Gerade für Unternehmen mit einer Vielzahl parallel laufender Projekte ist eine professionelle Projektmanagement Software unabdingbar. Die Implementierung ist jedoch mit einer sorgfältigen Vorbereitung verbunden, die von Unternehmen in jeder Phase Engagement und Ressourcen erfordert von Mey Mark Meyer, PM Firefighters

1. Einführung von Projektmanagement-Software: ein Großprojekt mit Nebenwirkungen
Gerade für Unternehmen mit einer Vielzahl parallel laufender Projekte ist eine
professionelle Projektmanagement Software unabdingbar. Die Implementierung ist
jedoch mit einer sorgfältigen Vorbereitung verbunden, die von Unternehmen in jeder
Phase Engagement und Ressourcen erfordert
von Mey Mark Meyer, PM Firefighters
Speziell für Unternehmen, die mit einer Vielzahl parallel laufender Projekte beschäftigt sind,
ist eine professionelle Projektmanagement Software unabdingbar. Doch die weitreichenden
Konsequenzen, die mit deren Auswahl, Vorbereitung und Einführung einhergehen, werden
von vielen Unternehmen unterschätzt. Von der punktgenauen Auswahl der richtigen PM
Software bis zum Übergang in den Regelbetrieb: Unternehmen sind gut beraten, eine
Implementierung als eigenständiges und langfristig angelegtes Projekt zu verstehen, das
schon vor der Auswahl der eigentlichen Software beginnt. Denn nur durch das enge
Zusammenspiel zwischen Geschäftsführung, IT-Spezialisten und Projektmanagern sowie
einer gemeinsamen intensiven Auseinandersetzung mit der Frage, wofür und warum das
Unternehmen eine PM-Software braucht, können die Anforderungen, die mit der Software
abgedeckt werden sollen, punktgenau definiert und die richtige Wahl getroffen werden.
Es gibt eine Vielzahl von PM-Softwareprodukten, welche die verschiedensten Reifegrade
von Projektmanagement unterstützen. Unter Reifegraden verstehen die PM Firefighters die
unterschiedlichen Levels, auf denen sich Unternehmen in Sachen Projektmanagement
bewegen, d.h. wie sieht die Prozesslandschaft in Bezug auf das Projektmanagement aus,
gibt es Vorgehensmodelle nach denen ein Projekt gehandhabt wird, werden Erfahrungen
sinnvoll ausgewertet und angewandt, etc. Dementsprechend unterschiedlich fällt auch der
finanzielle Rahmen aus, den das Unternehmen für eine PM-Software kalkulieren muss. Der
wohl größte Fehler, den ein Unternehmen machen kann, besteht darin ohne weitere
Beschäftigung mit Anforderungen und der genauen Problemstellung eine x-beliebige
Software anzuschaffen und diese unvorbereitet anwenden zu wollen. Auch die Erwartung,
dass bereits nach Ende eines ersten Meetings mit einem PM-Software-Experten eine Liste
mit zwei bis drei konkreten Vorschlägen im Raum steht, ist in der Praxis unrealistisch. Die
Auswahl der richtigen Software dauert, richtig aufgesetzt, im Regelfall mindestens sechs bis
neun Monate. Denn bevor eine Auswahl getroffen werden kann, müssen Unternehmen ganz
genau wissen, was sie von einer Software langfristig erwarten. Zudem gilt es, die späteren
Nutzer frühzeitig einzubinden: Folgende Fragen muss sich jedes Unternehmen vor Auswahl
einer PM Software stellen:
1. Warum brauchen wir eine PM-Software? Welchen Nutzen bietet sie konkret?
2. Gibt es ein Projektmanagement-Handbuch und Standard-Prozesse für das
Projektmanagement?
3. Wie sieht die aktuelle Projektelandschaft im Unternehmen wirklich aus(Projektportfolio,
Prozesse, Methoden, Rollen…)?
4. Wie soll die Projektelandschaft zukünftig aussehen?
5. Wie sieht die Organisation im Unternehmen aus, wer übernimmt später die
Verantwortung in Bezug auf die Software?
6. Ziehen alle Personen an einem Strang, bzw. steht die Geschäftsführung wirklich hinter
der Idee PM-Software?
PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH l Zirkusweg 1 l 20359 Hamburg l E-Mail: kontakt@pmff.eu

2. 7. Sind alle Stakeholder bekannt und an Bord? Wer gehört zur Zielgruppe der primären
Nutzer?
Allzu vielschichtige Tools überfordern Unternehmen, wenn sie im Hinblick auf die
Projektmanagement-Praxis zu anspruchsvoll dimensioniert sind. Andererseits kann eine
Software, wenn sie zu klein angelegt ist, Unternehmensprojekte nicht genügend unterstützen
und schnell zu unerwünschten Beschränkungen führen. Marktübersichten, wie die Studie der
GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. bieten Orientierung.
Hat das Unternehmen eine passgenaue PM-Software gefunden, beginnt die Pilot-Phase.
Nun muss die Software, bevor sie in den Regelbetrieb übergeht, im Rahmen eines
ausgewählten Projekts auf Herz und Nieren getestet werden. Dabei sollten alle
aufkommenden Probleme, Fragen und Änderungs- oder Anpassungswünsche auf den Tisch
kommen. Für die Pilot-Phase bietet sich ein Projekt an, das einerseits nicht zu einfach ist,
um dem Regelbetrieb möglichst nahe zu kommen, andererseits aber auch nicht zu komplex,
so dass genug Raum für die Auseinandersetzung mit der Software bleibt, ohne dabei die
Mitarbeiter zu überfordern und Ressourcen zu belasten. In dieser Phase müssen die
Anwender eng in den Prozess mit eingebunden werden, um sie mit der Software vertraut zu
machen und von vorneherein deren Akzeptanz zu steigern.
Wenn die PM-Software nach Abschluss der Pilot-Phase offiziell in den Regelbetrieb
übergeht, ist sie jedoch noch keinesfalls im vollen Umfang aktiviert. Denn zu diesem
Zeitpunkt nutzen die am Projekt beteiligten Personen oft erst einen Bruchteil der tatsächlich
vorhandenen Software-Funktionen. Gleichzeitig sollte die PM-Software auf Zuwachs
angelegt sein, um das künftig zu erwartende Wachstum im Unternehmen abbilden zu
können. Bis der Voll-Betrieb erreicht ist, dauert es meist mehrere Jahre, in denen die
Software durch systematische Schulungen und regelmäßige Feedback-Schleifen laufend an
die wachsenden Ansprüche des Unternehmens angepasst werden muss. Mindestens zu
Beginn sollte jedes Unternehmen auch einen „Kümmerer“, also eine interne Person,
klassischerweise aus dem Project Management Office (PMO), als Vollzeitkraft für die
Software einsetzen. Sie organisiert Trainings und Anwendertreffen, stimmt eventuelle
Anpassungen mit dem Softwareanbieter ab und trägt die im Unternehmen gemachten
Erfahrungen zusammen. Der Großteil der Kosten entsteht dementsprechend nicht durch die
Lizenzbeschaffung, sondern durch die Bereitstellung entsprechender Ressourcen nach der
Implementierung.
Viele Unternehmen unterschätzen den Effekt, den die mittels der PM-Software gesteigerte
Transparenz im Unternehmen bewirkt. Ein Nebeneffekt, der für jedes Unternehmen
grundsätzlich positiv ist. Was sich einfach anhört, ist in der Praxis jedoch häufig
problematisch. Oftmals überfordert diese Transparenz der Vorgänge die Mitarbeiter. PM-
Software setzt daher eine gesteigerte Kritikfähigkeit aller am Projekt beteiligten Personen
voraus. So erfordert die Software häufig auch eine Weiterentwicklung der
Projektmanagement-Kultur insgesamt.
Fazit
Eine PM-Software erleichtert die effektive Steuerung, Planung und Koordination von
Projekten erheblich. Doch keine Produkt führt zu einer automatischen Verbesserung des
Projektmanagements: PM-Software ist nie Motor von Projekten, sondern dient lediglich
deren Unterstützung. Auswahl, Pilotierung und Implementierung einer PM-Software
erfordern von jedem Unternehmen in jeder Phase eine hohe Bereitschaft an
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3. Auseinandersetzung mit der eigenen Projektorganisation. Fehlt diese, riskiert das
Unternehmen eine fehlgeschlagene Software-Einführung, die auch das Projektmanagement
des Unternehmens insgesamt zurückwerfen kann.
Hamburg, 17. Juni 2011
Der Autor
Dr. Mey Mark Meyer ist PM Associate bei der PM FIREFIGHTERS Project Management
GmbH (www.pm-firefighters.eu). Seit 1999 arbeitet er im Projektmanagement nach
internationalen Standards wie PMI, IPMA und PRINCE2. Er ist Autor einer umfangreichen
Marktstudie zu PM-Software der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement
(www.pm-software-report.de) und hat als Berater in zahlreichen
Implementierungsprojekten neben den technischen Anforderungen auch die
organisatorischen Veränderungen und den Aufbau von Project Management Offices
begleitet.
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