1. Microsoft Dynamics CRM
Caso de éxito: Ade Internacional EXCAL
EXCAL elije Microsoft Dynamics® CRM para gestionar
empresas de CyL y sus procesos de compra
Visión General
País: España.
"Con Microsoft Dynamics CRM hemos conseguido
Sector: Público. gestionar la información sobre nuestros clientes
Perfil de cliente utilizando un esquema relacional. Este sistema es
Organismo creado por la Junta de Castilla y alimentado por los usuarios en más de 20 destinos
León (CyL) como ente colaborador de la
Administración regional con el objeto de
alrededor del mundo”
facilitar el acercamiento de las empresas de D. Santiago Coupeau, Cargo, ADE Internacional EXCAL
la Comunidad a los mercados extranjeros y
potenciar su desarrollo a través del
crecimiento internacional. Ade Internacional Excal implanta Microsoft Dynamics CRM,
para la gestión y seguimiento de información y
Situación
Excal realizaba el seguimiento de sus comunicaciones (campañas, eventos, etc.) de los servicios
comunicaciones y campañas con las que presta a las empresas exportadoras e importadoras de
empresas de CyL así como sus procesos de
Castilla y León, así como un registro de toda la información
compras de forma manual y con aplicaciones
Office, sin una visión unificada de la relacionada con los productos que comercializan en el
situación. extranjero. Asimismo ahora cuenta con una herramienta
Solución única para gestión, control y seguimiento de las solicitudes
Microsoft Dynamics CRM implantado y de viajes y solicitudes de compra, incluyendo gestión de
adaptado para la gestión de empresas
proveedores; esta gestión está basada en flujos de
exportadoras de CyL así como la gestión de
sus procesos de compras e integrados con aprobación según roles diferenciados y jerarquizados,
Microsoft Dynamics NAV. incluyendo una comunicación automática con las agencias de
Beneficios viaje a través de correos electrónicos en el caso de
 Herramienta única para la gestión de los solicitudes de viaje. Asimismo se ha desarrollado la
flujos de aprobación en procesos de
integración de los pedidos desde Microsoft Dynamics CRM a
compra y viaje, comunicación con agencias
de viajes, así como unificación de la Microsoft Dynamics NAV para cerrar el ciclo.
gestión de las empresas de CyL.

2. Situación  Gestión de empresas exportadoras de
Desde el área de gestión de la información Castilla y León y sus contactos, con la
de Ade Internacional Excal existía la
información detallada del producto y
necesidad de unificar la gestión de la
sector que trabajan con el objetivo de
información de las empresas exportadoras e
importadoras y las gestiones que se ofrecer los mismos a empresas
realizaban con ellos (eventos, campañas de alrededor del mundo.
información, formación, etc.), información
 Coordinación de información con
que se encontraba en bases de datos Lotus
Approach y hojas de Excel; también existía la delegaciones en el extranjero.
necesidad de dotar a esta gestión de
 Gestión centralizada de consultas
información de un dinamismo que permitiese
planteadas por las empresas.
la evolución y mejora de los servicios que
ofrecía. Entre las necesidades más  Gestión de acciones de marketing para
acuciantes que venían requiriendo los
convocatorias a eventos y formación.
usuarios, se encontraba la posibilidad de
tener de forma centralizada y unificada la  Seguimiento del emailing generado.
información más específica de cada
empresa, sector, productos, mercados de  Automatización sobre Dynamics CRM
interés, etc., que permitiesen mejorar el del los procesos de solicitudes de viaje
servicio prestado por Excal al dirigir las y solicitudes de compra a través de
acciones al segmento adecuado de fases y estados dinámicos.
empresas.
 Administración de forma sencilla y
En paralelo Ade Internacional Excal tenía la dinámica de las fases de aprobación de
necesidad de automatizar sus procesos de las solicitudes.
compras y de gestión de viajes. Estos
procesos son críticos debido a que gran parte  Gestión de la actividad específica de
de la actividad de Excal se realiza en el los centros de negocio en el exterior,
extranjero para apoyar en la promoción desde las agendas de visitas hasta la
exterior con asistencia a Ferias
gestión de alquileres de oficinas para
internacionales y otras acciones que obligan
las empresas clientes.
a constantes desplazamientos a los más de
20 destinos en los principales mercados  Integración de las solicitudes desde
mundiales. Estos procesos se realizaban de
Microsoft Dynamics CRM a Microsoft
forma manual hasta la implantación de
Dynamics NAV.
Microsoft Dynamics CRM
Solución Beneficios
La solución planteada a Ade Internacional Tras la implantación de Microsoft Dynamics
Excal permite que de forma integrada, sobre
CRM, Ade Internacional Excal dispone de una
Microsoft Dynamics CRM puedan ser
solución que simplifica una gran variedad de
gestionados los siguientes procesos:
 Gestión de empresas importadoras de procesos diferentes en un solo entorno
Castilla y León. Microsoft Dynamics CRM, facilitando su
administración, gestión y evolución.

3. Entre los beneficios directos que ha obtenido  Notificaciones automáticas a los
Excal con esta implantación se puede usuarios de los flujos de aprobación de
destacar: sus solicitudes.
 Base de datos centralizada y unificada  Gestión de aprobaciones sencilla según
de información de las empresas de roles y registro de histórico de
Castilla y León. aprobaciones.
"La visión unificada de  Simplicidad para la realización de Adicionalmente a todo lo anterior, el
segmentaciones para acciones de Departamento de Informática cuenta ahora
la información de las marketing. con una solución escalable y flexible que
empresas nos permite  Histórico de actividades realizadas con
permite de forma ágil adaptarla a las
realizar segmentaciones cada empresa.
necesidades del negocio. De cara al
Departamento de Informática entre otros
avanzadas de forma  Dinamismo para la creación de nueva beneficios cabe destacar:
sencilla para campañas información relacionada con las
 Rentabilización de las infraestructuras
de marketing" empresas, como encuestas, nuevos
tecnológicas existentes así como la
productos, colaboraciones, etc.
D. Santiago Coupeau, Cargo , Ade oportunidad de optimizar sus recursos
Internacional Excal  Coordinación de información con las actuales.
distintas delegaciones en diferentes
 Recursos internos formados con
ciudades (Varsovia, Nueva York, París,
capacidad para la personalización de
etc.).
su solución.
 Mejor conocimiento del rendimiento de
Con este proyecto Ade Internacional Excal
las campañas, que les permite conocer
cuenta con una solución que permite que de
el cuando, como y quien abrió los
forma ágil puedan dar soporte a los
correos electrónicos enviados, así
procesos de nuevas áreas de negocio que
como las estadísticas que le permita
deseen expandir.
gestionar mejor las campañas.
 Integración y sincronización de las
solicitudes de compra con Microsoft
Dynamics NAV.
 Gestión sencilla de solicitudes de viajes
y comunicación automática con las
agencias de viaje y responsables de
aprobación.
 Gestión unificada de fases de
autorización por roles para la
aprobación de solicitudes de compra.

4. Para más información Microsoft Dynamics
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