Tarea 2.1 - UDLAP

1. Business Case Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Administración de la Información

2. Antecedentes Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte La empresa se encuentra en la Industria de la Electrónica, es subsidiaria de un Corporativo Japonés que su giro principal es el “trading”, hace 3 años decidieron abrir esta división en México como parte de su estrategia de expansión de negocios, así que esta planta es proveedora de plástico para las pantallas de televisión LCD y LED, vende a fabricantes de las marcas Sharp, L.G. y Samsung, su estructura no es muy grande ya que su proceso productivo es muy automatizado por lo que cuenta solo con 160 empleados que principalmente se concentran en el área de Inspección de Calidad, empaque y almacén. Administración de la Información

3. PROBLEMÁTICA ANALIZADA Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Dentro de la empresa, el compartir información en tiempo y forma y resguardarla de forma integral para su uso posterior son una de las materias primas que se necesitan para brindar el mejor servicio posible a nuestros clientes y de la misma forma es primordial para que los procesos dentro de la misma se realicen de la forma más eficiente posible. En nuestro caso particular desde Diciembre del 2007 hasta la fecha se ha operado sin un control estricto en lo que se refiere a procesos de adquisiciones, ventas y transformación de materias primas. Esta falta de control derivado de la falta de consolidación de la información trae como consecuencia: Administración de la Información

5. Creación de pedidos repetidos.

6. Adquisición de materia prima repetida para un mismo pedido.

7. Adquisición de materias primas insuficientes o excedidas.

8. Retrasos en la producción de productos.

9. Dificultad para la proyección de costos en periodos posteriores.

10. Aumentos de costos de producción. Por lo anterior es de suma importancia encontrar una solución que nos proporcione una mejora en la integración y consolidación de la información que resguarde el conocimiento de la empresa y facilite el manejo de la misma, para obtener mejoras exponenciales al paso del tiempo y apoye a disminuir los errores de adquisición, producción, comunicación, control y abastecimiento. Administración de la Información

12. Prevenir gastos innecesarios mediante la información histórica (conocimiento) de la empresa.

13. Facilitar la comunicación entre las distintas áreas mediante plataformas de acceso para el personal pertinente.

14. Brindar reportes al día que faciliten y den certidumbre para la toma de decisiones de la alta gerencia.

15. Disminuir los costos de elaboración de productos en un 30%.Administración de la Información

17. Mejora en calidad de los productos.

18. Control de inventarios de materias primas y productos terminados.

19. Disminución de eventos inesperados que impacten a la empresa o a los clientes.

20. Generar repositorio de conocimientos para apoyar las dificultades que pudieran suceder y que no se pudieron prevenir.

21. Control de conocimiento para proporcionar certidumbre en la toma de decisiones.

22. Información unificada, integral y consistente.

23. Reducción de redundancias.Administración de la Información

25. La confiabilidad del inventario deberá incrementar al 98%

26. Los costos por fletes aéreos debido a cortos de material deberán reducirse a máximo 1 al mes. Al final del primer semestre esperamos: Cero costos por fletes aéreos. Una reducción en el costo por unidad del 5% debido al incremento en la eficiencia y reducción de desperdicios. Así también se espera contar con un respaldo de la información de números de parte e históricos de inventarios. Administración de la Información

27. ¿Por qué ES INNOVADOR NUESTRO PROYECTO? Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Nuestro proyecto es innovador ya que ataca una problemática que se presenta con mucha frecuencia en la Industria Manufacturera pero que en cierta medida no se les presta gran atención pero, como lo hemos mencionado en puntos anteriores, es una causa importante de defectos, fallas en controles y muy importante generador de costos extraordinarios en la compañía. Ahora, si bien es cierto que la solución de IT no es un sistema nada innovador pues ya existía en el mercado, si podemos mencionar que la innovación se encuentra en detectar la necesidad, atacarla y encontrar una solución. Administración de la Información

28. RIESGOS Y FORMAS DE MITIGARLOS Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Riesgo: Al implementar un sistema que permita la estandarización de la información a través de un Sistema de MRP los usuarios deberán olvidar los viejos procedimientos manuales que realizaban en Excel o en papel, pensando que van a tardarse más o que no les queda suficientemente claro lo que el sistema puede hacer por ellos y sus beneficios. Mitigante: Para tener un facilitador en cada área, se invito a cada uno de los Gerentes de área y a los supervisores involucrados en el proceso a participar en el proyecto aportando problemas detectados así como sugerencias para su posible solución, por lo que garantizamos el “ownership” o involucramiento de las áreas para el convencimiento de los usuarios y a su vez ellos serán nuestros ojos en las diferentes áreas. También están planeadas juntas de seguimiento para detectar problemas en tiempo y darles solución. Administración de la Información

29. PLAN DE TRABAJO Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte A continuación mostramos un Plan general del proyecto en base a los tiempos destinados a cada actividad: Administración de la Información

30. PLAN DE TRABAJO Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Administración de la Información

31. PLAN DE TRABAJO Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Ahora bien, es importante mencionar algunos detalles vitales en cada etapa: Punto 1) Presentación del Proyecto al comité: En este punto es necesario que no solo Alejandro Granados este preparado pero también, Gabriel China, Gerentes y los usuarios de todas las áreas ya que el Gerente de Planta y corporativo ve este proyecto como una solución a nivel planta y no solo administrativa. Punto 5) Entrenamiento de usuarios: Vital que todos los usuarios del nuevo sistema agenden y dejen libre básicamente la 3ª semana de julio para su completo entendimiento y practicas requeridas. Punto 6) Migración de datos: Los usuarios encargados de migrar los datos y alimentar al sistema nuevo deben de tener lista la información antes del entrenamiento ya que es crítico el traerlo al entrenamiento para saber dónde va cada dato. Además tomen en cuenta que el tiempo está muy medido y no podemos permitir el retraso de alguien. Punto 8) Junta de evaluación: Gerentes, favor de involucrarse o traer a la persona clave de su departamento a fin de ventilar los problemas encontrados así como sus soluciones. Administración de la Información

32. CONSIDERACIONES DE STAFFY RECURSOS Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Como todos sabemos no contamos con un departamento de IT por lo que Alejandro y Gabriel de Administración junto con nuestros asesores externos de IT estarán trabajando con el equipo de MAS200 para llevar a cabo la implementación del proyecto. Pensamos que podemos seguir trabajando de esta forma dado que el MRP seleccionado (MAS200) no es un sistema complejo y en caso de soporte nos lo pueden dar dos formas: de manera remota conectándose al servidor o con los usuarios y de manera personal. Administración de la Información

33. COSTOS Y FUENTES DE FONDEO Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Costos: El costo total del proyecto en su Adquisición, implementación y entrenamiento es de $110,050, dado su costo y beneficio esperado es la mejor opción. En cuanto al costo de soporte para los usuarios tenemos 50 horas incluidas con la compra del Sistema, después de agotadas éstas, podemos adquirir paquetes de 20 horas por $1,000. En lo que se refiere a recurso financiero se necesitaran $ 110, 050 pesos para la implementación y el costo anual por mantenimiento será de $ 1,500 pesos anuales y en caso de querer agregar más usuarios el costo por usuario será aprox. de $ 1,500 pesos y el costo por soporte a usuarios adicionales a los incluidos en la implementación será de $ 1,000 p/20 hrs. Administración de la Información

34. COSTOS Y FUENTES DE FONDEO Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Beneficios: Con la implementación del MRP eliminaremos los problemas derivados de falta de estandarización y homogenización de números de parte, lo que resulta en costos extras como: ProblemaCosto anual Fletes aéreos $35,000 Defectos por material equivocado $28,000 Re-trabajos $11,000 Tiempo extra para recuperar producción $18,000 Costo aproximado anual $92,000 Por lo que prácticamente en el primer año y medio se Retorna la Inversión. Por lo que podemos decir que nos brinda una solución para las problemáticas actuales y futuras de la empresa al mejor precios y con óptimos servicios de soporte técnico y de capacitación, es decir, nuestra mejor opción. Administración de la Información

35. ALTERNATIVAS DE SOLUCION CONSIDERADAS Y SU EVALUACION Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Actualmente se encuentran en el mercado una gran cantidad de herramientas que pudieran proporcionar las soluciones estimadas y hasta nos darían un valor agregado al estimado por su gran extensión, pero tomando en cuenta el tamaño de la empresa, el número de usuarios, costo de adquisición, integridad y seguridad de la información y el costo de mantenimiento se selecciono la adquisición del sistema MAS200 el cual se apega a las necesidades e infraestructura de nuestra empresa. Tomando como primer paso la estandarización y/o unificación de la información para que el sistema tenga bases solidas para su implementación. Desarrollo de software con la empresa TI Solutions Costo: El costo de la implementación de esta alternativa será de $ 178,000 pesos con un costo de mantenimiento anual de $ 3,500 pesos y un costo por capacitación adicional de $200 p/hora. Beneficio: Software que cumple con las necesidades especificas de la empresa en su estado actual y no tiene costo de licenciamiento. Software MSDynamics Costo: El costo de la implementación de esta alternativa de $ 123,000 pesos, con un costo de licenciamiento anual por usuario de $ 2,000 pesos, y el costo de mantenimiento anual se calculará en base a los usuarios, compenentes empresariales y nivel de servicios que aproximadamente tendrá un costo de $ 2,500 pesos anuales. Beneficio: Software que cumple con las necesidades actuales y futuras de la empresa para plataformas con S.O. Windows. Administración de la Información

36. ALTERNATIVAS DE SOLUCION CONSIDERADAS Y SU EVALUACION Problemática: Falta de Consolidación en la información relacionada a números de parte Actualmente se encuentran en el mercado una gran cantidad de herramientas que pudieran proporcionar las soluciones estimadas y hasta nos darían un valor agregado al estimado por su gran extensión, pero tomando en cuenta el tamaño de la empresa, el número de usuarios, costo de adquisición, integridad y seguridad de la información y el costo de mantenimiento se selecciono la adquisición del sistema MAS200 el cual se apega a las necesidades e infraestructura de nuestra empresa. Tomando como primer paso la estandarización y/o unificación de la información para que el sistema tenga bases solidas para su implementación. Ver costos y fuentes de fondeo para más información. Administración de la Información