Introdução às cobranças

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Introdução às cobranças

  1. 1. O PROBLEMA E AS SUAS CAUSAS Manuel Teixeira - 2010 1
  2. 2.  A tradição já não é o que era! 2
  3. 3.  Antigamente as empresas eram fortemente personalizadas  Hoje existe uma maior flexibilidade na forma como a questão é encarada. 3
  4. 4.  A dimensão que o problema das cobranças atinge, portanto, é uma resultante destes dois factores : mentalidade e conjuntura económica. Manuel Teixeira - 2010 4
  5. 5.  políticas financeiras (receber cedo e pagar tarde)  Mas… As consequências de um aumento do prazo médio de recebimentos, bem como de dívidas incobráveis (estão os dois geralmente correlacionados) traz efectivamente graves consequências para uma empresa, nem sempre directamente visíveis para o seu gestor. Manuel Teixeira - 2010 5
  6. 6.  O primeiro custo que as empresas têm de suportar é, desde logo, o que resulta da necessidade de financiamento das suas vendas a crédito. Partindo do princípio que os negócios são feitos numa base de pagamento a 30 dias, tal facto deveria ser considerado aquando do estabelecimento do preço dos produtos.  Mas não só. Num caso em que o prazo médio de recebimentos seja do ordem dos 80 dias (a título de exemplo), o custo dos 50 dias adicionais deveria igualmente reflectir-se nos preços praticados. Se uma empresa tem por exemplo um lucro de 10% em relação à facturação e se financia a 18 %, isso irá custar-lhe 2,4 % dessa facturação, ou seja 24% do seu lucro*.  *Valores aproximados Manuel Teixeira - 2010 6
  7. 7. 1. Mais… se o prazo médio de entrega do IVA for de 60 dias, este terá igualmente que ser financiado pela empresa durante um período de 18 dias! 2. custos administrativos e operacionais! (Quanto mais uma empresa se empenhar numa cobrança, mais tempo e dinheiro são gastos, quer esse trabalho seja desempenhado por pessoal da empresa, que poderia estar a executar outras tarefas, quer por outro tipo de pessoal externo) 3. E ainda o custo directo das dívidas realmente incobráveis! Manuel Teixeira - 2010 7
  8. 8.  E ainda… (nunca mais acaba!) temos o problema do custo gerado pela inflação que teve lugar entre a data da venda ou fornecimento de serviço e a data de recebimento. Assumindo um atraso de 50 dias e uma inflação a 8 % ao ano este custo será de cerca de 1% do total da facturação*.  *Valores aproximados Manuel Teixeira - 2010 8
  9. 9. Todos os anteriores custos considerados, poderão ascender a um valor da ordem dos 50 % dos lucros. Mas… E o custo de oportunidade? (investimentos que não são feitos por falta de disponibilidade financeira e que iriam ser responsáveis pelo crescimento futuro da empresa) Manuel Teixeira - 2010 9
  10. 10. 1. o crescimento, não só em Portugal, de grandes empresas com enorme capacidade financeira e consequente possibilidade de determinar quase unilateralmente os termos de pagamento. (exemplo: supermercados, construtoras, energia, comunicações etc.…) Manuel Teixeira - 2010 10
  11. 11.  Finalmente, o aumento da pressão sobre os consumidores para as compras a crédito ou mais concretamente, a prestações.  Baixos níveis de poupança (particulares)  legislação existente bem como o (mau) funcionamento dos tribunais Manuel Teixeira - 2010 11
  12. 12. Medidas preventivas (proactivas) Medidas reactivas Manuel Teixeira - 2010 12
  13. 13. Manuel Teixeira - 2010 13 Medidas preventivas (proactivas) Medidas Reactivas (Coping) Bom Sistema de Informação
  14. 14. 1. quanto lhe estão a custar os recebimentos em atraso? 2. custo de oportunidade / apontar para uma análise custo-benefício alargada. 3. determinar um padrão comum entre os clientes que apresentam problemas de pagamento Manuel Teixeira - 2010 14
  15. 15. 5. Elaboração de processo interno 6. Manter o cliente permanentemente informado 7. Incentivos para pagamentos a pronto ou dentro de um curto prazo 8. Assertividade na gestão documental (envio de facturas e outro tipo de documentos) Manuel Teixeira - 2010 15
  16. 16.  É melhor prevenir do que remediar  Usar um questionário padrão pró-forma  Medidas preventivas e pró-activas  Referências bancárias  Referências comerciais  Pesquisa em bases de dados de empresas Manuel Teixeira - 2010 16
  17. 17. Cuidado com concessões de crédito, obter primeiro, através de questionário tipo Dados sobre o cliente e pesquisar sobre Informação relevante em termos Comerciais, junto da banca e demais Entidades julgadas necessárias! Manuel Teixeira - 2010 17
  18. 18.  O sistema mais eficaz de cobrança é garantir que as dívidas não surgem. Por conseguinte, devem ser tomadas medidas eficazes desde o início com vista a prevenir possíveis problemas. Manuel Teixeira - 2010 18
  19. 19.  Portanto, o problema dos incobráveis está na politica de concessão de crédito da empresa (ao longo do tempo)! Manuel Teixeira - 2010 19
  20. 20.  Sugerimos que use um questionário padrão pró- forma sobre detalhes da empresa / situação pessoal, do seu cliente potencial. Este processo tem vantagens consideráveis porque algumas destas informações podem ser usadas em data posterior, caso surjam problemas. Manuel Teixeira - 2010 20
  21. 21.  A eficácia das referências bancárias muitas vezes são questionáveis.  Uma referência comercial pode ser mais útil, mas verificar a autenticidade de tais referências – melhor usar empresas suas conhecidas.  A pesquisa em bases de dados pode revelar detalhes importantes e de forma actualizada. Manuel Teixeira - 2010 21
  22. 22.  O processo de cobrança ◦ enviar uma primeira factura seguida de uma 2ª via e posteriormente de 3 a 5 cartas de aviso.  Utilizar o telefone como meio de entrar em contacto com o cliente e levá-lo a cumprir a sua obrigação Manuel Teixeira - 2010 22
  23. 23. Antes do telefonema, o processo do cliente deve ser revisto nos seus pormenores: 1. Quem efectua o telefonema deve saber antecipadamente com exactidão, os termos em que está disposto a negociar e a ceder (por cada cliente) 2. Ir direito ao assunto 3. Fazer uma abordagem personalizada 4. Ouvir o cliente 5. Ser firme mas flexível 6. Não discutir, ameaçar, ficar aborrecido ou perder a dignidade 7. Obter do cliente uma promessa específica quanto a uma data de pagamento. Manuel Teixeira - 2010 23
  24. 24.  Agências de Cobranças Difíceis (Outsorcing)  Factoring (Dun & Bradstreet etc…)  Agências de advogados  Vendedores no processo de cobrança… Manuel Teixeira - 2010 24

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