SOCINFOR. Expediente electrónico (V): Gestión Documental y Digitalización. Documentos electrónicos, Esquema de metadatos y modelo de Política de gestión documental

1. Expediente electrónico (V):
Gestión Documental y Digitalización
Documentos electrónicos, Esquema de
metadatos y modelo de Política
Madrid, 1 de julio de 2015
Miguel A. Amutio Gómez
Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC
Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

2. 1. Documento-e
y transformación
digital

3. Documento‐e y transformación digital
Proporción creciente
del soporte electrónico:
Documento electrónico
Expediente electrónico
Archivo electrónico
Registro electrónico
Factura electrónica
Receta electrónica
Contratación electrónica
Notificación electrónica
...
La gestión de los
documentos electrónicos
es clave para la
transformación digital de
la Administración (para la
tramitación interna por medios
electrónicos).

4. DTIC y transformación digital

5. Una oportunidad que había que aprovechar.
2. Un marco
legal exhaustivo
relativo al
documento-e

6. Gestión de la
información
Servicios
Públicos
Protección
de datos
de
carácter
personal
Seguridad
Interopera
bilidad
Accesibilidad
Transparencia
Reutilización
de la
información
Gestión
documental
Ley 30/1992
Ley 11/2007
…
LO 15/1999
RD 1720/2007
…
RD 3/2010 ENS
…
RD 4/2010
Normas técnicas de
interoperabilidad
Ley 37/2007
RD 1495/2011
Norma técnica de
Interoperabilidad
RD 1708/2011
RD 4/2010 ENI
…
RD 1494/2007
Ley 19/2013
(Fuente: Elaboración propia)
+
Reglamento eIDAS: art.46, efectos
jurídicos de los documentos-e,
Mercado Único Digital (DSM):
promoción del documento-e en la UE.
Acción 2.15 del Programa ISA…
Principio de seguridad jurídica

7. http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html
Normas técnicas
Guías de aplicación
Esquemas
Modelos
Otros documentos

8. Punto focal de información de archivo‐e
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html

9. 3. ¿Dónde estamos?

10. La gestión del documento‐e: ¿dónde estamos?
El soporte normativo y documental es muy
completo y exhaustivo; sin embargo, ¿qué ocurre?

11. 4. ¿Qué hacer?
5 acciones claves

12. Responsables
Expertos
en
archivos
Expertos
en TIC
Usuarios
[1] Implicar a los actores interesados
Tratamiento
horizontal y
multidisciplinar

13. [2] Elaborar y aprobar la política de
gestión de documentos‐e

14. Guía de aplicación de la NTI de Política de gestión de
documentos‐e

15. Fuente:
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_E
strategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_d
e_documentos_electronicos.html
Modelo de Política de gestión de documentos‐e

16. Políticas de gestión de documentos‐e: MINHAP
Política Ponencias complementarias

17. Políticas de gestión documentos‐e: C.A. CANARIAS

18. Políticas de gestión documentos‐e: CARTAGENA

19. Políticas de gestión de documentos‐e: UPNA
http://www2.unavarra.es/gesadj/seccionNormativa/5gestiondedocumentos.pdf

20. https://sede.um.es/sede/gestion-documental/inicio.seam
Políticas de gestión documentos‐e: UM

21. [3] Aplicar los metadatos para la gestión
del documento‐e
Permiten un conocimiento inmediato y automatizable de
algunas características del documento y facilitan la disponibilidad, el acceso, la conservación
y la interoperabilidad del propio documento.
Sirven para identificar, autenticar y contextualizar
documentos, y del mismo modo a las entidades, los procesos y los sistemas que los
crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Proporcionan información estructurada o semi-estructurada
que hace posible la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo.
Mínimos obligatorios y complementarios.
Se articulan en un ‘esquema de metadatos’.
Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico
(e-EMGDE) que podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la
adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión
de documentos.

22. Esquema de metadatos para la gestión del documento‐e (e‐EMGDE)

23. [4] Utilizar herramientas adecuadas
Herramientas de soporte a la gestión diaria de los
documentos para el desarrollo de los procesos (básicamente para el
control, almacenamiento y gestión de la documentación de los archivos de
oficina).
Herramientas orientadas a proporcionar un repositorio
seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio.

24. [5] Formación
Marco legal
Política
Normas y procedimientos
operativos
Herramientas
Para vencer el vértigo a la transición
desde el soporte papel al soporte
electrónico.

25. 3. Retos y
conclusiones

26. Conclusiones
La transformación digital requiere abordar la gestión de los
documentos-e.
El soporte normativo, teórico y documental es muy completo y exhaustivo.
Es necesario un tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique
a responsables, expertos en gestión documental y archivos, en TIC y usuarios.
Continuar el esfuerzo de desarrollo: revisión del Esquema de Metadatos
para la Gestión del Documento-e (e-EMGDE); tratamiento de los metadatos
complementarios,…
Avanzar en la provisión de servicios y herramientas para la gestión de
documentos-e. También de medios adecuados al trabajo diario con documentos-e.
Vigilar lo que pueda consolidarse en la UE sobre el documento-e.
[Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias
entidades.

27. Muchas
gracias
Portal de la Administración
Electrónica:
http://administracionelectronica.gob.es