Manual de Operaciones Básicas para la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil Electrónico

1.
MOB Presentación Telemática de las
Cuentas Anuales en el Registro Mercantil
Julio ‐ 2010
Este documento manual básico de operaciones, pretende mostrar el procedimiento para
presentar las cuentas anuales de forma telemática en el Registro mercantil Electrónico.
Previamente hemos tenido que crear los siguientes archivos:
‐ Las cuentas anuales en formato .ZIP que han debido ser generadas por un programa de
ordenador del tipo fiscal (del departamento fiscal de la empresa o del asesor externo)
o bien mediante Legalia (servicio que proporciona el propio Registro)
‐ Certificación de aprobación de cuentas por la Junta de accionistas de la Sociedad:
o Un fichero pdf firmado digitalmente, si tenemos la firma de seguridad
necesaria, que no es la firma del certificado normal emitido por la FNMT
(fábrica nacional de moneda y timbre)
o Un documento en papel firmado en presencia del Notario y con el sello oficial
de Legitimaciones y Legalizaciones del Consejo General del Notariado Español.
‐ Archivo con la huella digital generada por el proceso de creación de las cuentas
anuales que ha debido ser generadas por un programa de ordenador del tipo fiscal (del
departamento fiscal de la empresa o del asesor externo) o bien mediante Legalia
Cuyo contenido debe ser parecido a:
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2.
Una vez tenemos todos los documentos y archivos anteriores accedemos a
http://www.registrradores.com
Seleccionamos el enlace de abajo, Acceso Registro Electrónico
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3.
Seleccionamos el enlace de la derecha, acceso con certificado
Seleccionamos el certificado de la empresa que va a presentar las cuentas anuales y pulsamos
el botón Aceptar
Seleccionamos la opción de Conceder permiso a la aplicación del Registro para usar la clave
del certificado de la empresa y pulsamos Aceptar
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4.
Seleccionamos de la sección Servicios de Tramitación Telemática, la opción Presentación
telemática de documentos
La aplicación del registro carga un par de componentes y los valida, si la validación es correcta
pasamos al siguiente formulario
Seleccionamos de la sección Nueva presentación la opción Presentar cuentas
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5.
La aplicación nos avisa de cómo tenemos que proceder en caso de que optemos por generar
los libros con el servicio de Legalia y unas advertencias para aquellos ficheros que hayan sido
generados por otras aplicaciones, en cuanto a la versión de D2 y la generación previa de la
huella digital con D2 o Legalia.
En cuanto a la Certificación de la aprobación de las cuentas por la junta de accionistas, el típico
documento que el administrador tiene que firmar en notaría, advierte que si NO está firmado
electrónicamente, deberá presentarse en el Registro en el plazo de 15 días hábiles dicho
documento con la/s firma/s legitimadas notarialmente, junto con el acuse de recibo de la
presentación electrónica (que mas adelante proporcionará este proceso) y el documento con
la huella digital generadas por las cuentas anuales.
Pulsamos Aceptar
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6.
Y seleccionamos la carpeta donde tenemos guardado el fichero .ZIP generado por el programa
de cuentas anuales compatible con D2, o generado con Legalia. Pulsamos botón Abrir
El programa indica que está subiendo el archivo al servidor del Registro, y cuando el proceso se
ha completado nos muestra la siguiente ventana informando del resultado del proceso de
adición del fichero.
Pulsamos el botón Aceptar
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7.
Comprobamos en la sección Origen la dirección de correo electrónico donde queremos recibir
las notificaciones, registros de entrada y factura. Además debemos seleccionar si deseamos
que se aplique la retención del IRPF a la factura del Registro.
En la sección Destino seleccionamos el Registro y el tipo de operación.
En la sección Documento se presenta la fecha del documento y debemos dar un nombre o
código de referencia nuestro, para que nos sirva de referencia para nuestra empresa. Ejemplo
EmpresaCA09
En la sección Archivos, pulsamos en la barra roja Añadir certificado de aprobación de
cuentas… si tuviésemos el documento con la firma especial. En este caso, no se dispone de
dicha firma, por lo que se presentara (vía presencial o por certificado, según el Registro) junto
con el acuse de recibo que mas adelante, en este proceso se detallará.
A continuación nos disponemos a firmar el archivo .ZIP con las cuenta anuales. Nos
aseguramos que en la sección Archivos, en la columna Firmar, este seleccionado el fichero y
en la parte inferior de la pantalla encontraremos el botón para Firmar…
Pulsamos en Firmar…
Aceptamos
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8.
La aplicación solicita acceso para firmar (Según la configuración del certificado), Aceptar
Aceptamos y volvemos al formulario anterior.
Comprobamos que las firmas están correctas; para ello seleccionamos la pestaña Firmas de la
parte superior del formulario
Y visualizamos que todo está correcto
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9.
Volvemos a la pestaña Documento para enviar
A continuación nos disponemos a Enviar el archivo .ZIP firmado, con las cuenta anuales. Nos
aseguramos que en la sección Archivos, en la columna Firmar, este seleccionado el fichero y
en la parte inferior de la pantalla encontraremos el botón para Enviar…
Pulsamos en Enviar…
El programa nos muestra la típica ventana para guardar archivo, seleccionamos la carpeta
donde queremos guardar el archivo de la presentación a enviar y le damos un nombre, al cual
lo hago coincidir con la Referencia que anotamos en el anterior formulario.
Pulsamos el botón Guardar
Tras unos segundos…
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10.
Pulsamos Aceptar
Vemos que en la parte superior del formulario, junto a las pestañas Documento y Firmas,
aparece un texto que nos indica que La presentación ha sido enviada correctamente. ID
trámite: WEB1165480
Si pulsamos encima del identificador WEB1165480 tenemos un enlace al Acuse de Recibo
Lo guardo en el ordenador y lo imprimo.
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11.
Hemos terminado con la presentación telemática.
Ahora tenemos que presentar en el registro los siguientes documentos:
‐ Certificación de aprobación de cuentas por la Junta de accionistas de la Sociedad
Un documento en soporte papel, firmado por el/los administradores en presencia del
Notario y con el sello oficial de Legitimaciones y Legalizaciones del Consejo General del
Notariado Español.
‐ Certificación de la Huella Digital, firmado por el/los administradores
Un documento en soporte papel, donde se certifica que el depósito digital generó la
huella digital que viene representada por 26 caracteres y un código de barras
‐ 2 copias del Acuse de Recibo
Un documento en soporte papel, con el identificador generado por el proceso
telemático, nuestra referencia del documento, la persona que ha enviado las cuentas,
el número y la fecha de entrada en el Registro y los datos de la persona que firmo.
Dependiendo del Registro se podrán presentar por correo o presencial: Pregunte en su
registro. En el de S/C de Tenerife se puede enviar por correo ordinario certificado. Recuerde
que tiene un plazo de 15 días para presentarlos en el Registro como ya hemos indicado en
este documento.
Esto es todo, espero que les haya ilustrado con este proceso.
Ya saben que en nuestra empresa http://www.innogrupo.es pueden tener soporte remoto
para instalar todos los componentes necesarios para que su sistema pueda realizar este tipo
de trámites administrativos aprovechando al máximo las comunicaciones, a unas tarifas
realmente competitivas.
Servicio de instalación y soporte remoto para obtención de certificados digitales,
parametrización del navegador para cada uno de los servicios, para gestionar correctamente el
certificado en su sistema, para alta en el sistema de Registradores, presentación de
impuestos en Agencia Tributaria. Pregunte sin compromiso en 951 440 140 o en
info@innogrupo.es
Sin mas y agradeciendo la atención prestada
Manuel Atencia Sanz.
Consultoría Tecnológica de la Información, SL
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