Support de formation à l'utilisation de tableur comme Libreoffice Calc ou Microsoft Excel

1. TABLEUR
Libre Office Calc

2. Interface

3. Le nombre maximum de colonnes est de 1024 (de la colonne A à la colonne
AMJ)
Le nombre maximum de lignes est de 1 048 576
Le nombre maximum de cellules dans une feuille est de 1 073 741 824 (soit
plus
de 1 milliard de cellules)
Le nombre maximum de feuilles dans un classeur est 256.
Interface

4. Les feuilles de calcul
Ajouter, déplacer, supprimer et renommer les feuilles de calcul
Ajouter une feuille de calcul
Pour ajouter une feuille de calcul cliquez simplement sur l'onglet contenant le signe
« + » vert ou noir en bas de l'écran
Déplacer une feuille de calcul
Positionnez le curseur de la souris sur l'onglet affichant le nom de la feuille, effectuez
un clic gauche puis sans relâcher le clic déplacez la feuille à l'emplacement voulu.
Relâchez le clic.

5. Les feuilles de calcul
Ajouter, déplacer, supprimer et renommer les feuilles de calcul
Supprimer une feuille de calcul
Effectuez un clic droit sur l'onglet de la feuille à supprimer puis cliquez sur « supprimer
la feuille... »
Renommer une feuille de calcul
Effectuez un double clic gauche sur l'onglet de la feuille à renommer, entrez le nouveau
nom puis valider avec la touche Entrée.
Masquer - démasquer une feuille de calcul
Pour masquer une feuille de calcul, effectuez un clic droit sur l'onglet de la feuille
concernée puis cliquer sur « Masquer » Pour la faire réapparaître, effectuez un clic droit
sur un onglet de feuille puis sur « Afficher »

6. Les cellules
Identifier Les cellules
Les cellules ont une adresse définie par le nom de la colonne et celui de la ligne !
A1, A2, A3, B15, …
Les cellules peuvent aussi avoir un nom si
on le souhaite :
sélectionnez la cellule dont vous
souhaitez définir le nom, cliquez sur l'item
insertion du menu, puis sur « nom » et
enfin sur « Définir »
Entrez le nom voulu, choisissez si ce nom
doit être valide pour toutes les feuilles ou
seulement pour la feuille active puis
validez.
Remarque : Cette fonctionnalité fonctionne aussi
avec des plages de cellule

7. Les lignes et les colonnes
Pour modifier la hauteur d'une ligne ou la largeur
d'une colonne, positionnez le curseur de la souris
sur le bord de l'entête de ligne ou de colonne.
Effectuez un clic gauche et sans lâcher le clic
étirez. Lorsque la dimension souhaitée est
atteinte relâchez le clic.
Modifier la hauteur d'une ligne ou la largeur d'une colonne
Remarque : effectuer un double clic au même endroit adapte automatiquement
la largeur de la colonne ou le hauteur de la cellule au contenu le plus long de la
colonne ou de la ligne.

8. Les lignes et les colonnes
Masquer une ligne ou une colonne
Pour masquer une ligne ou une colonne, effectuez
un clic droit sur l'entête de la ligne ou de la
colonne puis cliquez sur « Masquer », pour la
démasquer, sélectionnez les deux lignes ou
colonnes entourant la (ou les) ligne(s) ou
colonne(s), effectuez un clic droit sur l'entête de la
sélection puis cliquez sur démasquer
Remarque : vous pouvez masquer plusieurs lignes ou colonnes en une seule
opération :
sélectionnez la première ligne ou colonne puis en maintenant la touche « Ctrl »
enfoncée, sélectionnez une seconde ligne ou colonne. Effectuez un clic droit sur
l'entête d'une des sélections et cliquez sur masquer.

9. Mise en forme des cellules
La mise en forme des cellule permet de définir la manière dont la cellule et son
contenu vont être rendu visuellement.
Pour définir le format d'une cellule effectuez un clic droit sur la cellule puis cliquez
sur « Formater les cellules »
Les lignes et les colonnes
La mise en forme concerne :
Le format des nombres
La police
les effets de caractère
l'alignement du contenu de la cellule
les bordures de la cellule
l'arrière plan de la cellule
la protection de la cellule

10. Les lignes et les colonnes
Type de données
Elles peuvent être de deux type : numérique ou texte
Comment reconnaître le type de donnée ?
Les données de type numérique sont par défaut alignées à droite de la cellule alors
que les données de type texte sont alignées par défaut à gauche.
Saisir des données
Sélectionnez la cellule que vous souhaitez renseigner, entrez à l'aide du clavier vos
données puis validez avec la touche « entrée »

11. Remplissage automatique des cellules
Vous souhaitez par exemple remplir les 100 premières cellules de la colonne A avec
des chiffres allant de 1 à 100. Vous pouvez remplir chaque cellule une à une mais vous
risquez d'y passer du temps, heureusement les tableurs possèdent une fonctionnalité
de remplissage automatique !
Saisissez le chiffre 1 dans la première cellule et valider. Sélectionnez de nouveau la
première cellule. Vous devriez voir en bas à droite de la cellule un carré noir (une
poignée) qui va vous permettre de recopier le contenu de la cellule en l'incrémentant
automatiquement. Saisissez cette poignée avec le bouton gauche de la souris et sans
relâcher le clic, étirez vers le bas jusqu'à la ligne 100 → vos cellules sont maintenant
remplies des chiffres de 1 à 100.
Cette technique fonctionne avec les chiffres, les jours de la semaine, les mois, les
années, les dates, ...
Les lignes et les colonnes

12. Impression
Définir une zone d'impression
Afin limiter l’impression aux seules zones nécessaires, il est utile de définir une zone
d'impression :
Sélectionner la zone à imprimer puis cliquer sur le menu « Format » → « Zone
d'impressions » --> « Définir »

13. Impression
Il est parfois nécessaire d'insérer des sauts de page pour contraindre l'impression sur
plusieurs pages :
sélectionnez la cellule au dessus de laquelle vous souhaitez insérer un saut de
page puis cliquez sur le menu « Insertion » → « Saut de page » → « Saut de
ligne »
Il est également possible de le faire sur les colonnes : « Insertion » → « Saut de
page » → «Saut de colonne »
Les sauts de page sont matérialisés par des lignes bleues.

14. Pour visualiser ce que donnera l'impression : «Fichier » → « Aperçu »
Impression

15. Impression
Mise en page de l'impression
Pour affiner les réglages de l'impression après avoir affiché l'aperçu,
cliquez sur le bouton « Formater la page »
S'ouvre alors une boite d'option concernant le document.

16. Les formules
Les formules dans un tableur se situent dans les cellules en lieu et place des données,
il faut donc sélectionner la cellule dans laquelle on souhaite voir le résultat avant de
taper une formule…
Les formules de base : addition, soustraction, multiplication et division
Les formules commencent toujours par le signe « = » qui signifie : le contenu
de la cellule doit être égal à suivi de l'opération que l'on souhaite réaliser.
= 3 + 5 Addition de 3 et de 5
= 3 / 5 Division
= 3 * 5 Multiplication
= 3 – 5 Soustraction

17. Les formules
Cependant l’intérêt d'un tableur est de pouvoir automatiser les opérations, c'est
à dire de ne pas avoir à retaper la formule à chaque fois. Il est donc préférable
de faire appel à l'adresse des cellules dans ces opérations.
= A1 + A2 Addition du contenu de la cellule A1 avec celui de A2
= A1 / A2 Division du contenu de la cellule A1 avec celui de A2
= A1 * A2 Multiplication du contenu de la cellule A1 avec celui de A2
= A1 – A2 Soustraction du contenu de la cellule A1 avec celui de A2

18. Les formules
L'assistant Formules
Un grand nombre de formules sont déjà existantes et préprogrammées.
Pour y accéder effectuer un clic sur l'assistant fonctions.
Zone déroulante de
sélection
de catégorie de fonction
Affichage des fonctions
existantes de la
catégorie sélectionnée
Affichage du détail
de la Fonction
sélectionnée
Affichage de la formule telle
qu'elle apparaîtra dans la
cellule

19. Les formules
Exemple de la fonction somme

20. Les formules
Sélectionnez la catégorie « Mathématique »
Effectuez ensuite un double clic sur la
fonction « Somme »

21. Les formules
Vous pouvez maintenant
ajouter les nombres dont
vous souhaitez faire la
somme

22. Les formules
Soit vous connaissez
l'adresse de la cellule et
vous tapez à l'aide du
clavier son adresse dans
le champ de saisie
Soit vous ne
connaissez pas son
adresse vous pouvez
alors la sélectionner à
l'aide de la souris

23. Les formules
Vous pouvez également
entrer une formule à la
place de l’adresse d’une
cellule.

24. Les formules
Lorsque vous avez
terminé, cliquez sur
le bouton OK

25. Les formules
Recopier les formules
De la même manière que le remplissage automatique, il est possible de recopier les
formules directement avec la souris
Exemple :
Nous souhaitons diviser une suite de nombre par une valeur unique
Le diviseur est en C2 et
les données à diviser
de D2 à D10
Je saisi la formule sur
la première ligne à
diviser : =D2/C2
Puis je copie ma
formule en étirant à
l'aide de la poignée.
Résultat :

26. L'erreur rencontrée est due à l'adressage relatif des cellules :
Lorsqu'on recopie une formule vers la droite ou vers le bas, les
adresses des cellules référencées se trouvent automatiquement
décalées vers la droite ou vers le bas.
Pour s'affranchir de ce problème, il faut utiliser l'adressage
absolu des cellules, pour ce faire, on note l'adresse de cette
cellule avec des signes dollars $, un devant le numéro de ligne
pour bloquer la ligne et un devant la lettre identifiant la colonne
pour bloquer la colonne..
Ainsi pour que notre copie de formule se passe bien, nous
aurions du saisir la formule suivante :
=D4/$C$1
Remarque : vous pouvez aussi nommer la cellule contenant la
valeur unique (par exemple Diviseur) et faire appel à son nom
dans la formule :
=D4/Diviseur
Les formules
Adresse relative
A1
Adresse absolue
$A$1 ou $A1
ou A$1

27. Les formules
L'imbrication de formules
Une formule peut contenir une ou plusieurs formules…
Exemple avec la fonction « RECHERCHEV » imbriquée avec la fonction «SI»
Détail de la fonction « SI » :
retourne une valeur si une condition est remplie
sinon en retourne une autre.
=SI(Condition ; valeur si vrai ; valeur si faux)
Condition : Condition que nous allons vérifier
Valeur si vrai : valeur renvoyée si la condition est remplie
Valeur si faux : valeur renvoyée si la condition n'est pas remplie

28. Les formules
Détail de la fonction « RECHERCHEV » : effectue une recherche verticale
dans une matrice selon un critère et renvoi un résultat situé dans une
colonne adjacente si le critère de recherche est trouvé.
=RECHERCHEV(Critère de recherche ; Matrice ; Indice ; Ordre de tri)
Critère de recherche : ce que nous recherchons dans la matrice
Matrice : plage de cellules sur lesquelles effectuer la recherche
Indice : N° de colonne ou se trouve la valeur de notre recherche
Ordre de tri : indique si la plage doit être triée ou non

29. Les formules
Nous allons tester la valeur de A et afficher :
Résultat positif si : A > 0
Résultat nul si : A = 0
Résultat négatif si : A < 0
La formule contenue par la cellule B10 :
=SI(RECHERCHEV(A10;A1:B7;2;0)>0;"Résultat
positif";SI( RECHERCHEV(A10;A1:B7;2;0)=0;"Résultat nul"; "Résultat négatif"))
Ce que réalise cette formule :

30. Mise en forme conditionnelle
Les tableurs vous offrent la possibilité de modifier la mise en forme des cellules en
fonction du contenu qu'elles contiennent. Imaginons que vous souhaitiez identifier
très rapidement quelles sont les valeurs négatives dans le tableau ci-dessous.
Première solution : parcourir tout le tableau pour les retrouver. Si votre tableau
comporte plusieurs dizaines ou centaines de lignes cela risque de vous prendre
beaucoup de temps et surtout vous risquez d'en rater quelques-unes.
Deuxième solution : utiliser la mise en forme conditionnelle .

31. Mise en forme conditionnelle
Comment faire ?
Commencez par sélectionner la plage de cellules sur laquelle appliquer ce formatage
conditionnel puis effectuer un clic sur le menu « Format » → « Formatage
conditionnel » → « Condition »
1- Laissez « La
valeur de la
cellule est »
2- Sélectionnez
« Inférieur à »
3- Renseignez
La valeur 0
4- Sélectionnez
« Nouveau
Style » ici

32. Mise en forme conditionnelle
Définissez votre style de cellule qui sera affiché si la condition est remplie.
Choisissez la
police, la couleur
de police et de
fond, le contour
de cellule, les
effets de
caractère,
l'alignement, …
Puis validez.

33. Mise en forme conditionnelle
Le résultat est immédiat, vous venez d'identifier toutes les cellules comportant
une valeur négative

34. Les filtres
Vous vous trouvez devant une
base de données comportant
un nombre d’information
importantes et dont certaines
sont répétitive.
Comment ne faire apparaitre
que les lignes comportant une
même information ?
Nous allons pour réaliser
cette opération utiliser les
filtres.

35. Les filtres
Sélectionnez la première cellule
de l’entête de votre tableau
Ouvrez ensuite le menu
« Données » puis sélectionnez
«l’option « AutoFiltre ».

36. Les filtres
Des listes déroulantes
sont apparue sur les
entêtes du tableau.
Ce sont les choix dans ces
listes qui vont filtrer le
tableau.
Cliquez sur la liste
déroulant Pays par
exemple, puis
sélectionnez « Etats-
Unis ».

37. Les filtres
Le tableau ne fait maintenant apparaitre que les lignes dont le pays est « Etats-Unis »

38. Les filtres
Cliquez ensuite sur la liste déroulante « Or » puis sélectionnez « 2 ».
Vous ne voyez à présent que les lignes dont le pays est « Etats-Unis » et dont le
nombre de médaille d’or est « 2 ».
Les filtres sont cumulatifs.

39. Calculs en fonction des filtres
Gardons cet exemple et ajoutons une somme au dessus des colonnes Or, Argent &
Bronze qui comptabilisera chaque type de médaille.
Commencez par annuler les filtres puis entrez les formules.
=SOMME(E6:E226)

40. Calculs en fonction des filtres
Appliquez maintenant les mêmes filtres sur les colonnes « pays » et « Or ».
Malgré l’application des filtres les totaux ne changent pas.

41. Calculs en fonction des filtres
Afin que les totaux
prennent en
compte le filtrage
effectué, nous
devrons utiliser la
fonction
« SOUS.TOTAL ».
Cette fonction
attend une fonction
à appliquer et une
plage sur laquelle
l’appliquer.

42. Calculs en fonction des filtres
Les fonctions possibles sont
référencée par un chiffre, c’est ce
chiffre qu’il faut indiquer lors de
l’écriture de la formule.
Ici pour l’exemple nous utiliserons la
fonction SOMME soit le chiffre 9.
La formule deviendra donc :
=SOMME(E6:E226)  =SOUS.TOTAL(9;E6:E226)

43. Calculs en fonction des filtres
Réappliquons maintenant les mêmes filtres.
Cette fois-ci les totaux tiennent compte des filtres sélectionnés.

44. Les diagrammes
Sélectionner la plage de données à représenter puis lancer la commande
Insertion > Objet > Diagramme .... Un diagramme de base est automatiquement inséré
et la première boîte de l'Assistant graphique (Étape 1/4) apparaît.
Sélectionnez les données à représenter

45. Les diagrammes
Insertion > Objet > Diagramme.
Sélectionnez
le type de
diagramme

46. Les diagrammes
Vérifiez la plage
de données
Indiquez si les données sont
en ligne ou en colonne
Indiquez si les 1er ligne et colonne
contiennent les entêtes

47. Les diagrammes
Si besoin définissez les nom pour les séries de données

48. Les diagrammes
Saisissez le titre du graphique
ainsi que celui des axes
Affichez ou non les
grilles du graphique
Afficher ou non la
légende du graphique

49. Les diagrammes
Cliquez sur terminer, votre diagramme est affiché

50. Les tableaux croisés dynamiques
Pour obtenir un tableau croisé dynamique, il est nécessaire d'avoir au préalable un
tableau servant de base de données, appelé tableau source ou tableau base de
données. Un tableau de type base de données doit répondre à plusieurs règles :
– chacune de ses colonnes doit posséder un titre;
– chaque ligne doit correspondre à une entrée (appelée aussi enregistrement ) : une
entrée contient des données se rapportant à un seul objet ou sujet.
– normalement, aucune ligne, c'est-à-dire aucune entrée, ne doit être strictement
identique à une autre : au moins un critère doit être différent.
Un tableau croisé dynamique (en anglais pivot table), en abrégé « TCD », est une
fonctionnalité de certains tableurs qui permet de générer une synthèse d'une table
de données brutes. Le « TCD » permet de regrouper des données selon une ou
plusieurs de ses propres catégories (colonnes ou champs) et faire les opérations
nécessaires entre les montants correspondants (sommes, moyennes, comptages,
etc.). Le « TCD » peut donc créer des mises en forme de tableaux en répartissant
les différents champs voulus, en abscisses ou en ordonnées...
wikipedia

51. Les tableaux croisés dynamiques
Pour créer un tableau croisé dynamique sélectionnez l'ensemble du tableau source
puis ouvrez le menu « Insertion » puis « Table de pilote… »

52. Les tableaux croisés dynamiques
Champs de la page :
filtre le contenu du
tableau selon un critère
inséré
Champs disponibles
Champs de colonne : les
titres des colonnes du
tableau seront les
différentes valeurs de la
colonne du tableau
source sélectionné

53. Les tableaux croisés dynamiques
Champs de ligne :
entêtes des lignes que
l’on va pouvoir filtrer
Champs de données : contient une synthèse des
informations relatives aux croisement d’une colonne et
d’une ligne. Différentes opérations sont possibles.

54. Les tableaux croisés dynamiques
Pour construire votre tableau, glissez-déplacer vos boutons dans les champs
souhaités, puis validez lorsque vous avez terminé

55. Les tableaux croisés dynamiques
Votre tableau est construit, vous
pouvez maintenant modifier les filtres
pour afficher seulement les
informations souhaitées.

56. Les macros
Les tableurs comme LibreOffice et Excel permettent d'enregistrer des macros.
Une macro est l'enregistrement en code informatique d'une suite d'instructions.
Elle pourra par la suite être attachée à un bouton ou tout autre objet qui permettra
de déclencher son exécution.
Les instructions seront alors exécutées dans l'ordre ou elles ont été enregistrées.
Ceci est très pratique lorsque l'on a des tâches répétitives à effectuer.

57. Les macros
Préparation de l'interface
Dans un premier temps il est utile de préparer son interface en vue de
l'enregistrement et de l'utilisation des macros.
Ouvrez pour cela le panneau de configuration de l'interface : « Outils » → « Options »
Cochez les cases « Activer les
fonctions expérimentales » et
« Activer l'enregistreur de
macro »
Enfin cliquez sur le bouton « Ok »
Dépliez l'arborescence
« LibreOffice » et cliquez sur
« Avancé »

58. Les macros
Nous pouvons maintenant enregistrer et utiliser notre première macro
Sélectionnez le menu « Outils » → « Macros » → « Enregistrer une macro »
Une fenêtre apparaît comportant un bouton « Terminer l'enregistrement »
Tout ce que vous allez faire à présent va être enregistré et codé en langage informatique

59. Les macros
Sélectionnez la zone à trier, cliquez
sur le menu « données » → « Trier...
». Sélectionnez la colonne à trier
puis cliquez sur la case croissant et
validez.
Cliquez sur le bouton « Terminer
l'enregistrement » une fenêtre
s'ouvre ou vous devez définir
l'emplacement et le nom
d'enregistrement de la macro.
Nous allons maintenant affecter cette macro à un bouton qui lors du clic déclenchera
son exécution.
Donnez lui le nom de « tri_croissant » et sélectionnez l'emplacement mes macros.
Votre macro est Enregistrée

60. Les macros
Affichez maintenant la barre d'outils nécessaire :
« Affichage » → « Barres d'outils », cliquez sur la
barre : Contrôle de formulaire
Cliquez sur « Bouton »
Dessinez un bouton sur votre feuille de
calcul.

61. Les macros
Effectuer ensuite un clic droit sur ce bouton pour
faire apparaître le menu contextuel.
Modifier l'étiquette « Bouton » par « Tri »
Cliquez sur « Contrôle
» une fenêtre s'ouvre

62. Les macros
Trouvez la ligne Bouton de la
souris enfoncé.
Cliquez ensuite sur l'onglet
« Événement ».
Cliquez sur le bouton
comportant trois points.

63. Les macros
La fenêtre assigner une macro s’ouvre
Cliquez sur le bouton
« Macro »

64. Les macros
La fenêtre Sélecteur de macro s’ouvre
Retrouvez votre macro
« Tri_croissant »
dans le dossier
« Mes macros ».
Cliquez enfin sur le
bouton « OK »
Sélectionnez-la.

65. Les macros
La fenêtre assigner une action s’ouvre
La macro
« Tri_croissant » est
assignée à
l’événement « Bouton
de la souris enfoncé »
Cliquez enfin sur le
bouton « OK » pour
valider votre choix.

66. Les macros
Fermez la fenêtre
Propriétés : Bouton
Cliquez enfin sur le bouton « Basculer le mode conception »
afin de rendre le bouton actif

67. Les macros
Lignes de code de la
macro enregistrée

68. TABLEUR
Libre Office Calc
Médiathèque Gaston Baissette – Mauguio – Septembre 2016