SlideShare uma empresa Scribd logo
1 de 109
Baixar para ler offline
AHMAD BIN YUSUP
PENOLONG PPD KLUANG
( PENGURUSAN KUALITI)
         Email :
 ahmad.yusup@moe.gov.my
                          1
PEKELILING PERKHIDMATAN
    BIL. 5 TAHUN 2007
    BERKUATKUASA 30 April, 2007



    PANDUAN
PENGURUSAN PEJABAT

                                  2
10 BAHAGIAN
  PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
BHG. I      - Pengurusan Am Pejabat
BHG. II     - Pentadbiran Sumber Manusia
BHG. III    - Keperbadian Dan Keterampilan
BHG. IV     - Pengurusan Perhubungan Pelanggan
BHG. V      - Sistem Penyampaian Perkhidmatan
BHG. VI     - Urusan Surat Kerajaan
BHG. VII    - Pengurusan Fail
BHG. VIII   - Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan
                      Pelupusan Rekod Awam.
BHG. IX     - Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi
              Maklumat
BHG. X      - Inventori dan Bekalan Pejabat.

                                                3
BAHAGIAN VII

PENGURUSAN FAIL


                  4
BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM

SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN
SUPAYA TIDAK TERCICIR.

SATU FOLDER DI MANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN
DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK,
NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.

  ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN
MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK
MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-
SATU PERKARA ATAU SUBJEK.

TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT
TERSEBUT.
                                              5
DEFINISI SISTEM FAIL
Proses menyimpan segala rekod
 dan dokumen untuk simpan selamat
 atau satu rantaian aktiviti yang
 bermula dan berakhir
Satu proses Klasifikasi,
 Penyusunan, Penyimpanan Dan
 Pelupusan Rekod supaya mudah
 diperolehi dengan cepat bila
 dikehendaki;
                                    6
DEFINISI


       Mengandungi dokumen, surat
FAIL   dan catatan minit

       Meliputi pembukaan,
SPF    pendaftaran, pergerakan,
          penyimpanan,
       pemindahan dan pelupusan

                                  7
TUJUAN
Membantu agensi awam
 melaksanakan urusan pentadbiran
 pejabat dengan lebih cekap, teratur
 dan berkesan
Memperkemaskan Arahan
 Perkhidmatan sedia ada supaya
 ianya sentiasa relevan dan dapat
 dijadikan panduan kepada agensi
 awam
                                       8
TUJUAN
•Mewujudkan sistem pengurusan
rekod yang sistematik, cekap dan
berkesan di jabatan
•Membantu pegawai atau staff yang
terlibat dengan fail dan surat dalam
kerja-kerja mereka
•Mendapat pengiktirafan kerajaan
dalam Anugerah MS ISO
                                   9
Digubal berasaskan Arahan
Perkhidmatan dan ditambah
 baik dengan mengambil kira
kemajuan teknologi maklumat
  dan multimedia di samping
     mengekalkan kaedah
  pelaksanaan tugas secara
  tradisional terutamanya di
  jabatan / agensi yang kecil
                                10
Rujukan hendaklah dibuat
    pada pekeliling, surat
  pekeliling atau peraturan
lain yang berkuat kuasa dari
      semasa ke semasa
 berkaitan dengan Panduan
     Pengurusan Pejabat
                           11
KENAPA FAIL DIPERLUKAN
 ALAT PERHUBUNGAN

 MENGURUSKAN MAKLUMAT
  JABATAN/AGENSI

 MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN

 MENGAMBIL TINDAKAN

 MENGEKALKAN INGATAN

 BAHAN RUJUKAN UTAMA

 BAHAN BUKTI
                               12
 BAHAN PENYELIDIKAN
REKA BENTUK KULIT FAIL
•    TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)

•     SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin.
    1/82)

•    TERHAD (TANDA TERHAD)

•    SULIT (Am 436) HIJAU

•    RAHSIA (Am 437)

•    RAHSIA BESAR (Am 438)           13
Sistem yang mempunyai protokolnya
  tersendiri dan beberapa pengawal
Peruntukan Undang-Undang Bhg.
 ‘A’ (PU.A)
Akta Arkib Negara
Akta Rahsia Rasmi 1972
Peraturan Pentadbiran
Arahan Perkhidmatan – BAB 4
 -Sistem Fail
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun
 2007 – PPP Bhg. VII               14
Kepentingan Pengurusan Fail
Penggunaan fail ini membolehkan
 maklumat yang terkandung di
 dalamnya dikawal dan dicapai
 dengan cepat dan tepat apabila
 diperlukan.
Fail mesti diuruskan dengan
 sistematik mengikut piawaian dan
 prosedur pengurusan rekod yang
 ditetapkan oleh Jabatan Arkib
 Negara.                            15
Prinsip-prinsip Sistem Fail
Fail manila kad tidak banyak
 menggunakan ruang;
Mudah disedia dan mudah disimpan;
Murah dan mudah diperolehi;
Cara mudah diperluas dan dipakai
 berterusan;
Rekod mudah dicari bila diperlukan;
Cross reference –maklumat berkaitan
 dimasukkan dalam fail berkenaan.
                                       16
KATEGORI FAIL

                 Pentadbiran dalaman sesebuah
                 Jabatan/Agensi Kerajaan yang
Housekeeping
                 meliputi perkara-perkara seperti
                 pentadbiran, perkhidmatan,
                 kewangan, perolehan dan
                 pembangunan

                 Diwujudkan oleh sesebuah
Functional       Jabatan / Agensi Kerajaan
                 untuk melaksanakan fungsi
                 dan tanggungjawabnya

                                                    17
PENGKELASAN FAIL
        Fail Urusan Am
      (house keeping file )
mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan hal pentadbiran,
bangunan dan harta, kelengkapan
dan bekalan, kewangan dan
personel.

                                 18
PENGKELASAN FAIL
Kategori 1:
 - Fail Urusan Am (house keeping files)
   - Pentadbiran Am                    : 100
   - Bangunan & Harta (Aset Tetap)     : 200
   - Kelengkapan & Bekalan (Aset Alih) : 300
   - Kewangan                          : 400
   - Personel                          : 500
                                          19
PENGKELASAN FAIL ….
Kategori 2
 - Fail Urusan Fungsian (function file)

    - Pengurusan Kurikulum       : 600

    - Pengurusan Kokurikulum : 700



                                          20
PENGKELASAN FAIL ….


Fail Urusan Fungsian (function
  file )
- mengandungi surat dan dokumen
  lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti
  asas jabatan.


                                      21
KLASIFIKASI FAIL
Taraf Keselamatan
1. Terbuka
2. Terperingkat:
   Dikelaskan mengikut peringkat
keselamatan selaras dengan
Arahan Keselamatan
        -    Rahsia Besar
        -    Rahsia
        -    Sulit
        -    Terhad
                                   22
Fail Terperingkat …
Rahsia Besar:
 Boleh menyebabkan kerosakan besar
 kepada negara
Rahsia:
 Boleh membahayakan keselamatan negara
Sulit:
 Boleh memudaratkan kepentingan atau
 martabat negara
Terhad:
 Boleh menghalang kelicinan proses
 pentadbiran
                                         23
Pengenalan Fail
Rahsia Besar       - Kuning dan Berpalang
 Merah                    serta tercatat ‘RAHSIA
 BESAR’
Rahsia        - Merah Jambu Berpalang

 Merah dan tercatat ‘RAHSIA’
Sulit        - Hijau tercatat perkataan
               ‘SULIT’
Terhad       - Putih tercatat perkataan
               ‘TERHAD’
Terbuka            - Putih
                                             24
MAKSUD CIRI -CIRI
       KESELAMATAN
TERBUKA-       Tiada had
TERHAD -       Pegawai yang
                menjalankan tugas
SULIT          -     Individu
RAHSIA         -     Maruah Negara
RAHSIA BESAR   -     Keselamatan
                      Negara




                                      25
26
PENGKELASAN FAIL
1. Rahsia Besar:
 Maklumat tentang urusan kerajaan
  yang masih dalam proses
  perancangan adalah merupakan
  antara rahsia besar kerajaan.
 Maklumat ini dimuatkan di dalam fail
  berwarna kuning dan berpalang (X)
  merah memenuhi kulit hadapan fail

                                         27
53(a): RAHSIA BESAR
 Dokumen ini ialah hak milik
kerajaan Malaysia/negeri…dan
dimaksudkan bagi
makluman…….sendiri dan lain-
lain pegawai yang perlu
mengetahui kandunganya dalam
masa menjalankan tugas-tugas
rasmi mereka. Maklumat yang
terkandung dalam dokumen ini
tidak boleh diberitahu secara
langsung atau tidak langsung
kepada akhbar atau sesiapa yang
29
PENGKELASAN FAIL
2. Rahsia:
Urusan berkaitan dengan program
 pembangunan kerajaan dianggap
 sebagai maklumat berkelas “Rahsia”.
Fail yang menyimpan maklumat
 pengelasan rahsia berwarna merah
 jambu dan berpalang (X) merah
 memenuhi kulit hadapan fail

                                   30
Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit

Dokumen ini ialah hak milik
Kerajaaqn Malaysia/Negeri….dan
dimaksudkan bagi makluman
orang-orang yang perlu
mengetahui kandungannya dalam
masa menjalankan tugas-tugas
rasmi mereka. Maklumat yang
terkandung dalam dokumen ini
tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak kepada akhbar
32
PENGKELASAN FAIL
3. Sulit:
 Urusan yang berkaitan dengan sesuatu
   keputusan kerajaan dianggap sulit
  walaupun telah diumumkan oleh
  Menteri begitu juga urusan
  tatakelakuan pegawai awam.
 Maklumat berkenaan disimpan dalam
  fail warna hijau muda dan dicatat
  sebagai ‘SULIT’

                                       33
34
PENGKELASAN FAIL
4. Terhad:
 Biasanya sesebuah jabatan
  mempunyai fail yang edarannya
  terhad disebabkan maklumat
  yang terkandong di dalamnya.
  Maklumat seperti butiran
  peribadi staf dianggap sebagai
  maklumat terhad.
 Fail jenis ini berwarna putih.
                                   35
TERHAD




     TERHAD


              36
PENGKELASAN FAIL
5. Terbuka:
 Kebanyakan fail di sesebuah
  jabatan adalah jenis terbuka, iaitu
  fail-fail berkaitan dengan
  pengurusan harian sesebuah
  jabatan. Fail-fail pentadbiran
  adalah tergulung dalam kategori
  ini.
 Fail jenis ini berwarna putih.
                                    37
Perkara 53 © :FAIL TERBUKA-
PUTIH

 Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu
secara lansung atau tidak lansung
atau tidak kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak dibenarkan
39
PENGKELASAN FAIL
6. Sampul Kecil:
 Sampul kecil ialah fail
  sementara diwujudkan
  berlandaskan fail utamanya.
 Warna fail ialah kuning atau
  coklat.


                                 40
Am 435A-Pin. 1/82

                  SAMPUL KECIL
NO. KERTAS AM              TAJUK         NO. KANDUNGAN



                PERKARA:


                           MINIT-MINIT




                                                             41
PENGKELASAN FAIL
7. Fail Timbul:
   Fail timbul mengandungi
   bahan-bahan yang belum
   diedarkan kepada pegawai-
   pegawai atau untuk
   perhatian pegawai atasan.
                               42
PEMBUKAAN FAIL
 LANGKAH-LANGKAH SEBELUM
  MEMBUKA FAIL
• Semak setiap “memo” yang diterima
• Semak perkara utama dalam surat
• Semak panduan-panduan/doket
  abjad/senarai fail/buku daftar
• Pastikan fail belum dibuka atas perkara
  tersebut
                                        43
PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL
PASTIKAN SURAT / LAPORAN /
 PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN DOKUMEN
 MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL

JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET
 FAHARASAT BILANGAN UNTUK PASTIKAN
 FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA
 TELAH DIDAFTARKAN

JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA
 BELUM ADA BUKA FAIL DAN DAFTARKAN
 DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN
                                     44
     ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.
   JELAS, RINGKAS DAN PADAT.
   TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI
BPR,
      ANM,PPR , MNI, BMW DLL.
   ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN
SAMA
      YANG MEMPUNYAI MAKNA
BERLAINAN
     (OMOGRAPHS) CONTOHNYA
KABINET,
     BAHAGIAN KABINET DLL.
   BERDASARKAN FUNGSI JABATAN /    45
MEMBUKA FAIL BARU….
  KECUAIAN BOLEH
  MENYEBABKAN:
• Wujud dua fail dengan tajuk dan
  nombor yang sama
• Wujud dua fail dengan tajuk yang
  sama tetapi nombor yang
  berlainan
• Wujud dua fail degan tajuk yang
  berlainan tetapi nombor yang
  sama                               46
MEMBUKA FAIL BARU….
      MEMBUKA FAIL
      BARU…
• Tajuk, nombor rujukan dan tarikh
  pembukaan dicatat di atas kulit fail
• Tajuk:
    - Jelas
    - Ringkas
    - Padat
    - Menggambarkan kandungan
                                         47
MEMBUKA FAIL BARU….
      MEMBUKA FAIL BARU…

Daftarkan fail baru ke dalam rekod
 pendaftaran fail.
Setelah menerima surat, hendaklah
 dikandungkan ke dalam fail
 berkenaan
Kandungkan surat mengikut taraf
 terperingkat
                                      48
PENDAFTARAN FAIL BARU

• Sediakan Kertas Doket:
     Doket Faharasat Nombor ( Am 89 )
     Doket Faharasat Abjad ( Am 89 a)
• Taipkan Butiran:
     Kod huruf dan nombor
     Rujukan fail
     Tajuk Fail
                                        49
SUSUN DOKET DALAM BINDER

1 . Faharasat Nombor / Bilangan

   Untuk mencatatkan pergerakan
    fail
   Masukkan tarikh fail dibuka



                                   50
SUSUN DOKET DALAM BINDER …
 SUSUN DOKET DALAM BINDER

2 . Faharasat Abjad /Alphabetical
    Susun dalam binder ikut
     perkataan yang dipilih

   Untuk rekod dan pengesanan
    fail

                                    51
Doket Faharasat Bilangan
(Borang Am 89)

 Nombor-nombor Fail          No. Fail : JBA:8011/100-09/09
    yang berkaitan
                                  Faharasat di bawah
                             Pengisian Jawatan Perkeranian



                       Perkara
       Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian




                                                             52
Doket Faharasat Abjad
(Borang Am 89A)
   Nombor-nombor Fail          No. Fail : JBA:8011/100-09/09
      yang berkaitan
                                    Faharasat di bawah
                                    Pengisian Jawatan
                                       Perkeranian


                         Perkara
         Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian




                                                               53
JBA8011 (S) / 100-09 / 09 / 003
                                                Sub-sub Tajuk
                                                Utama (Sub-Aktiviti)
           Taraf                                -L4
                            Tajuk
           keselamatan      Utama (L 2 )
                                           Sub Tajuk
                                           Utama (Aktiviti)
 Kod
                    Kumpulan               (L 3)
 sekolah
                    Utama (L 1)




NAMA FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT)
                                                               54
JBA8011 / 100-09 / 10 / 004

                                    Sub-sub Tajuk
                                    Utama (Sub-Aktiviti)
                      Tajuk
          Kumpulan                  -L4
          Utama (L 1) Utama
Kod                   (L 2)   Sub Tajuk
sekolah                       Utama (Aktiviti)
                              -L3




                                                   55
Contoh fail peribadi

JBA8011/FP: A-42644

                                   Nombor Fail
                                   Peribadi Di
Kod Sekolah                        Jabatan
              Nama Ringkas
              Bagi Fail Peribadi




                                                 56
ail
  lit f
Ku
         Perkara dan Nombor fail
 Isi surat menentukan perkara/tajuk
 Jelas, ringkas dan padat
 Tidak guna singkatan
 Elak guna perkataan/ejaan sama yang
  mempunyai makna berlainan
 Berdasarkan fungsi jabatan/unit
 Nombor fail ikut sistem fail sedia ada
 Didaftarkan di bawah perkara
                                           57
ail
  lit f
Ku
      Kertas-kertas Yang Berhubung
   Fail yang berkaitan. Sekiranya fail
    baru dibuka, catatkan nombor fail
    sebelumnya
   Jika sistem klasifikasi baru diamalkan,
    catatkan sistem klasifikasi sebelumnya
   Kandungan diasingkan ke folder lain
   Rujukan silang (cross reference)

                                              58
Rujukan agensi / klasifikasi    Rujukan daftar nombor




         Tajuk / daftar abjad




                                                   59
150
100-1 / 01
              JBA8011 / 100-1 / 01


                                       NO. PENDAFTAR FAIL
                    No. Rujukan Fail

             PEKELILING IKHTISAS
             02/10/2008



                          Tajuk Fail




                                                   60
Fail Peribadi




    No. Pendaftaran




                      61
fail
Kulit
        Tarikh kandungan pertama
         Tarikh kandungan akhir
  Pertama:
     Tarikh kandungan pertama yang
     dimasukkan ke dalam fail

  Akhir:
     Tarikh lampiran/surat terakhir dicatat
     sebelum fail ditutup

  # Bukan tarikh terima surat atau tarikh surat
    atau tarikh tutup fail
                                                  62
KERTAS MINIT
     Setiap fail perlu ada kertas minit
  •Kertas minit digunakan untuk mencatat

    semua surat-surat masuk dan keluar
   serta
    tindakan atau catatan berkaitan
•Surat-surat masuk dicatat dengan
   dengan isi
 dakwat merah surat-surat berkenaan.
    kandungan

• Surat-surat keluar dicatat dengan
  dakwat biru/hitam
                                          63
CONTOH MINIT

Surat Masuk

Surat bertarikh …………. daripada ……………..
 ………………………… dikandung pada ..………

Surat Keluar

Surat bertarikh …………. kepada …..…………..
 ………………………… dihantar pada ..…………

                                          64
PROSEDUR PENGURUSAN
        FAIL

1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN
   SURAT
2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN
   FAIL
3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN
   FAIL
4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN
                                65
1.PENERIMAAN DAN
      PENDAFTARAN SURAT


1.1 SURAT-SURAT
  TERPERINGKAT
1.2 SURAT UMUM KEPADA
    KETUA JABATAN
1.3 SURAT UNTUK
  PERHATIAN
1.4 SURAT DIMINITKAN
1.5 PINDAH SURAT          66
1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN
      KEPADA KETUA JABATAN


       Semua surat yang
  dialamatkan kepada Ketua
  Pengarah, Timbalan Ketua
 Pengarah, Pengarah Negeri,
   PPD, Ketua Institusi dan
  tidak ada untuk perhatian
     mana-mana pegawai
                                  67
1.3    SURAT UNTUK PERHATIAN


       Semua surat yang
      dialamatkan kepada
       Ketua Jabatan dan
        dicatatkan untuk
       perhatian pegawai
           berkenaan


                               68
1.4 SURAT DIMINITKAN
Semua surat yang diterima dan
 surat keluar perlu diminitkan
Surat masuk diminitkan dakwat
 merah
Surat keluar diminitkan dakwat
 biru @ hitam
Surat hendaklah diminitkan
 dalam kertas minit Am 6
                              69
1.5 Pindah Surat

Surat-surat tersalah masuk
 fail
Pindaan surat mengandungi
 Tajuk Surat, No.Rujukan Surat,
 Daripada, Dipindah ke Dalam
 Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh

                                  70
KERTAS PINDAAN SURAT
Tajuk Surat: .….……………………………..….............   ….
 ………………………………………….

No.Rujukan Surat: ..…..………………..……….………

Daripada: ……………………………..…………………
   …..…..…………………………….…………

Dipindah ke dalam Fail: ……………………………….

Dipindah oleh: ………………………………………….

Tarikh: ………….……………………………………....

                                                    71
1.6 SURAT-SURAT UNTUK
         TINDAKAN SEGERA / SERTAMERTA

• Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum
diedarkan

• Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil
(Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara

• Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal
dan minitkan sebagai satu kandungan

• Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan
segera, tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul

• Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai
boleh menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli surat
rasmi


                                                                    72
1.7    TINDAKAN YANG
         PERLU DIAMBIL
Buka surat dan capkan tarikh terima
Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan
Surat (Am 10)
Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk
diminitkan kecuali surat untuk perhatian
Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk
tindakan
Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam
fail berkenaan
                                             73
CARA MENGKANDUNGKAN
        SURAT DALAM FAIL

CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL
 DI SUDUT KANAN ATAS SURAT
NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN
 DALAM BULATAN
SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN
 PERLU DITANDA DENGAN WARNA MERAH
SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN
 BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU
  ATAU HITAM
                                      74
Minit tindakan…
Minit yang panjang hendaklah ditaip
 ke dalam kertas berasingan sebagai
 minit bebas dan hendaklah
 dimasukkan sebagai satu kandungan
 atau lampiran ke dalam fail
Pegawai perlu menulis ringkasan
 jawatan dan tanda tangan penuh


                                       75
Kertas Minit
                                                  m.s.
No: Fail: JBA8011/100-01/01/002

        Surat     Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP
  20    Memo J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)
        Pekelling                     dimasukkan
        bertarikh 22.8.2008           pada       30.8.2008



Pen.Kanan Tadbiran,
    Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.
2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya.
   Terima kasih.
                            t.t. Ringkas
                                     tarikh

                                                             76
Minit tindakan
Semua perenggan dalam
 sesuatu minit, melainkan
 perenggan pertama hendaklah
 diberi nombor

Minit dengan tulisan tangan
 hendaklah ditulis dengan jelas

                                  77
Kertas Minit
                                                 m.s.
  No: Fail: JBA8011/100-01/01/002

  Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan
  dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan
  selanjutnya pada 22.9.2008.
  t.t.
Dipersetujui.
                            t.t. Ringkas
                                     tarikh

      21    Dikirim pada   28 SEP 2008



                                                         78
SAMPUL KECIL (AM35A Pin.1/82)

Membuka Sampul Kecil sebagai
Tindakan Fail Sementara
- Fail Induk tidak dapat dikesan perlu buka
  sampul kecil
- Jadikan sampul kecil sebagai kandungan
  apabila fail berkenaan dijumpai
- Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal
- Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru
  perlu dibuka

                                                 79
Digunakan sebagai fail sementara
Untuk tindakan segera apabila
fail induk tidak diperolehi dan ia
dimasukkan ke dalam fail induk
sebagai satu kandungan.


                                     80
PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL


   Fail perlu ditutup
    sekiranya telah
  mengandungi 100
   kandungan atau
   ketebalannya 4
sentimeter, mana yang
      terdahulu.           81
PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL FAIL
 PROSEDUR TUTUP/BUKA

Di atas kulit fail yang telah
 ditutup itu hendaklah
 dipalang dengan dakwat
 merah dan dicatatkan
 perkataan ‘DITUTUP – JILID
 2 DIBUKA’ dengan dakwat
 biru atau hitam
 menggunakan dakwat kekal.
                                 82
JBA8011 / 100-1 / 01




                                     K A
                                 U
                            D IB
                        2
                 ILID
                J
         U P
      U T
DIT
                                           83
PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL
 PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL

Di atas kulit fail yang
 baru pula hendaklah
 dicatatkan tajuk dan
 nombor rujukan yang
 sama beserta dengan
 catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2).

                               84
PERGERAKAN FAIL
FAIL KELUAR MASUK MELALUI
 KERANI PENDAFTARAN
PENGHANTARAN ANTARA
 PEGAWAI PERLU ADA SLIP
 TRANSAKSI
PERLU ADA SISTEM SIMPAN
 DALAM PERHATIAN
                             85
SLIP TRANSAKSI
Kepada:
Unit Fail dan Rekod

Fail No. :
Telah saya serahkan
Kepada ............................
       Nama Pagawai

Unit / Bahagian : .....................................
Hari Ini
Sekian.
Tandatangan: ........................................
Nama                      : ........................................
Unit         : ........................................

                                                                        86
PENGEDARAN FAIL-FAIL
1. Catatan Pengedaran Fail-Fail

- Bahagian pendafaran fail hendaklah
 merekodkan dalam rekod nombor
- Tuliskan ringkasan gelaran jawatan pegawai
 dan tarikh
- Tindakan yang sama oleh pegawai kepada
 pegawai
- Memudahkan pergerakan fail
- Tindakan yang sama apabila fail dipindah ke
 Arkib

                                             87
•   DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.

•   DISIMPAN/   DIKEPIL   BERSAMA   KERTAS
    MINIT.

•   DIKELUARKAN   DAN  NAMA    PEMINJAM,
    TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.

•   KAD    DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI
    ALAT   UNTUK MENGESAN.

•   BUKTI

                                         88
PENGEDARAN FAIL-FAIL
2. Tanggungjawab Pegawai Dalam
 Pergerakan Fail:
Mengelakan daripada fail ‘hilang’
Pergerakan fail dari seorang pegawai
 kepada pegawai lain hendaklah melalui
 pendaftaran fail, atau
Bahagian pendaftaran hendaklah
 menyediakan borang perjalanan fail.
 Borang akan dihantar kepada Bahagian
 Pendaftaran

                                     89
SIMPANAN DALAM PERHATIAN
Buku SDP (Simpan Dalam Perhatian)

- Fail-fail yang memerlukan maklumat lanjut
- Tindakan akan diambil dalam jangka masa tertentu
- Susun ditempat atau di rak-rak khas
- Susun ikut tarikh kalender 1 hingga 31 hari.
- Rekod dalam doket/pendaftaran fail

Buku SDP diperiksa Setiap Hari

- Buku SDP hendaklah diperiksa setiap hari bekerja
- Hantar fail tersebut apabila tarikh tersebut sampai


                                                         90
KETUA JABATAN
Bertanggungjawab
 - PENGWUJUDAN
 - PEMELIHARAAN dan
 - PELUPUSAN


                      91
92
BAHAGIAN VIII

Penyelenggaraan,
  Pemuliharaan
       dan
 Pelupusan Rekod
      Awam.
                   93
PEMELIHARAAN
- mematuhi dan melaksanakan
  semua Piawaian dan Prosedur
- Pengurusan Rekod Awam yang
  ditetapkan oleh Jabatan Arkib
  Negara;
- mengadakan bilik rekod jabatan
  dengan kelengkapan dan
- peralatan yang bersesuaian;
- melaksanakan pelupusan rekod
  awam
                                   94
MEMELIHARA DAN MENYIMPAN
    REKOD KERAJAAN

* Rekod-rekod Kerajaan :
surat, dokumen, rekod, daftar bahan
bercetak, buku, peta,pelan, lukisan,
gambar, mikrofilem, filem wayang
gambar dan rakaman suara yang
diterima atau dikeluarkan oleh mana-
mana Jabatan Kerajaan dalam apa
jua bentuk untuk tujuan menjalankan
dan menunaikan urusan rasmi
mereka.
                                       95
* Rekod-rekod boleh digunakan:

   - sebagai bahan sejarah
   - proses pentadbiran
   - sebagai bukti
   - sebagai rujukan
   - membuat penyelidikan / kajian

                                     96
PEMELIHARAAN REKOD-
           REKOD
- Hendaklah dijaga dan disimpan dengan

  baik
- Bilik simpan rekod mestilah sesuai,
  tidak lembab, atap tidak bocor,dinding

  tidak berlubang dan cukup pusingan
  udara.
- Disimpan atas rak-rak
- Rekod-rekod yang basah dianginkan
  supaya kering dan dibersihkan dari   97
- Terhindar dari bahaya banjir dan
  bahang matahari
- Awasi dari anai-anai, semut dan lain-
  lain seranga.
- Rekod-rekod yang koyak hendaklah
  dibaiki/ditampal
- Sediakan alat pemadam api, dan
- Jangan digunakan sebagai tempat
  makan minum, merokok atau
  menyimpan asid, cat, dakwat dan
  minyak spirit.
                                          98
PELUPUSAN
- melaksanakan pelupusan rekod
  awam,secara pemusnahan/
  pemindahan
- mengikut tatacara dari Akta
  Arkib Negara Malaysia 2003. –
  (Jadual Pelupusan Rekod Am)

                                  99
FAIL-FAIL YANG TELAH
   DITUTUP/MENUNGGU
KELULUSAN ARKIB NEGARA
  HENDAKLAH DISIMPAN
  BERASINGAN DENGAN
      FAIL-FAIL LAIN



                         100
PENYIMPANAN
Bilik Rekod
 -  digunakan untuk penyimpanan
 rekod awam sahaja dan dilarang
    digunakan sebagai stor
 penyimpanan barang-barang ain.

 - hendaklah sentiasa bersih, tidak
 berhabuk, mempunyai     peredaran
 udara yang baik.

                                      101
Bilik Rekod

-   Hanya pegawai dan kakitangan yang
    mengendalikan rekod dibenarkan
    keluar masuk bilik rekod.

- Makan dan minum, serta merokok
  adalah dilarang sama sekali di bilik
  rekod.


                                         102
Program Rekod
              Penting (Vital
- Kenal pasti Rekod Penting
 Records)
 - rancang untuk memelihara rekod

    tersebut.
  - Salinan keselamatan (backup
  copies)
    dan disimpan di lokasi
  berasingan.
- Pelan Tindakan Bencana
  - menyediakan aspek-aspek
  menghadapi                        103
PENYIMPANAN FAIL
BAGI :
 -   Fail-Fail TEBUKA disimpan di rak-
     rak fail

 -   Fail-Fail TERHAD disimpan di
     kabinet keluli atau kabinet keluli yg
     berkunci dan berasingan dari fail
     bukan terperingkat

                                             104
BAGI :

Fail-Fail
     -    RAHSIA BESAR
     -    RAHSIA dan
     -    SULIT
 Sediakan BUKU pendaftaran
 berasingan / indeks berasingan
 bagi pengawalan pergerakan fail

                                   105
Disimpan di dalam kabinet
 keluli atau almari keluli yang
 berkunci dan berasingan
 dari tempat fail tidak
 terperingkat.



                                  106
107
SABDA NABI :

 ILMU ITU MILIK ALLAH, BARANG
    SIAPA MENYEBARKAN ILMU
  DEMI KEBAIKAN, INSYAALLAH
  DIA AKAN MENGGANDAKAN 10
     KALI KEPADA HAMBANYA


                            108
SEKIAN……TERIMA KASIH
    SEMOGA DALAM
     MAKLUMAN DAN
    BERSEDIA UNTUK
      BERTINDAK…
ahmad.yusup@moe.gov.my

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Sistem fail sekolah
Sistem fail sekolahSistem fail sekolah
Sistem fail sekolahilhafiz
 
Surat jemputan program jom ke sekolah skpm
Surat jemputan program jom ke sekolah skpmSurat jemputan program jom ke sekolah skpm
Surat jemputan program jom ke sekolah skpmMuhammad Mukhlis
 
SURAT JEMPUTAN KE MAJLIS ANUGERAH CEMERLANG
SURAT JEMPUTAN KE MAJLIS ANUGERAH CEMERLANGSURAT JEMPUTAN KE MAJLIS ANUGERAH CEMERLANG
SURAT JEMPUTAN KE MAJLIS ANUGERAH CEMERLANGizanizal
 
Contoh kertas kerja program
Contoh kertas kerja programContoh kertas kerja program
Contoh kertas kerja programmkazree
 
Tatacara Kaedah Sebut Harga
Tatacara Kaedah Sebut HargaTatacara Kaedah Sebut Harga
Tatacara Kaedah Sebut HargaIszwan Shah
 
Minit mesyuarat agung pi 2014
Minit mesyuarat agung pi 2014Minit mesyuarat agung pi 2014
Minit mesyuarat agung pi 2014NORAINI1010
 
KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT
KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARATKERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT
KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARATalizaridwan
 
Aduan pelanggan
Aduan pelangganAduan pelanggan
Aduan pelangganLee Oi Wah
 
Kawalan dokumen terperingkat
Kawalan dokumen terperingkatKawalan dokumen terperingkat
Kawalan dokumen terperingkatsitiaminahsalleh7
 
Contoh minit mesyuarat
Contoh minit mesyuaratContoh minit mesyuarat
Contoh minit mesyuaratHasni Dolmat
 
Panduan tugas-jawatankuasa-pertandingan
Panduan tugas-jawatankuasa-pertandinganPanduan tugas-jawatankuasa-pertandingan
Panduan tugas-jawatankuasa-pertandinganfairyzan
 
VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan Inventori
VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan InventoriVET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan Inventori
VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan InventoriZuzan Michael Japang
 
Bidang tugas setiap ahli jawatankuasa
Bidang tugas setiap ahli jawatankuasaBidang tugas setiap ahli jawatankuasa
Bidang tugas setiap ahli jawatankuasaFazri Usidi
 
PENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKOD
PENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKODPENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKOD
PENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKODNaddy Fazzy
 

Mais procurados (20)

tugas memfail
tugas memfailtugas memfail
tugas memfail
 
Sistem fail sekolah
Sistem fail sekolahSistem fail sekolah
Sistem fail sekolah
 
Surat jemputan program jom ke sekolah skpm
Surat jemputan program jom ke sekolah skpmSurat jemputan program jom ke sekolah skpm
Surat jemputan program jom ke sekolah skpm
 
SURAT JEMPUTAN KE MAJLIS ANUGERAH CEMERLANG
SURAT JEMPUTAN KE MAJLIS ANUGERAH CEMERLANGSURAT JEMPUTAN KE MAJLIS ANUGERAH CEMERLANG
SURAT JEMPUTAN KE MAJLIS ANUGERAH CEMERLANG
 
Contoh kertas kerja program
Contoh kertas kerja programContoh kertas kerja program
Contoh kertas kerja program
 
Tatacara Kaedah Sebut Harga
Tatacara Kaedah Sebut HargaTatacara Kaedah Sebut Harga
Tatacara Kaedah Sebut Harga
 
aset alih
aset alihaset alih
aset alih
 
Minit mesyuarat agung pi 2014
Minit mesyuarat agung pi 2014Minit mesyuarat agung pi 2014
Minit mesyuarat agung pi 2014
 
KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT
KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARATKERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT
KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT
 
Contoh surat rasmi.
Contoh surat rasmi.Contoh surat rasmi.
Contoh surat rasmi.
 
Aduan pelanggan
Aduan pelangganAduan pelanggan
Aduan pelanggan
 
Pengurusan fail 08
Pengurusan fail 08Pengurusan fail 08
Pengurusan fail 08
 
Aset & inventori
Aset & inventoriAset & inventori
Aset & inventori
 
Kawalan dokumen terperingkat
Kawalan dokumen terperingkatKawalan dokumen terperingkat
Kawalan dokumen terperingkat
 
Contoh minit mesyuarat
Contoh minit mesyuaratContoh minit mesyuarat
Contoh minit mesyuarat
 
Kertas kerja lawatan sambil belajar
Kertas kerja lawatan sambil belajarKertas kerja lawatan sambil belajar
Kertas kerja lawatan sambil belajar
 
Panduan tugas-jawatankuasa-pertandingan
Panduan tugas-jawatankuasa-pertandinganPanduan tugas-jawatankuasa-pertandingan
Panduan tugas-jawatankuasa-pertandingan
 
VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan Inventori
VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan InventoriVET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan Inventori
VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan Inventori
 
Bidang tugas setiap ahli jawatankuasa
Bidang tugas setiap ahli jawatankuasaBidang tugas setiap ahli jawatankuasa
Bidang tugas setiap ahli jawatankuasa
 
PENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKOD
PENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKODPENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKOD
PENYELENGGARAAN SISTEM FAIL DAN REKOD
 

Destaque

Pekeliling cuti bersalin
Pekeliling cuti bersalinPekeliling cuti bersalin
Pekeliling cuti bersalinNur Shiha
 
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan RekodLaporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekodalizaridwan
 
Pengurusan fail bil 5 2007
Pengurusan fail bil 5 2007Pengurusan fail bil 5 2007
Pengurusan fail bil 5 2007normarzitah2011
 
Tajuk 3 sistem fail dan surat menyurat 1
Tajuk 3 sistem fail dan surat menyurat 1Tajuk 3 sistem fail dan surat menyurat 1
Tajuk 3 sistem fail dan surat menyurat 1Wan Suhaimi Wan Setapa
 
Tajuk 4 sistem fail dan surat menyurat
Tajuk 4 sistem fail dan surat menyuratTajuk 4 sistem fail dan surat menyurat
Tajuk 4 sistem fail dan surat menyuratkokurikulumbainun
 
Garis Panduan Pegurusan Kejohanan Balapan dan Padang (Olahraga) di Sekolah
Garis Panduan Pegurusan Kejohanan Balapan dan Padang (Olahraga) di SekolahGaris Panduan Pegurusan Kejohanan Balapan dan Padang (Olahraga) di Sekolah
Garis Panduan Pegurusan Kejohanan Balapan dan Padang (Olahraga) di SekolahAdila Dila
 
Minit mesyuarat kelab bola sepak kali pertama 2013
Minit mesyuarat  kelab bola sepak kali pertama 2013Minit mesyuarat  kelab bola sepak kali pertama 2013
Minit mesyuarat kelab bola sepak kali pertama 2013Abu Bakar Ibn Abas
 
(Kgkt)peraturan kelab guru 01
(Kgkt)peraturan kelab guru 01(Kgkt)peraturan kelab guru 01
(Kgkt)peraturan kelab guru 01Roslee Suparlan
 
Buku panduan pengurusan majlis dan acara
Buku panduan pengurusan majlis dan acaraBuku panduan pengurusan majlis dan acara
Buku panduan pengurusan majlis dan acaraWan Suhaimi Wan Setapa
 
Protokol Dalam Pengurusan Majlis Rasmi (Khas)
Protokol Dalam Pengurusan Majlis Rasmi  (Khas)Protokol Dalam Pengurusan Majlis Rasmi  (Khas)
Protokol Dalam Pengurusan Majlis Rasmi (Khas)guest90faf9
 
Peraturansek2 edit
Peraturansek2 editPeraturansek2 edit
Peraturansek2 editsmkpasoh2
 
Protokol Majlis Rasmi Di Sekolah
Protokol Majlis Rasmi Di SekolahProtokol Majlis Rasmi Di Sekolah
Protokol Majlis Rasmi Di SekolahNorhayati Ismail
 

Destaque (14)

Pekeliling cuti bersalin
Pekeliling cuti bersalinPekeliling cuti bersalin
Pekeliling cuti bersalin
 
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan RekodLaporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
Laporan Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
 
Pengurusan fail bil 5 2007
Pengurusan fail bil 5 2007Pengurusan fail bil 5 2007
Pengurusan fail bil 5 2007
 
Tajuk 3 sistem fail dan surat menyurat 1
Tajuk 3 sistem fail dan surat menyurat 1Tajuk 3 sistem fail dan surat menyurat 1
Tajuk 3 sistem fail dan surat menyurat 1
 
Tajuk 4 sistem fail dan surat menyurat
Tajuk 4 sistem fail dan surat menyuratTajuk 4 sistem fail dan surat menyurat
Tajuk 4 sistem fail dan surat menyurat
 
Komunikasi rasmi
Komunikasi rasmiKomunikasi rasmi
Komunikasi rasmi
 
Fail meja-hem-
Fail meja-hem-Fail meja-hem-
Fail meja-hem-
 
Garis Panduan Pegurusan Kejohanan Balapan dan Padang (Olahraga) di Sekolah
Garis Panduan Pegurusan Kejohanan Balapan dan Padang (Olahraga) di SekolahGaris Panduan Pegurusan Kejohanan Balapan dan Padang (Olahraga) di Sekolah
Garis Panduan Pegurusan Kejohanan Balapan dan Padang (Olahraga) di Sekolah
 
Minit mesyuarat kelab bola sepak kali pertama 2013
Minit mesyuarat  kelab bola sepak kali pertama 2013Minit mesyuarat  kelab bola sepak kali pertama 2013
Minit mesyuarat kelab bola sepak kali pertama 2013
 
(Kgkt)peraturan kelab guru 01
(Kgkt)peraturan kelab guru 01(Kgkt)peraturan kelab guru 01
(Kgkt)peraturan kelab guru 01
 
Buku panduan pengurusan majlis dan acara
Buku panduan pengurusan majlis dan acaraBuku panduan pengurusan majlis dan acara
Buku panduan pengurusan majlis dan acara
 
Protokol Dalam Pengurusan Majlis Rasmi (Khas)
Protokol Dalam Pengurusan Majlis Rasmi  (Khas)Protokol Dalam Pengurusan Majlis Rasmi  (Khas)
Protokol Dalam Pengurusan Majlis Rasmi (Khas)
 
Peraturansek2 edit
Peraturansek2 editPeraturansek2 edit
Peraturansek2 edit
 
Protokol Majlis Rasmi Di Sekolah
Protokol Majlis Rasmi Di SekolahProtokol Majlis Rasmi Di Sekolah
Protokol Majlis Rasmi Di Sekolah
 

Semelhante a Pengurusan fail

Sistem fail dan surat menyurat waj3108
Sistem fail dan surat menyurat waj3108Sistem fail dan surat menyurat waj3108
Sistem fail dan surat menyurat waj3108Noredatul Gabo
 
5a upsi qss 4013 kesetiausahaan
5a upsi qss 4013 kesetiausahaan5a upsi qss 4013 kesetiausahaan
5a upsi qss 4013 kesetiausahaanMuhamad Samsudin
 
Panduan pembukaan dan penutupan fail latest
Panduan pembukaan dan penutupan fail latestPanduan pembukaan dan penutupan fail latest
Panduan pembukaan dan penutupan fail latestzakiahosman
 
Panduan pengendalian fail
Panduan pengendalian failPanduan pengendalian fail
Panduan pengendalian failKalie Khalidah
 
Panduan pengurusan pejabat baru
Panduan pengurusan pejabat   baruPanduan pengurusan pejabat   baru
Panduan pengurusan pejabat baruanjungteguhperdana
 
Klasifikasi Fail Sekolah
Klasifikasi Fail Sekolah Klasifikasi Fail Sekolah
Klasifikasi Fail Sekolah ismawati ishak
 
Klasifikasi fail sekolah berkuat kuasa 2020
Klasifikasi fail sekolah berkuat kuasa 2020Klasifikasi fail sekolah berkuat kuasa 2020
Klasifikasi fail sekolah berkuat kuasa 2020Kancin Anak Janbang
 
Slaid Pembangunan Klasifikasi Fail
Slaid Pembangunan Klasifikasi FailSlaid Pembangunan Klasifikasi Fail
Slaid Pembangunan Klasifikasi Failfadhli38
 
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptx
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptxTaklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptx
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptxaisham35
 
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfPANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfmmog sq
 
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfPANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfmmog sq
 
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfPANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfmmog sq
 
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfPANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfmmog sq
 
Panduan penyediaan fail meja
Panduan penyediaan fail mejaPanduan penyediaan fail meja
Panduan penyediaan fail mejaSipu Sport
 

Semelhante a Pengurusan fail (20)

Sistem fail dan surat menyurat waj3108
Sistem fail dan surat menyurat waj3108Sistem fail dan surat menyurat waj3108
Sistem fail dan surat menyurat waj3108
 
Fail 1
Fail 1Fail 1
Fail 1
 
Fail 1
Fail 1Fail 1
Fail 1
 
5a upsi qss 4013 kesetiausahaan
5a upsi qss 4013 kesetiausahaan5a upsi qss 4013 kesetiausahaan
5a upsi qss 4013 kesetiausahaan
 
Arahan perkhidmatan
Arahan perkhidmatanArahan perkhidmatan
Arahan perkhidmatan
 
Panduan pembukaan dan penutupan fail latest
Panduan pembukaan dan penutupan fail latestPanduan pembukaan dan penutupan fail latest
Panduan pembukaan dan penutupan fail latest
 
Panduan pengendalian fail
Panduan pengendalian failPanduan pengendalian fail
Panduan pengendalian fail
 
Panduan pengurusan pejabat baru
Panduan pengurusan pejabat   baruPanduan pengurusan pejabat   baru
Panduan pengurusan pejabat baru
 
Klasifikasi Fail Sekolah.pdf
Klasifikasi Fail Sekolah.pdfKlasifikasi Fail Sekolah.pdf
Klasifikasi Fail Sekolah.pdf
 
Klasifikasi Fail Sekolah.pdf
Klasifikasi Fail Sekolah.pdfKlasifikasi Fail Sekolah.pdf
Klasifikasi Fail Sekolah.pdf
 
Klasifikasi Fail Sekolah
Klasifikasi Fail Sekolah Klasifikasi Fail Sekolah
Klasifikasi Fail Sekolah
 
Klasifikasi fail sekolah berkuat kuasa 2020
Klasifikasi fail sekolah berkuat kuasa 2020Klasifikasi fail sekolah berkuat kuasa 2020
Klasifikasi fail sekolah berkuat kuasa 2020
 
Klasifikasi fail sekolah
Klasifikasi fail sekolahKlasifikasi fail sekolah
Klasifikasi fail sekolah
 
Slaid Pembangunan Klasifikasi Fail
Slaid Pembangunan Klasifikasi FailSlaid Pembangunan Klasifikasi Fail
Slaid Pembangunan Klasifikasi Fail
 
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptx
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptxTaklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptx
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptx
 
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfPANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
 
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfPANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
 
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfPANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
 
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdfPANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
PANDUAN PENGURUSAN FAIL TIMBUL.pdf
 
Panduan penyediaan fail meja
Panduan penyediaan fail mejaPanduan penyediaan fail meja
Panduan penyediaan fail meja
 

Mais de Mgkk Kluang Johor

Power point perekayasaan b&k di sekolah (21.3.2012)
Power point perekayasaan b&k di sekolah (21.3.2012)Power point perekayasaan b&k di sekolah (21.3.2012)
Power point perekayasaan b&k di sekolah (21.3.2012)Mgkk Kluang Johor
 
Power point guru penyayang (10.1.2012)
Power point guru penyayang (10.1.2012)Power point guru penyayang (10.1.2012)
Power point guru penyayang (10.1.2012)Mgkk Kluang Johor
 
1.power point status guru penyayang (13.3.2012)
1.power point status guru penyayang (13.3.2012)1.power point status guru penyayang (13.3.2012)
1.power point status guru penyayang (13.3.2012)Mgkk Kluang Johor
 
Mesyuarat ubk daerah 27.3.12
Mesyuarat ubk daerah 27.3.12Mesyuarat ubk daerah 27.3.12
Mesyuarat ubk daerah 27.3.12Mgkk Kluang Johor
 
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012Mgkk Kluang Johor
 
Kursus profesionalisme gbk sek men daerah kluang
Kursus profesionalisme gbk sek men daerah kluangKursus profesionalisme gbk sek men daerah kluang
Kursus profesionalisme gbk sek men daerah kluangMgkk Kluang Johor
 
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012Mgkk Kluang Johor
 

Mais de Mgkk Kluang Johor (9)

Taklimat ke ipta 2014
Taklimat ke ipta 2014Taklimat ke ipta 2014
Taklimat ke ipta 2014
 
Power point perekayasaan b&k di sekolah (21.3.2012)
Power point perekayasaan b&k di sekolah (21.3.2012)Power point perekayasaan b&k di sekolah (21.3.2012)
Power point perekayasaan b&k di sekolah (21.3.2012)
 
Power point guru penyayang (10.1.2012)
Power point guru penyayang (10.1.2012)Power point guru penyayang (10.1.2012)
Power point guru penyayang (10.1.2012)
 
1.power point status guru penyayang (13.3.2012)
1.power point status guru penyayang (13.3.2012)1.power point status guru penyayang (13.3.2012)
1.power point status guru penyayang (13.3.2012)
 
Mesyuarat ubk daerah 27.3.12
Mesyuarat ubk daerah 27.3.12Mesyuarat ubk daerah 27.3.12
Mesyuarat ubk daerah 27.3.12
 
Usm dan politeknik
Usm dan politeknikUsm dan politeknik
Usm dan politeknik
 
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012
 
Kursus profesionalisme gbk sek men daerah kluang
Kursus profesionalisme gbk sek men daerah kluangKursus profesionalisme gbk sek men daerah kluang
Kursus profesionalisme gbk sek men daerah kluang
 
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012
Seminar peluang pengajian tinggi negara 2012
 

Pengurusan fail

  • 1. AHMAD BIN YUSUP PENOLONG PPD KLUANG ( PENGURUSAN KUALITI) Email : ahmad.yusup@moe.gov.my 1
  • 2. PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5 TAHUN 2007 BERKUATKUASA 30 April, 2007 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT 2
  • 3. 10 BAHAGIAN PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT BHG. I - Pengurusan Am Pejabat BHG. II - Pentadbiran Sumber Manusia BHG. III - Keperbadian Dan Keterampilan BHG. IV - Pengurusan Perhubungan Pelanggan BHG. V - Sistem Penyampaian Perkhidmatan BHG. VI - Urusan Surat Kerajaan BHG. VII - Pengurusan Fail BHG. VIII - Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam. BHG. IX - Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi Maklumat BHG. X - Inventori dan Bekalan Pejabat. 3
  • 5. BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR. SATU FOLDER DI MANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.  ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU- SATU PERKARA ATAU SUBJEK. TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT. 5
  • 6. DEFINISI SISTEM FAIL Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki; 6
  • 7. DEFINISI Mengandungi dokumen, surat FAIL dan catatan minit Meliputi pembukaan, SPF pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan 7
  • 8. TUJUAN Membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan Memperkemaskan Arahan Perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan panduan kepada agensi awam 8
  • 9. TUJUAN •Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan •Membantu pegawai atau staff yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka •Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO 9
  • 10. Digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kira kemajuan teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas secara tradisional terutamanya di jabatan / agensi yang kecil 10
  • 11. Rujukan hendaklah dibuat pada pekeliling, surat pekeliling atau peraturan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan Panduan Pengurusan Pejabat 11
  • 12. KENAPA FAIL DIPERLUKAN  ALAT PERHUBUNGAN  MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI  MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN  MENGAMBIL TINDAKAN  MENGEKALKAN INGATAN  BAHAN RUJUKAN UTAMA  BAHAN BUKTI 12  BAHAN PENYELIDIKAN
  • 13. REKA BENTUK KULIT FAIL • TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80) • SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82) • TERHAD (TANDA TERHAD) • SULIT (Am 436) HIJAU • RAHSIA (Am 437) • RAHSIA BESAR (Am 438) 13
  • 14. Sistem yang mempunyai protokolnya tersendiri dan beberapa pengawal Peruntukan Undang-Undang Bhg. ‘A’ (PU.A) Akta Arkib Negara Akta Rahsia Rasmi 1972 Peraturan Pentadbiran Arahan Perkhidmatan – BAB 4 -Sistem Fail Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 – PPP Bhg. VII 14
  • 15. Kepentingan Pengurusan Fail Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. 15
  • 16. Prinsip-prinsip Sistem Fail Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang; Mudah disedia dan mudah disimpan; Murah dan mudah diperolehi; Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan; Rekod mudah dicari bila diperlukan; Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan. 16
  • 17. KATEGORI FAIL Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yang Housekeeping meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perkhidmatan, kewangan, perolehan dan pembangunan Diwujudkan oleh sesebuah Functional Jabatan / Agensi Kerajaan untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya 17
  • 18. PENGKELASAN FAIL Fail Urusan Am (house keeping file ) mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. 18
  • 19. PENGKELASAN FAIL Kategori 1: - Fail Urusan Am (house keeping files) - Pentadbiran Am : 100 - Bangunan & Harta (Aset Tetap) : 200 - Kelengkapan & Bekalan (Aset Alih) : 300 - Kewangan : 400 - Personel : 500 19
  • 20. PENGKELASAN FAIL …. Kategori 2 - Fail Urusan Fungsian (function file) - Pengurusan Kurikulum : 600 - Pengurusan Kokurikulum : 700 20
  • 21. PENGKELASAN FAIL …. Fail Urusan Fungsian (function file ) - mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti asas jabatan. 21
  • 22. KLASIFIKASI FAIL Taraf Keselamatan 1. Terbuka 2. Terperingkat: Dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan - Rahsia Besar - Rahsia - Sulit - Terhad 22
  • 23. Fail Terperingkat … Rahsia Besar: Boleh menyebabkan kerosakan besar kepada negara Rahsia: Boleh membahayakan keselamatan negara Sulit: Boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negara Terhad: Boleh menghalang kelicinan proses pentadbiran 23
  • 24. Pengenalan Fail Rahsia Besar - Kuning dan Berpalang Merah serta tercatat ‘RAHSIA BESAR’ Rahsia - Merah Jambu Berpalang Merah dan tercatat ‘RAHSIA’ Sulit - Hijau tercatat perkataan ‘SULIT’ Terhad - Putih tercatat perkataan ‘TERHAD’ Terbuka - Putih 24
  • 25. MAKSUD CIRI -CIRI KESELAMATAN TERBUKA- Tiada had TERHAD - Pegawai yang menjalankan tugas SULIT - Individu RAHSIA - Maruah Negara RAHSIA BESAR - Keselamatan Negara 25
  • 26. 26
  • 27. PENGKELASAN FAIL 1. Rahsia Besar: Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan. Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail 27
  • 28. 53(a): RAHSIA BESAR Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi makluman…….sendiri dan lain- lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang
  • 29. 29
  • 30. PENGKELASAN FAIL 2. Rahsia: Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”. Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail 30
  • 31. Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak kepada akhbar
  • 32. 32
  • 33. PENGKELASAN FAIL 3. Sulit: Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam. Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’ 33
  • 34. 34
  • 35. PENGKELASAN FAIL 4. Terhad: Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad. Fail jenis ini berwarna putih. 35
  • 36. TERHAD TERHAD 36
  • 37. PENGKELASAN FAIL 5. Terbuka: Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini. Fail jenis ini berwarna putih. 37
  • 38. Perkara 53 © :FAIL TERBUKA- PUTIH Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
  • 39. 39
  • 40. PENGKELASAN FAIL 6. Sampul Kecil: Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Warna fail ialah kuning atau coklat. 40
  • 41. Am 435A-Pin. 1/82 SAMPUL KECIL NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN PERKARA: MINIT-MINIT 41
  • 42. PENGKELASAN FAIL 7. Fail Timbul: Fail timbul mengandungi bahan-bahan yang belum diedarkan kepada pegawai- pegawai atau untuk perhatian pegawai atasan. 42
  • 43. PEMBUKAAN FAIL LANGKAH-LANGKAH SEBELUM MEMBUKA FAIL • Semak setiap “memo” yang diterima • Semak perkara utama dalam surat • Semak panduan-panduan/doket abjad/senarai fail/buku daftar • Pastikan fail belum dibuka atas perkara tersebut 43
  • 44. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL PASTIKAN SURAT / LAPORAN / PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FAHARASAT BILANGAN UNTUK PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DIDAFTARKAN JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN 44
  • 45. ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.  JELAS, RINGKAS DAN PADAT.  TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR, ANM,PPR , MNI, BMW DLL.  ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN (OMOGRAPHS) CONTOHNYA KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL.  BERDASARKAN FUNGSI JABATAN / 45
  • 46. MEMBUKA FAIL BARU…. KECUAIAN BOLEH MENYEBABKAN: • Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama • Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan • Wujud dua fail degan tajuk yang berlainan tetapi nombor yang sama 46
  • 47. MEMBUKA FAIL BARU…. MEMBUKA FAIL BARU… • Tajuk, nombor rujukan dan tarikh pembukaan dicatat di atas kulit fail • Tajuk: - Jelas - Ringkas - Padat - Menggambarkan kandungan 47
  • 48. MEMBUKA FAIL BARU…. MEMBUKA FAIL BARU… Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail. Setelah menerima surat, hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaan Kandungkan surat mengikut taraf terperingkat 48
  • 49. PENDAFTARAN FAIL BARU • Sediakan Kertas Doket: Doket Faharasat Nombor ( Am 89 ) Doket Faharasat Abjad ( Am 89 a) • Taipkan Butiran: Kod huruf dan nombor Rujukan fail Tajuk Fail 49
  • 50. SUSUN DOKET DALAM BINDER 1 . Faharasat Nombor / Bilangan  Untuk mencatatkan pergerakan fail  Masukkan tarikh fail dibuka 50
  • 51. SUSUN DOKET DALAM BINDER … SUSUN DOKET DALAM BINDER 2 . Faharasat Abjad /Alphabetical  Susun dalam binder ikut perkataan yang dipilih  Untuk rekod dan pengesanan fail 51
  • 52. Doket Faharasat Bilangan (Borang Am 89) Nombor-nombor Fail No. Fail : JBA:8011/100-09/09 yang berkaitan Faharasat di bawah Pengisian Jawatan Perkeranian Perkara Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian 52
  • 53. Doket Faharasat Abjad (Borang Am 89A) Nombor-nombor Fail No. Fail : JBA:8011/100-09/09 yang berkaitan Faharasat di bawah Pengisian Jawatan Perkeranian Perkara Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian 53
  • 54. JBA8011 (S) / 100-09 / 09 / 003 Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti) Taraf -L4 Tajuk keselamatan Utama (L 2 ) Sub Tajuk Utama (Aktiviti) Kod Kumpulan (L 3) sekolah Utama (L 1) NAMA FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT) 54
  • 55. JBA8011 / 100-09 / 10 / 004 Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti) Tajuk Kumpulan -L4 Utama (L 1) Utama Kod (L 2) Sub Tajuk sekolah Utama (Aktiviti) -L3 55
  • 56. Contoh fail peribadi JBA8011/FP: A-42644 Nombor Fail Peribadi Di Kod Sekolah Jabatan Nama Ringkas Bagi Fail Peribadi 56
  • 57. ail lit f Ku Perkara dan Nombor fail Isi surat menentukan perkara/tajuk Jelas, ringkas dan padat Tidak guna singkatan Elak guna perkataan/ejaan sama yang mempunyai makna berlainan Berdasarkan fungsi jabatan/unit Nombor fail ikut sistem fail sedia ada Didaftarkan di bawah perkara 57
  • 58. ail lit f Ku Kertas-kertas Yang Berhubung Fail yang berkaitan. Sekiranya fail baru dibuka, catatkan nombor fail sebelumnya Jika sistem klasifikasi baru diamalkan, catatkan sistem klasifikasi sebelumnya Kandungan diasingkan ke folder lain Rujukan silang (cross reference) 58
  • 59. Rujukan agensi / klasifikasi Rujukan daftar nombor Tajuk / daftar abjad 59
  • 60. 150 100-1 / 01 JBA8011 / 100-1 / 01 NO. PENDAFTAR FAIL No. Rujukan Fail PEKELILING IKHTISAS 02/10/2008 Tajuk Fail 60
  • 61. Fail Peribadi No. Pendaftaran 61
  • 62. fail Kulit Tarikh kandungan pertama Tarikh kandungan akhir Pertama: Tarikh kandungan pertama yang dimasukkan ke dalam fail Akhir: Tarikh lampiran/surat terakhir dicatat sebelum fail ditutup # Bukan tarikh terima surat atau tarikh surat atau tarikh tutup fail 62
  • 63. KERTAS MINIT Setiap fail perlu ada kertas minit •Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan •Surat-surat masuk dicatat dengan dengan isi dakwat merah surat-surat berkenaan. kandungan • Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam 63
  • 64. CONTOH MINIT Surat Masuk Surat bertarikh …………. daripada …………….. ………………………… dikandung pada ..……… Surat Keluar Surat bertarikh …………. kepada …..………….. ………………………… dihantar pada ..………… 64
  • 65. PROSEDUR PENGURUSAN FAIL 1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL 3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL 4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN 65
  • 66. 1.PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 1.1 SURAT-SURAT TERPERINGKAT 1.2 SURAT UMUM KEPADA KETUA JABATAN 1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN 1.4 SURAT DIMINITKAN 1.5 PINDAH SURAT 66
  • 67. 1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Pengarah, Timbalan Ketua Pengarah, Pengarah Negeri, PPD, Ketua Institusi dan tidak ada untuk perhatian mana-mana pegawai 67
  • 68. 1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan dicatatkan untuk perhatian pegawai berkenaan 68
  • 69. 1.4 SURAT DIMINITKAN Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan Surat masuk diminitkan dakwat merah Surat keluar diminitkan dakwat biru @ hitam Surat hendaklah diminitkan dalam kertas minit Am 6 69
  • 70. 1.5 Pindah Surat Surat-surat tersalah masuk fail Pindaan surat mengandungi Tajuk Surat, No.Rujukan Surat, Daripada, Dipindah ke Dalam Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh 70
  • 71. KERTAS PINDAAN SURAT Tajuk Surat: .….……………………………..…............. …. …………………………………………. No.Rujukan Surat: ..…..………………..……….……… Daripada: ……………………………..………………… …..…..…………………………….………… Dipindah ke dalam Fail: ………………………………. Dipindah oleh: …………………………………………. Tarikh: ………….…………………………………….... 71
  • 72. 1.6 SURAT-SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA / SERTAMERTA • Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum diedarkan • Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil (Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara • Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal dan minitkan sebagai satu kandungan • Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan segera, tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul • Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai boleh menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli surat rasmi 72
  • 73. 1.7 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL Buka surat dan capkan tarikh terima Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat (Am 10) Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan kecuali surat untuk perhatian Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk tindakan Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam fail berkenaan 73
  • 74. CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM BULATAN SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA DENGAN WARNA MERAH SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU ATAU HITAM 74
  • 75. Minit tindakan… Minit yang panjang hendaklah ditaip ke dalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam fail Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan tanda tangan penuh 75
  • 76. Kertas Minit m.s. No: Fail: JBA8011/100-01/01/002 Surat Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP 20 Memo J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45) Pekelling dimasukkan bertarikh 22.8.2008 pada 30.8.2008 Pen.Kanan Tadbiran, Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan. 2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya. Terima kasih. t.t. Ringkas tarikh 76
  • 77. Minit tindakan Semua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas 77
  • 78. Kertas Minit m.s. No: Fail: JBA8011/100-01/01/002 Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22.9.2008. t.t. Dipersetujui. t.t. Ringkas tarikh 21 Dikirim pada 28 SEP 2008 78
  • 79. SAMPUL KECIL (AM35A Pin.1/82) Membuka Sampul Kecil sebagai Tindakan Fail Sementara - Fail Induk tidak dapat dikesan perlu buka sampul kecil - Jadikan sampul kecil sebagai kandungan apabila fail berkenaan dijumpai - Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal - Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru perlu dibuka 79
  • 80. Digunakan sebagai fail sementara Untuk tindakan segera apabila fail induk tidak diperolehi dan ia dimasukkan ke dalam fail induk sebagai satu kandungan. 80
  • 81. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL Fail perlu ditutup sekiranya telah mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter, mana yang terdahulu. 81
  • 82. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL FAIL PROSEDUR TUTUP/BUKA Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. 82
  • 83. JBA8011 / 100-1 / 01 K A U D IB 2 ILID J U P U T DIT 83
  • 84. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2). 84
  • 85. PERGERAKAN FAIL FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN 85
  • 86. SLIP TRANSAKSI Kepada: Unit Fail dan Rekod Fail No. : Telah saya serahkan Kepada ............................  Nama Pagawai Unit / Bahagian : ..................................... Hari Ini Sekian. Tandatangan: ........................................ Nama : ........................................ Unit : ........................................ 86
  • 87. PENGEDARAN FAIL-FAIL 1. Catatan Pengedaran Fail-Fail - Bahagian pendafaran fail hendaklah merekodkan dalam rekod nombor - Tuliskan ringkasan gelaran jawatan pegawai dan tarikh - Tindakan yang sama oleh pegawai kepada pegawai - Memudahkan pergerakan fail - Tindakan yang sama apabila fail dipindah ke Arkib 87
  • 88. DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN. • DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT. • DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN. • KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGESAN. • BUKTI 88
  • 89. PENGEDARAN FAIL-FAIL 2. Tanggungjawab Pegawai Dalam Pergerakan Fail: Mengelakan daripada fail ‘hilang’ Pergerakan fail dari seorang pegawai kepada pegawai lain hendaklah melalui pendaftaran fail, atau Bahagian pendaftaran hendaklah menyediakan borang perjalanan fail. Borang akan dihantar kepada Bahagian Pendaftaran 89
  • 90. SIMPANAN DALAM PERHATIAN Buku SDP (Simpan Dalam Perhatian) - Fail-fail yang memerlukan maklumat lanjut - Tindakan akan diambil dalam jangka masa tertentu - Susun ditempat atau di rak-rak khas - Susun ikut tarikh kalender 1 hingga 31 hari. - Rekod dalam doket/pendaftaran fail Buku SDP diperiksa Setiap Hari - Buku SDP hendaklah diperiksa setiap hari bekerja - Hantar fail tersebut apabila tarikh tersebut sampai 90
  • 91. KETUA JABATAN Bertanggungjawab - PENGWUJUDAN - PEMELIHARAAN dan - PELUPUSAN 91
  • 92. 92
  • 93. BAHAGIAN VIII Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam. 93
  • 94. PEMELIHARAAN - mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur - Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara; - mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan - peralatan yang bersesuaian; - melaksanakan pelupusan rekod awam 94
  • 95. MEMELIHARA DAN MENYIMPAN REKOD KERAJAAN * Rekod-rekod Kerajaan : surat, dokumen, rekod, daftar bahan bercetak, buku, peta,pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima atau dikeluarkan oleh mana- mana Jabatan Kerajaan dalam apa jua bentuk untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka. 95
  • 96. * Rekod-rekod boleh digunakan: - sebagai bahan sejarah - proses pentadbiran - sebagai bukti - sebagai rujukan - membuat penyelidikan / kajian 96
  • 97. PEMELIHARAAN REKOD- REKOD - Hendaklah dijaga dan disimpan dengan baik - Bilik simpan rekod mestilah sesuai, tidak lembab, atap tidak bocor,dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara. - Disimpan atas rak-rak - Rekod-rekod yang basah dianginkan supaya kering dan dibersihkan dari 97
  • 98. - Terhindar dari bahaya banjir dan bahang matahari - Awasi dari anai-anai, semut dan lain- lain seranga. - Rekod-rekod yang koyak hendaklah dibaiki/ditampal - Sediakan alat pemadam api, dan - Jangan digunakan sebagai tempat makan minum, merokok atau menyimpan asid, cat, dakwat dan minyak spirit. 98
  • 99. PELUPUSAN - melaksanakan pelupusan rekod awam,secara pemusnahan/ pemindahan - mengikut tatacara dari Akta Arkib Negara Malaysia 2003. – (Jadual Pelupusan Rekod Am) 99
  • 100. FAIL-FAIL YANG TELAH DITUTUP/MENUNGGU KELULUSAN ARKIB NEGARA HENDAKLAH DISIMPAN BERASINGAN DENGAN FAIL-FAIL LAIN 100
  • 101. PENYIMPANAN Bilik Rekod - digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja dan dilarang digunakan sebagai stor penyimpanan barang-barang ain. - hendaklah sentiasa bersih, tidak berhabuk, mempunyai peredaran udara yang baik. 101
  • 102. Bilik Rekod - Hanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan keluar masuk bilik rekod. - Makan dan minum, serta merokok adalah dilarang sama sekali di bilik rekod. 102
  • 103. Program Rekod Penting (Vital - Kenal pasti Rekod Penting Records) - rancang untuk memelihara rekod tersebut. - Salinan keselamatan (backup copies) dan disimpan di lokasi berasingan. - Pelan Tindakan Bencana - menyediakan aspek-aspek menghadapi 103
  • 104. PENYIMPANAN FAIL BAGI : - Fail-Fail TEBUKA disimpan di rak- rak fail - Fail-Fail TERHAD disimpan di kabinet keluli atau kabinet keluli yg berkunci dan berasingan dari fail bukan terperingkat 104
  • 105. BAGI : Fail-Fail - RAHSIA BESAR - RAHSIA dan - SULIT Sediakan BUKU pendaftaran berasingan / indeks berasingan bagi pengawalan pergerakan fail 105
  • 106. Disimpan di dalam kabinet keluli atau almari keluli yang berkunci dan berasingan dari tempat fail tidak terperingkat. 106
  • 107. 107
  • 108. SABDA NABI : ILMU ITU MILIK ALLAH, BARANG SIAPA MENYEBARKAN ILMU DEMI KEBAIKAN, INSYAALLAH DIA AKAN MENGGANDAKAN 10 KALI KEPADA HAMBANYA 108
  • 109. SEKIAN……TERIMA KASIH SEMOGA DALAM MAKLUMAN DAN BERSEDIA UNTUK BERTINDAK… ahmad.yusup@moe.gov.my