Fiche solution du Club Gestion des Flux Documentaires

1. Gestion des flux documentaires :
Réaliser des gains de performance et de qualité
Dématérialiser
Comment optimiser la circulation des documents dans votre entreprise
tout en garantissant la sécurité? Dématérialisation
Archiver et contrôler
Comment archiver et contrôler l'information entrante et sortante?
Archivage à valeur
probante
Personnaliser et fidéliser
Comment faire de l'éditique et de l'impression un facteur clé de succès?
Editique et impression
Directeurs FAFSEA
Jean-Alain Fougerit, Directeur Organisation et Qualité du FAFSEA.
Responsables éditiques, « Automatiser chaque étape du processus de traitement des documents était
responsables métiers, clairement la clé de voûte de notre stratégie. Cela nous permet d’éviter les allers-
retours de documents avec nos adhérents dus aux erreurs de saisie, d’accélérer la
ils utilisent collecte, l’encaissement des cotisations et la clôture de nos comptes, et de libérer
notre espace de stockage physique » commente Jean-Alain Fougerit. Ce processus
nos solutions.
de dématérialisation et d’automatisation est générateur d’une véritable
Ils témoignent... reconsidération du métier de chacun : nous mobilisons nos gestionnaires sur des
tâches beaucoup plus riches »
E-PAYE
Claude Portmann, Directeur général
« E-Paye est une entreprise pionnière en matière de services de paie et de services
RH en version « full web ». Pour apporter plus de sécurité à nos clients, nous faisons
appel à Novapost qui a développé pour nous une solution complète de
dématérialisation et d’archivage légal des fiches de paie. Désormais, chez nos
entreprises clientes, les salariés disposent d’un coffre-fort personnel en ligne pour
recevoir et consulter leurs fiches de paie quand ils le souhaitent. Les plus Novapost
dans cette collaboration : la compétence technique, la rapidité d’exécution, et la
simplicité de la solution. »

2. Des enjeux clairement identifiés ...
Les flux d'information augmentent chaque année.
La maîtrise de ces flux est devenue un enjeu
stratégique.
De nombreuses solutions vous permettent de dé-
matérialiser, archiver et redistribuer cette
information.
Mais ce foisonnement nuit à la clarté de l'ensem-
ble du marché.
La dématérialisation vous concerne directement si vous vous posez les questions suivantes:
Dématérialisation
 Comment accélérer le traitement de l'information?
 Comment sécuriser et tracer l’information entrante et sortante?
 Comment partager l’information plus facilement ?
 Comment limiter les tâches fastidieuses ?
 Comment réduire les coûts de gestion ?
Archivage à valeur probante L’archivage à valeur probante vous concerne si vous vous posez une des questions suivantes:
 Comment s'assurer que les documents que vous stockez conservent leur valeur
juridique dans le temps?
 Comment les documents dématérialisés peuvent-ils être utilisés en cas de litige ou
de contrôle?
 Comment concilier sécurité maximale et disponibilité continue de l’information ?
Editique et impression Si vous êtes amenés à diffuser une grande quantité de documents au sein de votre organisation
ou à l’extérieur , vous vous posez probablement les questions suivantes:
 Comment assurer une circulation optimale des documents au sein de l'entreprise?
 Comment gagner en productivité dans tous vos processus éditiques ou impression?
 Comment personnaliser le contenu de vos documents et améliorer la communica-
tion auprès de vos clients et employés ?
Dans ce contexte, l’Alliance Gestion des flux documentaires vous propose un choix de solutions en
mode « as-a-service » (globales ou plus spécialisées) répondant à l’ensemble de vos besoins.
Une solution en mode « as-a-service » désigne un service applicatif métier, disponible directement
sur Internet, et garantissant un engagement de service.
Elle est typiquement fournie comme un service permanent, payé à l’usage, et non plus simplement
comme un assemblage de matériels, de logiciels et de prestations.
Ce service est souscrit auprès d’un spécialiste, qui assurera la maintenance et les mises à jour de la
solution. Il comprend également l’hébergement des données par un spécialiste métier, lequel s’en-
gage à administrer les applications, les serveurs et les services informatiques depuis un centre d’hé-
bergement, au jour le jour, sans que vous ayez à vous en inquiéter.

3. Des solutions pour chaque problématique...
Notre approche s'appuie sur le modèle
« as-a-service » ce qui nous permet de réaliser
des projets en un temps très court à tous les
moments clés de la gestion de votre entreprise.
Chaque module peut être pris séparément ou
venir compléter votre existant.
Ensemble, ils offrent une solution
complète à votre entreprise.
Dématérialisation Vous disposerez de solutions pour vos problématiques de :
 Capture, tri et distribution des flux entrants et sortants
 Traitement automatique (moyens de paiement, factures, flux business, commandes)
D’où les avantages suivants:
 Diminution considérable de la quantité de papier en circulation
 Meilleure fluidité de l'information à tous les niveaux
 Contrôle optimal de toute information entrante et sortante
 Réduction de l'empreinte environnementale
 Travail collaboratif
Vous pourrez profiter des outils les plus innovants et les plus sûrs en matière d’archivage à
Archivage à valeur probante
valeur probante...
 Horodatage, signature,...
 Système d’archivage électronique
 Stockage sécurisé et gestionnaire d’accès
D’où les avantages suivants:
 Possibilité de tracer les documents tout au long de leur cycle de vie électronique
 Sécurité de l'information garantie, confidentialité de l'information
 Données sécurisées au maximum puisque hébergées dans le data center IBM de
Montpellier, le plus sûr d'Europe
 L'information archivée est accessible à tout moment et l'accès y est contrôlé
 Réduction du Coût Total de Possession (CTO) grâce au modèle SaaS
Vous gèrerez, de manière transverse, divers processus : la planification, la gestion, l’analyse
Editique et impression
de la production, la gestion de documents ...
Le cas échéant, nous vous proposons aussi la prise en charge de toute votre infrastructure infor-
matique.
D’où les avantages suivants:
 Vous avez la possibilité de personnaliser d'avantage vos documents émis
 Vos documents circulent plus facilement
 Vos processus gagnent en rapidité
 Vous réduisez vos coûts d'impression

4. Qui sommes nous ?
Une Alliance de Compétences pour la gestion des flux documentaires.
Les membres de l'Alliance gestion des flux documentaires se regroupent autour d’IBM pour
apporter aux entreprises des solutions métiers complètes en mode « as a service » .
Une garantie pour la rapidité et la qualité de mise en œuvre de vos projets.
Partenaires métier :
Intégrateur, éditeur et constructeur, InfoPrint Solutions est positionné sur l'ensemble de la chaîne documentaire et met au service
de ses clients des consultants éditiques spécialisés dans les domaines suivants : industrialisation, traçabilité, automatisat ion, ratio-
nalisation de la production de documents, choix de partenaires pour un atelier éditique, optimisation postale et courrier ind ustriel,
diffusion multicanal... Au final, la mission d'InfoPrint Solutions est de mettre à votre disposition des environnements de production
dynamiques et fiables.
STS On demand propose au travers de son offre SaaS, une solution clés en main de dématérialisation des échanges et d’archivage
électronique à valeur probante (dit ‘légal’), proposée au travers de plateformes de services mutualisées, plateformes auditées tech-
niquement et légalement. Ces services sont facturée à l’utilisation : au document envoyé, signé, tracé, sécurisé et archivé à valeur
probante, consultable pendant toute la période légale de conservation.
Une gamme de solutions innovantes pour la dématérialisation, le traitement automatique et la gestion de tous vos documents.
ITESOFT propose une gamme complète de solutions dédiées à la dématérialisation, au traitement automatique et à la gestion de
tous les documents entrants dans l’entreprise : courriers, factures, chèques, formulaires, bons de commande… Toutes les solut ions
ITESOFT bénéficient d’une intégration poussée avec les plus grands ERP du marché (SAP®, Oracle PeopleSoft, Coda, JD Edwards, SSA
Baan…).
Les systèmes de Konica Minolta peuvent imprimer, copier, scanner et faxer – cependant, les solutions pour entreprises que propo-
se Konica Minolta peuvent vous apporter beaucoup plus. Notre portefeuille de solutions particulières peut vous offrir une sol ution
sur mesure associant nos systèmes avec des composants spécifiques et des logiciels personnalisés. Le résultat représente plus que
l'addition des parties individuelles – il se concrétise en un flux de production nettement amélioré. Cet effet de synergie ne se
contente pas d'améliorer la productivité, mais il donne aussi à votre société une avance sur la concurrence.
Novapost assure la collecte, le routage et l'archivage légal de vos documents. La branche Novapost RH vous fournit un service SaaS
parfaitement compatible avec votre système de paie et assure la collecte, le tri et la distribution de vos documents RH sur des cof-
fres-forts virtuels réservés aux salariés. Novapost On Demand vous permet d'accéder simplement à l'archivage légal, signature
électronique, horodatage ... Le tout commercialisé sur un modèle de try & buy
Helitis structure et conserve les données clients/prospects collectées au fil du temps par les organisations. Helitis maitrise l’utilisa-
tion des nouveaux canaux de communication dématérialisés (email, SMS, fax, téléphone…) pour une Gestion de la Relation Client
plus efficace et productive
Partenaire Technique :
La majorité des solutions-as-a-service proposées sont hébergées dans le centre IBM de Montpellier qui est l'un des plus modernes et
des plus sûrs d'Europe.
Une Alliance bâtie sur les avantages du modèle « Solution as a service »
Le modèle Solution as a Service de l’Alliance Gestion des flux apporte :
 
Liberté d’accès par Internet et utilisation optimisée de la solution Retour Sur Investissement optimal
 
Pas d’installation sur vos serveurs et postes de travail Recentrage de l’activité sur le cœur de métier
 
Rapidité de mise en œuvre : pas de déploiement Sécurité et disponibilité optimales des données
 
Coût Global de Possession minimal Flexibilité et qualité de service
Pour en savoir plus: http://gestion-des-flux-documentaires.solution-as-a-service.com
Par téléphone: 01 46 97 21 70
Par mail: gfd@solution-as-a-service.com