1. Protocollo Informatico a norme CNIPA Archiviazione Ottica Sostitutiva a norme CNIPA Archiviazione automatica da Spool di stampa Archiviazione automatica ed integrazione a sistemi host, legacy ed ERP Archiviazione automatica e-mail Gestione dei Flussi Documentali e dei Workflow La Soluzione Applicativa Italiana di Gestione Documentale WEB per: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

6. Ge.DOC ® - LOGIN L’accesso è sicuro ed è consentito solo agli utenti autorizzati. Possono accedere da WEB (Internet / Intranet /Extranet / Portale Aziendale), inserendo User ID e Password In questa pagina si inserisce il logo dell’azienda Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

7. L’accesso, può avvenire con un unico login, attraverso un link inserito nel Portale WEB (se in uso presso l'azienda) ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE Questo facilita l’accesso e la manutenzione del sistema, in conformità con la Legge sulla Privacy (D. Lgs. 196/03). La legge su citata prevede infatti che, aggiornando il profilo dell’utente su una applicazione, questo deve essere aggiornato anche su tutte le altre applicazioni in uso. Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

10. E’ possibile ricercare i documenti in modi diversi. Ad es.: selezionando la “Ricerca Veloce”, delle “Protocollo in Entrata”, dalla lista (preconfigurata), ed inserendo le informazioni conosciute, nei “Criteri di Ricerca” RICERCA VELOCE DOCUMENTI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

11. Questa è la lista dei documenti trovati, che soddisfa i criteri di ricerca indicati RICERCA DOCUMENTI L’anteprima del documento (il file viene trasformato in formato pdf, leggibile con Acrobat Reader) In questa finestra i campi chiave utilizzati per la catalogazione Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

12. Se occorre, si apre il documento, e lo si visualizza nel formato nativo (PDF in questo caso) RICERCA DOCUMENTI Si può ristampare il documento, oppure spedirlo per fax o con la posta Elettronica, mediante le funzioni standard di tutte le applicazioni Windows Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

13. E’ possibile ricercare i documenti in diversi modi. Ad es.: scegliendo dalla lista predefinita, della “ Ricerca Veloce ”, quella delle “ Fatture di Acquisto ”, ed inserendo le informazioni conosciute, nei “ Criteri di Ricerca ” RICERCA VELOCE DOCUMENTI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

14. Questa è la lista dei documenti ritrovati , che soddisfa i criteri di ricerca indicati RICERCA VELOCE ----> RISULTATO DELLA RICERCA In questa finestra i campi chiave utilizzati per la catalogazione L’anteprima del documento (il file viene trasformato in formato pdf, leggibile con Acrobat Reader ) Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

15. Se occorre, si apre il documento, e lo si visualizza nel formato nativo (TIFF in questo caso) Si può ristampare il documento, oppure spedirlo per fax o con la posta Elettronica, mediante le funzioni standard di tutte le applicazioni Windows RICERCA VELOCE ----> RISULTATO DELLA RICERCA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

16. RICERCA “CLASSICA” DEI DOCUMENTI I documenti possono essere anche ricercati dalla finestra contenente le “ cartelle ” o le “Tipologie Documenti” alle quale si è abilitati ad accedere I documenti sono organizzati secondo l’impostazione logica personalizzabile, creata per l’archivio. In questa finestra si visualizzano i documenti archiviati (da scanner, da file o da Spool di Stampa) Nell’altra finestra si visualizzano i “Campi Chiave” di catalogazione Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

17. RICERCA DOCUMENTI - INTEGRAZIONE AI DATI GESTIONALI E’ possibile ricercare i documenti archiviati, lanciando la ricerca dal proprio software gestionale. Ad es. dall’ Estratto Conto contabile, con un solo clic si effettua la ricerca automatica di tutti i documenti collegati a quella operazione contabile (fax, e-mail, titoli di pagam. Corrispondenza, etc) Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

19. Si possono “Inviare” i documenti e/o messaggi manualmente o automaticamente, agli utenti del sistema documentale interessati dall’iter (procedimento/ workflow), DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE Questa funzionalità tutela la Sicurezza e Privacy degli utenti (D. Lgs. 196/03) Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale e notificare l’avvenuta spedizione (mediante Ge.Doc, con e-mail ed opzionalmente anche con SMS)

20. Si possono visualizzare i documenti, i messaggi “Inviati”, “Ricevuti” ed “Eliminati” con le relative informazioni DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

21. Si possono visualizzare i documenti, i messaggi “Inviati”, “Ricevuti” ed “Eliminati” con le relative informazioni DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

22. Sono visualizzati anche i messaggi, derivati dai processi di workflow DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NELL’ORGANIZZAZIONE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

23. La fase di archiviazione è semplice e guidata ARCHIVIAZIONE UN DOCUMENTO ALLA VOLTA La scansione del documento (o l’acquisizione del file già digitalizzato) può essere effettuata subito dopo la catalogazione o in un momento successivo, in modalità “singola” o “massiva”, “automatica” o “manuale”, acquisendo o meno i dati del programma gestionale o da altre fonti Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

26. La funzione di archiviazione massiva di documenti, consente una più veloce acquisizione dei documenti… “ ARCHIVIAZIONE MASSIVA” DEI DOCUMENTI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale Utilizzando scanner industriali, o di rete, copiatrici digitali, sistemi multifunzioni e da files.. , per una ottimizzata e controllata distribuzione delle attività di archiviazione agli utenti abilitati

27. ESISTONO DIVERSE MODALITÀ OPERATIVE: 1) AUTOMATICA: Le immagini dotate di BarCode e scansionate in modo massivo, vengono associate automaticamente ai dati già presenti in archivio (acquisiti in precedenza automaticamente da sistemi host o mediante software di OCR); “ ARCHIVIAZIONE MASSIVA AUTOMATICA” CON BARCODE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

28. 2) SEMI-AUTOMATICA: Associando le immagini scansionate in modo massivo (mediante dispositivi idonei), e residenti in una cartella predefinita, ai dati già presenti in archivio acquisiti in precedenza automaticamente; 3)SEMI- MANUALE: Inserendo manualmente i dati di catalogazione per le immagini scansionate in precedenza in modo massivo; ARCHIVIAZIONE MASSIVA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

29. Si possono creare e gestire le “Pratiche” catalogando direttamente solo queste e non necessariamente anche i documenti GESTIONE DELLA PRATICA E FASCICOLAZIONE E’ possibile anche “Fascicolare” automaticamente i documenti raggruppandoli in “Pratiche”, mediante speciali campi di catalogazione di tipo “aggregazione”. La “fascicolazione” può avviarsi da processo di workflow prestabilito per quel tipo di documento Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

30. Se abilitati, possiamo eseguire statistiche sulle operazioni effettuate dagli utenti, per ogni tipo di azione effettuata sulla gestione documentale STATISTICHE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale Visualizzando i dettaglio di ogni azione effettuata

31. Il responsabile del servizio personalizza l’impostazione dell a sicurezza, mediante le restrizioni previste dalla“Gestione della Sicurezza” Ge.DOC ed una chiave USB istallata sul server, controllano l’accesso le funzioni abilitate ai GRUPPI ed agli UTENTI, secondo l’ORGANIGRAMMA. SICUREZZA Gli “Utenti” sono registrati tramite un “Profilo Utente” che definisce le “ Funzioni”, le “Tipologie di documento” e le “Ricerche” ad essi consentite. Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

32. I responsabili del servizio (Dirigenti) possono organizzare la classificazione dei documenti mediante un “Titolario”. Il “Titolario” o “Piano di Classificazione”, è il raggruppamento logico, in base al quale ciascun documento, che riguarda una singola e specifica questione concreta, viene ricondotto, in base alla materia che tratta IMPOSTAZIONE ARCHIVIO – GESTIONE DEL TITOLARIO Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

39. Postazioni utente Server Documentale Sistema host WEB - SERVER ARCHITETTURA DEL SISTEMA Multifunzione di rete Stazione di Acquisizione 2 Scanner 2 Stazione di Acquisizione 1 Scanner 1 Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale Internet