Presentatie gehouden op de Najaarsbijeenkomst Archiefinspectie Dordrecht d.d. 29 november 2012.

1. Samen
van analoog
naar digitaal
Najaarsbijeenkomst archiefinspectie
Dordrecht, 29-11-2012

2. Wat kunt u verwachten?
– Korte introductie
– Waarom digitaal werken + uitgangspunten
– Voorwaarden succes digitaliseren
– Aanpak ontwerp DMS per proces
– Praktijk scanproces
– Handboek
– Totstandkoming machtigingen
– Formulering vervangingsbesluiten

3. Korte introductie
– Anton van der Meulen
– Werkzaam in Oss ( bijna 80.000 inwoners)
– Kwaliteitsmedewerker /adviseur DIV

4. Vertrouwen moet je verdienen…..

5. Waarom digitaal werken?
– Betere dienstverlening
– Plaats- en tijd onafhankelijk
– Innovatief
– Papierarm office
– Ontwikkelingen in maatschappij

6. Uitgangspunten digitalisering
– Alle procesgebonden documenten digitaal
beschikbaar
– Alleen digitaal wat kan
– Digitaal gaat boven analoog
– Delen van informatie
– RGTS

7. Voorwaarden succes digitalisering
– Draagvlak /samenwerking
• Management / personeel
• College/Bestuur
• Externe partijen

8. Doelstelling voor het DMS
Het ontwikkelen, implementeren en in gebruik nemen
van een document management systeem
– voor het digitaal registreren, opslaan en ontsluiten van alle
procesgebonden documenten binnen de gemeente Oss
– ter verbetering en ondersteuning van de interne processen
en externe (elektronische) dienstverlening.
Bron: Aanbestedingsdocument / Plan van Aanpak

9. De aanpak
- voor elk te digitaliseren proces (1)
Ontwerp DMS (Solution Design)
– Beschrijving procesgang
– Registratiekenmerken en -scherm
– Autorisaties
– Zoekscherm
– Koppelingen met subjectgegevens
– Koppelingen met backoffice-systemen (bv. GHS4all)
– Dossieropbouw

10. De aanpak
- voor elk te digitaliseren proces (2)
Inrichting DMS
– bouwen van schermen
– bouwen van koppelingen
– inrichten van de opslagstructuur
Testen
– Systeemtest (technisch)
– Integratietest (koppelingen)
– Acceptatie in test en productie (Functioneel)
Opleidingen en Uitrol

11. Praktijk
- sorteren van de post: te scannen / niet te scannen
Bij het ALC wordt alle post gesorteerd,
de te scannen documenten worden apart gelegd . . .

12. Praktijk
- scannen van de gesorteerde post
. . . vervolgens worden de documenten met een
voorblad per afdeling gescand.

13. Praktijk
- routering van de gescande documenten
Via het voorblad komen de digitale documenten
in de postbak van de betreffende afdeling.

14. Praktijk
- registratie van de gescande documenten
Op de afdeling worden de proces- specifieke
kenmerken geregistreerd: o.a. NAW, client- en/of
zaaknummer en de behandelaar.

15. Praktijk
- registratie van de gescande documenten
Generieke registratie
kenmerken
Proces specifieke registratie
kenmerken

16. Praktijk
- gebruik van documenten bij werkproces
De geregistreerde documenten komen in de inbox
van de betreffende behandelaar.

17. 3. Werking van het DMS - algemeen
Post
Registreren
Scannen
Eigen documenten
Inbox afdeling Procesafhandeling
Balie
E-loket Zoeken E-mail

18. Alle partijen betrekken bij inrichting
proces
– Vakafdeling ( management + medewerkers)
– Projectmanagement
– I &A
– DIV
– BHIC
– Provincie
– Leverancier DMS (Unisys)

19. Generieke inrichting DMS
– Metadata
– Documenttypen
– Gebruikersgroepen
– DSP
– Zoekscherm

20. Voorbeeld zoekscherm vergunningen

22. Uitwerking pilots DMS 2006
– Drie processen t.w.
* aanvragen levensonderhoud
* bezwaarschriften belastingen
* inkomende facturen
– Aangepaste specifieke registratie-/zoekschermen en
documenttypen e.d.

23. Opstellen handboek digitalisering
Hierin is opgenomen het kader waarbinnen wij
werken:
* echt digitaal i.p.v. analoog
* samenwerking BHIC en Provinciale
archiefinspectie

24. Instellen werkgroep handboek
digitalisering
– Werkgroep bestaande uit diverse disciplines:
* Projectleider DMS
* Adviseur informatievoorziening en ICT-projecten
* Kwaliteitsmedewerker DIV

25. Vervanging in twee stappen
– Fysieke documenten die op termijn vernietigbaar
zijn
– Nadien de categorie te bewaren
documenten

26. Hoe aangepakt ?
– Uitgangspunt inhoudsopgave handboek nationaal
archief
– Verantwoording
– Procedurele inrichting substitutieproces
– Technische inrichting scanproces
– Uitgaande documenten
– Opname in archiefbeheersysteem

27. Hoe aangepakt ?
– Bewaren en vernietigen
– Techniek en infrastructuur
– Diverse bijlagen met generieke en specifieke
kenmerken alsmede overzicht te substitueren
archiefbescheiden
– Kwaliteitszorg en kwaliteitscontrole

28. Afstemmen met partijen
– Betrekken BHIC en Provinciale Archiefinspectie bij
proces
– Raadplegen externe instanties
– Besluitvorming
– Publiceren
– Daadwerkelijk vervangen van de op termijn
vernietigbare documenten

29. Opnieuw vaststellen kader
(handboek)
– Start proces voor het vervangen van te bewaren
archiefbescheiden
– Aanpassen handboek
– Communicatie afstemmen BHIC en Provinciale
archiefinspectie
– Formeel advies aanvragen
– Formele machtiging aanvragen

30. Voorbeeld machtiging in 2008
– * Ingekomen stukken met betrekking tot het proces
“Aanvraag vergunning Wet Milieubeheer”
(Milieuvergunningen) afdeling Publiekszaken
Bouwen, Wonen en Milieu (PBWM ), ontvangen en
gescand op of na het betreffende
machtigingsbesluit van Gedeputeerde Staten.

31. Voorbeeld machtiging juni 2012 P&O
– Ingekomen stukken die op grond van alle taken
gevormd kunnen worden en vallen onder de
categorieën 1 t/m 25 van hoofdstuk 2 van de
Selectielijst ontvangen en gescand op of na het
betreffende machtigingsbesluit van Gedeputeerde
Staten, voor zover zij op grond van de
eerdergenoemde Selectielijst voor blijvende
bewaring in aanmerking komen.

32. Vervolg voorbeeld afd P&O
– Ingekomen stukken die vallen onder de specifiek
categorie 3.2 Personeel beheer onderdelen 3, 5
en6 van de Selectielijst ontvangen en gescand op of
na het betreffende machtigingsbesluit van
Gedeputeerde Staten, voor zover zij op grond van
de eerdergenoemde Selectielijst voor blijvende
bewaring in aanmerking komen.

33. Voorbeeld machtiging sept 2012 afd
juridische zaken
– Ingekomen stukken die op grond van onderstaande taken bij
GMJZ binnenkomen:
– klachten over gedragingen afdelingen, ambtenaren en
bestuurders
– claims en correspondentie in kader aansprakelijkheidsstelling
– verzekeringen administratie (polissen van o.a. opstallen,
inventarissen, ongevallen etc.)
– van externe instanties de ingekomen stukken, behorende bij
de juridische adviesrol richting andere afdelingen binnen de
gemeente Oss (Bijvoorbeeld bij procedures in het kader van
inkoop en aanbesteding)

34. En nu we digitaal werken?
– Anders werken met documenten
– Continueren uitrol van niet eerder gedigitaliseerde
processen
– Samenwerking blijft noodzakelijk
– Investeren in mensen, middelen en tijd
– Kwaliteitsbewaking is ook continue belangrijk
– Vertrouwen verdiend!…

35. Finish: Vervanging analoog door
digitaal!!