eventmanagement

2. Agenda
• Ausgangslage
• Praxisbeispiel-Jubiläumsaktivitäten
– Kalender
– Festakt/Sonderausstellung/Show
– Geocache
• Erfolgsfaktoren
2

3. Ausgangslage
• Sportvereine haben häufig eine lange
Tradition und einen langen Bestand
– Folge: grosse Vereinsjubiläen sind vorzubereiten
• Erkenntnisse vorheriger Jubiläumsaktivitäten
nicht mehr abrufbar
• Vorstand benötigt spezielle Ressourcen
zusätzlich zum operativen Alltagsgeschäft
– Event-Kommitee
– Budget
– Eventplanung 3

4. Praxisbeispiel: 150 jähriges
Jubiläum des TV Müllheim (TVM)
• letztes grosses Vereinsjubiläum
– 1988: 125 Jahre TVM
• 2013: Jubiläumsjahr für das 150 jährige
Bestehen des Vereins
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5. Planungsphase 150 Jahre TVM
Zeitverlauf Kategorie Details
2010
•3 Jahre vor Event
Event-Team • Erste Planung von Jubiläumsaktivitäten
• Quartalsweise Sitzungen
• Rückmeldung an Vorstand und via TVM
Newsletter
Reservierung Lokalitäten
2011
•2 Jahre vor Event
Antrag auf Sportplakette bei Bundespräsident
2012
•1/2 Jahr vor Event
und 4 Wochen vor
Event
Pressmappe und Pressevent
permanent • Übersicht aller Aktivitäten in Newsletter, TVM
Web
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6. • Jubiläumskalender statt Vereinsbroschüre
• Professionelles Layout
• Vereinshistorie und aktuelle Darstellungen
von Abteilungen/Gruppen/Events in
Kalenderform
• Verkauf ab Okt-12 in Müllheim
• Verkaufspreis:10 EUR
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7. Operative Phase-Kalender
Zeitverlauf Kategorie Details
2011
•2 Jahre vor
Event
Jubiläums-
kalender
• Erstellung Konzept
• 12 Kalenderblätter für Abteilungen,
Gruppen, Events
• Spezielles Blatt für Vereinsgeschichte
• Erstellung Kalendarium
• Abstimmung Layout Cover durch Funktionsträger
2012
•1 Jahr vor
Event
• Sammlung Bildmaterial
• Erstellung Texte
Outsourcing:
•Design/Layout: Grafik-Designer
•Texte: Lektorat
•Druck
Ende 2012 • Marketingaktivitäten
• Flyer
• Auslage in Geschäften
• Verkauf bei internen Veranstaltungen 7

8. Programm zum Festakt
Drei Varianten über ein Lied von Carl Philipp Emmanuel
Bach Thema, Variation I, II, III Felix Goulesque, Trompete; Jessy Tieu, Klavier Musikschule Müllheim
Begrüßung durch Vereinsvorsitzende
Dr. Volker Möckel, 1. Vorsitzender
Gabriele Wiesner, 2. Vorsitzende
Festansprache:
Historie des Vereins Dr. Volker Möckel
Grußworte
Astrid Siemes-Knoblich
Bürgermeisterin der Stadt Müllheim
Lothar Voigt
Sprecher der Vereinsgemeinschaft
der Müllheimer Sportvereine
Bertram Heißler
Vorsitzender des Sportkreises
Breisgau-Hochschwarzwald
Philipp Krämer
Präsident Badischer Leichtathletikverband, Karlsruhe
Verleihung des Ehrenschilds
Manuela Gemsa
Vizepräsidentin Badischer Turnerbund, Karlsruhe
Ehrenmitgliedschaften
TV Müllheim Ehrungen durch Dr. Volker Möckel und Gabriele Wiesner
Laudatio zur Verleihung der Sportplakette
Dorothea Störr-Ritter
Landrätin des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald
Ballade „Someone like you“ Adele Laurice Blue Adkins
(*1988) Bianca Bruzek, Gesang; Albrecht Haaf, Klavier, Musikschule Müllheim
Eröffnung der Sonderausstellung zur Geschichte des TV Müllheim
Freitag, 5. April 2013, 19.00 Uhr
im Markgräfler Museum,
Blankenhorn-Palais
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9. • Sonderausstellung zur Historie des Vereins
• Fundstücke aus der Vereinshistorie und
aktuelle Bezüge zur Aktivitäten des Vereins
• Kollaboration mit Feuerwehr Müllheim
(ebenfalls 150 jähriges Jubiläum in 2013)
– Gemeinsames Ausstellungsplakat/Flyer
• Leitung: Ehrenpräsident
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10. Samstag, 6. April 2013, 20.00 Uhr
im Bürgerhaus Müllheim
Programm zur Tanz-Sport-Show
Empfang im Foyer
Begrüßung durch Vereinsvorsitzende
Dr. Volker Möckel, 1. Vorsitzender
Gabriele Wiesner, 2. Vorsitzende
Moderation Manuela Krapp
Vorstellung
Vorstand und Übungsleiter
TV Müllheim
Leitung: Monika Reich,
Vorführung
Rope Skipping
Alemannia Müllheim
Leitung: Ulla König
Vorführung
Rhythmische Sportgymnastik
TV Neuenburg
Elena Dormidontova
Musikeinlage
Trommel und Percussion Leitung: Tilo Wachter
Pause zum Tanzen
Vorführung
Inliner
TV Müllheim
Leitung: Katina Sissakis
Vorführung
Stepptanz-Gruppe
Alemannia Müllheim
Leitung: Irene Schäfer
Vorführung
Afrika-Show
TV Müllheim
Showgruppe
Leitung: Nadia Iannarone, Katina Sissakis, Steffi Müller
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11. Operative Phase-Festakt/Show
Zeitverlauf Festakt/Sonderausstellung- 4 April
2013
Tanz-Sport Show-5 April 2013
2011
•2 Jahre vor
Event
• Operationelles Team gebildet • Operationelles Team gebildet
• Auswahl Musikgruppe
(Outsourcing): Auswahl Videoclips
aus Web zur Abstimmung im
Vorstand
2012
•1 Jahr vor
Event
• Detailplanung Ablauf inklusive
Rahmenprogramm
• Einladung Repräsentanten von
Verbänden für Festakt
• Vorbereitung Ehrungen
• Planung Museumsausstellung
Vereinsgeschichte
• Detailplanung Ablauf
• Einladung externe Sportler/Künstler
• Einladung (externer) Moderator-
Outsourcing
• Aktivierung Sponsoren
Ende 2012 • Vor-Ort Besichtigung
• Einladung Repräsentanten von Vereinen,
Verbänden, Schulen etc
• Vorbereitung Präsentation
• Vor-Ort Besichtigung
• Marketingaktivitäten
• Poster
• Verkauf Tickets bei internen
Veranstaltungen
• Organisation Ticketverkauf
Tag vor Event • Generalprobe • Generalprobe
Nach Event • Dankesschreiben 11

12. Kategorie Details
Infrastruktur •Geocaches als interessante Erweiterung des
Dienstleistungsangebots des Sportvereins
•Finden „unter freiem Himmel“ und somit ohne zusätzliche
Sportstättennutzung
•Technische Voraussetzungen (Internetnutzung, GPS Nutzung,
Smartphone-Nutzung) insbesondere bei Jugendlichen weit
verbreitet.
Service •Geocaching als offenes (Kurs-)Angebot im Verein
•Variationen mit sportlichen Komponenten
•insbesondere um Jugendliche mit Trendsportarten vertraut
zu machen
12

13. Kategorie Details
Multi-Cache •Cacher wird zu weiteren Stationen gelotst
•Stationen mit Zusammenhang zur
Vereinsgeschichte
Final •am Ziel: Final-Box
•körperlicher Einsatz erfordert, um Strecken
zwischen den Caches zu bewältigen
Rückmeldungen eindeutig positiver Feedback auf Web-Platform
Ausführliche Berichterstattung in lokaler Presse
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14. Erfolgsfaktoren
Kategorie Details Risikoplanung
Projekt-
management
• Projektleiter=1. Vorsitzender
• Lange Vorbereitung
• Detaillierter Projektplan inkl. Budget
Bestimmte Aktivitäten
können nicht ausgeführt
werden und müssen
möglichst früh ersetzt
werden
Kunden Alle „Kunden“ (Mitglieder,
Funktionsträger), Sponsoren, Honoratoren
etc identifizieren und betreuen
Bei eventuellem Ausfall von
Repräsentanten
Ersatzmöglichkeiten grob
planen
Öffentlichkeits
- arbeit
Transparenz über Aktivitäten schaffen
Publikation Aktivitäten in Newslettern, Web
Presse informieren
Presseartikel selber
einreichen
Inhalte,
Programmpun
kte
• Mitglieder einbeziehen
• Mix aus offiziellem und unterhaltsamen
Elementen schaffen
Beispiel: Flashmob
Outsourcing Externe Dienstleistungen frühzeitig
einbinden für professionellen Output
Kosten in jedem Fall mit
einplanen
Sponsoring Frühzeitige Aktivierung Sponsoren Verluste einplanen 14

15. back-up

15

16. Jahr 1863 1880 1899 1913 1929 1948 1969 1985 1984 1988 1993 1998 2000 2013
Alter 0 17 36 50 66 85 106 122 103 125 130 135 137 150
Neu:
Laufsport
1. Hochblauen-
Berglauf
Neu:
F&G
Umbau Foyer
Gründung&
Pokal
86 Jahre Turnhällele
Logo
Jubiläum
Neu:
Leichtathletik auf
alter Bundesstrasse
Nurmi-Teller
Logo
Jubiläum
Jubiläum
tvmuellheim.de
5/6-Apr-13:
Festakt/
Festabend
Vorsitzender Hornung>>> … …Eckert>> H ck>>ö M ckelö
16

17. • Die Meinung des Vortragenden zu
Themengebieten des Vortrages ist
ausschliesslich seine eigene und nicht die seines
Vereins oder Arbeitgebers
• Inhalte werden präsentiert unter einer Creative
Commons Lizenz
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