El documento describe las diferentes fases de la planificación estratégica de sistemas de información. Comienza con la presentación del proyecto y formación del equipo de trabajo. Luego, se describe la situación actual de los sistemas de información e identifican áreas de mejora. Finalmente, se elabora un plan de sistemas de información futuro basado en las necesidades de cada área y función, validando la estructura emergente.

2. Hardware

3. Dispositivos

4. CanalesInformación

6. Mal soporte, soluciones tardías, etc.

7. La competencia parece que siempre tiene mejor sistemas informático

9. Ligada a máquinas grandes

10. Se inicia la creación de Departamentos que ayuden al proceso y la gestión de los datos (Problemas con el recurso financiero)

11. Los usuarios no se querían involucrar con el tema de la automatización de procesos administrativos.

12. Los intereses foráneos a la informática hicieron que el Departamento de informática estuviera relegado tres líneas por debajo en el organigrama de la empresa.

13. Los Directores del Departamento de informática a su vez se “EnDiosaron” y consideraban tener la verdad absoluta en la organización.

15. Crecen las necesidades de los usuarios

16. Crece el perfil del usuario de los SI

17. La Dirección de Informática no entrega soluciones oportunas a las nuevas peticiones de los usuarios

18. Negación total de adecuar los SI a las necesidades de la organización.

19. El Pretexto: Los empleados son unos caprichosos que quieran tener cada uno un SI propio.

21. Se conoce el Jefe de Sistemas de Información

22. Los recursos financieros son repartidos según las prioridades de la compañía

23. A cada Departamento se le exige leer los objetivos de la empresa y elaborar proyectos que apunten a cada uno de estos objetivos

24. Se ponderan los objetivos y de esta forma se asignan recursos

26. Los Gerentes entienden que la Gerencia de Sistemas de Información es estratégica para la organización y no operativa

28. Un sistema de información soluciona un problema sujeto de una implementación computacional

29. Socialización del programa al interior de la organización

30. Evidencia de la socialización

31. Análisis del problema a nivel de sistema de información automatizada

32. Elaboración del presupuesto del plan

33. Recursos computacionales

34. Hardware y software

35. Estado de la técnica

36. Plan de inversión

37. Talento Humano

38. Estado actual

39. Necesidades del plan

40. Plan de contrataciòn.:: A mediano plazo ::. Por el impacto acelerado de la tecnología

42. Determinación de la plataforma operativa

43. Software aplicativo

44. Bases de Datos

45. Sistemas de seguridad

46. Sistemas de Comunicación

47. Implementación del plan

48. Cronograma de ejecución

49. Evaluación

50. Plan de sostenimiento

51. No hay formula para el cálculo de imprevistos

52. La implementación de software bajo desarrollo propio o licenciado debe impactar el capitulo de Talento Humano

53. Evitar la dependencia con los proveedores de hardware y software

56. Seguridad (SEG)INTERFACES DE LA MÉTRICA

57. .:: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CON TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN ::.

58. .:: Fase I::. .:: PRESENTACIÓN Y COMPROMISO DEL EQUIPO ::.

59. .:: Fase I::. FASE 1.1. LA DECISIÓN DE PLANIFICAR. EL COMITÉ DE TI/SI La Dirección general de la organización debe convencer a sus colaboradores mas directos de la necesidad de elaborar y apoyar un plan TI/SI. Esta decisión va unida al convencimiento de las personas claves de la empresa para formar parte del equipo que lleve a cabo el plan, o al menos su inicio. *** EVIDENCIA: Acta de la reunión con las apreciaciones de los colaboradores de confianza ***

60. .:: Fase I::. FASE 1.2. FORMACIÓN DEL GRUPO BASE Se conforma el equipo de trabajo encargado de programar las actividades de planificación y de configurar el equipo de trabajo que llevará a cabo la gran parte del proyecto, equipo al cual debería pertenecer el Director de SI. Se seleccionan los perfiles adecuados según la metodología ampliada propuesta: Directores, Subdirectores y personas claves en la organización. A medida que se va identificando con mayor claridad el plan es posible ir involucrando personas (inclusive terceros) que tengan una visión adecuada del negocio y del tema.

62. Manuales de procesos

63. Señalar el impacto de la propuesta a cada área

65. .:: Fase I::. FASE 1.3. FORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO DEFINITIVO. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO Se finaliza la formación del equipo de trabajo con personas capacitadas para el análisis y buenas relaciones para poder llevar a cabo entrevistas con los colegas de las mismas áreas y de la misma organización. Estas personas deberían estar capacitadas para no caer en los errores en los que personas legos en el tema de TI caerían por su sesgo tecnológico. La cantidad de personas que conformen el equipo depende del tamaño de la empresa y el número de áreas impactadas con el SI.

66. .:: Fase I::. FASE 1.3. FORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO DEFINITIVO. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO El Gerente y el Director del SI dan la última palabra respecto a las personas que deban pertenecer a este grupo. Se planea la capacitación necesaria para el equipo y se elabora un cronograma de actividades para controlar el progreso del proyecto. Se reúne el equipo de trabajo y se hace la presentación del proyecto y las motivaciones para haber llegado al mismo, las técnicas a utilizar para el control del proyecto y el tiempo estimado en el que se esperan resultados.

67. .:: Fase II::. .:: DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL ::.

68. .:: Fase II::. FASE 1I.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE NEGOCIO POR ÁREA Identificar las funciones de negocio, porque es sobre ellas que se analizará el plan de sistemas. Estas se logran a partir de entrevistas con responsables de alto nivel de cada área. No se puede confundir las funciones de negocio (Reglas del negocio) con un manual de funciones. La lista de funciones debe ser homogénea a la dependencia que se analiza.

71. .:: Fase II::. FASE 1I.4. ELABORACIÓN DEL INFORME ACERCA DE LOS SISTEMAS EXISTENTES En este momento se ha concluido la fase de descripción de la situación actual de los SI de la compañía, y antes de pasar a diseñar lo que será el SI del futuro, es conveniente elaborar a modo de resumen un informe conteniendo toda la información recogida en las actividades anteriores; esta información se utilizará como referencia en la fase siguiente. En cualquier caso, una buena descripción de los sistemas existentes es un excelente punto de partida para empezar a pensar seriamente en el futuro.

72. .:: Fase III::. .:: ELABORACIÓN DEL PLAN DE TI (TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN) / SI (SISTEMAS DE INFORMACIÓN) ::.

74. organizar el análisis alrededor de áreas como en las etapas anteriores, pero haciendo una breve reflexión por si resultara conveniente redefinir las mismas*** EVIDENCIA: Acta de reunión del equipo de trabajo donde analizan la estructura de la organización y posibilidad de nuevas áreas.***

76. Se trata no tanto de documentar la importancia estratégica de cada una, sino la importancia percibida por quienes seguramente acabarán siendo sus usuarios más directos.

77. Si más adelante al incorporar la perspectiva estratégica los grados de importancia no corresponden, ello será síntoma de que lo que se considera estratégico ha sido seguramente mal transmitido a los usuarios de cada área.

78. Las peticiones de subsistemas de información completos pueden aceptarse solamente si está muy claro qué significan;·

82. una reunión del Comité de TI/SI en pleno. Es importante que los máximos responsables de la empresa acepten una estructura al final, y que la misma tome carácter de «oficial». Ello puede requerir unas cuantas iteraciones más, pero relativamente rápidas. La visión del negocio de los máximos responsables debe ser coherente con la estructura que se acabe adoptando, ya que en el contexto de la misma se asignarán luego prioridades a los Proyectos que acabarán configurando el plan de SI.

83. .:: Fase III::. FASE 1II.6. INFORME ACERCA DE LA ESTRUCTURA DEL SI NECESARIO EN EL FUTURO Es prudente documentar la estructura de SI resultado de la actividad anterior, elaborando un informe que la describa, la justifique y especifique sus detalles en términos de estructuras de datos, procesos y funciones de negocio apoyadas por cada proceso, indicando cómo las distintas funciones son apoyadas por los procesos correspondientes, que se integran en el SI global. Siempre que sea posible, además, debe incluirse en el informe una indicación acerca de volúmenes de datos, frecuencias de acceso, número de transacciones por unidad de tiempo y tiempos de respuesta precisos para los procesos más críticos.

84. .:: Fase III::. FASE 1II.7. ELABORACIÓN DE PROPUESTAS ALTERNATIVAS PARA EL PLAN DE TI/SI. EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS Una vez acordada una estructura para el SI necesario y especificados los procesos y estructuras de datos necesarios para la obtención de la información precisa, es necesario evaluar los recursos que harían falta para construir los distintos subsistemas integrantes del SI global. En este momento estamos entre la integración de las necesidades de información y la elaboración del plan definitivo. En ocasiones, puede que a la luz de las necesidades de información y proceso detectadas en las etapas anteriores, sea muy claro qué Proyectos informáticos (subsistemas) hay que definir para implementar de forma ordenada el SI de la empresa.

85. .:: Fase III::. FASE 1II.8. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE TI/SI En reunión plenaria del Comité de SI, las propuestas elaboradas en la actividad anterior deben ser consideradas, evaluadas y una de ellas elegida como plan de TI/SI para los próximos años. Si la actividad anterior ha incluido revisiones de las propuestas individualmente con cada máximo responsable de área, esta reunión no tiene por qué extenderse demasiado. Es preciso recalcar, de todas maneras, que la responsabilidad de la alta Dirección es muy marcada en esta actividad; al fin y al cabo se está decidiendo la parte de la estrategia de la empresa que hace referencia a TI/SI y de acuerdo con ella se están priorizando alternativas.

86. .:: Fase III::. FASE 1II.8. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE TI/SI Igualmente importante resaltar que un plan estratégico debe ser sutil en la forma pero riguroso en las metas. El resultado es la estructura del plan de TI/SI, que a continuación habrá que organizar en Proyectos concretos para asignar a días de calendario y personas determinadas.

87. .:: Fase IV::. .:: PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES ::.

88. .:: Fase IV::. FASE 1V.1. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PLAN DE TI/SI ACORDADO. CALENDARIO CONCRETO PARA EL PRIMER AÑO. VALIDACIÓN. Otra vez los técnicos tienen la palabra. El DOP (Director Operativo del Proyecto) es el responsable más natural para elaborar la lista de Proyectos necesarios para implementar los sistemas integrantes del plan aprobado. Suya es también la responsabilidad de lograr la aprobación del plan de inversión. Con un calendario detallado para el primer período (normalmente un año) de validez del plan, lo anterior debería ser sometido a la aprobación del Comité de SI, en sesión a la que no es imprescindible la asistencia del Director general. Se debe evidenciar la primera acta de autorización de presupuesto y calendario de trabajo para el primer periodo.

89. .:: Fase IV::. FASE 1V.2. INCLUSIÓN DE PROYECTOS EN EL PRESUPUESTO DEL PERÍODO SIGUIENTE. El proceso de planificación del SI debe sincronizarse con el proceso presupuestario, de manera que una estimación de su duración es necesaria para ello. Una resolución o directiva debe garantizar comprometer recursos de futuras vigencias para el apoyo del plan INICIAR PROCESOS DE INGENIERÍA DE SOFTWARE PARA LOS NUEVOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE LO REQUIERAN.

90. .:: Fase IV::. FASE 1V.3. PREPARACIÓN DE UN PLAN DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN. Al fin, el plan de TI/SI existe y está en marcha. En el futuro será solamente necesario revisarlo, ya sea rutinariamente cada cierto tiempo (cada período presupuestario, por ejemplo) o en respuesta a cambios importantes en el planteamiento estratégico de la empresa. En el primer caso, la responsabilidad de la revisión recae sobre el Director de SI, que deberá prever las actividades necesarias de recabar cambios en necesidades, etc., cada período, y en forma parecida a como se ha descrito para la segunda fase de la planificación expuesta en los apartados anteriores, llegar a la elaboración del nuevo plan y nuevo calendario para el próximo año o período. La evaluación jerárquica del plan depende de los Responsables de las dependencias y la llevan a cabo a través de los POA.