1. Catatan Mata Kuliah Analisa Proses Bisnis
Lilik Mae Sarah
Semester II
ANALISA PROSES BISNIS
Proses adalah sekumpulan aktivitas yang merubah masukan menjadi keluaran.
Pengertian Proses Bisnis berdasarkan Wikipedia adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan
terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu.
Sedangkan Proses Bisnis itu sendiri adalah Kebijakan, Struktur Organisasi, Sumber Daya dan Aktivitas
yang berjalan teratur pada sebuah organisasi.
Organisasi adalah sekumpulan orang atau bagian-bagian yang mempunyai tujuan yang sama (goal).
Kebijakan
Aktivitas
Proses
Bisnis
Struktur
Organisasi
Sumber
Daya
Supplier (Pemasok)
Pemilik Proses
100
+50
Input (masukan)
Proses
Konsumen
Output (hasil)
 Barang => Fisik
 Jasa
=> Pelayanan (karir)

2.  Informasi
Sub Proses
Proses
Bisnis
Sub Proses
Sub Proses
Sub Proses
Proses Bisnis = Proses inti/operasi.
Contoh untuk sub proses misalnya Kemahasiswaan, akademik. Aktivitasnya berurutan (ruang &
waktu).
Tujuan (goal)
Kebijakan
Terukur




Pembelian Material
...
Produksi
Distribusi
Tanggung Jawab
 Pembayaran
Wewenang
Aktivitas
Proses
Bisnis
Struktur
Organisasi
Tugas
Sumber
Daya
5M+1H






Proses Bisnis = Industri Perkayuan
QMS (Quality Management System)
Man ( Manusia )
Money ( Modal )
Machine ( Alat )
Method ( Cara )
Material (Data/Bahan)
Environment / Information ( Informasi )

3. EMS (Environment Management System)
Perkembangan Perusahaan



Target Perusahaan
Profit / Untung
Volume Produksi
Sumber Daya
Manusia
Produktivitas
Proses Informasi
Proses Pendukung :
 Personalia (AKD) Rekrut pegawai
Pinjaman Gaji
Information
 Keuangan -> Accounting
Proses Manajemen :
 Mengambil keputusan
3 Jenis Proses Bisnis
 Proses Manajemen = Mengendalikan Operasi dari setiap sistem
 Proses Operasional = Inti meliputi Bisnis inti, nilai tambah, menciptakan.
 Proses Pendukung = Informasi.
Kejadian
 Manajemen Event
 Operating
 Decision
 Information
Identifikasi








Proses Bisnis
Tujuan _Bagaiman
Ukuran Keberhasilan _ Standar (target)
Cek ruang lingkupnya
Prihal terlibat
Acuan _ Requirenment gathering
Penanggung jawab utama
Dokumen yang digunakan _data jelas

4. Kodifikasi
 Notasi Diagram
 Metode Pemetaan
DO (Deliver Order)
PO (Purchasing Order)
SPP (Surat Permintaan Pembelian)
SPB (Surat Penerimaan Barang)
SOP (Standar Operasional Procedure)
Proses Pembelian Bahan
5 W +1 H
What = 1. Proses Pembelian Bahan
Who = Pemilik Proses : User / Dep. Bagian Purchasing / Procurement
When
Where
Why
How = 2. Urutan Proses
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Menerima permintaan pembelian
SPP
Doc
Mengecek speifikasi barang/jasa yang diminta ( lengkap / lengkap ) ( jelas / jelas )
Mencari supplier atau pemasok barang /jasa yang diminta.
Membandingkan mutu/harga barang
Menerbitkan DO/PO
Membuat surat permintaan pembayaran (Expense Request) -> meminta INVOICE
Menerima Barang -> SPB
Proses Pembayaran Pembelian
What (1) PROSES PEMBAYARAN PEMBELIAN
Who (+) Pemilik Proses -> User -> Dep.Bagian Keuangan (FINANCE) ,konsumen = bag.keuangan
When
Where
Why
How (2) Urutan Proses :
1. Menerima lampiran
 Surat tagihan (INVOICE ) dari bagian Pembelian
( Expense Request)

5. 
Tagihan/Invoice Pemasok.
Mencatat dokumen ER kepada bagian accounting.
Membuat perintah pembayaran.
Melakukan pembayaran.
2.
3.
4.
INPUT
OUTPUT
Permintaan pembelian
PROSES PEMBELIAN
PURCHASING
Expense Request
PROSES PEMBAYARAN
FINANCING
ACCOUNTING (Pembukuan Biaya)
Pelanggan = Customer
Menyangkut proses dibelakangnya “Next Process is Our Customer”
Filosofi = kepuasan pelanggan.
PEMODELAN PROSES BISNIS
Tujuan atau sasaran
1. Menjelaskan suatu proses bisnis dan identifikasi pada suatu organisasi.
2. Perbaikan
 Membagun validasi suatu proses bisnis
Konsep REAL (Resource, Events, Agent, Location)
Resource = Sumber Daya
Event = Kejadian
Agent = Aktor yang terlibat (struktur organisasi)
Location = Lokasi
Cara :
“Mengumpulkan
“Memelihara
Data yang diperlukan
“Memproses
Contoh Analisa Proses :
 “GOLDEN PIZZA”
Event :

6. 


Manajemen (yang mengambil keputusan)
Operasi
Informasi
Manajemen




Analisa pasar
Pesaing
Konsumen
Menamakan produk
Yang akan ditulis
dipaket menu
 Prosedur
a. cara masak
b. cara pemesanan
Sesuai permintaan pemesan
Operasi
 Menerima pesanan
(pizza) berdasarkan
pelanggan
 Membuat pesanan
(pizza)
 Membungkus
 Mengirim kepada
pelanggan
 Menerima
pembayaran
Informasi
 Menghasilkan analisa
laporan pelanggan
 Menganalisa laporan
penjualan
 Menganalisa
keuntungan
 Keluhan pelanggan
REQUIREMENT GATHERING TECHNIQUE
Tekhnik Pendekatan Kebutuhan
Sasaran : “Membangun Solusi Dengan Mengetahui Kebutuhan”
10 TECHNIQUE
1. One on One Interview (Bertanya ke User)
2. Group Interview (Focus on Group)
3. Facilitated Session (Requirement Workshop)
4. Join Application Development (Interface Analysis)
5. Questionnair (Survey)
6. Prototyping
7. Use Cases (Reserve Engineers)
8. Observation
9. Request For Proposal (Document Analysis)
10. Brainstorming

7. Requirement Gathering Technique
Kodifikasi analisa bisnis proses
Validation
Denifitation
 Apa
 Siapa
 Bagaimana
Analysis
Implementasi Test
- Produk
- Aplikasi
- Sistem
Pimpinan
Cabang
Pembelian
Stock
Marketing
User
Contoh , Pakaian :

Bahan Seragam Sekolah SD,SMP,SMA

Kain Putih,Merah,Biru,Abu-abu
Kodifikasi
Notasi Diagram
 DFD
 CFFD
Operasi

8. Metode Pemetaan
Data Flow Diagram

Entitas yang terlibat (data base)

Implementasi Sistem Informasi / Tekhologi Informatika
DFD = Produksi Polywood (kayu lapis)
HPH
Produksi
Customer
( log source )
Marketing
PO
Swimline
Pemasok
Peminta / User
Bag. Pembelian
Bag.Keuangan

10. START
Membuat SPPB
SPPB
SPPB
Mengecek Validasi
Spesifikasi
Kebutuhan yang
diminta user
SPPB & OP
Menginput ke
SMS
TIDAK
Hasil CEK
YA
Membuat OP
OP
Menginput data
OP & SPPB ke
SMP
Meminta
Penawaan
Kepada Supplier
Memilih Supplier
Meminta
persetujuan
pembukaan PO
Menyetujui
pembukaan PO
TIDAK
Persetujuan
Barang
SPB
YA
Membuka PO
kepada Supplier
yang Terpilih
PO
Membuat surat
ER
Membuat
tagihan/invoice
Membuat surat
pembayaran
ER
Invoice
FINISH

11. START
Membuat SPPB
SPPB
SPPB
Mengecek Validasi
Spesifikasi Kebutuhan
yang diminta user
SPPB & OP
Menginput ke
SMS
Hasil CEK
Membuat OP
OP
Menginput data
OP & SPPB ke
SMP
Meminta
Penawaan
Kepada Supplier
Memilih Supplier
Meminta
persetujuan
pembukaan PO
Menyetujui
pembukaan PO
Persetujuan
Membuka PO
kepada Supplier
yang Terpilih
Barang
SPB
PO
Membuat surat
pembayaran
Membuat surat ER
Membuat tagihan/
invoice
ER
Invoice
FINISH

12. Saturday, 2013-04-27
Event / kejadian
================
3 Proses Bisnis (PB)
1.PB Manajemen - proses yang mengendalikan opersional dari sebuah sistem (perusahaan) memberiakan keputusan2.
2.PB Operasional - proses yang meliputi proses inti & menciptakan aliran nilai utama.(kepuasan
pelanggan)
3.PB Informasi (pendampng) - proses yang mendamping informasi dan data yang di butuhkan
oleh PB 1 & Pb 2.
PROSES BISNIS OPERASI
(Kepuasan Pelanggan)
1. Marketing & Sales -> Mencari pelanggan (pasar)
-> Membuat Kontrak kerja dengan pelanggan
2. Pembuatan dan Produksi -> Menjual Produk/Jasa
-> Merubah bahan baku menjadi bahan yang bisa dijual.
Planning (perencanaan) -> Menetapkan rencana produksi
-> Menyediakan Informasi dan *Sumber Daya - yang dibutuhkan
- yang tersedia.
*Material - Bahan Baku
- Bahan Pembantu
*Mechine

13. -> Menyusun rencana pengiriman barang
Produksi :
 Melaksanakan Rencana Produksi
 Menjaga Target Produksi
3. Pembelian ( Procurement/Logistik)
 Membeli material yang dibutuhkan
 Berhubungan dengan pemasok (supplier)

Menetapkan / memilih supplier

Waktu pengiriman, sesuai dengan kebutuhan

Memilih material yang

Harga yang paling efisien
4. Gudang Material = WHNFG ( Warehouse Non Finish Goods)
 Memonitor penyediaan barang yang bersifat rutin.

Memonitor minimal - maksimal sediaan (stock) [Resiko]
 Mengatur pengeluaran barang.

Yang masuk dulu harus lebih dulu. FIFO ( first in first out)
 Mengontrol umur stock

Fast moving (cepat bergerak) < 3 bulan

Slow moving (lambat bergerak) 3-6 bulan

Death Stock (stok mati) > 6 bulan
5. Gudang Barang Jadi ( Warehouse “Finish Goods” )
 Menyimpan dan monitor Stock Barang Jadi (Produk)
 Mengeluarkan Barang Jadi .
 Mengatur keluar masuknya barang jadi.
Stock awal = 100 pcs
Produksi = 2000 pcs

14. Penjualan = 1950 pcs
Stock akhir = ( Saw + Produk/Input – penjualan/output )
2. Mengeluarkan barang jadi sesui SI (Shipping Instraction) dari Marketing/Sales
Isi SI
a. No PO -> Nama Pembelian, Waktu Delivery, Spesifikasi Barang, Tujual
b. Jumlahnya
c. Nama Vehicle/ Vesel (mobil/kapal)
d. Marking ( penandaan)

SI (Shipping Instruction )

PO No…

Spesifikasi

Jumlah…

Marketing…

Kapal/mobil
Vehicle
Saturday, May 04 2013
6. Distribution ( Export )
Fungsi -> Departemen / Divisi
1. Marketing
2. Logistik
 Sumber daya
 Material
a. Procurement ( pembelian )
Input -- Proses -- output
material
material

15. b.
GUDANG MATERIAL (WHNFG)
c.
GUDANG BARANG JADI (WHFG)
3. Pabriksi (Manufacturing)
a. Production planning & inventory control (PPIC)
b. Produksi
SOP
INK
Pemetaan proses
c.Teknik/Workshop (plan maintenance)
d. Quality Control ( Inspektor ).
4. Sales & Distribution ( Penjualan & Distribusi)
- Cabang / Penjualan
- Berhubungan dengan pembeli atau pabrik ( PO/DO )
Marketing
BRAND
 Mau merek apa?
 Ukuran
Kepuasan pelanggan – angket/questionair
Promotion

Iklan (audio/video) (TV/Radio)
 Promosi pasar – Pameran
5. Finance (Keuangan) Money
 Melakukan Pembayaran ke supplier / kontraktor ketika terjadi transaksi pembelian.
 Menerima pembayaran dari pebeli ( keluar masuknya uang ).

16. Dari kita ke pembeli DO/SI
Dari pembeli kita PO
PROSES BISNIS MANAJEMEN (PENDUKUNG)
MENGAMBIL KEPUTUSAN
1. HRD ( Human Resource Development ) –keputusan - SD Manusia
 Personalia -> Payroll (penggajian)
 No. Pegawai
 Data2 Pekerjaan

Fasilitas & Benefit Keuangan
 Perumahan
 Asuransi
 Transportasi
 Makan
 Pelatihan ( Training Center )
 Pengembangan Organisasi Perusahaan
 HIP ( Hubungan Industrial Pancasila)
2. INTERNAL AUDIT
Tujuannya untuk melihat apakah suatu difisi tersebut berjalan dengan baik atau tidak.
 Mengecek kesesuaian dan keefektifan kebijakan dengan pelaksanaan di salah satu
fungsi proses bisnis
 Stock Opname
 Tugas Khusus untuk investigasi indikasi penyelewengan
 Membantu audit keuangan biasa dilakukan oleh External audit
(Go Public -> Tbk. (terbuka)
3. COMMITTEE
Contoh :

17.  Audit
 Quality Assurance – Sertifikasi Sistem /Produk (ISO 900 150-1400 )
Keluhan Pelanggan
 CPOC : Corporate Planning Organizing Committee
 K3 ( Keselamatan & Kesehatan Kerja )
4. CORPORATE SECRETARY ( KESEKRETARIATAN)
 Human & CSR / Community Development
 Komunikasi External
5. ENGINEERING (REKAYASA)
6. BUDGET ( ANGGARAN )
PROSES BISNIS INFORMASI
A. Accounting
 Mencatat seluruh aktivitas keluar masuknya sumber daya
B. MIS ( Management Information System )
 Sistem Iformasi ( Software & Hardware )
Saturday, May 18, 2013
Proses Bisnis Operasi/Operasional
Proses Bisnis Manajemen/ keputusan
Proses Bisnis Informasi
- Departemen Akutansi
- Dep. MIS
Data & Informasi Perencanaan
1. Rencana Sumber Daya / Anggaran / Budgeting
2. Pengeluaran, Pendapatan = untung/selisih/rugi kerja
3. Pengeluaran : tenaga kerja –HRD/PSDM – Database kepegawaian -> Orang, gaji, fasiitas,
asuransi, pajak penghasilan, dll

18. Data Informasi
Tenaga Kerja HRD/PSDM
1. Data Base Pegawai
2. Sistem Payroll(penggajian)
a. Absensi (S/I/A)
b. Cuti (fasilitas, tunjagan kerja & transportasi)
c. Asuransi ( Jamsostek, Astek)
d. Pajak
3. Pengembangan Karir
-
Pendidikan / pelatihan
Mesin - Produksi/ Engineering
1. Kapasitas & Kapabilitas Produk
Rencana Produksi
- Mesin yang butuhkan
- Kebutuhan untuk reengineering (investasi )
2. Kebutuhan TK
3. Biaya Produksi
a. Biaya Bahan Baku (Volume, Harga)
b. Biaya Upah
c. Biaya Bahan Pembantu
d. Energi ( Oil, Fuel )
e. S. Part
f. Biaya tetap lain
Keputusan Mgt
Dana = Uang/Money -> Dept. Budget & Accounting

19. Investasi -> Persetujuan, Manajemen, Tertinggi -> PIHT (Permohonan Investasi Harga
Tetap)
MATERIAL -> LOGISTIK PROCUREMENT (Pembelian)
1. Sumber Informasi Permintaan
a. SPPB
b. Budget Tahunan
2. Penerimaan Barang (Material ) – SPPB
3. Pengeluaran Barang – SPB
4. Data Sediaan (STOCK)
5. Harga Barang/Material (Invoice / Kwitansi)
6. Data Nilai Sediaan Barang -> STOCK OPNAME
Dept. Audit
Marketing – Sales – Distribution – Gudang FG
PENJUALAN
1.
PO
a. Volume
b. Spesifikasi
c. Waktu Pengiriman
d. Harga
2.
Laporan Prouksi
Volume produksi
WIP (Work in Process) Bahan Baku-Bahan Jadi
3.
Cargo Ready (S/ K)
4.
Instansi Pengiriman
(SI/ Shipping Instruction)
5.
Laporan Penjualan
Export = Pengapaian

20. a. PO yang dikirim
Invoice Penjualan
b. Volume berapa?
c. Harga Berapa?
6. Sediaan / Stock Barang Jadi
7. Nilai Stock Barang Jadi
Produksi (+) Masuk
Penjualan (-) Keluar
Nilai Keluar (Out flow)
Nilai Masuk (In flow)
Nilai Sediaan (balance)
Produksi
Engineering
Accounting
Procurement
Planning(Rencana)
HRD/ Personalia
Distribution
Sales
Oracle/ IFS
ERP ( Enterprise(Usaha/Bisnis), Resource ( SumberDaya),

21. Saturday, June 01, 2013
1. Mengenal ( keputusan Management )
2. Operasi
3. Informasi
Operasi - Target
Operasi – Informasi
Regulasi – ACC & MIS
TOP Management ( Keputusan ) -> Perbaikan / Pengembangan
I NFORMASI
SPPB No Kode
-> Dept FINANCE FIN -01-02-13
HRD
HRD-
MANUFACTURING PLYPUBLIC
GAE –GENERAL AFFAIR
PO -> Ref SPPB
SPB -> Surat Penerimaan Barang
Expense Request – Pembayaran - Stock
KOMPONEN ANALISA PROSES BISNIS
1.
Kebijakan -> Target
2.
Struktur Organisasi
3.
Sumber Daya ( 5M + 1I)
4.
Aktivitas ( Urutan Proses) -> SOP = Standard Operational Procedure
INK = Intruksi Kerja
Parameter = Ukuran Keberhasilan

22. Information Engineer -> Membuat Model
Pembelian
1.
Validasi Permintaan Pembelian
 Pengesahan/Autorisasi
 Spek Barang/ Material -> Kode Barang
2.
Penawaran Barang
 Daftar Supplier (Nama, Alamat, Bisnis Apa?)
3.
Pemilihan Supplier
-Biaya & Waktu -> PIC ( Person in Charge ) (Actor)
4.
Pelepasan/Penerbitan PO =Validasi
5.
Penerimaan Barang
6.
Proses Pembayaran
SPPB
Penawaran
Pemilihan
Supplier
PO
Penerimaan
Finish
Penerimaan
Tagihan
an

23. Accounting
 Laporan Penjualan (Marketing)
TOP MANAGEMENT (CPOC)
 Laporan Pembelian ( Procurement )
BUDGET
 Laporan Stock Gudang (Logistic )
Monthly Review
 Laporan Produksi ( Manufacturing)
1.Tindakan Koreksi
 Laporan Loss & Profit ( Budget )
2.Usulan Penambahan SD
 Laporan Keluhan Pelanggan
3.Perubahan/Penyesuaian
`
Planning )
Rencana Tahunan ( Annual
Annual Planning
1.Menyusun Rencana TahunDepan
2.Melihat Realisasi Tahun Berjalan & Potensi Tahun Depan
3.Sumber Daya
TK :
50 org Pensiun
( 50 x Rp. 100.000.000 ) = Rp 5 M
100 org -> 10 tahun ( Cicin Penghargaan ) = Rp 250 Jt
= 100 x 5 gr x Rp 500.000
5 Years Planning (IND. REPELITA)
1.Kebijakan Strategis
2.Visi
3.Brand Baru –Biaya R&B
Biaya Market Research
Perubahan - sangat cepat
CHANGE -> Selangkah Didepan Perubahan -> Info Lebih Cepat ( Forecasting ) -> Strategi Jangka
Panjang

24. Kayu -> tahun 80-an 22 PRSH ( 220.000 m2/bln)
2010 5 Perusahaan ( 20.000 m2/bln)
Jan Feb Mar
Target
Produksi : 1.000
Seller : 1.000
Profit : $100.000
Realisasi Produksi : 900 m3
Seller : 750 m3
Profit : $60.000
Varian Produksi : 100 m3
Seller : 250 m3
Profit : $10.000
Pendidikan
I.
Akademik – Operasi
II.
Keuangan – Informasi
III.
Kemahasiswaan – Operasi
IV.
Pengabdian Masyarakat – Management
ERP ( Enterprise Resource Planning )
Software
Oracle
Sap
Ifs
Altius

25. Saturday, June 08, 2013
ERP = Enterprise Resource Planning
Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Turunan : MRP II
Manufacturing Resource Planning
Produksi / Pabrikan
Input Process Output
Material
Material
(Bahan)
(Produk)
100
20
50
SCM = Supply Chain Management
Suplai Rantai Manajemen
Manajemen Rantai Suplai
Proses 1
Informasi
Proses 2
Informasi
(Masukan)
Proses 3
(Keluaran)
Proses 4
Saturday, June 08, 2013
Modul ERP :
1.
Operasional
 MRP (Pabrikasi)
 SCM ( Hubungan Logistik-Pabrik-Distribusi
2.
Keuangan
 Financial Mgt.
 Pembukuan ( Accounting )

26. 3.
Tenaga Kerja
 Project Mgt.
 HR Mgt.
ERP _Tertutup_ Back Office System -> Customer & Public ≠ Terlibat
Front Office System -> Customer & Public = Terlibat.
E- Commerce
CRM ( Customer Relationship Mgt )
e-Government.
ERP
CRM
Manufacturing
Warehouse
Purchasing
Material Mgt.
Global Finance
Order Mgt.
Service
Customer
History
Auto 2000
1. Nama Pelanggan : Dodo
2. Mobil
: Fortune -> 10.000 Km -> Service, 500.000
20.000 Km -> ==== 700.000
3. No. Pol
: KT – 1000 - DA
4. Tahun Mobil
: 2013
5. Pembelian
: 20 Mei 2013
Auto – 2000 -> SMS
Sales
Web Store

27. Keuntungan ERP
Aktor Proses Bisnis
Integrasi Data Keuangan
Kontrol Kerja Keuangan
Standarisasi Proses Operasi
Best Practice
Meningkatkan Produktivitas
Penurunan Inefisiensi
( cost mistakes )
( Biaya Kesalahan )
Peningkatan Mutu Produk
Standarisasi Data & Informasi
Kesamaan Laporan
Efisiensi – Mutu Standar – Biaya Murah
Daya Saing Perusahaan
Yang Mempengaruhi Biaya Produksi
Level Inventory : Minimal/ Turun
Tenaga Kerja
: Turun
Service Level
: Mutu Naik
A : 100 %
A : 90 %
Jual = 100 unit = produk 100/100% = 100 &100/90% = 110
Kontrol Keuangan : Meningkat
Waktu Informasi : Lebih Cepat
Kontrol
1. Cost cc : Volume >>
TIC cc.
RF ( Efisiensi Bahan Baku )
Quality A = 99 %
R = 1% (rejected ) R = 0 %
Zero Deffect

28. Memilih ERP
Ingat !!!
Investasi ERP Sangat Mahal
Kemampuan ERP Penerapan di satu perusahaan Perusahaan yang lain
Syarat Sukses Untuk Memilih
Pengetahuan
Pngalaman
Proses Selseksi ERP
5-6 Bulan
Organized, Focused C , Simple
Software ERP Oracle & SAP, IFS , aLTiUs