar:
Nota: : Pesakit mesti didaftarkan melalui “Patient Register” terlebih dahulu
35

36. Langkah-langkah untuk memaparkan rekod imunisasi:
i. Masukkan “ID Number” pesakit kemudian klik butang “Search” atau
menggunakan button “…” untuk memilih rekod pesakit. System akan
memaparkan “Name” dan dan lain-lain rekod perubatan sekiranya ada.
ii. Jika pesakit sudah mempunyai rekod imunisasi, anda boleh menanda “√”
pada " List only those have records” untuk memaparkan senarai pesakit
yang telah mempunyai rekod immunisasi
iii. Sekiranya terdapat rekod. Segala maklumat akan dipaparkan pada
bahagian “immunization details”
Langkah-langkah untuk tambah rekod imunisasi baru untuk pesakit:
i. Pilih pesakit.
ii. Klik pada baris untuk "Immunisation Name" yang anda mahu untuk
melaksanakan. Contoh: Klik pada baris "B.C.G". Baris ini akan
diserlahkan(highlight).
iii. Pilih tarikh (tarikh semasa).
iv. masukkan maklimat "Berat", "Tinggi" dan "Catatan" (jika ada).
v. Klik "Kemaskini".
vi. vi. Sementara itu baris yang dipilih sebelum ini akan dikemas kini dengan
vii. maklumat yang telah anda masukkan.
viii. Klik "Save" untuk menyimpan pengubahsuaian.
ix. Klik “Print Schedule" untuk mencetak laporan imunisasi.
2.10 Pemeriksaan Kehamilan
Dari menu pendaftaran pesakit (Patient Register) pada ikon Antenatal untuk
membuka skrin (rujuk gambarajah sebelah).
36

37. Antenatal
Skrin seperti ini kemudian akan dipaparkan;
Skrin Jadual Kehamilan
Nota: : Pesakit mesti didaftarkan melalui “Patient Register” terlebih dahulu
37

38. Skrin antenatal terbahagi kepada dua iaitu “Antenatal Details” dan “Antenatal
Visit”. “Antenatal Details” merupakan butiran kekal untuk setiap kehamilan
pesakit, manakala “Antenatal Visit” adalah butiran yang diperolehi untuk setiap
lawatan pesakit yang sama
Langkah-langkah untuk menambah rekod Antenatal
i. Masukkan nama pesakit dan klik butang “Search” atau tekan Enter untuk
memilih rekod pesakit. Sistem akan memaparkan nama rekod antenatal
sekiranya ada.
ii. Sekiranya terdapat pesakit di dalam rekod. Anda boleh menanda “√” pada
“Record Exist only” kemudian klik “Search” untuk memaparkan pesakit
yang telah mempunyai rekod.
iii. Masukkan maklumat “Antenatal Details” dengan betul dan lengkap.
iv. Setelah maklumat dimasukkan. Klik “Add”. Maklumat ini akan ditambah ke
bahagian “Antenatal Visit”.
v. Anda boleh meneruskan langkah sebelumnya dengan menambah maklumat
“Antenatal Visit”.
vi. Klik butang “Save” untuk menyimpan rekod.
vii. Untuk membuang rekod lawatan, klik pada baris yang dikehendaki
kemudian tekan butang “Remove”.
38

39. 3.0 FUNGSI SOKONGAN DAN LAPORAN
Fungsi ini diakses melalui menu “Maintenance” pada skrin utama
Paparan pada skrin:
Maintenance
3.1 Laporan
Fungsi “Report” boleh diakses pada butang Admin pada menu utama.
Admin
39

40. Klik pada ikon “Reports”
Paparan skrin akan memaparkan menu “Report”
Nota : pastikan computer telah mempunyai pencetak terlebih dahulu.
Langkah untuk mencetak laporan:
i. Klik pada butang “…” yang terletak di sebelah kotak “Report to
print”.
ii. Paparan seperti ini akan dipaparkan
40

41. iii. Skrin ini akan memaparkan jenis-jenis laporan yang ditakrifkan untuk
klinik. Pilih laporan yang dikehendaki kemudian klik dua kali atau klik
butang ok untuk memaparkan rekod yang dikehendaki.
iv. Pada laporan yang telah dipilih. Masukkan tarikh mula (“Start date”)
dan tarikh akhir (“End Date”) , nama panel (“Panel Name”) , nama
staff (“Staff Name”) dan pilih jenis ubat (“Drug Type”).
v. Selepas memilih laporan klik “Print Report” untuk memaparkan
laporan yang telah dipilih untuk dicetak. Gambarajah di bawah
adalah contoh laporan yang akan dicetak.
Klik ikon
untuk mencetak
laporan
vi. Fungsi “Export to Notepad” adalah fungsi untuk mengeksport
laporan kedalam format .txt. penggunaan ini adalah untuk membuat
pengubahsuaian pada Microsoft Excel sekiranya ada. Hanya ada
beberapa laporan yang mempunyai fungsi ini.
41

42. 3.2 Ubatan
Fungsi ini adalah untuk merekodkan rekod ubat , mengemaskini maklumat ubat
dan membuang rekod ubat sekiranya tidak diperlukan.
Pada menu “Maintenance”. Klik kotak “Medicine” untuk memaparkan “Drug
Inventory” seperti paparan di bawah.
Nota :
i. Apabila anda membuka skrin, sistem akan memapar semua rekod dadah dari
pangkalan data di dalam "Drug List" jadual dengan baris pertama diserlahkan
dengan jalur berwarna dan maklumat dipaparkan pada “Drug Details” di sebelah.
Rekod yang dipilih akan ditanda (highlighted) berwarna ungu.
ii. ID Ubat adalah ID yang telah dijanakan oleh sistem secara automatik.
iii. Penggunaan “Display” adalah untuk memaparkan jenis ubat mengikut kumpulan
termasuk amaran kekurangan kuantiti , ubat yang telah tamat tempoh dan ubat
yang sering digunakan.
42

43. iv. Fungsi kotak “Search” adalah untuk mencari jenis ubat yang dikehendaki dengan
hanya menaip nama ubat , sistem akan memaparkan nama ubat yang dikehendaki
secara automatik . sebagai contoh apabila menekan huruf R sistem akan menjana
nama ubat yang bermula dengan huruf R secara automatik.
Langkah-langkah untuk menambah ubat yang baru;
i. Klik pada butang “New” . Kesemua maklumat dalam kotak akan
dikosongkan kecuali ID ubat. ID ubat yang baru akan ditunjukkan pada kotak
“Drug ID”. Butang “New” akan menukar nombor ID yang lain
ii. Masukkan maklumat ubat yang dikehendaki.
iii. Maklumat ubat yang dikehendaki adalah seperti berikut:
 Drug Code: masukan input seperti nombor siri ubat.
 Drug Name: masukan input nama ubat.
 Order Name: maklumat untuk menerangkan nama untuk dimasukkan
kedalam invois
 Dosage: dos pengambilan ubat oleh pesakit.
 Quantity Available: bilangan ubat yang terdapat dalam stok klinik
 Quantity Alert: bilangan stok ubat yang berstatus kritikal di dalam stok.
Sistem akan memaparkan ikon “Drug Alert” pada “status bar” di bawah
pada skrin utama.
Drug Stock Alert.
klik dua kali untuk membuka
“Drug Maintenance”
iv. Klik “Commit” untuk sahkan semua maklumat.
v. Klik butang “Clear” untuk setkan semula.
vi. Klik butang “Update” untuk mengemaskini.
vii.
Keterangan ini adalah untuk kemudahan untuk peringatan sekiranya untuk
membuat pengurusan ubat pada skrin “Pharmacy” . kuantiti ubat akan ditolak jika
berdasarkan keterangan di bawah.
i. “Measure Unit”: untuk mengenalpasti kuantiti unit ubat contoh unit (botol ,
grams)
43

44. ii. “Default Qty at Pharmacy” : ia adalah kuantiti ubat yang akan dipaparkan
pada “Payment” iaitu “Drug Qty”
iii. “Stock Location”: menerangkan lokasi ubat itul diletakkan. Contoh :-
nombor rak ubat.
iv. “Price per Unit”
 Normal : harga seunit ubat yang biasa dan bukan ditentukan oleh
panel
 Panel : harga seunit ubat yang dibeli oleh pesakit yang didaftarkan
dibawah mana-mana syarikat panel.
 Cost : harga kos ubat seunit. Digunakan untuk dinyatakan dalam
laporan klinik untuk mengetahui jumlah pendapatan untuk ubat
sahaja.
v. “Supplier”: Syarikat yang membekal ubat kepada klinik. Maklumat ini
digunakan di dalam fungsi “Inventory Order”. Nama pembekal hendaklah
didaftarkan terlebih dahulu pada fungsi “Supplier”. Gunakan butang “…”
untuk memilih nama pembekal yang telah didaftarkan.
vi. “Remarks” – catatan untuk ubat (sekiranya ada).
vii. “Drug Type” : jenis kumpulan dadah yang memudahkan pengelasan sesuatu
ubat sekiranya membuat sesuatu laporan untuk kumpulan ubat yang
disalurkan kepada pesakit. Sila rujuk RPT07 – Drug Dispense Report pada
bahagian Report.
viii. “Frequently User Drug”- Jenis ubat yang sering dibeli oleh pesakit.
Tandakan √ sekiranya perlu. Ubat tersebut akan masuk ke paparan
“Frequently Used” pada skrin “Display”.
ix. “Drug Usage” : kumpulan ubat yang menyerupai penggunaan ubat yang
lain. “Drug Type” dan “Drug Usage” boleh dikemaskini pada tab “Setup”
x. Klik pada butang "Clear" untuk membatalkan segala aktiviti penambahan
dan fungsi ini menetapkan semula skrin kepada keadaan asal.
xi. Setelah membuat penambahan atau pengubahsuaian maklumat. Klik pada
butang “Commit” untuk mengesahkan maklumat yang dimasukkan dan
klik pada butang “Update” untuk mengesahkan semua pengubahsuaian.
Fungsi-fungsi butang yang lain
Update : Untuk mengemaskini semua perubahan rekod dan maklumat cth :-
Drug Qty , Drug Name.
Delete : Untuk menyingkirkan maklumat ubat yang telah dipilih pada jadual
“Drug List”
44

45. Misc : Tab ini digunakan untuk inventori maklumat ubat. Fungsi ini boleh
mencetak laporan inventory dan laporan pergerakan ubat.
Setup : Tab ini adalah untuk mengemaskini “Drug Type” dan “Drug Usage”
Langkah-langkah untuk mencetak laporan stok;
i. Pilih nama ubat pada senarai ubat pada “Drug Inventory”
ii. Tandakan Stock with quantity alert.
iii. Tandakan Stock with expiry alert.
iv. Tandakan “From this Supplier” untuk memaparkan pembekal yang membekal
ubat tersebut. Maklumat pembekal hendaklah dimasukkan terlebih dahulu
pada “Maintenance > Supplier”.
v. Pilih jenis laporan yang dikehendaki pada senarai “Report Name”
vi. Klik pada butang “Print Report” untuk memaparkan laporan yang akan dicetak.
vii. Butang “Export to Notepad” adalah untuk mengeksport laporan yang
dikehendaki di dalam format .txt (notepad). Tujuan fungsi ini adalah untuk
pengubahsuaian maklumat pada Microsoft Excel.
Langkah untuk menambah maklumat “Drug Type” / “Drug Usage Setup” :
i. . masukkan dua nombor digit pada kotak “Code”(tiga huruf untuk kotak kod
“Drug Usage”)
ii. Masukkan keterangan “Drug Type/ Drug Usage” pada kotak Description.
iii. Klik “Add” untuk simpan rekod
3.3 Barang Guna Pakai
Barang Guna Pakai adalah bahan fizikal yang digunakan selain ubat. Digunakan untuk
operasi klinik yang dibekalkan oleh pembekal. Contoh bahan yang digunakan adalah
seperti botol dan kapas.
Fungsi ini digunakan untuk merekod, mengemaskini dan memadam rekod barang.
rekod ini digunakan pada skrin “Inventory Order” untuk membuat tempahan pada
pembekal di mana pengguna boleh memilih stok boleh guna untuk tujuan tempahan.
Langkah untuk membuka skrin “Disposable”
i. Klik pada butang “Maintenance” pada skrin utama
ii. Klik butang “Disposable”
iii. Paparan seperti rajah dibawah akan terpapar.
45

46. Langkah untuk menambah barang boleh guna yang baru;
i. Klik pada butang “New”, kesemua ruangan akan dikosongkan kecuali ruangan
“Stock ID” yang akan dijana secara automatik.
ii. Masukkan maklumat stok seperti ;
a) “Stock Name” :- Nama stok yang dikehendaki
b) “Description” :- keterangan mengenai barang yang dimasukkan
c) “Measure Unit” :- unit anggaran/ ukuran
d) “Supplier” :- Klik pada butang ‘…’ untuk memaparkan senarai pembekal)
e) Pilih Pembekal
f) Remarks – catatan berkenaan dengan stok yang dimasukkan.
g) Untuk set semula masukan input klik butang “Clear” dan masukkan
semula maklumat stok boleh guna yang baru.
h) Setelah maklumat telah selesai dimasukkan. Klik “Commit” untuk
menyimpan rekod stok.
i) Setelah selesai klik “Update” untuk mengemaskini semua maklumat yang
telah dimasukkan.
Untuk membuang rekod stok
i. Klik pada mana-mana stok pada senarai stok. Stok yang dipilih akan ditandakan
warna ungu.
ii. Klik butang delete kemudian akan terpapar arahan yang bertulis “Delete This
Material Record”.
46

47. iii. Klik “Yes” untuk membuang rekod. Klik “No” untuk membatalkannya.
3.4 Alahan
Maklumat alahan digunakan dalam skrin “Patient Register” di mana doktor akan
memilih alahan yang telah ditetapkan untuk seorang pesakit yang menunjukkan
bahawa pesakit yang mempunyai alahan ini.
i. Untuk membuka skrin Alahan ,Klik “Maintenance” pada menut utama;.
Maintenance
ii. Klik “Allergy”;
47

48. Skrin Alahan
Senarai ubat di dalam klinik akan dipaparkan secara automatik. Senarai ubat ini adalah
untuk menghubungkan alahan kepada ubat-ubat yang sesuai. Di dalam skrin
Consultation terdapat arahan sekiranya pesakit tersebut mempunyai alahan.
Langkah-langkah untuk mendaftarkan allergy yang baru ke dalam sistem
i. Klik butang “New” kesemua ruangan akan dikosongkan kecuali Allergy ID.
Allergy ID yang baru akan dipaparkan pada kotak Allergy ID. Button
“New” akan ditukarkan kepada “Commit”, butang “Clear” akan
diadakan dan butang “Update” akan dihilangkan.
ii. Masukkan maklumat alahan seperti berikut.
a. “Allergy Name” – nama alahan
b. “Description” - keterangan alahan.
c. Remarks – catatan tambahan pada alahan yang akan didaftarkan.
iii. Anda boleh memilih ubat alahan pada bahagian senarai ubat yang
dipaparkan pada bahagian “Give alert when assign this drug to
patient”. Anda boleh memilih lebih dari satu jenis ubat yang
bersesuaian dengan alahan.
iv. Klik butang “Commit” untuk menyimpan data yang dimasukkan jika selesai.
v. Klik butang “Clear” untuk mengosongkan kotak untuk membuat masukan
semula maklumat alahan.
48

49. Fungsi-fungsi yang lain
i. “Update” untuk menyimpan maklumat setelah selesai
ii. “Delete” untuk memadam rekod alahan.
Untuk mendaftarkan pesakit yang mempunyai alahan
i. Masukkan / Pilih nama pesakit pada menu “Patient Register”
ii. Pilih tab “Allergy” seperti gambarajah di bawah.
Skrin Patient Details
iii. Pilih jenis-jenis alahan yang berkaitan dengan pesakit. Kemudian klik
Update.
iv. Klik Register Consultation jika pesakit hendak berjumpa doktor. Sekiranya
tidak klik “Update” sahaja.
Gambar Skrin runding cara sekiranya pesakit mempunyai alahan;
49

50. Skrin Runding Cara
Apabila pesakit menghidapi penyakit alahan. Tab pada sesi Consultation akan
bertulisan merah sekiranya pesakit tersebut mempunyai alahan. Doktor boleh
menjalankan proses Consultation seperti biasa.
3.5 Penyelenggaraan Panel
Skrin ini digunakan untuk menyenaraikan maklumat syarikat panel yang
digunakan untuk menaja rawatan pesakit yang bekerja di syarikat panel. Ini
membolehkan majikan pesakit atau syarikat insurans sebagai pihak ketiga yang
menyediakan faedah perubatan pesakit seperti Mediclinic dan ING.
Untuk membuka skrin “Panel Maintenance”
i. Klik “Maintenance” pada skrin menu utama.
50

51. Maintenance
ii. Klik pada “Panel”
Panel
iii. Skrin seperti ini akan dipaparkan.
51

52. Skrin Panel Maintenance
Langkah-langkah untuk mendaftarkan panel ke dalam sistem.
i. Klik pada butang New. Kesemua ruangan akan dikosongkan kecuali “Panel ID”.
Setelah menekan butang “New” , butang “New” akan bertukar kepada
“Commit” dan butang “Update”akan ditutup secara automatic .
ii. Masukkan maklumat panel pada ruang yang disediakan
a. Panel Code – kod untuk syarikat
b. Panel Name – nama syarikat yang menjadi panel
c. Department – nama jabatan syarikat yang menjadi panel (boleh
digunakan sebagai baris pertama alamat syarikat)
d. Address 1 / Address 2 / Postcode – alamat dan poskod syarikat panel.
e. Tel No / Fax No – nombor telefon dan nombor faks syarikat
f. Contact Person – wakil syarikat untuk dihubungi
g. Status –
 Panel – syarikat yang menjadi panel. bayaran rawatan bagi
pesakit yang didaftarkan akan akan ditaja oleh syarikat ini.
 Not Panel : Majikan yang tidak menjadi panel
 Suspended : Majikan ini adalah panel , tetapi
perkhidmatannya dihentikan dan tiada bayaran yang akan
52

53. dikenakan kepada panel ini. Pesakit yang bekerja di bawah
panel ini perlu membayar kos rawatan mereka sendiri.
h. Limit Amount – jumlah maksimum untuk setiap kos rawatan yang
dibenarkan oleh syarikat. Jumlah bayaran ini akan dipaparkan pada
Medication & Charges
i. “Remarks” – catatan (jika ada).
j. Setelah selesai masukkan maklumat panel. klik butang “Update”
k. Jika hendak memadam rekod panel. pilih satu panel yang dikehendaki.
Klik “Delete”.
3.6 Tuntutan Panel
Untuk membuka fungsi ini. Klik “Finance” kemudian klik ikon “Panel Claim”
untuk membuka “Panel Claims Summary” .
i. Panel Claims Summary – digunakan untuk menyenaraikan rekod
tuntutan yang dibuat sebelum ini.
ii. Claim Details – digunakan untuk memilih , memaparkan dan
mengemaskini rekod runding cara untuk membuat tuntutan kos
rawatan.
53

54. i. Panel - Anda boleh memilih nama syarikat dengan menekan butang
“…” pada ruangan panel.
ii. Claim Date – masukkan tarikh mula (from date) dan tarikh akhir (to
date) untuk tempoh tuntutan
iii. Claim Aging – untuk setiap tuntutan yang telah dibuat. Anda boleh
mengesan pembayaran yang telah diterima. Rujuk kepada seksyen
Claim Aging untuk maklumat lanjut.
iv. Print Aging Summary – Untuk setiap tuntutan bayaran yang telah
dibuat. Anda boleh memantau pembayaran yang telah dilakukan.
Rujuk seksyen “Claim Aging” untuk maklumat lanjut.
Anda boleh klik pada butang “Refresh List” setiap kali selepas melakukan
perubahan pada rekod tuntutan. Klik pada butang “Clear” untuk memadam
masukan yang telah dilakukan.
Antara fungsi-fungsi yang lain.
i. New Claim – untuk membuat tuntutan pembayaran yang baru. Jika butang
ini ditekan, sistem akan memaparkan skrin “Claim Details”.
ii. Claim Details – untuk memaparkan rekod tuntutan yang telah dikemaskini.
Klik pada nama syarikat panel kemudian kilk pada “Claim Details” , sistem
akan memaparkan rekod nama pesakit di bawah panel syarikat tersebut.
iii. Print Claim - untuk memaparkan jumlah kos rawatan pesakit.
iv. Print Letter - untuk memaparkan surat tuntutan untuk dihantar kepada
syarikat panel. (pilih format surat tuntutan terlebih dahulu)
v. Masukkan jumlah kos tuntutan di dalam huruf seperti ‘LIMA PULUH
SEMBILAN RINGGIT MALAYSIA SAHAJA’ seperti gambarajah di bawah.
Kemudian klik “OK”
54

55. vi. Contoh format surat yang akan dipaparkan:
a.
vii. Klik butang “Update” jika selesai.
Claim Aging
Paparan ini digunakan untuk memantau setiap bayaran yang diterima oleh
syarikat dan juga tuntutan daripada syarikat yang sama.
Langkah untuk menggunakan fungsi Claim Aging:
i. Pada skrin “Panel Claim Summary”. Klik pada nama syarikat panel yang
hendak diproses.
ii. Klik pada butang “Claim Aging” . paparan seperti di bawah akan dipaparkan.
55

56. Skrin Panel Aging
iii. Nama syarikat bagi tuntutan yang dibuat akan dipaparkan pada bahagian
atas dengan butir-butir tuntutan rekod.
iv. Anda juga boleh memilih rekod tuntutan yang lain (untuk syarikat yang
dipaparkan pada skrin).
v. Rekod yang pertama akan dipaparkan dalam jadual “Progress Details”.
vi. Jika terdapat apa-apa bayaran yang diterima oleh syarikat.
vii.Klik butang “Clear Input” untuk mengosongkan ruangan pada “Progress
Details”
viii. Pilih tarikh bayaran
ix. Pilih jenis bayaran sebagai “Debit”. Pilihan jenis bayaran sebagai “Credit”
adalah apabila bayaran yang diterima oleh syarikat adalah bayaran
seperti bayaran cek.
x. Pilih “Mode” atau jenis bayaran samaada bayaran berjenis Cek , bayaran
tunai, kad kredit atau bayaran secara bank in.
xi. Masukkan nilai bayaran
xii. Sertakan nombor dokumen (Doc No) untuk pembayaran oleh syarikat panel
menggunakan kaedah “Bank In”. nombor dokumen ini adalah sebagai
rujukan seperti nombor resit atau nombor rujukan pembayaran.
56

57. xiii. Pilih nama bank di mana pembayar tersebut telah membuat bayaran.
xiv. Masukkan nombor cek sekiranya pembayaran tersebut menggunakan
cek.
xv. Klik butang “Add”. Maklumat yang telah dibuat akan dimasukkan ke dalam
“Progress Table”
xvi. Klik butang “Save”. Untuk mengesahkan sebarang perubahan.
xvii. Anda juga boleh klik pada “Print Statement Invoice” untuk memaparkan
invois pembayaran.
xviii. Anda juga boleh mencetak penyata pembayaran kepada syarikat dengan
menekan butang “Print Statement for Company”.
Skrin seperti ini akan dipaparkan.
 Pilih tarikh mula pada format di dalam tahun dan bulan (YYMM) daripada
tarikh yang akan dicetak. Pilihan tarikh akan bermula dari bulan pertama
rekod pembayaran yang terdapat pada syarikat.
 Klik “OK”untuk memaparkan laporan yang dikehendaki.
3.7 Pembekal
Fungsi Supplier adalah digunakan untuk mendaftarkan maklumat syarikat yang
menyediakan servis membekal ubat-ubatan, peralatan klinik. Kepentingan
fungsi ini adalah untuk merekod kuantiti ubat yang dibekalkan kepada klinik
tanpa membuat semakan secara manual untuk urusan mengira stok.
Untuk membuka fungsi ini. Klik pada “Maintenance” pada menu utama dan klik
pada ikon “Supplier”. Skrin seperti ini akan dipaparkan.
57

58. Skrin Supplier Maintenance
Langkah untuk mendaftarkan maklumat pembekal di dalam sistem.
i. Klik butang “New”. Kesemua ruangan “Supplier Details” akan dikosongkan
butang “New” akan menjadi butang “Commit”dan butang “Clear” akan
di buka dan butang “Update” akan dihilangkan.
ii. Masukkan maklumat pembekal (“Supplier”) dengan betul
a. “Supplier Code” – kod bagi pembekal
b. “Supplier Name” – nama syarikat pembekal.
c. “Address 1 / Address 2 / Postcode” – alamat surat menyurat
syarikat pembekal.
d. “Tel No / Fax No” – nombor telefon dan nombor faks syarikat
pembekal.
e. “Contact Person” – nama pegawai syarikat untuk dihubungi.
f. Status –
i. “Active” : Syarikat yang masih aktif menjadi pembekal dan
masih berurusan kepada klinik.
ii. “Not Active” : Syarikat yang bukan lagi sebagai pembekal
ubat-ubatan
58

59. iii. “Suspended” : Syarikat pembekal yang mempunyai masalah
apabila berurusan dengan klinik. Klinik perlu menghentikan
sebarang perjanjian perniagaan kepada pembekal ini.
g. “Remarks” : catatan kepada pembekal ini.
h. Klik butang “Clear” sekiranya untuk membatalkan kemasukan.
Sistem akan memaparkan maklumat seperti keadaan asal.
i. Klik butang “Commit” apabila semua maklumat telah siap
dimasukkan. Sistem akan menyenaraikan maklumat syarikat pada
senarai syarikat pembekal (Supplier List).
j. Setelah selesai memasukkan maklumat pembekal. Klik butang
“Update” untuk mengemaskini maklumat pembekal ke dalam
sistem.
k. Untuk memadam maklumat pembekal. Klik pada nama pembekal
kemudian klik butang “Delete” untuk memadam nama pembekal
tersebut.
3.8 Tempahan Stok
Fungsi “Inventory Order” untuk membuat tempahan ubat-ubatan dan peralatan
klinik daripada syarikat pembekal. Sebelum membuat sebarang tempahan. Ubat
yang terdapat di dalam senarai hendaklah disetkan dengan nama pembekal
pada skrin penyelenggaraan ubat (“Maintenance > Medicine”)
Untuk membuka fungsi ini. Klik pada “Toolbar” klik pada ikon “Stock Order”
kemudian skrin “Inventory Order” akan dipaparkan. Tempahan yang pertama
akan dipaparkan terlebih dahulu di dalam senarai tempahan.
59

60. Skrin Inventori Order
Langkah untuk membuat tempahan stok
i. klik butang “Create” button. Semua ruangan akan dikosongkan
ii. masukkan tajuk tempahan pada ruangan “Order Title”.
iii. Masukkan nombor invois pada ruangan “Invoice Title”
iv. Klik butang “…”untuk memilih nama pembekal. Pop-up yang akan
dipaparkan adalah senarai pembekal yang telah direkod pada menu
“Supplier” akan dipaparkan seperti berikut.
60

61. v. taip nama syarikat yang terdapat di dalam senarai atau pilih syarikat yang
dikehendaki. Klik dua kali atau pun klik butang Ok
vi. nama pembekal akan dipaparkan pada kotak “Supplier”.
vii. Pilih nama ubat yang dibekalkan oleh pembekal yang dipilih. Klik pada
butang ‘…’ untuk mengeluarkan senarai ubat yang hendak ditempah
daripada pembekal.
viii. paparan pop-up seperti ini akan dipaparkan. Pilih salah satu ubat yang
dikehendaki. Kemudian klik OK.
ix. masukkan kuantiti yang hendak ditempah pada kotak “Quantity”
x. masukkan catatan pada kotak “Remark” jika perlu.
xi. Klik butang “Add” untuk meletakkan maklumat tempahan di dalam jadual
tempahan di bawah.
xii. Ulangi proses yang sama jika hendak membuat tempahan barang yang lain
dari pembekal yang sama.
xiii. Anda boleh membatalkan tempahan dengan menekan butang “Cancel
Order”.
xiv. Setelah selesai membuat semua tempahan. Klik butang “Create Order”
untuk mengakhiri proses pesanan tempahan yang telah dibuat.
61

62. Fungsi- fungsi yang lain
i. “Print Order” : fungsi ini adalah untuk mencetak laporan tempahan
dengan klik pada senarai tempahan yang ingin dibuat kemudian klik
butang ini.
ii. “Update Order” : digunakan untuk mengesahkan maklumat jika terdapat
sebarang perubahan data tempahan.
iii. “Order Received” : jika pesanan tempahan telah diterima. Fungsi akan
dikemaskini secara automatic mengemaskini kuantiti ubat dan peralatan
yang telah diterima.
iv. “Cancel Order” : digunakan untuk membatalkan sebarang tempahan.
3.9 Tetapan Yuran
“Static Fee “ digunakan sebagai caj perkhidmatan sekiranya terdapat rawatan
tambahan seperti suntikan, kaunseling dan sebagainya.
Untuk membuka skrin “Fee Setup” klik ikon “Maintenance”, kemudian klik ikon
“Fee Setup” dan skrin seperti ini akan dipaparkan.
Skrin Tetapan Yuran
62

63. Langkah untuk membuat rekod Static Fee.
i. Klik pada butang “New”. Kesemua ruangan akan dikosongkan kecuali Fee ID
di mana sistem akan memaparkan nombor ID yang baru untuk rekod yang
baru. Butang “New” akan bertukar menjadi “Commit” sebagai butang
pengesahan apabila terdapat masukan rekod yang baru.
ii. Masukkan nama yuran yang baru pada bahagian “Description”.
iii. Masukkan jumlah yuran pada kotak “Fee Amount” .
iv. Masukkan catatan pada bahagian “Remarks”.
v. Klik butang “Commit” untuk membuat rekod.
vi. Klik butang “Clear” untuk memaparkan skrin pada keadaan asal.
vii. Untuk mengubah butiran rekod. Pilih rekod yuran, ubah di mana yang
dikehendaki kemudian klik butang “Update”.
viii. Untuk membuang mana-mana rekod “Static Fee”. Klik pada butang “Delete”
63

64. 4.0 PENTADBIRAN
Fungsi Pentadbiran merangkumi pelbagai tugasan untuk menstabilkan sistem C-Magsys.
Fungsi ini boleh diakses pada ikon “Admin” pada menu utama seperti rajah di bawah.
Admin
Menu pentadbiran yang akan dipaparkan;
Staff
Password
Reports
Configuration
Attendance
QMS
64

65. 4.1 Fungsi Log Masuk Dan Keluar Staf
Fungsi ini adalah untuk membuat rekod kedatangan staf untuk bekerja setiap
hari. Fungsi ini agak ringkas kerana dapat merekod kehadiran melalui sistem
computer seperti penggunaan “Punch Card”. Semua maklumat kehadiran boleh
dilihat dan dicetak pada fungsi “Staff Attendance Report” sebagai rujukan.
Untuk membuka laporan kehadiran ini. Klik pada menu Maintenance kemudian
klik pada pada ikon “Staff Login/ Logout”. Paparan pada sistem adalah seperti
rajah di bawah.
Skrin Log Masuk Dan Keluar Staf
Nota:
a. Maklumat Staf hendaklah dimasukkan terlebih dahulu pada Menu
“Administration” > “Staff”
b. Staf yang bertugas di klinik hendaklah membuat rekod kehadiran apabila
masuk waktu kerja dan selepas selesai waktu kerja pada hari yang sama.
65

66. Langkah untuk merekod kehadiran pada fungsi Login / Logout
i. Klik pada butang “…” untuk memilih nombor ID staf
ii. Masukkan Password
iii. Masukkan catatan pada bahagian remarks
iv. Klik butang Login untuk merekod masa kedatangan kerja
v. Klik logout setelah tamat bekerja.
4.2 Maklumat Staf
Fungsi ini adalah untuk mencipta profil untuk tujuan merekod maklumat pekerja
yang menggunakan sistem C-Magsys. Pada menu Admin klik pada ikon Staff
untuk membuka skrin “Staff Details” .
Skrin Maklumat Staf
66

67. Nota : maklumat staf akan disenaraikan pada bahagian “Staff List” dan tugasan
staf akan disenaraikan pada Task List seperti di dalam gambar. Setiap tugasan
staf adalah bergantung kepada nama staf yang terlibat mengikut tugasan
masing-masing.
Langkah untuk mencipta profil pengguna :
i. Klik pada butang “New” kesemua ruangan akan dikosongkan kemudian
butang “New” akan bertukar kepada butang “Commit”.
ii. “Staff ID” akan dijana secara automatik oleh sistem.
iii. ID hendaklah unik dan tidak sama dengan ID staf yang telah sedia ada.
iv. Tandakan √ pada tugasan yang akan dilakukan pada staf tersebut.
a. Tugas-tugas yang diberikan merupakan kuasa bagi staf sebagai
pengagihan tugas yang diberikan.
b.Tandakan √ pada senarai mengikut staf yang dipilih.
c. Setiap staf boleh memilih lebih dari satu tugasan mengikut
keperluan staf tersebut.
v. Tugasan-tugasan yang utama adalah seperti berikut:
i. SC015 – Tugasan “All Screen” ini adalah untuk seseorang
pengguna dapat melakukan semua tugasan dan
memantau setiap tugasan yang dilakukan oleh staf yang
lain.
ii. BT001 hingga BT004 – Butang untuk pengurusan
pembayaran dan farmasi.
iii. SP001 – Untuk pengguna yang boleh mendaftar
perundingan belakang-tarikh (back-dated consultation)
iv. SP002 – untuk pengguna yang boleh mengubah bahagian
perundingan tanpa mengira tarikh dan status.
 Mesej ralat akan dipaparkan sekiranya pengguna yang tidak boleh membuka
sesuatu fungsi yang tidak ditanda pada pengguna tersebut.
vi. klik butang “Commit” untuk mengesahkan butiran yang dimasukkan.
vii. Klik butang “Clear” untuk membatalkan aktviti pendaftaran pengguna. Kesemua
ruangan akan dikosongkan kepada keadaan asal.
Fungsi yang lain.
i. Reset Password : untuk mengubah semula password kepada yang asal. Klik
nama pengguna pada bahagian “Staff List” nama staf yang dipilih akan
ditanda dengan warna ungu dan klik pada butang “Reset Password”
kemudian klik butang “Yes”. Katalaluan akan diubah semula kepada
67

68. “PASSWORD” dan nama pengguna (username) masih menggunakan nama
yang sama. Klik butang “Update” untuk mengesahkan pengemaskinian
yang telah dibuat.
ii. Update : digunakan untuk mengesahkan pengemaskinian terhadap
sebarang perubahan seperti mendaftar , tukar katalaluan dan segala
perubahan yang telah dibuat pada skrin.
iii. “Delete” : untuk memadam maklumat pengguna yang tidak bekerja lagi di
klinik.
4.3 Penukaran Katalaluan
Fungsi ini adalah untuk menukar kata laluan pengguna (kata laluan kepada
pengguna yang sedang log masuk sahaja). Pada skrin Admin klik ikon
“Password” untuk memaparkan skrin seperti di bawah.
Langkah-langkah untuk menukar katalaluan
i. Masukkan katalaluan yang digunakan sekarang.
ii. Masukkan katalaluan yang baru dan masukkan katalaluan yang sama pada
kotak pengesahan katalaluan.
iii. Klik butang “OK” untuk melengkapkan proses.
68

69. 4.4 Tetapan Klinik
Tetapan klinik adalah untuk memasukkan butiran klinik bagi cawangan klinik
yang menggunakan sistem ini. Bagi tujuan keselamatan komersil. Kebanyakan
maklumat di skrin ini tidak boleh diubah dan berkeadaan tetap. Sila hubungi
sokongan teknikal C-Magsys untuk membuat sebarang pertukaran.
Pada menu utama klik butang “Admin” kemudian klik ikon “Configuration”.
Paparan akan dikeluarkan seperti rajah di bawah.
Skrin Tetapan Klinik
Nota : hanya maklumat di dalam kotak yang berwarna putih sahaja yang
dibenarkan untuk sebarang pengubahsuaian.
Langkah untuk mengubah parameter
a. ubah maklumat pada ruangan yang tertentu sekiranya diperlukan.
b.Klik butang “Update”
69

70. Antara fungsi yang lain.
i. “Enable Messenger” checkbox:
a. “C-Magsys Messenger” adalah fungsi yang terdapat di dalam
pengguna C-Magsys untuk berhubung di antara satu sama lain.
Penggunaan fungsi ini adalah sama seperti Yahoo Messenger ,
MSN Messenger tetapi fungsi ini hanya digunakan di dalam
sistem C-Magsys ini sahaja.
b.Tandakan √ “Checkbox” yang bertulis “Enable Messenger”
c. Klik butang “Update”
ii. “Print Brief Receipt Format”
a. Pada menu bayaran pesakit di kaunter. Terdapat fungsi untuk
mencetak resit untuk diserahkan kepada pelanggan.
b.Apabila menanda √ pada “Print Brief Receipt Format” resit akan
memaparkan garisan sebagai “Medication (ubat)” untuk semua
jenis perubatan yang diberikan kepada pesakit / pelanggan.
c. Sekiranya kotak ini tidak ditandakan kesemua “item” perubatan
akan dipaparkan
d.Klik butang “Update” untuk pengesahan setelah membuat
sebarang perubahan.
iii. “Doctor have to choose room during startup”
a. Pilihan ini adalah untuk kegunaan doktor sekiranya terdapat lebih
dari satu doktor yang ditugaskan untuk membuat consultation
pada satu masa dan menggunakan Q-Magsys
b.Apabila menanda pilihan ini , selepas doktor login sistem ini. Sistem
akan memberi pilihan kepada doktor tentang bilik dimana doktor
akan membuat perundingan dengan pesakit.
c. Apabila doktor memilih pesakit untuk sesi “consultation” , pada
screen Q-Magsys akan memaparkan mesej dimana pesakit perlu
masuk ke nombor bilik doktor seperti yang dinyatakan.
4.5 Tetapan Bilik Klinik
Fungsi ini digunakan untuk menentukan nombor bilik yang terdapat di dalam klinik
sebagai penentuan lokasi bilik di mana doktor itu sedang bertugas. Selepas klik pada
butang “Clinic Rooms” paparan seperti di bawah akan dipaparkan.
70

71. Langkah-langkah untuk menetapkan bilik di dalam klinik.
i. Klik pada “Room 1” atau “Room 2”
ii. Masukkan nama bilik pada ruangan Room Name (jika ada)
iii. Masukkan status bilik samaada “Yes” atau “No”
iv. Untuk memadam nama bilik sekiranya tidak diperlukan, klik butang
“Delete”
v. Klik butang “Update” jika selesai.
4.6 Tetapan Semula Runding Cara
a. Apabila terdapat perundingan yang masih berstatus “In Progress”. Rekod
pesakit ini dikunci untuk mengelakkan pengguna lain mengemaskini
rekod
b. Kadangkala jika terdapat kerosakan teknikal kepada computer rekod
yang dibuat kemungkinan akan hilang dan mekanisma “locked” akan
dikunci dan tiada siapa yang boleh mengubahsuai rekod tersebut
c. Anda juga boleh menggunakan fungsi ini untuk “unlock” rekod ini.
71

72. d. masukkan ID pesakit kemudian klik “Find”. Sistem akan menunjukkan
“Visit Date” dan “Status” sekiranya terdapat rekod “In Progress” untuk
ID pesakit itu.
e. Klik “Reset” untuk “Unlock” rekod
iv. Show Error Log : untuk memaparkan log jika berlaku sebarang ralat.
v. Show Access Log : untuk memaparkan rekod log akses pengguna di
dalam sistem.
4.7 Tetapan Giliran
Jika klinik anda mempunyai perisian Q-Magsys. Klinik tersebut boleh
menggunakan skrin ini untuk mengadakan fungsi perkataan bergerak dan
panggilan pesakit melalui suara
Pada menu “Admin” klik ikon “QMS” untuk membuka skrin ini;
Skrin Tetapan Giliran
72

73. Fungsi yang terdapat pada skrin ini
i. “Scrolling Text1” : boleh memasukkan 100 aksara perkataan untuk
memaparkan mesej yang pertama pada bahagian bawah Q-Magsys
ii. “Scrolling Text2” : boleh memasukkan 100 aksara perkataan untuk
memaparkan mesej yang kedua pada bahagian bawah Q-Magsys
iii. “Scrolling Text3” : boleh memasukkan 100 patah perkataan untuk
memaparkan mesej yang ketiga pada bahagian bawah Q-Magsys
iv. “Calling Text” : anda boleh memasukkan 100 aksara perkataan untuk
memaparkan mesej dimana nama pesakit itu akan dipanggil. Mesej ini
boleh digunakan untuk semua pesakit yang hadir untuk diberi rawatan.
Contoh : sekiranya anda menggunakan mesej yang bertulis “sila masuk
sekarang”. Nama pesakit adalah “Ahmad” mesej yang akan dipaparkan “Ahmad ,
sila masuk sekarang”.
v. skrin QMS header flash file : pilihan ini adalah untuk mengenalpasti fail
berjenis flash sebagai “header” pada skrin Q-Magsys.
vi. Calling audio : pesakit kebiasaannya akan dipanggil menggunakan bahasa
yang berbeza seperti bahasa melayu, bahasa inggeris , bahasa cina. Anda
boleh membuat rakaman suara dan boleh memilih bahasa yang sesuai
untuk dipaparkan pada skrin pesakit.
Note : computer mesti disambungkan dengan mikrofon jika hendak menggunakan
fungsi ini;
Contoh :
a. Klik pada “Malay”
b.Klik pada “Start Record” dan rakamkan suara “sila masuk sekarang”
c. Klik “Stop Record” jika selesai.
d.Buka skrin pesakit , pilih nama pesakit contoh : Ahmad , buka tab
“Misc” untuk panggilan bahasa kemudian klik “Update”
e.Apabila Ahmad akan dipanggil, suara akan dikeluarkan adalah
“Ahmad, sila masuk sekarang”.
vii. “Clear Patient Que” : fungsi ini akan memadam kesemua nama pesakit
yang di dalam giliran
viii. “ Save Setting “: klik butang ini sekiranya setelah selesai membuat semua
konfigurasi pada skrin QMS.
73

74. 4.8 Salinan Pengkalan Data
C-Magsys dan Q-Magsys menggunakan pangkalan data yang sama. “platform”
yang digunakan adalah menggunakan MySQL iaitu pangkalan jenis sumber
terbuka. Anda digalakkan untuk membuat salinan pangkalan data ini setiap hari
terutamanya selepas tamat waktu bekerja (selepas pengiraan EOD) . Kelebihan
fungsi ini adalah untuk keselamatan sekiranya berlaku perkara yang tidak
diingini seperti kerosakan hard disk, virus dan lain-lain lagi.
Pada menu “Admin”, klik pada ikon “Backup”untuk membuka skrin ini.
Sistem akan menamakan fail untuk salinan pada kotak “Backup File Name” .
Nama fail tersebut akan dimasukkan bersama dengan tarikh fail tersebut.
Contoh CMagSysBckp120412.sql. sebaiknya adalah menggunakan media luaran
seperti external hardisk , pendrive untuk menyimpan pangkalan data ini.
74

75. Langkah untuk membuat salinan.
i. Masukkan media storan seperti pendrive, external hardisk pada
computer.
ii. Klik butang “…” untuk mencari lokasi media storan tersebut.
iii. Setelah memilih lokasi. Klik sekali sahaja pada butang “backup”.
iv. Kotak mesej akan dipaparkan setelah selesai.
75