El documento describe el enfoque basado en procesos como una metodología de gestión que divide las actividades de una organización en procesos más pequeños para facilitar la planificación, control y mejora continua. Explica los elementos clave de este enfoque como la identificación y documentación de procesos, el mapa de procesos, y los cambios de mentalidad necesarios como el liderazgo, participación del personal y cultura de mejora continua. Finalmente, propone estrategias de cambio como ganar la confianza del personal, participación flexible y motivación para
1. República Bolivariana De Venezuela
Ministerio Del Poder Popular Para La Educación
Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”
Extensión –Maturín.
ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS
Profesora: Xiomara Gutiérrez
Realizado por:
TSU Misael Marcano
C.I. 16.809.373
Maturín, Julio 2014
1
4. En los sistemas de gestión empresarial existen muchas y
variadas metodologías que se han desarrollado a través del tiempo.
El presente trabajo pretende de forma didáctica y sencilla dar a conocer una
de estas técnicas, el enfoque basado en procesos, como uno de los
principios básicos en que se fundamentan los modelos de gestión de la
calidad más avanzados, tales como ISO 9000: 2000.
Adicionalmente se presentan los cambios paradigmáticos de la calidad y
unas posibles estrategias para pasar de la vieja a la nueva gerencia.
4
5. Enfoque basado en Procesos
Antes de entrar a conocer el enfoque basado en procesos es importante
definir el proceso. Se entiende por proceso, al conjunto de las actividades
realizadas en una empresa que convierten los elementos de entrada en
elementos de salida.
Las normas ISO se basan en el enfoque basado en procesos, éste consiste
en dividir los procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa en
procesos más pequeños, para que se les pueda planificar, asignar
responsabilidades, controlar, medir y seguir de forma individual consiguiendo
así los logros con más facilidad. Además facilita el poder localizar los errores
o fallos con mayor rapidez.
Los elementos de entrada y los resultados previstos pueden ser tangibles (tal
como equipos, materiales o componentes) o intangibles (tal como energía,
o información). Los resultados también pueden ser no intencionados; tales
como el desperdicio o la contaminación ambiental.
Cada proceso tiene clientes y otras partes interesadas (quienes pueden ser
internos o externos a la organización) que son afectados por el proceso y
quienes definen los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades y
expectativas.
5
6. Todos los procesos deberían estar alineados con los objetivos de la
organización y diseñarse para aportar valor, teniendo en cuenta el alcance y
la complejidad de la organización.
El enfoque orientado hacia los procesos, permite una rápida y sencilla
identificación de los problemas. Así como la rápida resolución de los mismos.
Sin la necesidad de mejorar el resto de procesos que funcionan de manera
correcta. Lo que repercute positivamente en las capacidades de la
organización, y su capacidad para adaptarse al exigente y
cambiante mercado.
Planteamientos del Enfoque basado en Procesos.
1. Identificar todos los procesos de la organización especialmente los
principales para el cumplimiento de la producción o los servicios, los
cuales provienen del conjunto de actividades que garantizan los
objetivos y la misión, tener en cuenta además los aspectos que
permiten garantizar los requerimientos y expectativas de los clientes.
Una vez identificados debe valorarse el objetivo que persigue cada
proceso; sus elementos de entrada y de donde provienen, los
resultados y hacia quien van dirigidos; los recursos necesarios,
especialmente los humanos con sus competencias, los materiales,
equipos, herramientas, la seguridad y salud en el trabajo; así como la
secuencia del mismo. A la representación gráfica, ordenada y
secuencial de todas las actividades o grupos de actividades se le
6
7. llama mapa de procesos y sirve para tener una visión clara de las
actividades que aportan valor al producto/servicio recibido finalmente
por el cliente.
2. Determinación de las características de los procesos, su interacción y
la realización de un adecuado control que posibilite una comprensión
correcta de estos, determinando sus fallas o errores y las posibles
desviaciones que ocurran. Lo anterior sobre la base de un grupo de
indicadores correctamente seleccionados y bajo un procedimiento
definido previamente.
3. Documentación de los procedimientos: para esto requiere
procedimientos, guías, protocolos, para la identificación de cada unos
de los documentos se puede identificar con un código que pueden ser
números, o alfabéticamente.
Cambios paradigmáticos para la calidad.
1. Liderazgo: Se refiere al compromiso que debe haber de parte de la alta
gerencia para cambiar.
7
8. 2. Participación: Trata de permitir mayor participación de todos los
trabajadores y colaboradores en el proceso de toma de decisiones.
3. Cultura: implica cambiar de mentalidad.
4. Educación: mayor participación y proactividad con miras a un blanco, a un
norte, los objetivos de la organización.
5. Obsesión y Fanatismo: Buscar por sobre todas las cosas satisfacer al
cliente.
6. Desempeño: Buscar siempre la perfección, la mejora continua.
7. Prevención: trata de no esperar los resultados para mejorar sino tener un
control sobre el proceso lo cual se logra mediante la prevención.
8. Costo: implica la existencia de un sistema de costo para el análisis de la
calidad.
9. Métodos estadísticos: Expandirlos a todos los niveles de la organización.
10. Implantación: Apoyo total de la alta dirección en la implantación de los
cambios.
8
9. 11. Reconocimiento: Incluir a todo el personal sin parcialismos
12. Auditoria: Evaluación para la mejora.
Posibles estrategias de cambio para que la
vieja gerencia se transforme en nueva.
1. Tener en cuenta el factor humano. Las personas deben confiar, estar
motivadas y capacitadas, ya que el cambio es un proceso muy duro, tanto
a nivel personal como organizacional.
2. La confianza es un requisito esencial para lograr
un ambiente de trabajo agradable y de franca cooperación.
3. El cambio no debe ser autoritario ya que así es muy difícil de lograr, debe
ser flexible, con la participación de todo el personal a través
de grupos pequeños pero consistentes, para permitir que el proceso
avance.
4. Motivación de los recursos humanos, lo cual se logra cuando son tenidas
en cuenta tanto las metas de la organización como las de las personas
que la integran, creándose una verdadera energía que facilita el proceso
de cambio.
9
10. Conclusión
Analizado el tema del enfoque basado en procesos se puede acotar que el
problema de la organización tradicional es que está basada en la división del
trabajo por funciones y departamentos más que por actividades y procesos.
Es por ello que se requiere cambiar la mentalidad gerencial por un enfoque
orientado más a los resultados esperados que a la estructura jerárquica de
mando, esto es, se requiere pensar más como equipo y menos como jefes y
10
11. subordinados, ya que a final de cuentas, todos son responsables de lograr la
satisfacción de los clientes con el producto o servicio realizado.
El enfoque basado en procesos es, pues, una metodología de gestión, en la
que la preocupación es lograr resultados eficaces y eficientes como meta
principal de la organización en lugar de limitar su actuación a la cadena de
mando y las barreras que esto genera entre unidades funcionales.
El trabajo coordinado entre los distintos departamentos que colaboran para
lograr que un proceso funcione eficazmente es el objetivo del enfoque en
procesos y funciona como un sistema de gestión dinámico en el que se
comparte la responsabilidad entre departamentos o áreas funcionales.
11
