Das Problem bei Besprechungen: es gibt zu viele schlecht vorbereitete, die zudem auch noch nicht zielführend sind. Und dann sind sie eine reine Zeitverschwendung. Wenn Sie allerdings ein paar einfache Dinge bei der Vorbereitung und Durchführung einer Besprechung beachten, dann kann die Zeit sehr wohl sinnvoll und konstruktiv genutzt werden. Daher habe ich eine Checkliste zur Besprechungsvorbereitung erstellt, die Sie auf meiner Web-Seite unter http://www.123effizientdabei.de/checkliste-besprechungsvorbereitung/ herunterladen können.

1. Kostenlose Tipps & Tricks für mehr Effizienz im Büro:
Checkliste
Besprechungsvorbereitung

2. Was ist zu tun, wenn eine
Besprechung anberaumt wird?

3. Termin finden
über Outlook
Freie Zeit suchen

4. Sitzungsraum
reservieren

5. Unterlagen
erstellen, die
vorab versendet
werden sollen

6. Einladung mit
Agenda
versenden

7. Protokollant festlegen

8. Zeit für
Besprechungsvor-
und -nachbereitung
einplanen

9. Kaffee, kalte
Getränke und
Kekse bestellen

10. Beamer
und/oder
Flipchart
reservieren

11. Erledigen, bis spätestens 3 Tage vor
dem Besprechungstermin

12. Prüfen, ob alle
Teilnehmer
zugesagt haben

13. Präsentation
fertigstellen

14. Handouts
drucken

15. Letztes
Protokoll
ausdrucken

16. Gegebenenfalls
Teilnehmerliste
ausdrucken

17. Unmittelbar vor
der Besprechung

18. Den
Besprechungsraum
lüften

19. Handouts
bereitlegen

20. Technik auf
Funktionsfähigkeit
prüfen

21. Flipchart-Stifte auf
Funktionsfähigkeit
prüfen