Una Administración sin papel. Novedades en administración electrónica

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Instituto Aragonés de Administración Pública
SEMINARIO EN GESTIÓN PÚBLICA: NOVEDADES EN
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y RÉGIMEN JURÍDICO DE
LAS AA.PP.
Una Administración sin papel. Novedades en
administración electrónica
9 de mayo de 2016
Miguel A. Amutio Gómez
Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

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1. ¿De dónde partimos?
2. Hacia la transformación digital
3. Un marco legal favorable, Ley
39/2015 y Ley 40/2015
4. Retos y conclusiones
Contenidos

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
1. ¿De dónde partimos?

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Un marco legal exhaustivo
https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=029_Codigo_de_Administracion_Electronica
Ley 39/2015
Ley 40/2015

5
MINISTERIO
DE HACIENDA
Uso de medios electrónicos
Fuente: Ley 39/2015

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Esquema Nacional de Seguridad

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Esquema Nacional de Interoperabilidad
Agenda Digital para Europa
Es un instrumento legal -Real Decreto 4/2010.
Objeto: comprender el conjunto de criterios y recomendaciones que deberán
ser tenidos en cuenta por las AA.PP. para la toma de decisiones tecnológicas que
garanticen la interoperabilidad.
Es de aplicación a todas las AA.PP.
Estableció un mecanismo de adecuación escalonado (fecha límite:
31.01.2014)
Resulta de un esfuerzo colectivo: AGE, CC.AA., CC.LL. (FEMP), Justicia,
Universidad (CRUE), + opinión Industria TIC.
Alineado con acciones de la Unión Europea.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Resultado de un esfuerzo colectivo
de todas las Administraciones Públicas
multidisciplinar (expertos de tecnología,
administración, archivos, normativa...)

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Política de gestión de documentos electrónicos
Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e.
Documento electrónico
Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para su intercambio.
Condiciones relativas al acceso al documento.
Expediente electrónico
Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para el intercambio de expedientes-e.
Digitalización de documentos
Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e.
Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad.
Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.
Procedimientos de copiado auténtico y conversión
Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e.
Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP.
Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar conceptos y requisitos generales y de detalle.
Normas técnicas de interoperabilidad
Regulación para el documento‐e
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html

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MINISTERIO
DE HACIENDA
La gestión del documento‐e: ¿dónde estamos?
El soporte normativo y documental es muy completo y exhaustivo;
sin embargo…
Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/OBSAE/pae_Notas_Tecnicas/2015-
02-nota-tecnica-ENI.pdf
Véase también: El archivo electrónico es la última etapa del documento electrónico,

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Implicar a los actores interesados mediantes grupos de CDTIC y
Comité Sectorial de Administración-e. Requiere un tratamiento
horizontal en la organización que implique a los actores interesados y reúna a
responsables y expertos de gestión, archivos y TIC; carácter multidisciplinar en los comités y
grupos de expertos que aborden la cuestión.
Facilitar la elaboración de la política de gestión de documentos
electrónicos que establezca directrices generales con proyección a toda la organización, más
las normas o instrucciones técnicas que traten las cuestiones de detalle. Modelo genérico,
política del MINHAP.
Metadatos de gestión del documento electrónico, que permiten un
conocimiento inmediato y automatizable de características del documento y facilitan disponibilidad,
acceso, conservación y interoperabilidad del documento. Esquema
Utilizar herramientas adecuadas -> Servicios compartidos de
gestión de expediente y documento-e (INSIDE) y de archivo-e
(ARCHIVE).
Es necesaria la formación del personal, responsable del programa de
tratamiento de documentos, como del implicado en tareas de gestión de documentos-e, para
vencer el vértigo a la transición desde el soporte papel al soporte electrónico.
El documento‐e, trabajando en:

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MINISTERIO
DE HACIENDA

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Primera Declaración de
servicios compartidos
1. Servicio unificado de telecomunicaciones
2. Servicio de seguridad gestionada
3. Servicio de alojamiento de infraestructuras TIC
4. Servicio de nube híbrida (Nube SARA)
5. Servicio de correo electrónico unificado
6. Servicio multicanal de atención al ciudadano
7. Servicio de gestión del registro
8. Servicio de gestión de notificaciones
9. Servicio de gestión de nómina
10.Servicio integrado de gestión de personal
11.Servicio común de gestión económico-presupuestaria
12.Servicio común de generación y validación de firmas
electrónicas
13.Servicio de gestión de expediente y documento
electrónico
14.Servicio de gestión de archivo electrónico

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Adhesión de CC.AA. y EE.LL. a las
plataformas y registros de la AGE
Ley 39/2015. Disposición adicional segunda. Adhesión de las Comunidades
Autónomas y Entidades Locales a las plataformas y registros de la
Administración General del Estado.
Para cumplir con lo previsto en materia de registro electrónico de apoderamientos, registro
electrónico, archivo electrónico único, plataforma de intermediación de datos y punto de acceso
general electrónico de la Administración, las CC.AA. y las EE.LL. podrán adherirse
voluntariamente y a través de medios electrónicos a las plataformas y
registros establecidos al efecto por la AGE. Su no adhesión, deberá justificarse en
términos de eficiencia conforme al artículo 7 de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de
Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.
En el caso que una Comunidad Autónoma o una Entidad Local justifique ante el Ministerio de
Hacienda y Administraciones Públicas que puede prestar el servicio de un modo más eficiente,
de acuerdo con los criterios previstos en el párrafo anterior, y opte por mantener su propio
registro o plataforma, las citadas Administraciones deberán garantizar que éste
cumple con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el
Esquema Nacional de Seguridad, y sus normas técnicas de desarrollo, de modo que se
garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de
las solicitudes, escritos y comunicaciones que se realicen en sus correspondientes registros y
plataformas.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Cómo lo estamos haciendo: esfuerzo colectivo
> 200 personas a través de órganos
colegiados con competencia en
administración-e y TIC (y sus grupos
de trabajo) de:
Administración General del Estado,
Comunidades Autónomas,
EE.LL. (Federación Española de
Municipios y Provincias - FEMP),
Universidades (Conferencia de Rectores
de Universidades Españolas - CRUE),
Ámbito judicial (EJIS).
Perfil multidisciplinar: TIC, archivos,
jurídico, ...

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MINISTERIO
DE HACIENDA

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MINISTERIO
DE HACIENDA

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MINISTERIO
DE HACIENDA

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Situación, algunas cifras
Fuente: Boletín OBSAE marzo de 2016 Boletín de indicadores del Observatorio de Administración Electrónica

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Situación, algunas cifras
Fuente: Boletín OBSAE marzo de 2016 Boletín de indicadores del Observatorio de Administración Electrónica

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI). 5 indicadores del rendimiento digital
de Europa: conectividad, capital humano, uso de internet, integración de la tecnología digital y
servicios públicos digitales.
DESI 2016 resume datos de 2015
España : 5º en servicios públicos digitales y 15º en cuanto a los 5 indicadores de 28 EE.MM.
Situación, cómo nos ven
Fuente: DESI 2016

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Alineamiento con Marco Europeo de Interoperabilidad
https://joinup.ec.europa.eu/node/150278
https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/ckeditor_files/files/NIFO%20-%20Factsheet%20Spain_12_2015.pdf
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/pae_Noticias/Anio2016/Abril/Noticia-2016-04-08-Informe-UE-liderazgo-Espana-
interoperabilidad.html
1ºs en implementación / 3ºs en monitorización

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MINISTERIO
DE HACIENDA
2. Hacia la
transformación digital

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Oportunidades tecnológicas
Impacto de tecnologías como:
Servicios en la nube (cloud
computing).
Multiplicidad de canales.
Servicios a través de
dispositivos móviles, ...
Comunicación con los
ciudadanos a través de redes
sociales.
Análisis de grandes
bancos de datos para toma
de decisiones, predicción,
evaluación de actuaciones,...
Fuente: Wikipedia

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Transformación digital
Revisión integral de las actividades y
procesos de gestión de bienes y servicios de la
entidad.
Integración de los recursos y capacidades
de las TIC en las actividades.
Mejora de la eficacia y la eficiencia de la
actuación pública y, por tanto, aportación de valor al
conjunto de la sociedad.
Papel de las TIC para:
tratamiento de grandes volúmenes de información,
mejora de la toma de decisiones
una predisposición abierta a la innovación y al carácter
dinámico de las expectativas, requerimientos y demandas de los
clientes y usuarios.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Documentos administrativos como soporte en el que se
materializan los actos, forma externa y testimonio de actividad.
Crecen la información y los documentos en soporte
electrónico frente al soporte papel (y cada vez más, ya no hay papel).
La gestión de los documentos electrónicos es clave para la
transformación digital de la Administración.
Transformación digital
Documento electrónico
Expediente electrónico
Archivo electrónico
Factura electrónica
Contratación electrónica
Notificación electrónica
Receta electrónica
...

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Recomendaciones para el
desarrollo de Estrategias de
Administración Digital
1. Incluir una mayor transparencia,
apertura e inclusión.
2. Impulsar el compromiso y la
participación de colaboradores
públicos, privados y el conjunto de la
sociedad civil en el desarrollo de políticas y
en el diseño y provisión de servicios
públicos.
3. Arraigar en el sector público una
cultura basada en los datos.
4. Establecer un marco de gestión de
riesgos para privacidad y seguridad.
5. Atraer el apoyo y compromiso
político.
6. Asegurar el uso coherente de
tecnologías digitales.
7. Establecer marcos efectivos de
organización y gobernanza.
8. Fortalecer la cooperación
internacional con otras administraciones.
9. Disponer de modelos de negocio claros que
garanticen la sostenibilidad.
10. Reforzar las capacidades institucionales
para gestionar y monitorizar.
11. Contratar tecnología de manera
innovadora, adecuada al nuevo uso.
12. Garantizar que el marco regulatorio
permita el aprovechamiento de las
oportunidades que ofrece el entorno
digital, de forma que se revisa
adecuadamente y se valora su impacto en las
necesidades digitales.
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MINISTERIO
DE HACIENDA
Tendencias en la Unión Europea
Fuente: Visión de los servicios públicos europeos (Fuente: Comisión Europea).
Servicios:
Digitales
Transfronterizos
Inclusivos
Abiertos
Transparentes
Con protección de datos
de carácter personal
Sin sistemas heredados
(no legacy)

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Plan de transformación digital de la AGE y sus OO.PP.
ESTRATEGIA TIC

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MINISTERIO
DE HACIENDA

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MINISTERIO
DE HACIENDA
3. Un marco legal
favorable,
Ley 39/2015 y
40/2015
Una oportunidad que
hay que aprovechar.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Ley 39/2015

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Ley 39/2015

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Ley 39/2015
• 13. Derechos de las personas en sus relaciones con las AA.PP.
• 53. Derechos del interesado en el procedimiento administrativo
• 14. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las AA.PP.
• 12. Asistencia en el uso de medios electrónicos los interesados
Derechos
• 5. Representación
• 6. Registros electrónicos de apoderamientos
Representación
• 16. RegistrosRegistros
• 9. Sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento
• 10. Sistemas de firma admitidos por las AA.PP.
• 11. Uso de medios de identificación y firma en el procedimiento admin.
Identificación y firma-e
• 36. Forma (de los actos administrativos – por escrito a través de medios-e)
• 66. Solicitudes de iniciación
• 19. Comparecencia de las personas
• 21. Obligación de resolver
• 30. Cómputo de plazos
• 41. Condiciones generales para la práctica de las notificaciones
• 43. Práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos
Actuación
• 26. Emisión de documentos por las AA.PP.
• 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las AA.PP.
• 28. Documentos aportados por los interesados
• 70. Expediente electrónico
• 17. Archivo de documentos.
Documentos

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MINISTERIO
DE HACIENDA
El Directorio Común es
esencial para interconectar los
sistemas de las AA.PP.
Los organismos y oficinas
deben tener códigos únicos para
garantizar la interoperabilidad.
La información debe
mantenerse actualizada en los
cambios de estructura y competencias.
Documentos-e y expedientes-e, incluyen el
Código de Órgano en su nombre de fichero y en sus
metadatos.
Los Procedimientos y Servicios de SIA y
de las Sedes Electrónicas están asociadas a un
Código de Órgano.
La información de los Asientos
Registrales está asociada al Código de la Oficina
de Registro que los emite, y al Código de Órgano de
la Unidad de Tramitación.
Las Facturas-e necesitan la identificación de la
unidad tramitadora, oficina contable y el órgano
gestor, identificados con su Código de Órgano.
….

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MINISTERIO
DE HACIENDA

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MINISTERIO
DE HACIENDA

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Permite al empleado público:
Consulta en línea de:
El estado actual de un Poder Notarial
El estado actual de un Administrador
de una sociedad
Obtener copia simple de un poder y sus
modificaciones (documentos PDF)
Suscribirse para ser avisado en caso de
que un poder notarial / Administrador
modifique su estado (revocación parcial o
total):
Envío de email
Envío de SMS
Sección de Avisos en la aplicación
La consulta de Poderes Notariales /
Administradores se puede realizar a través
de:
REA Funcionario
Plataforma de Intermediación

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MINISTERIO
DE HACIENDA

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Unificar y simplificar el acceso
electrónico a los servicios públicos.
Identificación con claves concertadas:
Cl@ve PIN: Usuario (NIF) + contraseña
formada por dos partes, una de ellas elegida
por el ciudadano, la otra un código enviado a
su teléfono móvil por SMS con validez limitada
en el tiempo. Uso de los servicios de forma
esporádica.
Cl@ve permanente: Usuario (NIF) +
contraseña definida y custodiada por el
ciudadano, reforzada (si se requiere) por un
código enviado por SMS al móvil.
Ofrece la posibilidad de firmar en la nube
con certificados personales custodiados
en servidores remotos.
Complementa los sistemas basados en
DNI-e y certificados-e.
Requiere registro previo:
– Presencial
– En línea: Certificado electrónico / datos
conocidos por ambas partes (información
tributaria)

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Permite concentrar peticiones de emisión de
comunicaciones y notificaciones hacia
ciudadanos y empresas en un formato
común.
Ofrece las notificaciones por varias vías:
• Por comparecencia en sede, a través de la
Carpeta Ciudadana.
• En función de ciertas condiciones en origen,
las distribuye también, usando la Dirección
Electrónica Habilitada.
• En soporte papel y entrega postal,
mediante colaboración de Centros de
Impresión y Ensobrado y servicios postales.
Interopera con la Carpeta Ciudadana para
ofrecer la comparecencia en sede, a
aquellos ciudadanos que hayan manifestado
su interés en comunicarse con la
Administración por vías electrónicas.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Funcionalidades:
Generación de documentos-e
(generación XML, interpretación de metadatos,
interpretación de firmas-e)
Almacenamiento de documentos-e
Generación de expedientes-e (generación
XML, interpretación de metadatos, interpretación de
firmas-e)
Almacenamiento de expedientes, gestión
del índice del expediente.
Validación de las estructuras XML de
documentos y expedientes.
Generación de ficheros en formato
PDF de documentos y expedientes
Generación de CSV siguiendo la norma
de la Generación de CSV de la SEAP
(MINHAP).
Permite uso mediante navegador (con
documentos o expedientes almacenados
localmente) o bien ofreciendo
funcionalidad a otras aplicaciones (via
web services)

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Funcionalidades:
Administración de archivo
- Alta de usuarios y asignación de perfiles
Gestión de archivo
- Alta y descripción de series documentales mediante la
asignación de metadatos para la gestión de procesos.
Propagación de metainformación a expedientes y
documentos.
- Creación y mantenimiento del cuadro de clasificación
de series documentales.
- Gestión de expedientes
- Validación, preingreso e ingreso de expedientes
- Visualización del índice y documentos, descarga de
documentos, generación de copias.
- Búsqueda a través de metadatos y a través del cuadro
de clasificación.
- Importación y exportación de paquetes de
información (SIPs, DIPs)
- Generación de alertas de procesos pendientes de
ejecución: eliminación y transferencia de documentos.
Modo de Uso: en red / instalado en local.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Ley 40/2015 y medios electrónicos
Artículo 155. Transmisiones de datos entre AA.PP.
1. …, cada Administración deberá facilitar el acceso de las restantes AA.PP. a
los datos relativos a los interesados que obren en su poder, especificando las
condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para
acceder a dichos datos con las máximas garantías de seguridad, integridad y
disponibilidad.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen
Jurídico del Sector Público

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Intermediación de datos:
Permite que los ciudadanos puedan
ejercer el derecho de no aportar datos y
documentos que obren en poder de las
AA.PP.
Cada Administración facilita el acceso
de las restantes AA.PP. a los datos
relativos a los interesados que obren en su
poder.
El intercambio intermediado de datos se
realiza a través de la Plataforma de
Intermediación de Datos del MINHAP.
La norma técnica de interoperabilidad
de Protocolos de intermediación de datos
regula los agentes participantes y la
Plataforma.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Proporciona un servicio de
confianza normalizado y seguro de
verificación de los datos personales.
Reduce las conexiones de
diferentes organismos a los
organismos proveedores de los datos.
Simplifica la gestión de la
tramitación permitiendo la validación
automática en línea.
Reduce el volumen de papeles a
gestionar y almacenar.
Incrementa la colaboración e
interoperabilidad con otras AA.PP. en
la realización de trámites.

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MINISTERIO
DE HACIENDA

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MINISTERIO
DE HACIENDA
4. Retos y
conclusiones
Fuente: NASA

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MINISTERIO
DE HACIENDA

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Conclusiones (I/III)
Partimos de una base firme en términos de: marco legal, oferta
de servicios, infraestructuras y servicios comunes, dinámica de cooperación.
Adaptarse a las oportunidades que ofrecen las tecnologías
(dispositivos móviles, redes sociales, cloud computing, big data, …)
El marco legal es exhaustivo: Código de Administración Electrónica.
La transformación digital -> tramitación electrónica interna.
Llegar a los plazos previstos en la Ley 39/2015 y 40/2015.
Ciertos aspectos ‘habilitadores’ demandan especial atención:
inventariado y codificación de las unidades orgánicas y oficinas,
integración con la Plataforma de Intermediación de Datos,
identificación electrónica.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Conclusiones (II/III)
La gestión de los documentos electrónicos requiere un
tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique a responsables y
expertos de gestión, de archivos y de TIC.
Hay que ocuparse de la gestión continuada de la seguridad de la
información y de los servicios (aplicación del Esquema Nacional de
Seguridad, y de herramientas facilitadas por el Centro Criptológico
Nacional).
Hay que continuar con los esfuerzos de medición, indicadores
e informes.

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Conclusiones (III/III)
Habría que hablar aquí de [bastantes] más cosas como:
Evaluación de la satisfacción de los ciudadanos
Usabilidad de los servicios
Accesibilidad
Nivel de madurez [L0-L5] (seguridad, interoperabilidad, gestión documental,…)
Reutilización [de activos, de información del sector público]
Servicios comunes y compartidos
Alineamiento con la Unión Europea
Indicadores
Formación y concienciación…

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Muchas gracias

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MINISTERIO
DE HACIENDA
Punto focal de información de archivo‐e
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html

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