Aula 8 - Gerenciamento da Comunicação

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Aula 8 - Gerenciamento da Comunicação

  1. 1. Gerenciamento da Qualidade Prof. Matheus de Lara Calache professormatheuscalache@gmail.com
  2. 2. TRABALHO EM GRUPO DA AULA PASSADA • Métodos específicos de Gestão – 5S: Instrumento de mobilização dos colaboradores para aplicação de mudanças no ambiente de trabalho bem como na vida pessoal, buscando melhorias em ambas as áreas – 8S: é o programa 5S acrescido de 3S adicionais. – Seis sigma: é uma estratégia de melhoria da competitividade e rentabilidade, buscando ter não mais que 3,4 defeitos por milhão de oportunidades. – Benchmarking: Observa-se a experiência de lideres de mercado com o fim de extrair dela algum aprendizado que venha a melhorar os padrões de desempenho.
  3. 3. Comunicação • Processo pelo qual a informação é transferida entre os indivíduos através de símbolos, sinais e outros. • Processo de duas vias: –Emissor –Receptor
  4. 4. Comunicação EMISSOR RECEPTOR MENSAGEM FEEDBACK
  5. 5. Comunicação EMISSOR RECEPTOR MENSAGEM FEEDBACK CodificarCodificar CodificarCodificar DecodificarDecodificar DecodificarDecodificar
  6. 6. Comunicação EMISSOR RECEPTOR MENSAGEM FEEDBACK CodificarCodificar CodificarCodificar DecodificarDecodificar DecodificarDecodificar RUÍDO
  7. 7. Comunicação Ruídos: •Distorções em sinais eletrônicos •Erros de escrita e interpretação •Voz baixa ou rouca •Falta de atenção do receptor •Jargões •Siglas •Linguagem não adequada •Fatores ambientais pertubardores
  8. 8. Comunicação Ruídos: •Atitudes antagônicas •Posição na organização •Cultura
  9. 9. Ouvir • Temos dois ouvidos e uma boca • Ouça mais do que fale “Pense, observe, ouça e só então fale, para não se arrepender depois” Robert Wong
  10. 10. Ouvir • Desligar a voz interior, evitando julgar enquanto ouve • Fazer perguntas para esclarecer, validando a compreensão
  11. 11. Interações na comunicação • 2 pessoas, 1 interação • 3 pessoas, 3 interações • 4 pessoas, 6 interações • 5 pessoas, 10 interações • 20 pessoas, 190 interações
  12. 12. Interações na comunicação • NI = (NP (NP - 1)) / 2
  13. 13. Dimensões Típicas da Comunicação • Oral • Escrita • Tom de voz • Linguagem corporal
  14. 14. Processos do Gerenciamento da Comunicação 90% do tempo de um Gerente de Projeto são investidos em comunicação
  15. 15. Processos do Gerenciamento da Comunicação
  16. 16. Gerenciamento da Comunicação • O que comunicar? • Para quem comunicar? • Como comunicar?
  17. 17. Gerenciamento da Comunicação • O que comunicar? • Para quem comunicar? • Como comunicar? FASE DE PLANEJAMENTO
  18. 18. 5W2H • Quem necessita? (who) • Qual informação? (which/what) • Porquê? (why) • Quando? (when) • Onde deverá ser disponibilizada? (where) • Como será fornecido? (how) • Quanto custará a disponibilização? (how much)
  19. 19. Processos do Gerenciamento da Comunicação Gerenciamento das Comunicações 1. Identificar as partes interessadas 2. Planejar as comunicações 3. Distribuir as informações 4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas 5. Reportar o desempenho
  20. 20. Processos do Gerenciamento da Comunicação Gerenciamento das Comunicações no ciclo de vida de um projeto: •Iniciação – Identificar as partes interessadas •Planejamento – Planejar as comunicações •Execução – Distribuir as informações – Gerenciar as expectativas das partes interessadas
  21. 21. Processos do Gerenciamento da Comunicação Gerenciamento das Comunicações no ciclo de vida de um projeto: •Controle – Reportar o desempenho •Encerramento – Não há processos
  22. 22. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Identificar as partes interessadas – Processo de identificar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto
  23. 23. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Identificar as partes interessadas – Entradas: • Termo de abertura do projeto • Documentos de aquisição • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais – Ferramentas • Análise de partes interessadas • Opinião especializada
  24. 24. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Identificar as partes interessadas – Saídas: • Registro das partes interessadas • Estratégia para gerenciamento das partes interessadas
  25. 25. Análise de stakeholders ALIADOS Satisfazer BLOQUEADORES Gerenciar de perto MEMBROS DA REDE Monitorar DESACELERADORES Manter informado Grau de interesse no projeto Isole e negocieBase de poder Construa rede política Negocie
  26. 26. Análise de stakeholders
  27. 27. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Planejar as comunicações – Processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.
  28. 28. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Planejar as comunicações – Entradas: • Registro das partes interessadas • Estratégia para gerenciamento das partes interessadas • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais
  29. 29. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Planejar as comunicações – Ferramentas • Análise de requisitos da comunicação • Tecnologia das comunicações • Modelos de comunicações • Métodos de comunicação – Saídas: • Plano de gerenciamento das comunicações • Atualizações dos documentos de projeto
  30. 30. Plano de comunicação
  31. 31. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Distribuir as informações – Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.
  32. 32. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Distribuir as informações – Entradas: • Plano de gerenciamento do projeto • Relatórios de desempenho • Ativos de processos organizacionais
  33. 33. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Distribuir as informações – Ferramentas • Métodos de comunicação • Ferramentas de distribuição das informações – Saídas: • Atualizações dos ativos de processo organizacionais
  34. 34. Métodos de distribuição da comunicação • Reuniões do projeto, apresentações, cópias impressas, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos • Ferramentas de comunicação digital: e-mail, fax, correio de voz, teleconferência, páginas em websites • Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos: suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais, software para trabalho colaborativo, interfaces web, etc.
  35. 35. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Gerenciar as expectativas das partes interessadas – Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem
  36. 36. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Gerenciar as expectativas das partes interessadas – Entradas: • Registro das partes interessadas • Estratégia para gerenciamento das partes interessadas • Plano de gerenciamento do projeto • Registro das questões • Registro de mudanças • Ativos de processos organizacionais
  37. 37. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Gerenciar as expectativas das partes interessadas – Ferramentas • Métodos de comunicação • Habilidades interpessoais • Habilidades de gerenciamento
  38. 38. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Gerenciar as expectativas das partes interessadas – Saídas: • Atualizações dos ativos de processo organizacionais • Solicitações de mudança • Atualizações do plano de gerenciamento do projeto • Atualizações dos documentos do projeto
  39. 39. Habilidades de Comunicação • Técnicas de apresentação • Oratória • Técnicas de redação • Idiomas estrangeiros • Sistemas de comunicação • Solucionar conflitos • Técnicas de reunião • Negociação • Habilidade de ouvir
  40. 40. Como melhorar a sua comunicação • Habilidade de transmitir – Linguagem apropriada – Informações claras – Ambiente adequado – Atenção – Canais múltiplos – Face a face
  41. 41. Como melhorar a sua comunicação • Habilidade de escutar – Escuta ativa – Empatia – Reflexão – Feedback
  42. 42. 10 meios de evitar a perda de informação 1. Tome nota 2. Dê detalhes em ordem 3. Repita a informação 4. Faça perguntas (cheque) 5. Vá devagar 6. Use esboços e diagramas 7. Use destaque 8. Faça uma revisão rápida 9. Reduza o número de níveis 10.Use dois meios se possível
  43. 43. Reuniões
  44. 44. Reuniões • Lançamento (kickoff meeting) • Acompanhamento (follow-up meeting) • Registro e acompanhamento de pendências • Levantamento e registro de lições aprendidas • Acompanhamento e registro de mudanças, ações corretivas e preventivas • Entrega dos deliverables • Encerramento das fases e do projeto (end up meeting) • Crises...
  45. 45. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Reportar o desempenho – Processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive de andamento, medições do progresso e previsões
  46. 46. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Reportar o desempenho – Entradas: • Plano de gerenciamento de projeto • Informações sobre o desempenho do trabalho • Medições do desempenho do trabalho • Previsões de orçamento • Ativos de processos organizacionais
  47. 47. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Reportar o desempenho – Ferramentas • Análise de variação • Métodos de previsão • Métodos de comunicação • Sistema de distribuição das informações
  48. 48. Processos do Gerenciamento da Comunicação • Reportar o desempenho – Saídas • Relatórios de desempenho • Atualizações dos ativos de processos organizacionais • Solicitações de mudança
  49. 49. Gerenciamento da Comunicação • As pessoas precisam entender: –O que têm de fazer –O porquê elas têm de fazer –O seu desempenho em relação ao esperado –A sua situação profissional
  50. 50. Gerenciamento da Comunicação • Informação não pode: –Ser improvisada –Deixar para a intuição –Deixar para o óbvio
  51. 51. Plano de Gerenciamento das Comunicações • Documento formal que descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar todo o processo de comunicação no projeto.
  52. 52. Plano de Gerenciamento das Comunicações • Deve conter: – Título do projeto – Nome da pessoa que elaborou – Descritivos dos processos de gerenciamento das comunicações – Eventos de comunicações: reuniões, apresentações, etc... – Cronograma dos eventos de comunicações – Atas de reuniões – Exemplo de relatórios do projeto
  53. 53. Plano de Gerenciamento das Comunicações • Deve conter: – Ambiente técnico e estrutura para armazenamento e distribuição da informação – Alocação financeira para o gerenciamento das comunicações – Nome do responsável pelo plano – Registro de alterações do documento – Aprovações
  54. 54. Referências • FABRA, M. G. M. C. Gerenciamento de Comunicação em Projetos. Apostila de MBA em Gerenciamento de Projetos com ênfase em TI, 2010. • MENEZES, L. C. de M. Gestão de Projetos. 3. ed. Editora Atlas, 2001. • PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 4. ed. Editora Saraiva, 2012. • MOURA, H. PMP sem segredos. 1. ed. Editora Elsevier, 2013. • CALACHE, M. L. GPC5 – Uma ferramenta para gestão de projetos – Trabalho de conclusão de curso – MBA FGV, Campinas, 2013. • VARGAS, R. Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo Diferenciais Competitivos. 7ª ed. Editora Brasport. Rio de Janeiro, 2009.
  55. 55. Contatos • professormatheuscalache@gmail.com • http://br.linkedin.com/in/matheuscalache

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